Come standardizzare un piano dei conti e le dimensioni tra più entità utilizzando Intuit Enterprise Suite

I tuoi report consolidati dovrebbero essere pronti, ma i numeri non tornano. 

Transazioni simili sono categorizzate in modo diverso tra le entità, la reportistica richiede rettifiche manuali e confrontare le prestazioni diventa più difficile del necessario perché ogni azienda segue una struttura contabile leggermente diversa.

La standardizzazione del piano dei conti e delle dimensioni crea una base coerente per la reportistica di ogni entità. 

In questa guida ti mostreremo come farlo in Intuit Enterprise Suite utilizzando strutture contabili condivise, dimensioni e strumenti di mappatura, così potrai produrre report consolidati più chiari e semplificare la gestione finanziaria multi-entità.

In che modo Intuit Enterprise Suite supporta la standardizzazione del COA e delle dimensioni tra più entità?

Considera Intuit Enterprise Suite come il luogo in cui ogni entità inizia a seguire la stessa struttura contabile. 

Invece di mantenere piani dei conti e dimensioni separati per ogni azienda, crei una struttura condivisa a cui tutti fanno riferimento. Ciò significa che lo stesso tipo di transazione viene categorizzato in modo coerente, indipendentemente dall'entità che la registra.

Il risultato è una base più affidabile per la reportistica consolidata, i confronti tra entità e altri flussi di lavoro multi-entità, perché ogni entità utilizza lo stesso linguaggio contabile.

Prerequisiti e requisiti di configurazione

Prima di iniziare, assicurati di avere quanto segue:

Un account Intuit Enterprise Suite con entità connesse

Le tue entità dovrebbero essere già connesse a Intuit Enterprise Suite oppure essere in fase di migrazione da aziende QuickBooks Online separate.

Accesso alla gestione della struttura contabile

Avrai bisogno delle autorizzazioni amministrative o finanziarie appropriate per gestire il piano dei conti condiviso, le mappature dei conti e le dimensioni.

Piani dei conti esistenti di ogni entità

Raccogli il piano dei conti attuale di ogni entità che intendi standardizzare. Esaminarli fianco a fianco rende più facile individuare i conti duplicati, le incoerenze nella denominazione e i conti che dovrebbero essere mappati a una struttura condivisa.

Prima di apportare modifiche, concorda il piano dei conti e le dimensioni condivisi che utilizzerà la tua organizzazione. Definire questi standard fin dall'inizio aiuta ogni entità a seguire la stessa struttura contabile e riduce al minimo il lavoro da rifare in seguito.

Come standardizzare il COA e le dimensioni in Intuit Enterprise Suite

Segui questi passaggi per standardizzare il piano dei conti e le dimensioni in Intuit Enterprise Suite e ottenere una reportistica coerente per ogni entità.

1. Progetta il tuo piano dei conti condiviso

Prepara il piano dei conti unificato prima di configurare qualsiasi elemento in Intuit Enterprise Suite. 

Mantienilo abbastanza snello da poter essere gestito facilmente, ma sufficientemente dettagliato da supportare i report che la tua azienda utilizza realmente. Ogni conto dovrebbe avere uno scopo chiaro.

2. Scegli con attenzione le dimensioni

Seleziona le dimensioni che la dirigenza utilizza realmente per analizzare l'azienda, come reparto, sede, linea di prodotti o programma. 

Le dimensioni servono a organizzare la reportistica senza ampliare il piano dei conti, quindi evita di ricreare la stessa complessità nel tuo elenco di dimensioni.

3. Mappa ogni entità alla struttura condivisa

Esamina il piano dei conti esistente di ogni entità e mappa ogni conto precedente alla struttura condivisa. 

Intuit Enterprise SuiteLa configurazione assistita dall'IA di Intuit Enterprise Suite fornisce mappature consigliate per velocizzare il processo, ma esamina ogni suggerimento prima di approvarlo.

