IA per le buste paga di QuickBooks Workforce: approfondimento delle funzionalità e funzionamento

Il giorno della busta paga doveva essere rapido. Invece, scompare un'altra ora a causa della ricerca dei fogli presenze mancanti e della correzione di piccoli errori prima ancora di poter elaborare le buste paga. 

È esattamente il problema che l'AI per le buste paga di QuickBooks Workforce è progettata per aiutare a risolvere. 

In questa guida vedremo come funziona, come configurarla e se è adatta alla tua azienda.

Che cos'è l'AI per le buste paga di QuickBooks Workforce? 

In sostanza, l'AI per le buste paga di QuickBooks Workforce è progettata per eliminare il lavoro ripetitivo dalla preparazione delle buste paga. 

Invece di passare ogni periodo di paga a chiedere ai dipendenti le ore lavorate, gli straordinari e le mance, l'AI gestisce questa parte al posto tuo contattandoli tramite SMS o l'app QuickBooks Workforce e raccogliendo le informazioni necessarie.

Man mano che arrivano le risposte, controlla le ore inviate, segnala tutto ciò che appare insolito o incompleto e contatta anche i dipendenti per contribuire a risolvere le discrepanze prima dell'elaborazione delle buste paga.

Una volta raccolte e verificate tutte le informazioni, prepara una bozza delle buste paga in QuickBooks Online, offrendoti una visione chiara della retribuzione lorda e delle spese per il personale prima di procedere.

È importante sapere che l'AI per le buste paga non sostituisce te nel ruolo di responsabile delle decisioni. Il suo compito è preparare le buste paga, non approvarle. 

Dovrai comunque esaminare ogni elaborazione delle buste paga prima che venga finalizzata, ottenendo il risparmio di tempo dell'automazione e mantenendo al contempo il pieno controllo su chi viene pagato e quanto riceve.

Le principali funzionalità dell'AI per le buste paga di QuickBooks

Queste sono le funzionalità principali che rendono l'AI per le buste paga di QuickBooks Workforce un valido assistente per le buste paga.

Raccoglie automaticamente le informazioni sulle buste paga

Invece di chiedere ai dipendenti le ore lavorate, gli straordinari e le mance a ogni periodo di paga, l'AI per le buste paga li raccoglie al posto tuo tramite SMS o l'app QuickBooks Workforce. Questo aiuta a ridurre gli scambi di messaggi prima della scadenza delle buste paga.

Segnala i problemi prima dell'elaborazione delle buste paga

Quando arrivano le informazioni sulle buste paga, l'AI per le buste paga controlla la presenza di dettagli mancanti e dati insoliti. Se qualcosa non sembra corretto, effettua un controllo prima di preparare la bozza delle buste paga, aiutandoti a individuare prima i problemi.

Prepara una bozza delle buste paga pronta per la revisione

Dopo aver raccolto e verificato le informazioni sulle buste paga, l'AI per le buste paga crea una bozza delle buste paga in QuickBooks Online con la retribuzione lorda stimata e le spese per il personale. Devi semplicemente esaminare la bozza, apportare eventuali modifiche e approvare l'elaborazione delle buste paga.

L'AI per le buste paga crea inoltre un calendario di raccolta basato sulla cronologia delle tue buste paga, ti consente di scegliere come contattare i dipendenti, richiede il consenso dei dipendenti prima di iniziare a inviare messaggi e permette di correggere le ore inviate prima della chiusura del periodo di paga.

Come utilizzare l'AI per le buste paga di QuickBooks

Segui questi passaggi per configurare l'AI per le buste paga di QuickBooks Workforce e iniziare a utilizzarla per il processo di elaborazione delle buste paga.

Passaggio 1: verifica di essere idoneo

Devi aver già elaborato almeno una busta paga con QuickBooks Workforce Core, Premium o Elite e avere AutoPayroll disattivato. L'AI per le buste paga e AutoPayroll non possono essere utilizzati insieme.

Passaggio 2: avvia la configurazione dal Feed

Vai al tuo Feed, seleziona AI per le buste paga, quindi Scopri come funziona e Inizia. L'AI per le buste paga analizza le buste paga precedenti e propone un piano personalizzato.

[SCHERMATA: passaggio 2 — voce di configurazione dell'AI per le buste paga nel Feed]

Passaggio 3: personalizza il piano

Esamina l'elenco dei dipendenti inclusi e inserisci le eventuali informazioni mancanti. 

Scegli quindi i giorni in cui l'AI per le buste paga può contattare i dipendenti, visualizza in anteprima il messaggio che riceveranno, seleziona SMS o l'app QuickBooks Workforce come canale di comunicazione e scegli come l'AI per le buste paga deve comunicare con te in qualità di amministratore.

Passaggio 4: raccogli il consenso dei dipendenti

L'IA per le paghe contatta ciascun dipendente per richiedere il consenso prima che inizi qualsiasi raccolta di dati. Informare il team dell'arrivo di un nuovo metodo di raccolta può aiutarlo a sapere cosa aspettarsi.

Passaggio 5: esamina e approva ogni elaborazione delle paghe

Da quel momento in poi, l'IA per le paghe raccoglie le informazioni sulle paghe secondo il programma, verifica i dati inviati, richiede chiarimenti sulle discrepanze e prepara una bozza delle paghe con i totali della retribuzione lorda e delle spese per le paghe da esaminare. 

