De tre største arbeidsstyrkeproblemene som er enkle å feildiagnostisere

Når team har utfordringer, virker løsningen åpenbar: Ansett flere. Men den impulsen kan bli kostbar – og feil.

En erfaren leder trodde nylig at han visste nøyaktig hva teamet trengte: flere ansatte. «Teamet vårt drukner», sa han til ledergruppen. «Alle jobber sent. Vi har nettopp godkjent fem nyansettelser, og jeg er fortsatt bekymret for at det ikke vil være nok.» 

På papiret virket beslutningen fornuftig. Arbeidet hopet seg opp, tidsfrister ble overskredet, og folk så utslitte ut. Det føltes ansvarlig å ansette flere. 

Så så ledelsen på dataene. Noen team var overbelastet, ja. Men andre hadde mer kapasitet enn noen var klar over. Store deler av tiden gikk tapt til møter, e-post og omarbeiding. Det viste seg at underbemanning ikke var problemet –  det var ujevn arbeidsfordeling. 

Selskapet trengte ikke flere ansatte. Det trengte bedre data. 

Manglende oversikt er vanligere enn de fleste ledere er klar over. Og det er grunnen til at så mange tilsynelatende smarte beslutninger likevel bommer. Når arbeidet nå foregår på tvers av verktøy, steder, team og tidssoner, er det vanskelig å se hvor tiden og innsatsen går.

Det er her ActivTrak kommer inn.

3 vanlige problemer i arbeidsstyrken som ledere feildiagnostiserer (og hvordan ActivTrak korrigerer dem)

For å forstå hvor teamets tid og innsats faktisk går, trenger du analyse av arbeidsstyrken. Og til det finnes ActivTrak. Denne programvaren sporer de ansattes daglige aktivitet og avdekker mønstre som besvarer kritiske spørsmål. Ledere i mer enn 9 500 organisasjoner bruker det nå for å forstå:

• Hvor hardt jobber folk når de arbeider eksternt?
• Fokuserer teamene på de riktige aktivitetene?
• Trenger vi å øke bemanningen eller utnytte eksisterende kompetanse bedre?
• Følger alle retningslinjene våre?

For å vise hvordan dette ser ut i praksis, skal vi se nærmere på tre arbeidsstyrkeproblemer som er enkle å feildiagnostisere, og hva ActivTrak avdekker om hvert av dem.

Utfordring nr. 1: Konstant overbelastning og overstrakte team

Feildiagnosen: Vi trenger flere ansatte. 

Den faktiske årsaken: Ineffektivitet og ubalansert arbeidsmengde. 

Dataene: ActivTrak viser hvor tid, innsats og kostnader brukes, slik at du får hele bildet før du øker bemanningen.

• Fordeling av arbeidsmengde. Er noen team overbelastet mens andre har ekstra tid? Er det noen som jevnlig tar mer enn sin rimelige andel av arbeidsmengden? ActivTrak viser hvordan arbeidet er fordelt på tvers av team, slik at du kan omfordele oppgaver før produktiviteten og prestasjonene begynner å svekkes.

• Utvikling i kapasitetsutnyttelse. ActivTrak beregner kostnaden ved uutnyttet kapasitet i faktiske kroner. Gikk 29 % av de ansatte glipp av produktivitetsmålene sine? For en organisasjon med 1 400 ansatte tilsvarer det å betale $561,000 i månedslønn for arbeid som ikke blir gjort.

Løsningen: ActivTrak gir deg innsikten du trenger for å balansere arbeidsmengden, justere arbeidsflyter og hjelpe ledere med å veilede ansatte ved hjelp av objektive data i stedet for anekdoter.

For eksempel: Da en ActivTrak-kunde avdekket betydelige ubalanser i arbeidsmengden blant 2 500 ansatte, endret ledelsen kurs. I stedet for å ansette flere omfordelte de oppgavene. Dette gjorde det mulig for dem ikke bare å forbedre servicen, men også å unngå nesten $5.25 millioner i årlige ansettelseskostnader.

Utfordring nr. 2: Mål som ikke nås

Feildiagnosen: Teamene jobber ikke hardt nok.

Den faktiske årsaken: For lite fokustid til arbeid med høy verdi.

Dataene: ActivTrak viser hvordan teamene bruker tiden sin hver dag, og avdekker om innsatsen rettes mot aktiviteter som faktisk gir resultater.

