La decisione di passare da BambooHR a Folks HR spesso è la parte più semplice. Pianificare la migrazione senza interrompere i processi di payroll, senza perdere dati dei dipendenti o creare lavoro extra per il team HR è dove inizia la vera sfida.
Ed è proprio su questo che questa guida vuole aiutarti.
Ti accompagneremo in ogni fase della migrazione, dalla pianificazione e preparazione dei dati fino all’implementazione, alla validazione e al go-live, in modo che tu possa passare a Folks HR in tutta sicurezza ed evitare gli errori più comuni.
Perché passare da BambooHR a Folks HR?
Molte organizzazioni canadesi non cambiano perché BambooHR non funziona. Cambiano perché Folks HR è meglio allineato con la gestione del payroll canadese, la conformità e le operazioni HR quotidiane.
- Il payroll canadese è disponibile all'interno della piattaforma. Se la tua organizzazione sceglie Folks Payroll, i dati dei dipendenti, le modifiche salariali e i dettagli delle assenze possono confluire direttamente nel payroll senza affidarsi a un'integrazione separata.
- È progettato per gli ambienti di lavoro canadesi. Folks supporta utenti in inglese e francese e salva i dati su server canadesi per impostazione predefinita.
- Più funzionalità HR disponibili in un'unica piattaforma. Gestione HR di base, recruiting, performance, formazione, firme elettroniche e gestione delle assenze sono disponibili insieme.
Oltre a questi motivi, anche i tuoi dati resteranno in Canada per impostazione predefinita. Folks salva i dati dei dipendenti e del payroll su server canadesi e possiede la certificazione SOC 2 Tipo 2, che può aiutare le organizzazioni a soddisfare i requisiti di residenza dei dati secondo PIPEDA e la Legge 25 del Quebec.
Se questi sono aspetti importanti per la tua organizzazione, effettuare la migrazione da BambooHR a Folks HR è una decisione ben supportata.
Prima di migrare da BambooHR a Folks HR
Una migrazione di successo inizia prima dell’esportazione dei dati. Prenditi il tempo necessario per pianificare con anticipo: ridurrai i ritardi ed eviterai il doppio lavoro.
Verifica la tua attuale configurazione BambooHR
Inizia rivedendo come la tua organizzazione utilizza attualmente BambooHR.
Identifica i registri dei dipendenti, i documenti, le politiche di assenza e le integrazioni che dovrai migrare. Verifica anche la presenza di campi obsoleti, politiche non utilizzate o dati storici che non devono essere trasferiti.
Decidi cosa migrare e cosa archiviare
Non tutti i registri devono essere trasferiti su Folks HR.
Stabilisci quali dati dei dipendenti, documenti e saldi delle assenze vanno migrati e quali registri storici possono essere conservati come archivio.
Questa è anche l’occasione giusta per decidere come saranno conservati dopo la transizione i registri storici delle retribuzioni e i documenti fiscali, inclusi i moduli T4 e RL1 del tuo attuale provider payroll.
Forma il tuo team e definisci la timeline
La migrazione da BambooHR a Folks HR coinvolge tipicamente HR, payroll, IT e finanza.
Assegna a ogni area un responsabile e pianifica le tempistiche in base ai tuoi calendari di payroll e assunzioni. Evita di apportare modifiche sostanziali al payroll nel mezzo di un periodo di paga e prevedi tempi adeguati per test e validazioni.
La durata complessiva dipenderà dalla dimensione aziendale, dalla quantità di dati da migrare e dal numero di integrazioni da ricostruire.
Come migrare da BambooHR a Folks HR
Migrare da BambooHR a Folks HR implica due filoni di lavoro: la migrazione HRIS e l’implementazione di Folks HR.
Il primo riguarda lo spostamento dei dati HR da BambooHR, mentre il secondo include la configurazione di Folks HR, la ricostruzione delle integrazioni e, se necessario, l’implementazione di Folks Payroll.
Migrazione HRIS
Queste attività sono specifiche per le organizzazioni che vogliono abbandonare BambooHR.
