Le transazioni continuano ad arrivare, ma tenere organizzata la contabilità significa comunque rivedere le categorie, risolvere i dubbi e assicurarsi che tutto sia registrato correttamente.
L'IA contabile di QuickBooks è progettata per semplificare questo flusso di lavoro, preparando le attività contabili di routine per la tua revisione.
Questa guida illustra come funziona, quali sono le sue funzionalità principali, come utilizzarla e quali aziende ne traggono i maggiori vantaggi.
Che cos'è l'IA contabile di QuickBooks Online?
L'IA contabile di QuickBooks Online è un assistente per la contabilità basato sull'intelligenza artificiale che aiuta a mantenere aggiornati i tuoi libri contabili con meno lavoro manuale.
Prepara le transazioni di routine per la revisione, chiede chiarimenti quando necessario e lascia a te o al tuo commercialista le decisioni contabili.
Il risultato è meno tempo dedicato all'inserimento delle transazioni e più tempo per rivedere il lavoro già preparato.
Come funziona l'IA contabile di QuickBooks Online
Dopo aver collegato i conti bancari aziendali e le carte di credito, l'IA contabile esamina ogni transazione in arrivo e la prepara prima ancora che tu possa visualizzarla.
Utilizzando la cronologia della tua contabilità, prevede la categoria, il cliente o il fornitore più probabile, quindi organizza il lavoro in base al proprio livello di affidabilità.
Ecco cosa succede dopo:
- Le transazioni di routine vengono preparate per una rapida revisione e registrazione.
- Le transazioni poco chiare vengono segnalate con una richiesta di ulteriori informazioni invece di essere categorizzate automaticamente.
- Le transazioni correlate, come quelle relative alle buste paga e ai pagamenti delle fatture, vengono abbinate per ridurre il lavoro contabile manuale.
- Le attività insolite e i potenziali problemi contabili vengono evidenziati per la revisione.
Il risultato è un flusso di lavoro più semplice.
Dedicherai meno tempo all'inserimento e alla categorizzazione manuale delle transazioni, rivedendo il lavoro già preparato e intervenendo solo quando è necessario il tuo contributo.
Funzionalità principali dell'IA contabile di QuickBooks
Intuit QuickBooks Online L'IA contabile di QuickBooks include diverse funzionalità che rendono la contabilità quotidiana più rapida e semplice. Eccone tre che vale la pena conoscere.
Lotti pronti per la registrazione
Una delle funzionalità che consentono di risparmiare più tempo è Pronto per la registrazione, che raggruppa le transazioni di cui l'IA è altamente sicura.
Anziché rivedere ogni transazione singolarmente, puoi esaminare rapidamente un intero lotto, apportare le modifiche necessarie e registrare tutto con pochi clic.
In questo modo la contabilità passa dall'inserimento manuale dei dati a un processo di revisione molto più rapido.
Richiesta di ulteriori informazioni quando necessario
Anziché indovinare come categorizzare una transazione poco chiara, l'IA contabile chiede chiarimenti.
Crea una richiesta a cui puoi rispondere tu, il tuo commercialista o un altro membro del team, quindi aggiorna la transazione una volta fornite le informazioni mancanti.
Questo aiuta a ridurre gli errori contabili, mantenendo tutte le persone coinvolte nello stesso flusso di lavoro.
Riconciliazione bancaria basata sull'IA
Riconciliare la contabilità ogni mese può essere una delle attività contabili più dispendiose in termini di tempo.
Nei piani QuickBooks Online supportati, l'IA contabile confronta gli estratti conto bancari con i tuoi libri contabili, identifica le discrepanze e spiega cosa richiede attenzione.
Poiché i potenziali problemi sono già evidenziati, puoi concentrarti sulla risoluzione delle eccezioni anziché cercare manualmente tra tutte le transazioni.
Oltre a queste funzionalità principali, l'IA contabile di QuickBooks include anche diversi strumenti che migliorano la contabilità quotidiana.