• Aktivitetsspesifikk innsikt. De ansatte dine jobber hardt, men fokuserer de på riktig arbeid? ActivTrak beregner tiden som brukes på kjerneaktiviteter kontra andre aktiviteter, slik at det blir tydelig når oppgaver med lav verdi tar tid som egentlig skulle vært brukt på arbeid som driver prestasjoner og lønnsomhet. 

• Fokus kontra samarbeidstid. ActivTrak måler tiden som brukes på fordypet arbeid, møter, samarbeid og distraksjoner. Ved å sammenligne disse ulike aktivitetene side om side kan du gripe inn og tilby veiledning etter behov.

Løsningen: ActivTrak-data gjør det mulig å veilede teamene mot aktivitetene som gir resultater, enten det innebærer å iverksette tiltak for å beskytte fordypet arbeid eller å ha mer produktive veiledningssamtaler.

For eksempel: Da ansatte i en produksjonsbedrift begynte å ikke nå målene sine, tok ledelsen i bruk ActivTrak for å forstå hvordan medarbeiderne brukte tiden sin. De oppdaget at noen tilsynelatende produktive medarbeidere hadde en ekstra jobb i arbeidstiden, mens andre hadde utviklet uheldige vaner. Etter at disse problemene ble tatt opp direkte, gikk den uproduktive tiden ned med 28 %.

Utfordring nr. 3: Ineffektive retningslinjer på arbeidsplassen

Feildiagnosen: Manglende ansvarlighet.

Den faktiske årsaken: Retningslinjer anvendes likt for alle uten data som støtter dem.

Dataene: ActivTrak gir innsikt i hvor, når og hvordan arbeidet blir utført, slik at beslutninger om retningslinjer for fjernarbeid, hybridarbeid eller retur til kontoret baseres på faktiske produktivitetsmønstre.

• Produktivitet etter lokasjon. Vet du hvor medarbeiderne dine er mest produktive? Støtter arbeidsplassstrategiene dine dem? ActivTrak viser hvordan medarbeiderne arbeider på tvers av fjernarbeid, hybridarbeid og arbeid på kontoret. Denne informasjonen gir ledere mulighet til å utforme smartere retningslinjer, redusere eiendomskostnader og hjelpe medarbeiderne med å gjøre sitt beste arbeid.

• Overholdelse av arbeidstidsplaner. Arbeider teamene som forventet, eller svekker manglende bemanning kundetilfredsheten? ActivTrak viser hvor godt teammedlemmene følger de tildelte arbeidstidsplanene. Ledere kan velge å få varsler i sanntid når medarbeidere begynner sent, går tidlig eller tar lange pauser. 

Løsningen: Med daglig innsikt i hvordan arbeidet faktisk blir utført kan du fastsette retningslinjer som samsvarer med virkeligheten — og justere arbeidstidene før små problemer utvikler seg til større utfordringer.

For eksempel: Et kredittselskap ønsket å forstå hvordan den nye fjernarbeidspolicyen påvirket resultatene. ActivTrak bekreftet at medarbeiderne opprettholdt høy produktivitet og ansvarlighet mens de arbeidet hjemmefra. Dette hjalp ledelsen med å redusere kontorkostnadene og utvide rekrutteringen utover lokale markeder. Som følge av dette ansatte selskapet produktive lånekonsulenter i et tempo som var 32 % høyere enn konkurrentenes, samtidig som det totale bemanningsnivået forble stabilt.

Analyse av arbeidsstyrken som et konkurransefortrinn

Alle scenariene ovenfor begynner på samme måte — en rimelig konklusjon trukket under press. Ansett flere. Press hardere. Stram inn retningslinjene. Ta kostnaden. 

Uten data vil disse beslutningene fortsette å bomme på målet.

Analyse av arbeidsstyrken erstatter gjetting med dokumentasjon og innsikt. Hvis du ønsker å ta mer databaserte beslutninger om medarbeiderne, men ikke vet hvor du skal begynne, er aktivitetsdata om medarbeiderne veien å gå. Det gir et tydelig bilde av hvordan arbeidet utfolder seg fra dag til dag, og synliggjør mønstre de fleste ledere aldri får se. Resultatet? Ledere slutter å håndtere problemer etter at de oppstår — og forhindrer dem helt.

Klar til å finne ut hva som egentlig skjer i organisasjonen din? Se hvordan ActivTrak gir ledere innsikten slik at du kan handle med trygghet.