Fase 1: Esporta i tuoi dati da BambooHR
Esporta i tuoi dati da BambooHR mentre hai ancora pieno accesso alla piattaforma.
Scarica registri dei dipendenti, saldi attuali delle assenze, documenti e tutti i report che vuoi conservare per riferimento. Organizza le esportazioni per tipologia di dati (ad esempio registri dei dipendenti, documenti, assenze e dati di performance), poiché ogni categoria dovrà essere mappata diversamente in Folks HR.
Tieni una copia pulita di questi file come archivio, indipendentemente dai record che importerai effettivamente.
Mappa e Migra i Dati dei Dipendenti
La mappatura dei campi è il punto in cui le migrazioni riescono o falliscono.
Abbina ogni campo di BambooHR al suo equivalente in Folks prima di importare, inclusi identificativi dei dipendenti, dettagli sull’occupazione, dati retributivi e campi personalizzati.
Segnala tutto ciò che non trova una collocazione precisa così potrai decidere come gestirlo. Importa prima un piccolo lotto di prova, conferma che i record siano corretti, poi esegui l’importazione completa.
Questa è anche la miglior occasione per pulire i tuoi dati invece di portare vecchi problemi nel nuovo sistema.
Migra i Documenti e Imposta le Firme Elettroniche
Sposta i documenti attivi, come contratti, politiche e moduli firmati, nel sistema di gestione documentale di Folks e allegali ai profili dei dipendenti appropriati.
Se in BambooHR ci sono documenti firmati, decidi quali dovranno essere riemessi per la firma in Folks e quali potranno semplicemente essere conservati come riferimento. Gli strumenti di firma elettronica di Folks potranno gestire direttamente i documenti futuri all’interno della piattaforma.
Valida la Parità Prima della Transizione
Prima di dismettere BambooHR, conferma che Folks rifletta accuratamente i tuoi dati HR migrati.
Esegui controlli a campione su registri dipendenti, saldi ferie, documenti e permessi confrontandoli con i dati presenti su BambooHR. Questa validazione garantisce che la migrazione dell’HRIS sia completa prima di rendere Folks il tuo sistema HR principale.
Implementazione Folks HR
Questi sono i compiti di implementazione standard che ogni nuovo cliente Folks HR completa, indipendentemente dal sistema HR precedentemente utilizzato.
Configura il Tuo Account Folks HR
Configura Folks prima di importarvi qualsiasi dato.
Definisci la struttura organizzativa, configura le politiche di ferie e assenze, assegna ruoli e permessi, e imposta le preferenze linguistiche per un rollout bilingue. Configurando prima l’ambiente si garantisce che i dati importati vengano organizzati correttamente fin dall’inizio.
Configura il Payroll e Verifica la Conformità (Se Adotti Folks Payroll)
BambooHR non elabora nativamente le buste paga canadesi. Se la tua organizzazione utilizza attualmente un altro fornitore di payroll, come ADP, Nethris, Ceridian o un’altra soluzione, l’implementazione del payroll è una fase separata che non coinvolge i dati di BambooHR.
Se adotti Folks Payroll, pianificalo come una fase a sé stante con la propria tempistica, fonti dati e passaggi di validazione in parallelo con la migrazione HRIS.
Scegli il modello di servizio Folks Payroll più adatto alla tua organizzazione: self-service, assistito o completamente gestito. Configura quindi le impostazioni payroll, inclusi gruppi paga, regole di detrazione e contribuzione, bonifici e integrazioni contabili dove previsto.
Conferma i dettagli di versamento CRA e Revenu Québec, la gestione ROE, e l’impostazione T4 e RL 1 prima di eseguire una simulazione di calcolo payroll in parallelo con l’attuale fornitore. Concordare netto, detrazioni e contributi prima della messa in funzione finale aiuta a verificare che tutto sia pronto.
Ricostruisci le Integrazioni e le Connessioni
Ricollega i sistemi che si integrano con Folks HR, compresi il software contabile e qualsiasi strumento che invia o riceve dati sui dipendenti.
