Come usare elia per rendere utili le giornate in ufficio

Hai stabilito i giorni, le persone stanno arrivando, ma l'ufficio sembra ancora una città fantasma. E i numeri delle presenze sono corretti nel report, ma in qualche modo non funziona. Il piano sembra semplicemente… morto.

Considera però i costi: venire in ufficio costa al tuo team una bella somma (circa 55 $ al giorno) se si considerano il tragitto e il pranzo, rispetto ai 18 $ da casa. Sono tanti soldi per sedersi a una videochiamata accanto a persone con cui interagisci a malapena, soprattutto se il tuo vero team è presente solo in giorni diversi.

Gensler ha scoperto che la socializzazione sul lavoro è quasi raddoppiata dalla pandemia, e questo dice praticamente tutto. Quindi, quando il team di qualcuno non è presente, quella persona sta fondamentalmente pagando per restare sola in uno spazio ufficio rumoroso.

Quindi, una volta stabilito l'obbligo, il vero compito è questo: far arrivare le persone giuste negli stessi giorni, intenzionalmente. È assolutamente risolvibile. Ecco come fare, con elia.

Se elia è una novità per te, è una piattaforma per la gestione delle attività del luogo di lavoro che permette di prenotare scrivanie e sale, registrare i visitatori e aiutare i team ibridi a coordinare i giorni in ufficio e a capire come viene utilizzato lo spazio.

  In breve

1. La sovrapposizione è più importante del numero di persone. La stessa presenza del 60% può corrispondere a un team al completo oppure a un piano pieno di quasi sconosciuti.
2. Lascia che ogni team scelga uno o due giorni di riferimento invece di seguire una regola generale stabilita dall'azienda.
3. Fai in modo che sia facile vedere chi viene in ufficio e prendere una scrivania accanto a quella persona.
4. Progetta lo spazio in modo che, quando le persone vengono in ufficio, si trovino bene, poi continua a perfezionarlo usando i dati (anonimi) sull'occupazione.

  Passaggio 1: calcola la sovrapposizione

I numeri delle presenze non ti dicono se qualcuno ha davvero lavorato insieme in ufficio. Prendi un team di 10 persone soggetto a un obbligo di presenza di tre giorni. Lo stesso team, la stessa presenza settimanale del 60% in entrambi i casi. Guarda cosa succede quando coordini i loro giorni:

Il report non riesce a distinguere queste due situazioni, ma i tuoi dipendenti sì. E quelli che continuano a venire in ufficio per sedersi da soli in uno spazio silenzioso… beh, di solito sono i dipendenti più coinvolti, almeno fino a quando non lo sono più.

Passaggio 2: scegli intenzionalmente i giorni di riferimento

La maggior parte dei team opta per una regola generale: tutti in ufficio il martedì e il mercoledì. È semplice, ma finisce per creare un caos: quei due giorni sono sovraffollati, il resto della settimana è deserto e i team che lavorerebbero meglio in altri giorni vengono comunque trascinati nei tuoi.

Lasciare che ogni team scelga il proprio giorno di riferimento è una soluzione decisamente migliore. Alcune semplici regole per evitare che la situazione sfugga di mano:

1. Scegli uno o due giorni fissi, non un obiettivo che cambia continuamente. La prevedibilità è meglio dell'ingegnosità. Le persone organizzano l'assistenza ai figli e gli spostamenti di conseguenza.
2. Costruiscili intorno alle attività che hanno davvero bisogno di una sala. Pianificazione, revisioni, inserimento di un nuovo dipendente, non la collaborazione in astratto.
3. Lascia che i team siano diversi. Il mercoledì del marketing e il martedì e giovedì degli attuari possono tranquillamente coesistere.
4. Distribuiscili. Se ogni team sceglie il mercoledì, hai appena creato un nuovo problema: 300 persone e 200 scrivanie.

Due giorni scelti bene faranno sentire un team molto più unito rispetto a quattro giorni sparsi, e sarà molto più facile convincere le persone ad adottarli.

Passaggio 3: fai in modo che sia facile vedere chi viene in ufficio

Niente di tutto questo funziona se coordinare una giornata è complicato. Se richiede più lavoro che restare semplicemente a casa, le persone resteranno a casa.

In elia, puoi vedere chi ha già intenzione di venire in ufficio in un determinato giorno e prenotare una scrivania proprio accanto a quella persona. Prendi il tuo posto, coinvolgi un collega e il gioco è fatto. Vi ritrovate insieme invece che alle estremità opposte del piano.

