L'offerta è stata accettata e la persona appena assunta è pronta per iniziare. Ora è il momento di occuparsi delle pratiche, dei moduli fiscali, dei dati per il deposito diretto e di tutto ciò che deve essere completato prima del primo stipendio.
Abbiamo preparato questa guida per accompagnarti nell'onboarding di una persona appena assunta in QuickBooks Workforce, così potrai completare ogni passaggio con sicurezza e preparare il dipendente per l'elaborazione delle paghe.
Perché utilizzare QuickBooks Workforce per l'onboarding dei dipendenti?
L'onboarding non termina dopo la firma della lettera di offerta.
È ancora necessario completare i moduli fiscali, raccogliere i dati per il deposito diretto, firmare i documenti aziendali e preparare le informazioni sulle paghe prima che una persona appena assunta sia pronta a ricevere il primo stipendio.
QuickBooks Workforce riunisce queste attività in un unico posto, rendendo più semplice per i dipendenti completare ciò che devono fare e offrendoti una visione più chiara di ciò che è ancora in sospeso.
Man mano che i dipendenti completano le attività di onboarding, le loro informazioni confluiscono in QuickBooks Workforce invece di essere inserite manualmente in un secondo momento. Il risultato è un processo di onboarding più organizzato e un percorso più agevole verso la prima elaborazione delle paghe del dipendente.
Aspetti da considerare prima dell'onboarding di una persona appena assunta in QuickBooks Workforce
Prima di iniziare, dedica qualche minuto ad assicurarti che tutto sia pronto. Predisporre questi elementi essenziali aiuta a rendere più fluido il processo di onboarding.
Conferma la configurazione di QuickBooks Workforce
Assicurati che il tuo piano QuickBooks Workforce includa le funzionalità di onboarding che intendi utilizzare. Alcuni strumenti avanzati, come i moduli I-9 automatizzati e le firme elettroniche, sono disponibili solo con determinati piani.
Raccogli le informazioni e i documenti del dipendente
Prima di iniziare il processo di onboarding, prepara l'indirizzo email personale del dipendente, la data di inizio, il tipo di retribuzione, la tariffa retributiva e tutti i documenti aziendali richiesti. Preparare tutto in anticipo ti aiuta a completare il flusso di lavoro senza doverti fermare per cercare le informazioni mancanti.
Esamina la configurazione delle paghe e dei benefit
Se il dipendente sarà incluso nelle paghe o nei benefit, conferma che tali impostazioni siano già configurate prima di inviare l'invito per l'onboarding. In questo modo saranno pronti per la prima elaborazione delle paghe.
Come effettuare l'onboarding di una persona appena assunta in QuickBooks Workforce
Segui questi passaggi per effettuare l'onboarding di un nuovo dipendente in QuickBooks Workforce, completare le pratiche richieste e prepararlo per l'elaborazione delle paghe.
Inizia prima del primo giorno
Non appena l'offerta viene accettata, vai su Paghe, quindi su Dipendenti, seleziona Aggiungi dipendente e inserisci il nome e l'indirizzo email della persona appena assunta.
Seleziona «Continua con l'onboarding» per avviare il flusso guidato di onboarding.
Completa i dati a carico del datore di lavoro
Inserisci le informazioni personali e lavorative del dipendente, quindi aggiungi i dettagli delle paghe, tra cui il tipo di retribuzione, l'orario di lavoro predefinito e gli eventuali tipi di retribuzione aggiuntivi.
Allega i documenti e assegna i flussi di lavoro
Aggiungi i documenti che la persona appena assunta deve esaminare e firmare elettronicamente, tra cui la lettera di offerta, il manuale del dipendente e le politiche aziendali. Aggiungi i flussi di lavoro delle risorse umane supportati dal tuo piano. Se richiesto, esegui un controllo dei precedenti tramite Checkr dal profilo del dipendente.
Imposta la classe di benefit e l'accesso a Workforce
Visualizza in anteprima i benefit disponibili, se li offri, conferma l'accesso del dipendente a Workforce, quindi seleziona Completa l'onboarding per inviare l'invito al portale.
Consenti al dipendente di completare l'onboarding
Dopo aver ricevuto l'invito, la persona appena assunta crea il proprio account Workforce e firma la lettera di offerta.
Successivamente completa online i moduli W-4 e I-9, inserisce i dati per il deposito diretto, firma elettronicamente i documenti assegnati e si iscrive ai benefit prima del primo giorno.
Monitorare il completamento
Monitora lo stato dell'invito e delle attività di onboarding dall'elenco Dipendenti, quindi intervieni sugli elementi ancora in sospeso. A questo punto, l'unico passaggio manuale rimanente consiste nel controllo, non nell'inserimento dei dati.