I contrassegni RULE e AUTO identificano chiaramente le transazioni registrate automaticamente, offrendoti una visibilità migliore su ciò che è stato gestito dall'IA. Può inoltre analizzare il conto economico e lo stato patrimoniale per rilevare transazioni duplicate, spese categorizzate erroneamente e altri problemi contabili prima che diventino problemi più gravi.
Come utilizzare l'IA contabile di QuickBooks
Dopo aver collegato i tuoi account, QuickBooks Accounting AI inizia a preparare le transazioni per la revisione. Ecco come utilizzare le sue funzionalità principali per rivedere, approvare e mantenere una contabilità accurata.
Passaggio 1: collega i tuoi conti bancari e delle carte di credito
Inizia collegando i conti bancari aziendali e delle carte di credito a QuickBooks Online.
Accounting AI utilizza le transazioni in arrivo insieme alla cronologia della tua contabilità per suggerire categorie, clienti, fornitori e altri dettagli delle transazioni prima di prepararle per la revisione.
Passaggio 2: rivedi le transazioni pronte per la registrazione
Apri le transazioni bancarie e rivedi il gruppo Pronte per la registrazione.
Si tratta di transazioni che Accounting AI considera sufficientemente affidabili da poter essere preparate per la revisione. Controlla i dettagli suggeriti, apporta eventuali modifiche, quindi approva e registra il gruppo.
Passaggio 3: rispondi alle richieste di ulteriori informazioni
Se Accounting AI ha bisogno di ulteriori informazioni, esamina le transazioni che ha segnalato e fornisci i dati richiesti. Se la risposta è in possesso di qualcun altro, ad esempio il tuo commercialista o un altro membro del team, puoi condividere la richiesta con quella persona affinché la transazione possa essere completata.
Passaggio 4: rivedi le transazioni RULE e AUTO
Esamina le transazioni contrassegnate dai badge RULE o AUTO per individuare le attività completate tramite regole bancarie, voci del libro paga associate, Bill Pay e altre automazioni supportate. Controllare a campione queste transazioni ti aiuta a verificare che tutto sia stato gestito come previsto.
Passaggio 5: riconcilia i tuoi conti
Se utilizzi QuickBooks Online Plus o Advanced, usa la funzionalità di riconciliazione assistita dall'IA durante la chiusura contabile di fine mese.
Confronta gli estratti conto bancari con la tua contabilità, evidenzia le discrepanze e spiega cosa richiede la tua attenzione prima che tu riconcili i tuoi conti.
Passaggio 6: esamina i risultati dei report
Concludi esaminando i risultati dei report generati dall'IA per il tuo Conto economico e Stato patrimoniale.
Cerca transazioni duplicate, voci categorizzate in modo errato, attività insolite sui conti e altri problemi contabili, quindi risolvili prima di chiudere la contabilità del mese.
Chi trarrebbe vantaggio dall'utilizzo di QuickBooks Accounting AI?
Più tempo dedichi alla revisione delle transazioni e all'aggiornamento della contabilità, maggiore sarà il valore che QuickBooks Accounting AI può offrirti. Ecco gli utenti per cui è più adatto.
Proprietari di piccole imprese che gestiscono autonomamente la contabilità
Molti proprietari di piccole imprese gestiscono autonomamente la contabilità mentre si occupano del resto dell'attività.
QuickBooks Accounting AI riduce la quantità di lavoro manuale preparando le transazioni per la revisione, richiedendo chiarimenti quando necessario e aiutando a individuare i problemi contabili prima che diventino più gravi.
In questo modo, i proprietari possono dedicare meno tempo alla contabilità ordinaria, mantenendo al contempo il controllo dei propri dati finanziari.
Freelance e titolari di imprese individuali
I freelance e i titolari di imprese individuali spesso non dispongono del budget necessario per assumere un contabile dedicato, il che rende la contabilità un'ulteriore responsabilità da gestire insieme ai clienti.
QuickBooks Accounting AI aiuta a organizzare le transazioni in arrivo, suggerisce categorie sulla base dell'attività precedente e prepara il lavoro ordinario per la revisione, facilitando il mantenimento di una contabilità accurata senza aggiungere ore alla settimana lavorativa.
