Come utilizzare QuickBooks Online per la procedura di chiusura di fine mese

Il mese è terminato, ma quanto sei sicuro che la tua contabilità sia accurata? È facile passare al mese successivo senza controllare la contabilità, per poi scoprire in seguito transazioni mancanti o errori nei report.

La chiusura di fine mese è una semplice procedura che ti aiuta a individuare tempestivamente questi problemi. Invece di esaminare mesi di registrazioni contabili alla fine dell'anno, controlli il mese quando è ancora recente, così puoi chiuderlo con sicurezza.

QuickBooks Online semplifica la chiusura di fine mese. In questa guida ti mostreremo come creare una semplice procedura di chiusura di fine mese utilizzandolo.

Come QuickBooks Online semplifica la chiusura di fine mese

Intuit QuickBooks Online aiuta a ridurre il lavoro necessario per chiudere la contabilità ogni mese, automatizzando le attività di routine e mettendo in evidenza i problemi che richiedono la tua attenzione.

Supporta la chiusura di fine mese:

• Mantenendo la contabilità organizzata per tutto il mese. IA contabile categorizza le transazioni man mano che vengono ricevute, mentre le transazioni abbinate di Payroll e Bill Pay vengono registrate automaticamente.
• Semplificando la riconciliazione dei conti. La riconciliazione basata sull'IA confronta la contabilità con gli estratti conto bancari e delle carte di credito, evidenzia le discrepanze e spiega come risolverle.
• Segnalando i potenziali problemi. Il rilevamento delle anomalie esamina il conto economico e lo stato patrimoniale alla ricerca di transazioni duplicate, spese categorizzate erroneamente, saldi insoliti e altri problemi che potrebbero influire sui report.
• Proteggendo i periodi completati. La funzione Chiudi i libri consente di bloccare il mese con un avviso o una password, aiutando a prevenire modifiche accidentali dopo la revisione.

Invece di trasformare la chiusura di fine mese in un importante progetto di riordino, QuickBooks Online contribuisce a renderla una semplice procedura che mantiene accurata la contabilità durante tutto l'anno.

Prima di iniziare la chiusura di fine mese

Prima di iniziare, assicurati che il tuo account QuickBooks Online sia pronto per la chiusura di fine mese. 

Collega i tuoi conti bancari e delle carte di credito per mantenere aggiornate le transazioni (la riconciliazione basata sull'IA richiede il piano Plus o Advanced, mentre la riconciliazione manuale è disponibile in tutti i piani). 

Ti serviranno inoltre gli estratti conto mensili di ogni conto che stai riconciliando e l'accesso come amministratore se prevedi di impostare una data di chiusura e una password dopo la revisione. 

Infine, dedica del tempo durante la prima settimana di ogni mese aggiungendo un promemoria ricorrente nel calendario, poiché è la costanza a rendere efficace una procedura di chiusura di fine mese.

Una volta predisposto tutto, ecco come eseguire una chiusura di fine mese utilizzando QuickBooks Online.

Come eseguire una chiusura di fine mese in QuickBooks Online

Segui i passaggi riportati di seguito per completare la chiusura di fine mese in Intuit QuickBooks OnlineQuickBooks Online. Completa ogni passaggio prima di chiudere il mese.

Passaggio 1. Svuota la coda delle transazioni

Controlla tutto ciò che rimane nel feed bancario e registra o correggi le transazioni in sospeso. 

Inizia dal gruppo Pronte per la registrazione dell'IA, quindi controlla le transazioni che richiedono il tuo intervento, in modo che l'attività del mese sia completa prima di iniziare la chiusura.

[SCHERMATA: passaggio 1 — svuotamento della coda di revisione del feed bancario]

Passaggio 2. Inserisci le transazioni mancanti

I feed bancari non rilevano tutte le transazioni. 

Aggiungi le fatture, i debiti, le transazioni in contanti o altre registrazioni di fine mese in sospeso che non sono ancora state registrate, così la contabilità rifletterà tutto ciò che è accaduto durante il mese.

Passaggio 3. Riconcilia ogni conto

Confronta ogni conto bancario e delle carte di credito con il relativo estratto conto per verificare che la contabilità corrisponda ai dati degli istituti finanziari. Nei piani Plus e Advanced, usa la riconciliazione basata sull'IA per esaminare e risolvere eventuali discrepanze prima di procedere.

[SCHERMATA: passaggio 3 — schermata della riconciliazione con una discrepanza spiegata dall'IA]

Passaggio 4. Esamina i problemi segnalati dall'IA

Esamina ciò che l'IA contabile segnala nel conto economico e nello stato patrimoniale, come transazioni duplicate, spese categorizzate erroneamente, saldi insoliti o problemi relativi all'anzianità dei saldi. Risolvi ogni elemento rilevato quando il mese è ancora recente, invece di trascinare i problemi nel periodo successivo.

[SCHERMATA: passaggio 4 — risultati del rilevamento delle anomalie nel conto economico]

Passaggio 5. Esamina i report finanziari

Apri il Conto economico, lo Stato patrimoniale e il Rendiconto finanziario. 

La riconciliazione conferma che i tuoi dati sono accurati. L'esame di questi report conferma che i numeri sono coerenti. 

