Come mantenere organizzati e accessibili i dati dei dipendenti in QuickBooks Workforce

I dati dei dipendenti non dovrebbero richiedere di cercare tra conversazioni e-mail, cartelle condivise o archivi fisici solo per trovare un documento o aggiornare le informazioni di qualcuno. 

QuickBooks Workforce aiuta a riunire tutto in un unico posto, conservando i dati di ciascun dipendente e offrendo al contempo ai dipendenti un accesso sicuro in autonomia. 

In questa guida ti mostreremo come organizzare i dati dei dipendenti in QuickBooks Workforce, così sarà più facile gestirli oggi e trovarli quando ne avrai più bisogno.

Perché usare QuickBooks Workforce per mantenere organizzati i dati dei dipendenti

QuickBooks Workforce aiuta a mantenere organizzati i dati dei dipendenti riunendo tutto in un unico posto, invece di distribuire le informazioni tra e-mail, documenti cartacei e sistemi diversi. 

Ogni dipendente ha un unico profilo in cui è possibile gestire insieme informazioni personali, dati relativi alle paghe e documenti di lavoro, mentre le funzionalità per i dipendenti riducono le richieste ricorrenti di buste paga, moduli W-2 e altre informazioni sulle paghe. 

Collegando i dati al sistema paghe e controllando gli accessi tramite gli amministratori, è più facile mantenere le informazioni accurate, sicure e prontamente disponibili durante tutto il ciclo di vita del dipendente.

Come organizzare i dati dei dipendenti in QuickBooks Workforce

Segui questi passaggi per organizzare i dati dei dipendenti in profili QuickBooks Workforce completi e facili da gestire.

Passaggio 1. Verifica ciò che hai

Elenca dove si trovano attualmente le informazioni sui dipendenti, inclusi cassetti, caselle di posta e fogli di calcolo, quindi individua ciò che manca nel profilo di ciascun dipendente. 

Questa mappa diventa la tua lista di controllo per la migrazione mentre trasferisci i dati in QuickBooks Workforce.

Passaggio 2. Completa ogni profilo dei dipendenti

Accedi a Paghe, quindi a Dipendenti, e inserisci le informazioni personali, lavorative e relative alle paghe di ogni dipendente. Il profilo è una fonte unica e affidabile di informazioni solo quando è completo.

Passaggio 3. Allega i documenti

Aggiungi a ogni profilo dei dipendenti le lettere di offerta firmate, le conferme di presa visione delle politiche aziendali e gli altri documenti relativi al lavoro. 

Con i piani Premium ed Elite, usa il flusso di lavoro per i documenti digitali per richiedere firme elettroniche e conservare i documenti completati in modo organizzato insieme ai dati del dipendente.

Passaggio 4. Invita tutti a QuickBooks Workforce

Invia gli inviti a QuickBooks Workforce ai dipendenti che non si sono ancora collegati e chiedi loro di scegliere, durante la configurazione, la preferenza per il modulo W-2 senza supporto cartaceo. Ogni dipendente che utilizza le funzionalità in autonomia è una persona in meno che deve rivolgersi a te per i documenti paghe di routine.

Passaggio 5. Imposta gli accessi in modo consapevole

Esamina l'accesso di ciascun dipendente a QuickBooks Workforce, in modo che possa visualizzare solo ciò che è autorizzato a vedere. 

Quando una persona lascia l'azienda, disattiva il suo accesso a QuickBooks Workforce mantenendo intatti i suoi dati lavorativi per rispettare i requisiti di conservazione.

Passaggio 6. Gestisci gli aggiornamenti alla fonte

Invita i dipendenti ad aggiornare, quando possibile, le informazioni personali idonee tramite QuickBooks Workforce, inclusi i cambi di indirizzo e altri dati personali. 

Le informazioni aggiornate alla fonte hanno maggiori probabilità di rimanere accurate rispetto a quelle trasmesse tramite e-mail o richieste manuali.

Passaggio 7. Esegui una breve revisione trimestrale

Controlla la presenza di profili incompleti, richieste di documenti in sospeso e dipendenti che non hanno accettato l'invito a QuickBooks Workforce. 

Dedicare qualche minuto ogni trimestre alla revisione dei dati rende molto più semplice la chiusura dell'anno.

Cosa noterai dopo aver organizzato i dati dei dipendenti in QuickBooks Workforce

Te ne accorgerai quando, invece di dedicare tempo a cercare tra le cartelle o a rispondere alle richieste ricorrenti dei dipendenti, avrai un unico posto in cui gestire tutto. 

I dipendenti possono accedere alle proprie buste paga e ai moduli W-2 tramite Workforce, mentre i profili completi mantengono organizzate e facili da trovare le informazioni sulle paghe e i documenti di lavoro. 

Quando qualcuno entra o lascia l'azienda, c'è una procedura coerente da seguire invece di dover improvvisare all'ultimo momento. 

Quando arriva la fine dell'anno, le richieste dei moduli W-2 sono minime perché i dipendenti hanno già accesso ai documenti e le preferenze per l'assenza di documenti cartacei sono state configurate in anticipo.

Errori comuni e consigli degli esperti

Questi semplici promemoria possono aiutarti a mantenere organizzati i dati dei dipendenti mentre la tua azienda cresce.

Non conservare più versioni dello stesso documento

Dopo aver trasferito i dati dei dipendenti in QuickBooks Workforce, smetti di aggiornare le stesse informazioni in fogli di calcolo, e-mail o documenti cartacei. Conservare un unico profilo completo del dipendente aiuta a garantire che tutti lavorino con le stesse informazioni.

Completa tempestivamente gli inviti a QuickBooks Workforce

I dipendenti devono attivare il proprio account QuickBooks Workforce prima di poter utilizzare le funzionalità self-service. Prima accettano l'invito, prima potranno accedere ai cedolini e ai moduli W-2 senza contattare l'ufficio paghe.

Disattiva l'accesso a QuickBooks Workforce durante la cessazione del rapporto

Quando un dipendente lascia l'azienda, disattiva il suo accesso a QuickBooks Workforce mantenendo il suo rapporto di lavoro registrato in QuickBooks. In questo modo proteggi le informazioni del dipendente senza compromettere la conservazione dei dati.

Mantieni coerenti i dati dei nuovi dipendenti

Utilizza la stessa procedura di inserimento per ogni nuovo assunto, così ogni profilo del dipendente contiene informazioni complete e coerenti fin dall'inizio.

Controlla periodicamente i dati dei dipendenti

Controlla regolarmente i profili dei dipendenti per individuare informazioni mancanti, documenti incompleti o configurazioni di Workforce in sospeso prima che diventino problemi durante l'elaborazione delle paghe o la rendicontazione di fine anno.

Conclusione

Se vuoi approfondire QuickBooks Workforce, dai un'occhiata a QuickBooks Workforce per vedere direttamente come funziona la piattaforma.

Spero che questa guida ti aiuti a creare un modo più organizzato e affidabile per gestire i dati dei dipendenti con QuickBooks Workforce. Man mano che il tuo team cresce, tenere tutto in un unico posto può rendere molto più semplici da gestire le paghe, l'inserimento dei nuovi dipendenti e le attività di fine anno.