Un assicuratore nazionale con cui collaboriamo ha puntato molto su questa soluzione dopo una fusione. Prima veniva in ufficio un solo giorno alla settimana e aveva un rapporto di 1:3 tra scrivanie e dipendenti, lasciando inutilizzata una grande quantità di spazio e facendo sentire le persone piuttosto isolate. Una volta che hanno potuto vedere chi sarebbe venuto, prenotare le scrivanie in gruppo e riservare spazio sul proprio piano, l'ufficio ha iniziato a riempirsi nei punti giusti. Stesso edificio, stesse scrivanie, semplicemente molto più tempo trascorso insieme al team.

Passaggio 4: Crea uno spazio che le persone utilizzino

Portare le persone giuste è solo metà del lavoro. Lo spazio deve funzionare anche una volta che sono arrivate, ed è proprio qui che le buone intenzioni possono andare storte.

Quella stessa compagnia assicurativa ne è un esempio perfetto. Quando hanno riprogettato l'ufficio, hanno scelto le solite sedute informali, divani, angoli relax, e hanno aspettato che le persone iniziassero a frequentare quelle aree. Ma quasi nessuno lo ha fatto. Ed è emerso che i dipendenti si sentivano a disagio all'idea di essere sorpresi a oziare sul divano, perché sembrava che stessero perdendo tempo. Chi l'avrebbe mai detto.

Per questo alla fine hanno eliminato le aree relax e le hanno sostituite con normali scrivanie, sale riunioni chiuse e cabine telefoniche per tutte le chiamate e il lavoro concentrato. Ora quelle cabine telefoniche sono di gran lunga i posti più contesi dell'edificio.

Cosa giustifica davvero lo spazio che occupano:

1. Scrivanie vicino alla propria squadra. È per questo che sono venuti in ufficio tanto per cominciare.
2. Sale chiuse e cabine telefoniche. Per le chiamate e il lavoro concentrato che occupano ancora metà della giornata di tutti.
3. Un piano aggiuntivo di riserva. Così un mercoledì affollato non lascia qualcuno senza posto

Ecco cosa ha dichiarato la direttrice delle risorse umane di ROBIC dopo l'implementazione di elia:

"I membri della nostra squadra adorano la piattaforma elia e l'hanno adottata immediatamente al momento del lancio! La piattaforma è stata progettata molto bene; tutte le funzionalità sono facili da usare, senza bisogno di formazione. Alcune funzionalità hanno inoltre contribuito ad aumentare la presenza in ufficio e le interazioni di persona. Pertanto, consiglio vivamente elia a qualsiasi azienda!"

Catherine Chouinard, direttrice delle risorse umane, ROBIC

Passaggio 5: Poi osserva cosa succede

Non azzeccherai le giornate di riferimento o la disposizione degli spazi al primo tentativo, e va bene così. Le priorità cambieranno, le squadre cresceranno e un piano che funzionava in primavera improvvisamente sembrerà sbagliato in autunno. Quando tutto sarà operativo, tieni d'occhio tre aspetti:

• Zone calde e fredde. Il terzo piano è deserto ogni giovedì? Sposta la giornata di una squadra.
• Domanda di cabine. Sono sempre tutte occupate? Aggiungine un paio.
• Assenze. Se le scrivanie prenotate restano vuote, i tuoi dati sono inventati. Libera automaticamente una scrivania non reclamata dopo 15-20 minuti e il sistema si correggerà da solo.

I sensori di elia leggono tutto questo in forma anonima, per spazio, così ottieni la presenza reale, non solo chi ha prenotato cosa. Questa è la differenza tra tirare a indovinare e sapere: puoi vedere quali giornate di riferimento hanno funzionato, quali spazi giustificano la loro presenza e cosa cambiare prima della prossima trattativa sul contratto di locazione, invece che dopo.

Da dove iniziare

Questa settimana, poni una sola domanda: le tue squadre si ritrovano davvero negli stessi giorni o raggiungono il numero previsto in giorni diversi? Di solito lo percepirai prima ancora di poterlo misurare. I piani che sembrano affollati ma non decollano sono il segnale.

Da lì in poi, si tratta semplicemente di aiutare ogni squadra a scegliere una giornata di riferimento, rendere facile per loro vedere chi è presente e sedersi insieme, e offrire uno spazio che valga il tragitto. Se fai bene queste cose, la presenza si mantiene per lo più da sola, perché le persone continuano a tornare quando c'è la loro squadra. E se preferisci non gestire tutto tramite un foglio di calcolo, è proprio questo l'obiettivo per cui è stato creato elia.