Un inserimento a tempo indeterminato si conclude una volta sola. La commissione viene fatturata, il ruolo viene coperto e il team passa al successivo. Un inserimento a contratto non si conclude: prosegue. Ogni settimana bisogna sollecitare i fogli presenze, monitorare il margine su ciascuno di essi e l'orologio della conformità non smette di ticchettare il giorno in cui una persona inizia.

La maggior parte dei CRM per il recruiting è stata progettata attorno al primo flusso di lavoro, mentre il secondo è stato aggiunto in un secondo momento, di solito sotto forma di modulo per i fogli presenze integrato a un sistema che non era mai stato progettato per ragionare in cicli settimanali. Per un team che gestisce un volume significativo di attività a contratto, questa lacuna si manifesta continuamente, in modi che un elenco di funzionalità raramente riesce a cogliere prima che un'agenzia si ritrovi già a conviverci.

Atlas affronta la questione in modo diverso perché è costruito come un CRMx, una piattaforma progettata per comprendere il contesto di un inserimento, a tempo indeterminato o a contratto, invece di costringere entrambi nello stesso flusso di lavoro generico.

Perché il lavoro a contratto e quello a tempo indeterminato non seguono lo stesso flusso di lavoro

Sulla carta, entrambi sono inserimenti. Nella pratica, le esigenze operative sono abbastanza diverse da creare attriti concreti quando vengono trattati allo stesso modo:

• Un inserimento a tempo indeterminato prevede una commissione, una fattura e un momento preciso in cui il lavoro del recruiter termina. Un inserimento a contratto genera un nuovo foglio presenze, una nuova approvazione e un nuovo calcolo del margine ogni singola settimana o mese per cui rimane attivo.
• La conformità per un inserimento a tempo indeterminato è in gran parte completata entro la data di inizio. Per un inserimento a contratto è continuativa, legata ai termini dell'incarico, ai riferimenti dell'ordine di acquisto e ai controlli del diritto al lavoro che devono essere ripetuti.
• Il margine su un inserimento a tempo indeterminato è fisso dal giorno in cui viene concordata la commissione. Il margine su un inserimento a contratto varia e un'agenzia ha bisogno di una visibilità aggiornata in tempo reale su tutti i collaboratori attualmente in servizio, non di una riconciliazione mensile a posteriori.

Un CRM costruito principalmente attorno al flusso di lavoro a tempo indeterminato tende a trattare il lavoro a contratto come un caso marginale: un campo di stato, un modello di fattura ricorrente, forse un caricamento base dei fogli presenze. È sufficiente per supportare tecnicamente gli inserimenti a contratto. Non è sufficiente per gestire bene un team che lavora su contratti.

Dove questa lacuna costa davvero alle agenzie

Le conseguenze pratiche si manifestano in un elenco abbastanza prevedibile e la maggior parte dei titolari di agenzie che gestiscono un portafoglio di contratti le riconoscerà tutte:

• Recruiter che trascorrono ore ogni settimana a sollecitare i fogli presenze invece di cercare nuove opportunità commerciali
• Una visibilità sul margine che arriva con un mese di ritardo rispetto alla realtà, così i problemi vengono individuati dopo aver già fatto perdere denaro
• Confusione tra le versioni di contratti e accordi, ricerca dell'ultimo file, nuovo invio dei termini, attesa di una firma bloccata in una casella di posta
• Team finanziari che riconciliano manualmente la fatturazione dei collaboratori perché il CRM e il sistema contabile non comunicano correttamente tra loro

Nessuno di questi è un problema eclatante. È un flusso costante di ore perse e incassi ritardati e, per un team che gestisce contemporaneamente decine di collaboratori, questo flusso si traduce in una quantità davvero significativa di tempo non fatturato o fatturato in ritardo.

Come si presenta realmente una progettazione incentrata sui contratti

L'alternativa non è un modulo per i fogli presenze più grande. È trattare gli inserimenti a contratto come un flusso di lavoro distinto e prioritario fin dall'inizio, con una logica propria invece di un flusso per gli inserimenti a tempo indeterminato a cui sono stati aggiunti campi extra.

Programmi e termini di incarico flessibili

Il lavoro a contratto non segue un unico programma. Settimanale, mensile, a termine fisso, a rinnovo automatico. Un sistema progettato per i contratti deve gestire i riferimenti degli ordini di acquisto e i termini dell'incarico come dati fondamentali, non come un'aggiunta successiva applicata a una scheda di inserimento generica.

Offerte e accordi che avanzano senza continui scambi

Ottenere la firma di un'offerta di lavoro a contratto o di un accordo di incarico non dovrebbe comportare confusione tra le versioni, la ricerca dell'ultimo file o la perdita di visibilità su chi abbia approvato cosa. Mantenere ordinato questo processo è importante proprio perché il rapporto e gli obblighi di conformità sono continuativi, non si esauriscono in un'unica operazione.

Gestione finanziaria e fatturazione dei collaboratori collegate alla contabilità

La fatturazione dei collaboratori deve confluire nei sistemi che i team finanziari utilizzano già, anziché esistere come processo manuale parallelo. Un'integrazione unidirezionale con software di contabilità come Xero, ad esempio, significa che i dati di fatturazione dei collaboratori non devono essere reinseriti manualmente una volta usciti dal CRM.