4. Standardizza gli elenchi condivisi e i valori delle dimensioni

Esamina le associazioni dei fornitori suggerite dall'IA e standardizza i valori delle dimensioni tra le entità, in modo che variazioni come "Ufficio di Denver", "DEN" e "Colorado" rappresentino tutte la stessa sede. 

Una denominazione coerente rende i report consolidati più accurati e semplici da gestire.

5. Limita le modifiche alla struttura condivisa

Limita le persone autorizzate ad aggiungere conti, modificare le associazioni o cambiare i valori delle dimensioni. 

Senza autorizzazioni chiare, anche piccole modifiche possono erodere gradualmente una struttura standardizzata.

6. Convalida la struttura con i report consolidati

Genera un conto economico consolidato insieme a report filtrati per dimensione. 

Le categorie che risultano insolitamente grandi, vuote o duplicate spesso indicano problemi di associazione che dovrebbero essere corretti prima di procedere.

7. Documenta i tuoi standard

Crea una guida semplice che spieghi quando aggiungere un nuovo conto, come assegnare le dimensioni e chi approva le modifiche strutturali. 

Questo aiuta le entità future a seguire gli stessi standard invece di introdurre incoerenze.

Come si presenta il successo

La prossima volta che la dirigenza chiederà un report consolidato, non passerai più ore a riconciliare i nomi dei conti o a capire perché la stessa spesa compare sotto tre categorie diverse. 

I report vengono aggregati correttamente tra le entità, la stessa transazione viene classificata in modo coerente indipendentemente dall'azienda che l'ha registrata e confrontare le prestazioni diventa semplice come cambiare un filtro invece di ricostruire un foglio di calcolo. 

Questo è il valore di un piano dei conti e di dimensioni standardizzati: meno tempo per correggere i dati, più tempo per utilizzarli.

Errori comuni e consigli degli esperti

Anche dopo l'implementazione, alcune semplici abitudini possono aiutare a mantenere coerenti il piano dei conti e le dimensioni mentre l'organizzazione cresce.

Non costruire tutto intorno a un'unica entità

Evita di utilizzare il piano dei conti dell'entità più grande come standard predefinito. Crea invece una struttura condivisa che funzioni per l'intera organizzazione, quindi associa ogni entità a essa.

Usa le dimensioni invece di aggiungere altri conti

Se ti accorgi di creare conti come "Affitto – Denver" e "Affitto – Austin", probabilmente queste informazioni dovrebbero essere inserite in una dimensione. Mantieni semplice il piano dei conti e lascia che siano le dimensioni a gestire i report.

Standardizza tempestivamente le nuove entità

Applica il piano dei conti e le dimensioni condivisi prima che una nuova entità inizi a registrare le transazioni. È molto più semplice che ripulire in seguito mesi di dati incoerenti.

Tieni un registro delle modifiche alle associazioni

Documenta le modifiche alle associazioni dopo l'implementazione, così potrai determinare rapidamente se le differenze nei report derivano dalle prestazioni aziendali o da aggiornamenti strutturali.

Esamina periodicamente la struttura

Man mano che l'azienda cresce, esamina il piano dei conti e le dimensioni per individuare conti obsoleti, valori delle dimensioni inutilizzati e nuove esigenze di reportistica. Piccoli aggiornamenti aiutano a mantenere la struttura organizzata nel tempo.

Scopri di più su Intuit Enterprise Suite

Buon lavoro nella costruzione di una struttura contabile più coerente per la tua organizzazione. 

Una volta standardizzati il piano dei conti e le dimensioni, puoi continuare a scoprire come contabilità multi-entità supporta la reportistica consolidata, i flussi di lavoro condivisi e la visibilità tra le entità. 

Se cerchi una panoramica più ampia delle funzionalità disponibili, le risorse di contabilità aziendale offrono ulteriori strumenti e funzionalità progettati per i team finanziari in crescita.