Se continui a utilizzare il tuo provider payroll attuale, in questa fase dovrai collegarlo a Folks HR. Folks offre integrazioni contabili con QuickBooks e Xero, oltre a un’API per collegarsi ad altri sistemi. Testa ogni integrazione con dati di esempio prima di considerarla completa.
Forma gli Amministratori e i Manager
Forma gli amministratori prima di estendere la piattaforma al resto del personale.
Gli amministratori dovrebbero comprendere la configurazione del sistema, la reportistica e qualsiasi modulo utilizzato dalla vostra organizzazione, mentre i responsabili dovrebbero familiarizzare con approvazioni, convalida delle assenze e gestione del team. Le risorse di onboarding di Folks e il centro di assistenza bilingue possono supportare questo processo.
Attivazione e Lancio del Self Service per i Dipendenti
Una volta che la migrazione del tuo HRIS è stata validata e i compiti di implementazione sono completi, sei pronto per andare online.
Comunica il cambiamento ai dipendenti, presenta l'app mobile di Folks e gli strumenti self-service, e mantieni il team di implementazione disponibile durante il primo ciclo operativo. Se stai implementando anche Folks Payroll, fornisci ulteriore supporto durante il primo ciclo di elaborazione delle paghe live.
Conserva il tuo archivio BambooHR e tutti i registri storici in conformità con la strategia di conservazione stabilita durante la pianificazione.
Checklist per la Migrazione da BambooHR a Folks HR
A questo punto dovresti avere un piano di migrazione chiaro. Utilizza la checklist qui sotto per confermare di aver completato le attività essenziali di migrazione e implementazione prima dell’avvio.
Pianificazione
- Verifica l'attuale configurazione di BambooHR, inclusi i campi dei dipendenti, documenti, policy, integrazioni e provider delle paghe.
- Decidi quali dati saranno migrati e quali saranno archiviati.
- Conferma come verranno conservati i documenti fiscali storici, come T4 e RL1.
- Assegna i referenti per HR, payroll, IT e finanza.
- Crea una timeline in base ai calendari delle paghe e delle assunzioni.
Migrazione HRIS
- Esporta i dati dei dipendenti, i documenti e i report da BambooHR.
- Mappa i campi di BambooHR con i corrispondenti in Folks HR.
- Importa un batch di prova e verifica i risultati.
- Completa la migrazione totale di dipendenti e documenti.
- Riconcilia i registri dei dipendenti e i saldi delle assenze.
- Verifica la corrispondenza tra BambooHR e Folks HR prima del passaggio definitivo.
Implementazione Folks HR
- Configura la struttura organizzativa, ruoli, permessi e policy di assenza.
- Configura le preferenze linguistiche bilingue.
- Ricostruisci e testa le integrazioni con la contabilità e altri sistemi collegati.
- Forma amministratori e responsabili.
- Lancia Folks HR e il self-service per i dipendenti.
Implementazione Folks Payroll (Se si Adotta Folks Payroll)
- Scegli il tuo modello di servizio Folks Payroll.
- Configura le impostazioni delle paghe e le integrazioni contabili.
- Conferma i dettagli delle rimesse CRA e Revenu Québec, la presentazione dei ROE, e la configurazione dei T4/RL1.
- Esegui un calcolo delle paghe parallelo rispetto al tuo attuale provider.
- Supporta il primo ciclo live delle paghe.
Dopo il Lancio
- Conserva il tuo archivio BambooHR secondo il tuo piano di conservazione.
- Raccogli feedback da amministratori e responsabili.
- Affina le configurazioni se necessario.
Come si Presenta il Successo Dopo la Migrazione da BambooHR a Folks HR
Prima di considerare completa la tua migrazione, prenditi un momento per confermare che tutto funzioni come previsto.
Una transizione di successo significa che le anagrafiche dei dipendenti e i saldi delle assenze corrispondano ai dati in BambooHR, i documenti e i registri storici siano accessibili e le integrazioni trasferiscano le informazioni senza necessità di interventi manuali. Se stai adottando Folks Payroll, anche il primo ciclo delle paghe dovrebbe essere validato prima di affidarti completamente ad esso.