Piccole imprese in crescita con un volume di transazioni elevato
Con la crescita dell'impresa aumenta anche il numero di transazioni bancarie, fatture, spese e voci del libro paga da esaminare.
QuickBooks Accounting AI aiuta i team in crescita a stare al passo preparando la contabilità ordinaria, supportando la riconciliazione di fine mese e analizzando i report finanziari alla ricerca di transazioni duplicate, spese categorizzate in modo errato, ricavi differiti e altri problemi contabili.
Il risultato è un processo contabile che si adatta più facilmente all'aumento del volume delle transazioni.
Limitazioni e sfide dell'IA contabile di QuickBooks
L'IA contabile di QuickBooks può ridurre significativamente la contabilità manuale, ma è ancora progettata per lavorare al tuo fianco anziché sostituire il tuo giudizio. Ecco alcuni aspetti da tenere presenti prima di affidarti ai suoi suggerimenti.
La disponibilità delle funzionalità dipende dal tuo piano
Le funzionalità dell'IA contabile di QuickBooks variano in base all'abbonamento.
Sebbene le funzionalità per le transazioni bancarie basate sull'IA siano disponibili in tutti i piani QuickBooks Online, l'IA contabile completa è inclusa in QuickBooks Online Essentials, Plus e Advanced.
Le funzionalità avanzate, come la riconciliazione assistita dall'IA e l'analisi dei report, richiedono QuickBooks Online Plus, Advanced o Intuit Enterprise Suite.
Impara dalla cronologia della tua contabilità
I suggerimenti diventano più accurati nel tempo imparando dalle tue attività contabili e dalle tue risposte. Esaminare e correggere i suggerimenti aiuta a migliorare quelli futuri.
Dovresti comunque esaminare i suggerimenti dell'IA
L'IA prepara la contabilità per la revisione, invece di prendere automaticamente ogni decisione contabile. Esaminare le categorie, le transazioni e le riconciliazioni suggerite aiuta a garantire che i tuoi registri finanziari rimangano accurati prima di approvare le modifiche.
Le decisioni contabili richiedono ancora il giudizio umano
Alcune transazioni richiedono ulteriori informazioni contestuali prima di poter essere categorizzate correttamente. Quando sono necessarie maggiori informazioni, l'IA chiede chiarimenti, ma tu o il tuo commercialista rimanete responsabili delle decisioni contabili finali.
Conclusione
Se desideri saperne di più, ti consiglio di consultare la panoramica della piattaforma Contabilità AI di QuickBooks per scoprire come si integra in QuickBooks Online.
Dedicare del tempo a esaminare i suoi suggerimenti, rispondere alle richieste di ulteriori informazioni e riconciliare regolarmente i tuoi conti ti aiuterà a ottenere il massimo valore dalle sue funzionalità, mantenendo al contempo accurata la tua contabilità.
Domande frequenti sull'IA contabile di QuickBooks
Può commettere errori?
Sì. Come qualsiasi strumento di IA, i suoi suggerimenti non sono sempre corretti, quindi dovresti esaminare le transazioni e le raccomandazioni prima di approvarle.
Posso ignorare i suoi suggerimenti?
Sì. Puoi modificare le categorie, i clienti, i fornitori e altri dettagli delle transazioni suggeriti prima di approvarli; le tue correzioni aiutano a migliorare le raccomandazioni future.
Impara le mie preferenze?
Sì. Impara dalle tue attività contabili e dalle tue risposte, aiutando i suoi suggerimenti a diventare più accurati nel tempo.
Qual è la differenza tra l'IA contabile e le regole bancarie?
Le regole bancarie seguono condizioni che crei manualmente, mentre l’IA contabile suggerisce le categorizzazioni in base ai tuoi schemi contabili. Le transazioni gestite dalle regole bancarie sono identificate da un badge REGOLA.
Ho ancora bisogno di un commercialista?
Sì. L’IA contabile aiuta ad automatizzare le attività contabili di routine, ma le decisioni contabili, la pianificazione fiscale e la consulenza finanziaria richiedono ancora il tuo giudizio o l’esperienza del tuo commercialista.