Le indagini sul luogo di lavoro sono tra le responsabilità più importanti che i team di relazioni con i dipendenti devono affrontare. Se gestite bene, rafforzano la fiducia dei dipendenti, dimostrano la responsabilità dell’organizzazione e riducono i rischi. Se gestite male, compromettono la fiducia e creano un’esposizione legale evitabile.
Questa sfida sta diventando sempre più urgente. I volumi dei casi di relazioni con i dipendenti sono aumentati vertiginosamente, raggiungendo nel 2025 il livello più alto degli ultimi dieci anni, mentre le richieste relative a discriminazione, molestie e ritorsioni hanno raggiunto livelli record. Eppure, secondo il Decimo studio annuale di benchmarking sulle relazioni con i dipendenti di HR Acuity, il 38% delle organizzazioni non dispone ancora di un processo formale per le indagini.
Un processo investigativo coerente contribuisce a garantire che le segnalazioni dei dipendenti siano affrontate in modo equo, approfondito e difendibile. HR Acuity è stata sviluppata per supportare il processo dalla presa in carico fino alle attività successive.
Ecco come team come il tuo utilizzano HR Acuity per le indagini sul luogo di lavoro.
Cosa rende unico il processo investigativo di HR Acuity
Il framework investigativo di HR Acuity si basa su decenni di esperienza concreta nelle relazioni con i dipendenti. Questa competenza è integrata in flussi di lavoro guidati e modelli che aiutano i team a condurre indagini coerenti e difendibili, adattandosi al contempo alle politiche e alle esigenze della propria organizzazione.
L’intelligenza artificiale integrata di HR Acuity supporta, ma non sostituisce mai, il giudizio umano. Gli investigatori possono implementare i suggerimenti dell’intelligenza artificiale e i dati dell’organizzazione non vengono mai utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale. Questo approccio difendibile ha permesso a HR Acuity di ottenere un premio d’oro del Brandon Hall Group per la migliore intelligenza artificiale etica e tecnologia responsabile.
Passaggio 1: pianificare
La tua indagine è solida quanto il tuo piano.
Quando un caso viene creato in HR Acuity, viene categorizzato, assegnato e gestito all’interno di un fascicolo riservato. Gli investigatori possono individuare le politiche pertinenti, stabilire chi deve essere intervistato, definire le esigenze di raccolta delle prove e stabilire l’ambito dell’indagine in un unico luogo sicuro. La piattaforma include modelli investigativi guidati e domande per le interviste generate dall’intelligenza artificiale, basate sulle migliori pratiche relative alle relazioni con i dipendenti. Questi strumenti aiutano gli investigatori a porre domande ponderate e conformi, fondate sui fatti del caso, indipendentemente dal livello di esperienza o dalla sede.
Gli investigatori possono inoltre utilizzare la pianificazione delle indagini basata sull’intelligenza artificiale, fornendo un ulteriore livello di revisione agli investigatori esperti e aiutando al contempo i membri più nuovi del team a sviluppare sicurezza e coerenza.
Iniziare con un piano documentato aiuta a garantire che le indagini siano affrontate in modo coerente e riduce la probabilità che informazioni importanti vengano trascurate.
Passaggio 2: indagare
La fase investigativa include generalmente interviste, revisione delle prove, sviluppo della cronologia e creazione della documentazione. Una delle principali difficoltà che i team affrontano in questa fase consiste nel mantenere le informazioni centralizzate e difendibili.
Le note delle interviste, le e-mail, le prove e i documenti di supporto finiscono spesso distribuiti su più sistemi. Con il tempo, ciò rende difficile ricostruire quanto accaduto e comprendere come sono state prese le decisioni.
HR Acuity centralizza questi materiali all’interno di un unico fascicolo. Note, prove, comunicazioni e aggiornamenti del caso vengono archiviati insieme, creando un registro completo dalla presa in carico fino alla risoluzione.
HR Acuity offre assistenza alla scrittura basata sull’intelligenza artificiale direttamente nella piattaforma, per aiutare gli investigatori a mantenere una documentazione neutrale e chiara, migliorando la qualità dei registri e riducendo il rischio di parzialità.
olivER™, il compagno di intelligenza artificiale di HR Acuity, aiuta gli investigatori a creare cronologie, individuare lacune informative e far emergere dettagli rilevanti del caso, riducendo il lavoro amministrativo affinché i team possano concentrarsi sull’analisi e sul processo decisionale.
