Un maggior numero di dipendenti non richiede necessariamente più spazio. Grazie a una soluzione intuitiva di condivisione delle scrivanie come deskbird, l'Athena Institute è riuscito a trasferire con successo 120 dipendenti in uno spazio ufficio invariato e ha visto aumentare la collaborazione di conseguenza.
La nostra transizione di successo con deskbird dimostra che, con gli strumenti giusti, i dipartimenti e gli istituti all’interno delle università possono adattarsi a nuovi ambienti di lavoro, aprendo la strada a un uso più efficiente ed efficace degli spazi e favorendo una forza lavoro più connessa e coinvolta.
Incontra l'Athena Institute, Vrije Universiteit Amsterdam
Fondata nel 1880, la Vrije Universiteit Amsterdam è una delle principali università di ricerca d’Europa. All'interno della VU, l'Athena Institute si distingue per il suo approccio interdisciplinare e l’impegno profondo verso l’impatto sociale attraverso l’istruzione e la ricerca.
Con l’evoluzione delle modalità di lavoro dopo la pandemia di COVID-19, l'Athena Institute ha riconosciuto la necessità di modernizzare la configurazione lavorativa, senza compromettere la collaborazione, la cultura accademica o il benessere dei dipendenti.
La sfida: adattarsi ai cambiamenti nella gestione degli spazi ufficio
Come molte università, la VU Amsterdam ha vissuto un rapido passaggio al lavoro ibrido. Allo stesso tempo, la riorganizzazione e le ristrutturazioni a livello di campus hanno aumentato la pressione su spazi ufficio già limitati.
Dopo il trasferimento dei Dipartimenti di Scienze della Salute e dell'Istituto di Studi Ambientali nel 2023, l'Athena Institute li ha seguiti all’inizio del 2025. L'ingresso nello storico Edificio Principale ha portato una grande novità: i dipendenti avrebbero dovuto condividere le scrivanie e lavorare più a stretto contatto tra loro.
Se da un lato questo ha creato nuove opportunità di collaborazione, dall’altro sono emerse alcune preoccupazioni:
- Come organizzare la condivisione delle scrivanie in modo equo ed efficiente?
- La coesione del team sarebbe diminuita con l'eliminazione delle scrivanie fisse?
- Come gestire lo spazio limitato senza aumentare i conflitti?
Per gestire in modo efficiente i nuovi spazi ufficio limitati, abbiamo rapidamente compreso la necessità di una soluzione robusta di prenotazione delle scrivanie.
La soluzione: implementare deskbird per una gestione flessibile dello spazio di lavoro
deskbird è stato introdotto per la prima volta alla VU Amsterdam nell’ottobre 2023 nell’edificio MF, sede di medicina e scienze della salute. Il successo ottenuto ha aperto la strada a una più ampia adozione.
Quando l'Athena Institute si è trasferito nel gennaio 2025, deskbird è diventato la scelta naturale. Oggi:
- 640 dipendenti di tre dipartimenti utilizzano regolarmente deskbird
- Ora inclusi 120 dipendenti dell'Athena Institute
- 65 scrivanie flessibili vengono condivise in modo efficiente, senza conflitti
deskbird aiuta i dipendenti grazie a:
- Un feed sociale che permette di vedere chi è in ufficio e di rimanere in contatto
- Piantine interattive per una visione chiara di scrivanie e colleghi
- Prenotazioni rapide di scrivanie e parcheggi in pochi click
- Filtri smart per esigenze relative alle attrezzature
- Prenotazioni per visitatori e per spazi di gruppo
Il risultato: meno incertezza, meno problemi dell'ultimo minuto e più tempo passato insieme intenzionalmente in ufficio.
Scopri perché organizzazioni come VU Amsterdam scelgono deskbird per gestire gli spazi di lavoro flessibili.
L’impatto: Connessioni più forti e uso più intelligente degli spazi
I timori iniziali che la condivisione delle scrivanie potesse indebolire la coesione del team si sono rivelati infondati. In realtà, è successo il contrario.
Eravamo preoccupati che la nostra coesione di squadra potesse risentirne a causa del cambiamento, con un conseguente aumento del lavoro da remoto, ma fortunatamente queste preoccupazioni si sono rivelate infondate. In realtà, deskbird ha rafforzato i nostri legami di squadra più di quanto ci aspettassimo ed è stato di grande aiuto, soprattutto per il personale amministrativo.
I risultati principali includono:
- Migrazione con successo di 120 dipendenti senza spazio aggiuntivo
- Oltre il 90% di adozione da parte degli utenti, a dimostrazione della forte accettazione tra il personale
- Miglioramento di presenza in ufficio e collaborazione
- Decisioni guidate dai dati utilizzando analisi per bilanciare i giorni più intensi e quelli più tranquilli
- Ottimizzazione dell'utilizzo degli spazi nei momenti di picco, fondamentale con scrivanie limitate
La piattaforma ha aiutato i dipendenti a pianificare la loro presenza in ufficio in modo più consapevole, trasformando le scrivanie condivise in un catalizzatore per la collaborazione, piuttosto che in una fonte di frustrazione.
Un modello per il lavoro flessibile
Il percorso dell’Athena Institute dimostra che i modelli di lavoro flessibili possono avere successo anche in ambienti accademici tradizionali. Con gli strumenti giusti, le università possono:
- Utilizzare gli spazi in modo più efficiente
- Sostenere il lavoro ibrido senza perdere il senso di connessione
- Rafforzare la cultura durante i periodi di transizione
Da postazioni fisse a flessibili, l’Athena Institute ha migrato con successo 120 dipendenti, senza aggiungere una sola scrivania in più.
La loro storia dimostra che quando le persone vengono supportate con soluzioni intuitive per l’ambiente di lavoro, il cambiamento diventa un’opportunità di crescita, collaborazione e coinvolgimento.
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