Il tuo ruolo durante ogni ciclo di pagamento consiste nell'esaminare la bozza e approvare le paghe.

Cosa succede dopo aver iniziato a utilizzare l'IA per le paghe di QuickBooks

Una volta configurata l'IA per le paghe di QuickBooks Workforce, il processo di elaborazione delle paghe diventa molto più automatico. 

Prendiamo come esempio una squadra di nove addetti alla cura del paesaggio pagati ogni due settimane. 

Il lunedì, i dipendenti ricevono via SMS una richiesta relativa alle ore lavorate e l'IA per le paghe raccoglie automaticamente le loro risposte. 

Quando un membro della squadra comunica 61 ore invece delle consuete 45, l'IA per le paghe segnala la discrepanza e richiede chiarimenti. Il dipendente risponde che si è trattato di un errore di battitura e l'informazione viene corretta prima della preparazione delle paghe.

Entro giovedì, il titolare dell'azienda riceve una bozza delle paghe con i totali della retribuzione lorda già preparati. 

Invece di trascorrere le serate a sollecitare i fogli delle ore e a inserire manualmente i dati delle paghe prima della scadenza, il titolare esamina la bozza davanti a un caffè, la approva dal telefono e prosegue con il resto della giornata. 

Le paghe vengono comunque elaborate come al solito. Ciò che cambia è la quantità di preparazione manuale necessaria in precedenza.

Chi trarrebbe vantaggio dall'IA per le paghe di QuickBooks Workforce?

Non sai se l'IA per le paghe di QuickBooks Workforce è adatta alle tue esigenze? Ecco quali aziende e team hanno maggiori probabilità di trarre vantaggio dal suo utilizzo.

Il titolare che si occupa anche dell'amministrazione delle paghe

Se gestisci le paghe mentre ti occupi anche della tua attività, l'IA per le paghe di QuickBooks Workforce può aiutarti a ridurre il tempo dedicato alla preparazione di ogni elaborazione. 

Invece di gestire manualmente ogni attività di raccolta e verifica, puoi concentrarti sull'esame e sull'approvazione delle paghe.

Il responsabile di team con retribuzione oraria

Le aziende con dipendenti retribuiti a ore devono spesso gestire orari variabili, straordinari e invio dei fogli delle ore a ogni periodo di paga. 

L'IA per le paghe di QuickBooks Workforce contribuisce a semplificare la preparazione delle paghe raccogliendo e verificando le informazioni prima che siano pronte per essere esaminate.

L'azienda in crescita che non riesce più a gestire il proprio foglio di calcolo

I processi manuali di elaborazione delle paghe che un tempo funzionavano possono diventare difficili da gestire man mano che il team cresce. 

Se ti affidi ancora a fogli di calcolo, fogli cartacei delle ore o messaggi di testo, l'IA per le paghe di QuickBooks Workforce offre un flusso di lavoro più strutturato per la preparazione delle paghe.

L'IA per le paghe di QuickBooks Workforce può essere utile anche alle aziende con dipendenti sul campo o collaboratori che comunicano da remoto le ore lavorate, nonché ai responsabili d'ufficio o ai membri del team che hanno assunto da poco la responsabilità della gestione delle paghe.

Limitazioni e difficoltà dell'IA per le paghe di QuickBooks Workforce

Sebbene l'IA per le paghe di QuickBooks Workforce possa ridurre il lavoro manuale necessario per la preparazione delle paghe, prima di utilizzarla è comunque opportuno tenere presenti alcune limitazioni.

Si applicano requisiti di idoneità

L'IA per le paghe di QuickBooks Workforce richiede almeno una busta paga elaborata in precedenza utilizzando QuickBooks Workforce Core, Premium o Elite e non può essere utilizzata insieme ad AutoPayroll. 

È richiesta la partecipazione dei dipendenti

I dipendenti devono fornire il consenso prima che l'IA per le paghe di QuickBooks Workforce possa iniziare a raccogliere le informazioni sulle paghe. Se i membri del team non rispondono alle richieste relative alle paghe, dovrai comunque contattarli manualmente.

L'approvazione delle paghe rimane una tua responsabilità

L'IA per le buste paga di QuickBooks Workforce prepara una bozza delle buste paga, ma sei comunque responsabile della revisione degli elementi segnalati, della verifica dei totali delle buste paga e dell'approvazione di ogni elaborazione delle paghe prima che venga eseguita.

L'IA per le buste paga si concentra sulla preparazione delle paghe

L'IA per le buste paga di QuickBooks Workforce è progettata per raccogliere le informazioni sulle paghe, verificare i dati inviati, occuparsi delle discrepanze e preparare le bozze delle buste paga. La configurazione fiscale, l'impostazione dei benefit e le decisioni relative alla conformità restano parte del normale flusso di lavoro delle tue paghe.

Conclusioni

Se vuoi saperne di più, esplora QuickBooks Workforce per confrontare i piani e le funzionalità delle paghe disponibili. 

Spero che questa guida ti abbia aiutato a comprendere meglio come funziona l'IA per le buste paga di QuickBooks Workforce e a valutare se è adatta al tuo processo di gestione delle paghe.