Verificare la preparazione delle paghe prima della prima elaborazione
Verifica che il calendario dei pagamenti, i dati fiscali e il metodo di pagamento del dipendente siano completi nel suo profilo. Poiché le informazioni del dipendente confluiscono direttamente nelle paghe, si tratta di un controllo finale e non di un nuovo inserimento dei dati.
Includere il dipendente nella prossima elaborazione delle paghe
Una volta completate le attività di onboarding, il nuovo dipendente compare nell'elenco dei dipendenti ed è pronto per l'elaborazione delle paghe.
Come si presenta un risultato positivo
Se l'onboarding si è svolto senza problemi, te ne accorgerai.
Anziché rincorrere moduli, sollecitare informazioni mancanti o inserire gli stessi dati nelle paghe, dovrai semplicemente controllare il profilo del dipendente per assicurarti che sia tutto completo prima della prima elaborazione delle paghe.
Il dipendente è pronto per essere incluso nelle paghe e il suo primo stipendio arriva senza sorprese dell'ultimo minuto. Dopodiché, può accedere in qualsiasi momento a QuickBooks Workforce per consultare i cedolini e i moduli W-2 senza doverteli chiedere.
Errori comuni e consigli degli esperti
Alcune semplici procedure consigliate possono aiutarti a evitare i problemi più comuni durante l'onboarding e a sfruttare al meglio QuickBooks Workforce.
Non aspettare la settimana delle paghe
Attendere la settimana delle paghe per controllare l'onboarding può costringerti a rincorrere moduli fiscali mancanti, dati per il deposito diretto o documenti firmati.
Controlla lo stato dell'onboarding di ogni dipendente prima di elaborare le paghe, così avrai il tempo di risolvere eventuali problemi ancora irrisolti.
Prepara un pacchetto standard per l'onboarding
Crea un pacchetto standard per l'onboarding che includa la lettera di assunzione, le politiche aziendali, il manuale e tutti gli altri documenti richiesti.
Utilizzare lo stesso flusso di lavoro per ogni nuovo dipendente aiuta a mantenere uniforme l'onboarding e riduce il rischio di dimenticare documenti.
Conferma il tuo piano Workforce prima di creare il processo
Alcune funzionalità di onboarding, come i moduli I-9 automatizzati, le firme elettroniche e altre funzioni HR avanzate, sono disponibili solo in determinati piani QuickBooks Workforce.
Verifica cosa è incluso nel tuo abbonamento prima di creare il flusso di lavoro per l'onboarding.
Considera Workforce un portale self-service per i dipendenti
QuickBooks Workforce non serve solo per l'onboarding.
I dipendenti possono continuare a utilizzarlo per consultare cedolini, moduli W-2 e altri documenti relativi alle paghe, riducendo le richieste ordinarie al reparto paghe e mantenendo tutto in un unico posto.
Fai del controllo delle paghe la verifica finale
Prima di elaborare le prime paghe, controlla il profilo del dipendente per confermare che i moduli fiscali, i dati di pagamento e i documenti richiesti siano completi.
Il controllo finale dovrebbe consistere nella verifica delle informazioni, non nella loro raccolta.
Conclusione
Spero che questa guida ti aiuti a completare l'onboarding del tuo prossimo dipendente con maggiore sicurezza e meno documenti cartacei.
Puoi anche esplorare la piattaforma QuickBooks Workforce nel suo complesso per saperne di più sugli strumenti disponibili per le paghe, la contabilità e la gestione della tua attività.
Domande frequenti
Che cosa fa autonomamente il nuovo dipendente?
Dopo aver accettato l’invito, il dipendente crea il proprio account QuickBooks Workforce, completa i moduli fiscali e le informazioni per l’accredito diretto, firma i documenti assegnati e si iscrive ai benefit, se disponibili.
Come funzionano i controlli dei precedenti?
Come funzionano i controlli dei precedenti?
Il nuovo dipendente può iscriversi ai benefit durante la procedura di inserimento?
Sì, se i benefit fanno parte della configurazione di QuickBooks Workforce. I dipendenti idonei possono esaminare e completare la propria iscrizione durante la procedura di inserimento.
E se avessi solo bisogno di aggiungere rapidamente un dipendente?
Puoi usare l’aggiunta rapida per creare il profilo del dipendente e completare prima le informazioni sulle retribuzioni. Le attività rimanenti della procedura di inserimento possono essere completate in un secondo momento.
In che modo la procedura di inserimento è collegata alla prima busta paga?
I moduli fiscali del dipendente, i dati per l’accredito diretto e le altre informazioni della procedura di inserimento confluiscono nel suo profilo retributivo. Una volta completato tutto, il dipendente è pronto per essere incluso nella prossima elaborazione delle paghe.