Amministratori e responsabili dovrebbero sentirsi a proprio agio nell’utilizzare Folks per le attività quotidiane, mentre i dipendenti dovrebbero essere in grado di sfruttare in autonomia il self-service per le attività di routine.
Una volta che questi elementi sono stati sistemati e BambooHR non fa più parte delle tue operazioni quotidiane, hai completato con successo la migrazione e puoi concentrarti sul massimo rendimento dal tuo nuovo sistema HR.
Problemi Comuni Durante la Migrazione da BambooHR a Folks HR
Anche con una migrazione ben pianificata, alcuni problemi comuni possono ritardare il lancio o creare lavoro inutile dopo la messa in funzione. Sapere in anticipo a cosa fare attenzione può aiutarti a evitare interruzioni e mantenere la migrazione in carreggiata.
Pianificazione Inadeguata delle Retribuzioni
Se la tua organizzazione prevede di adottare Folks Payroll, trattalo come una implementazione separata insieme alla migrazione del tuo HRIS.
Pianifica il go-live delle retribuzioni all’inizio di un periodo di pagamento quando possibile. Evita di effettuare la transizione a fine anno ed esegui un calcolo delle retribuzioni in parallelo con l’attuale fornitore di payroll prima di affidarti a Folks Payroll.
Un esito positivo del test parallelo ti dà la sicurezza che le cifre delle retribuzioni corrispondano al tuo processo attuale prima che vengano pagati i dipendenti.
Mappatura Errata dei Campi e Qualità dei Dati
I dati anagrafici dei dipendenti sono affidabili solo quanto quelli che migri. Prima di importare qualsiasi informazione, mappa ogni campo di BambooHR al suo equivalente in Folks HR, inclusi i campi personalizzati che potrebbero non avere un collegamento diretto.
Questa è anche la migliore occasione per pulire i dati correggendo informazioni obsolete, eliminando record duplicati e tralasciando dati che non servono più.
Gestione della Conformità e dei Registri Storici
Non aspettare fino a dopo la messa in funzione per decidere cosa fare con i registri storici. Durante la fase di pianificazione, stabilisci come conservare o archiviare i documenti dei dipendenti, i registri degli stipendi storici e i documenti fiscali, come i moduli T4 e RL 1, del tuo attuale fornitore di payroll.
Avere un piano di conservazione chiaro ti aiuta a mantenere la conformità e a garantire che i documenti importanti restino accessibili quando necessario.
Integrazioni Interrotte e Validazione Incompleta
Ricostruire le integrazioni è solo una parte del processo.
Testa ogni collegamento con dati di esempio prima di considerarlo completo. Poi valida che i dati dei dipendenti, saldi delle ferie, documenti e permessi corrispondano a quelli in BambooHR prima di dismettere il vecchio sistema. Se stai implementando Folks Payroll, verifica inoltre i calcoli delle retribuzioni confrontandoli con il tuo attuale fornitore di payroll prima di andare in produzione.
Prendersi il tempo per validare tutto in anticipo può prevenire problemi dopo il lancio.
Una Messa in Esercizio Affrettata
Migrazioni di successo raramente avvengono nella tempistica più breve possibile. Prevedi tempo per test, validazione, formazione e comunicazione al personale.
Presenta amministratori e manager a Folks prima del giorno del lancio così che siano a proprio agio con le loro responsabilità e mantieni il team di implementazione disponibile dopo la messa in funzione per risolvere rapidamente eventuali problemi che dovessero emergere.
Conclusione
Migrare da BambooHR a Folks HR non deve essere complicato se affronti il processo con un piano chiaro. Preparando i dati, validando la migrazione e seguendo un’implementazione strutturata, puoi effettuare la transizione con il minimo disturbo e garantire al team il successo a lungo termine.
Se sei pronto a effettuare la transizione, il passo successivo è vedere come Folks HR si adatta ai flussi di lavoro e alle esigenze di implementazione della tua organizzazione. Prenota una demo di Folks HR per esplorare la piattaforma e scoprire come il loro team può supportare la tua transizione.
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