Passaggio 3: determinare
Dopo aver raccolto e analizzato le informazioni, gli investigatori valutano i fatti e giungono a una conclusione.
Una determinazione adeguatamente supportata dovrebbe collegare chiaramente l’esito alle prove raccolte e documentare il ragionamento alla base della decisione, affinché gli altri possano comprendere come si è giunti alla conclusione.
I riepiloghi esecutivi dei casi basati sull’intelligenza artificiale di HR Acuity aiutano a far emergere fatti e risultati chiave in un formato chiaro e strutturato, consentendo ai responsabili delle decisioni di concentrarsi sulle prove. I rapporti di chiusura generano documentazione in linea con gli standard EEOC in pochi clic, aiutando le organizzazioni a mantenere coerenza e difendibilità.
I fascicoli delle indagini possono inoltre essere esportati rapidamente quando la documentazione è necessaria per revisioni interne, audit, verifiche legali o richieste degli enti regolatori.
Il risultato è un registro completo che sostiene la trasparenza e la responsabilità.
Dopo l’esito: dare seguito
Il lavoro non termina quando il tuo team raggiunge un esito.
I dipendenti possono avere ancora dubbi, potrebbe essere necessario monitorare le azioni correttive e le ritorsioni possono emergere settimane o mesi dopo la conclusione di un caso. Dare seguito è particolarmente importante, considerando che il 46% dei dipendenti afferma che il timore di ritorsioni è un motivo per cui non segnalano le condotte illecite.
La metodologia ThroughCare™ di HR Acuity aiuta le organizzazioni a integrare un monitoraggio successivo strutturato nel processo attraverso controlli documentati, monitoraggio continuo e supporto costante ai dipendenti dopo la conclusione dell'indagine. Effettuare controlli con ThroughCare consolida la fiducia dei dipendenti quando è più importante.
Trasformare i dati sui casi in informazioni utili
I dati sulle relazioni con i dipendenti sono preziosi solo se aiutano le organizzazioni a comprendere ciò che accade realmente in tutta l'azienda... e ad agire prima che i problemi si aggravino.
Quando i casi vengono documentati in modo coerente, i gruppi possono andare oltre la risoluzione di un singolo problema alla volta e iniziare a identificare gli schemi che ne sono alla base. Le funzionalità di analisi di HR Acuity aiutano a individuare le cause profonde, riconoscere le tendenze emergenti e affrontare i rischi in modo proattivo prima che si aggravino.
olivER porta l'analisi dei dati un passo avanti, consentendo a investigatori e responsabili di interagire direttamente con i propri dati: porre domande, visualizzare le tendenze e far emergere informazioni utili senza dover ricorrere alla reportistica manuale.
Il confronto basato sull'IA aggiunge un contesto fondamentale mostrando come le metriche relative alle relazioni con i dipendenti si confrontano con quelle di organizzazioni di dimensioni o settore simili. I cruscotti pronti per il consiglio di amministrazione facilitano quindi la comunicazione di questi risultati alla dirigenza in modo chiaro e credibile.
Il risultato: i gruppi che si occupano delle relazioni con i dipendenti possono passare dalla gestione reattiva dei casi a informazioni strategiche per l'azienda, aiutando i responsabili a comprendere dove esistono rischi e dove è necessario agire.
Passare dalla gestione dei problemi alla loro prevenzione
L'obiettivo di qualsiasi indagine sul luogo di lavoro è arrivare a una conclusione attraverso un processo di cui dipendenti, responsabili e autorità di regolamentazione possano fidarsi.
HR Acuity rende possibile il passaggio da un approccio reattivo a uno proattivo attraverso un quadro basato su decenni di esperienza nelle relazioni con i dipendenti, supportato da una tecnologia che aiuta i gruppi a svolgere le indagini in modo coerente e conforme. Dalla presa in carico all'assistenza successiva, ogni fase è progettata per aiutare le organizzazioni a consolidare la fiducia, ridurre i rischi e ottenere risultati migliori per i dipendenti.
Vuoi sapere come HR Acuity può operare per la tua organizzazione? Prenota oggi una demo personalizzata e scopri come HR Acuity supporta il tuo gruppo, i tuoi flussi di lavoro e i tuoi processi.