Visibilità in tempo reale del margine su ogni incarico

Un'agenzia che gestisce contratti su larga scala deve poter vedere il margine così com'è oggi, per ogni collaboratore attualmente assegnato, non ricostruirlo a partire dalle fatture del mese scorso. Questa è la differenza tra individuare un problema di margine nella seconda settimana e accorgersene nel secondo mese.

I team che gestiscono i contratti non hanno bisogno di un CRM per le assunzioni permanenti con una scheda ore aggiunta in un secondo momento. Hanno bisogno che la gestione dei contratti sia integrata fin dall'inizio.

Come Atlas affronta questo aspetto

Atlas gestisce sia gli incarichi permanenti sia quelli a contratto in un unico sistema, con Contract Suite progettata specificamente intorno alla realtà operativa della gestione di un portafoglio di contratti:

• Incarichi a contratto gestiti come flusso di lavoro distinto rispetto a quelli permanenti, inclusi orari flessibili e riferimenti a PO e agli incarichi
• Offerte e accordi che procedono senza il consueto scambio continuo di versioni e file mancanti, mantenendo ordinato il processo affinché la relazione resti al centro
• Flussi di lavoro finanziari e di fatturazione dei collaboratori collegati ai sistemi contabili, incluso Xero
• Visibilità in tempo reale del margine su ogni incarico, che si tratti di una singola commissione o di un contratto continuativo

L'obiettivo non è far percepire la gestione dei contratti come un sistema aggiuntivo che funziona accanto al CRM. È farla percepire esattamente per ciò che è: metà dell'attività per molte agenzie, integrata nella piattaforma come componente di primo livello anziché come modulo aggiunto in un secondo momento.

Cosa vedono le agenzie quando i contratti smettono di essere un aspetto secondario

Per le agenzie che gestiscono una combinazione reale di attività permanenti e a contratto, l'impatto di una gestione corretta tende a riflettersi direttamente sulla fatturazione, perché i ricavi da contratto si accumulano a ogni ciclo di fatturazione in un modo che le commissioni sulle assunzioni permanenti non consentono:

• Aumenti della fatturazione mensile dell'85% segnalati tra i clienti Atlas con una forte componente di contratti
• Agenzie che hanno costruito il proprio modello operativo su questo approccio e hanno raggiunto il 150% del loro obiettivo annuale di ricavi
• Le ore precedentemente dedicate a inseguire le schede ore e a riconciliare manualmente il margine vengono reindirizzate allo sviluppo commerciale e all'erogazione dei servizi

Il quadro è coerente con il tema più ampio che caratterizza la tecnologia per il recruiting: quando l'amministrazione operativa scompare, le ore tornano a essere dedicate al lavoro che genera effettivamente ricavi.

Gestire un team contratti ad alto volume, non una manciata di collaboratori

Le sfide relative a margini e conformità descritte sopra diventano più acute, non più contenute, con la crescita del portafoglio contratti. Un'agenzia per il lavoro aziendale che gestisce centinaia di collaboratori per più clienti ha bisogno di una visibilità in tempo reale del margine che regga a quei volumi e di un team finanziario che non debba riconciliare manualmente, riga per riga, la fatturazione dei collaboratori ogni mese.

Atlas supporta team con un'elevata componente di contratti lungo l'intero spettro, dalle attività con una sola postazione alle aziende con oltre 100 postazioni, con funzioni finanziarie e di fatturazione dei collaboratori progettate per collegarsi direttamente ai sistemi contabili già utilizzati dai team finanziari, invece di richiedere un processo manuale parallelo quando i volumi aumentano.

• Nessun numero minimo di postazioni, così la crescita del portafoglio contratti non richiede di rinegoziare la piattaforma
• Visibilità in tempo reale del margine su ogni collaboratore attualmente assegnato, non una riconciliazione mensile, un aspetto sempre più importante con l'aumento dei volumi
• Un unico sistema che gestisce insieme incarichi permanenti e a contratto, utile per le agenzie aziendali che gestiscono entrambe le linee di attività in più uffici
• Più implementazioni attive con oltre 50 postazioni tra i clienti con una forte componente di contratti e somministrazione, insieme a team con una sola postazione

Per una grande società di staffing, gestire correttamente i contratti non è una semplice comodità. È la differenza tra un team finanziario che si fida dei numeri in tempo reale e uno che lavora sempre con un mese di ritardo, moltiplicata per ogni lavoratore a contratto presente nei registri.

Cosa verificare prima di scegliere un CRM per un team con un'elevata componente contrattuale

Se gli inserimenti a contratto rappresentano una quota significativa della tua attività, vale la pena porre a qualsiasi fornitore di software per il recruiting una domanda specifica: non se supporta gli inserimenti a contratto, perché la maggior parte risponderà di sì, ma se la gestione dei contratti è stata progettata fin dall'inizio o aggiunta in un secondo momento a un sistema per gli inserimenti permanenti. La risposta tende a diventare evidente nel momento in cui chiedi informazioni sulla visibilità dei margini, sulla gestione degli ordini d'acquisto e sul modo in cui i dati di fatturazione arrivano al tuo sistema contabile.

Atlas è stato creato per rispondere correttamente a questa domanda, trattando la gestione dei contratti e le finanze dei lavoratori a contratto come funzionalità fondamentali, anziché come componenti aggiuntivi, per le agenzie che gestiscono sia inserimenti permanenti sia a contratto, o esclusivamente inserimenti a contratto. Questo è ciò che significa concretamente essere un CRMx in questo contesto: comprendere il contesto di ogni tipo di inserimento invece di applicare un unico flusso di lavoro generico a entrambi.

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