Cerca eventuali elementi imprevisti invece di cercare di verificare ogni transazione.

Passaggio 6. Analizza i risultati imprevisti

Se un numero non corrisponde alle tue aspettative, analizza le transazioni sottostanti per capire il motivo. 

Molte sorprese derivano da errori di categorizzazione o differenze temporali, mentre l'occasionale problema reale è esattamente ciò che una chiusura di fine mese è progettata per individuare.

Passaggio 7. Blocca i libri contabili

Vai a Impostazioni → Avanzate → Contabilità e imposta la data di chiusura sull'ultimo giorno del mese. Scegli se le modifiche ai periodi chiusi devono richiedere un avviso o una password. 

Per la maggior parte delle aziende, richiedere una password offre una protezione migliore contro le modifiche accidentali dopo che il mese è stato esaminato.

[SCREENSHOT: passaggio 7 — impostazione per bloccare i libri contabili con data di chiusura e password]

Passaggio 8. Annota le domande per il tuo commercialista

Tieni un elenco aggiornato di domande, transazioni insolite o decisioni discrezionali emerse durante la chiusura. Esaminarle insieme è molto più semplice che cercare di ricostruirle durante le attività di sistemazione di fine anno.

Come si presenta una buona chiusura di fine mese con QuickBooks Online

Al termine della chiusura di fine mese, dovresti poter spuntare i seguenti elementi:

• Tutti i conti bancari e delle carte di credito sono stati riconciliati con i relativi estratti conto mensili.
• Le transazioni in sospeso sono state categorizzate o registrate, lasciando poche transazioni, o nessuna, in attesa nella coda delle transazioni.
• I risultati dell'IA contabile sono stati esaminati e tutti i problemi importanti sono stati risolti o analizzati.
• Il tuo Conto economico, Stato patrimoniale e Rendiconto finanziario riflettono accuratamente l'andamento della tua azienda durante il mese.
• Il periodo completato è stato bloccato con una data di chiusura per contribuire a prevenire modifiche accidentali.
• Eventuali domande o transazioni insolite rimanenti sono state documentate per il tuo commercialista invece di essere rimandate alla fine dell'anno.

Ripetendo questo processo ogni mese, la chiusura dei libri contabili in QuickBooks Online diventa più rapida, coerente e semplice da gestire. 

Invece di trascorrere giorni a sistemare mesi di contabilità, esaminerai il mese precedente quando è ancora recente e manterrai aggiornati i tuoi dati finanziari durante tutto l'anno.

Suggerimenti ed errori comuni da evitare

Anche con una routine coerente di fine mese, alcune piccole abitudini possono rendere la chiusura più accurata e molto più semplice da gestire nel tempo.

Non bloccare i libri contabili troppo presto

Impostare una data di chiusura protegge i periodi completati, ma solo dopo aver terminato l'esame dei report e aver risolto eventuali problemi in sospeso. 

Se blocchi il mese troppo presto, correggere gli errori diventa più difficile e potrebbe essere necessario riaprire un periodo chiuso.

Confronta i report di questo mese con quelli del mese scorso

Esaminare il Conto economico e lo Stato patrimoniale mese dopo mese rende molto più semplice individuare i cambiamenti insoliti. 

Le variazioni significative dei ricavi, delle spese o dei saldi dei conti spesso risaltano quando confronti i report invece di esaminare ogni mese separatamente.

Svuota ogni settimana la coda delle transazioni

Aspettare la fine del mese per categorizzare ogni transazione può trasformare una breve revisione in una lunga sessione di sistemazione. Dedicare qualche minuto ogni settimana a mantenere aggiornata la coda delle transazioni rende la chiusura effettiva di fine mese molto più rapida.

Utilizza le transazioni ricorrenti per le spese prevedibili

Se la tua attività ha bollette ricorrenti, abbonamenti, rate di prestiti o canoni di locazione, impostali come transazioni ricorrenti in QuickBooks Online. 

In questo modo riduci l'inserimento manuale dei dati e contribuisci a garantire che le spese ricorrenti non vengano trascurate durante la revisione di fine mese.

Conserva i documenti giustificativi in un unico luogo

Salva ricevute, fatture ed estratti conto bancari in un luogo organizzato durante tutto il mese, invece di cercarli durante la chiusura contabile. 

Avere i documenti giustificativi prontamente disponibili rende molto più semplice verificare le transazioni e rispondere alle domande se qualcosa non sembra corretto.

Conclusione

Puoi anche scoprire di più su Accounting AI per vedere come le funzionalità basate sull'intelligenza artificiale contribuiscono a semplificare la categorizzazione, la riconciliazione e le revisioni finanziarie durante tutto il mese. 

Se vuoi scoprire ancora più strumenti e risorse, visita la pagina iniziale di Intuit QuickBooks Online per esplorare tutto ciò che la piattaforma ha da offrire.

Creare una procedura coerente di chiusura contabile di fine mese è uno dei modi migliori per mantenere accurati i tuoi libri contabili e mantenere la tua attività sulla giusta rotta. Ti auguro il meglio mentre metti in pratica questo processo e lo rendi parte del tuo flusso di lavoro mensile.