En fast ansettelse avsluttes én gang. Et honorar faktureres, stillingen fylles, og rekrutteringskonsulenten går videre til den neste. En kontraktsansettelse avsluttes ikke, den løper. Timelister må følges opp hver uke, marginen må følges på hver eneste av dem, og samsvarsklokken slutter ikke å tikke den dagen noen begynner.

De fleste rekrutterings-CRM-systemer ble utviklet rundt den første arbeidsflyten, og fikk den andre lagt til senere, vanligvis som en timelistemodul koblet på et system som aldri var bygget for å tenke i ukentlige sykluser. For et team som håndterer et betydelig volum av kontraktsansettelser, viser dette gapet seg hele tiden, på måter som en funksjonsliste sjelden fanger opp før et byrå allerede lever med konsekvensene.

Atlas angriper dette annerledes fordi det er bygget som et CRMx, en plattform utviklet for å forstå konteksten rundt en ansettelse, fast eller på kontrakt, i stedet for å tvinge begge inn i den samme generiske arbeidsflyten.

Hvorfor kontraktsansettelser og faste ansettelser ikke følger samme arbeidsflyt

På papiret er begge ansettelser. I praksis er de operative kravene så forskjellige at det skaper reell friksjon å behandle dem likt:

• En fast ansettelse har ett honorar, én faktura og ett tidspunkt der rekrutteringskonsulentens jobb er ferdig. En kontraktsansettelse genererer en ny timeliste, en ny godkjenning og en ny marginberegning hver eneste uke eller måned den løper.
• Samsvar ved en fast ansettelse er i stor grad ferdig kontrollert innen startdatoen. Samsvar ved en kontraktsansettelse er løpende og knyttet til oppdragsvilkår, innkjøpsordrehenvisninger og arbeidstillatelseskontroller som må gjennomgås på nytt.
• Marginen ved en fast ansettelse er fast den dagen honoraret avtales. Marginen ved en kontraktsansettelse endrer seg, og et byrå trenger løpende oversikt over den for hver enkelt kontraktør som er ute i oppdrag, ikke en månedlig avstemming i etterkant.

Et CRM som hovedsakelig er bygget rundt arbeidsflyten for faste ansettelser, har en tendens til å behandle kontraktsansettelser som et spesialtilfelle: et statusfelt, en mal for gjentakende fakturaer, kanskje en enkel opplasting av timelister. Det er nok til å teknisk støtte kontraktsansettelser. Det er ikke nok til å drive et kontraktsteam godt.

Hvor gapet faktisk koster byråene penger

De praktiske konsekvensene viser seg i en ganske forutsigbar liste, og de fleste byråeiere som driver med kontraktsansettelser vil kjenne igjen alle:

• Rekrutteringskonsulenter bruker flere timer hver uke på å følge opp timelister i stedet for å skaffe nye kunder
• Marginoversikten ligger en måned etter virkeligheten, slik at problemer oppdages etter at de allerede har kostet penger
• Forvirring rundt versjoner av kontrakter og avtaler, jakt på den nyeste filen, nye utsendelser av vilkår og venting på en signatur som sitter fast i en innboks
• Økonomiavdelinger avstemmer kontraktørfakturering manuelt fordi CRM-systemet og regnskapssystemet ikke kommuniserer ordentlig med hverandre

Ingen av disse er dramatiske feil. De er en jevn strøm av tapte timer og forsinkede innbetalinger, og på et team som håndterer dusinvis av kontraktører samtidig, blir denne strømmen til en reelt betydelig mengde tid som ikke er fakturert eller som faktureres for sent.

Slik ser en kontraktsorientert utforming faktisk ut

Alternativet er ikke en større timelistemodul. Det er å behandle kontraktsansettelser som en separat arbeidsflyt på lik linje med andre, helt fra starten, med sin egen logikk i stedet for en arbeidsflyt for faste ansettelser med ekstra felt lagt til.

Fleksible tidsplaner og oppdragsvilkår

Kontraktsarbeid følger ikke én tidsplan. Ukentlig, månedlig, tidsbegrenset, løpende. Et system som er bygget for kontrakter, må håndtere innkjøpsordrehenvisninger og oppdragsvilkår som kjernedata, ikke som noe som i etterkant kobles på en generisk ansettelsesregistrering.

Tilbud og avtaler som beveger seg fremover uten pingpong

Det å få et kontraktstilbud eller en oppdragsavtale signert bør ikke innebære versjonsforvirring, jakt på den nyeste filen eller usikkerhet om hvem som har godkjent hva. Det er viktig å holde denne prosessen ryddig nettopp fordi forholdet og kravene til samsvar er løpende, ikke noe som gjøres én gang.

Økonomi og fakturering for kontraktører, koblet til regnskapet

Fakturering av kontraktører må flyte inn i systemene økonomiteamene allerede bruker, i stedet for å eksistere som en parallell manuell prosess. En enveisintegrasjon med regnskapsprogramvare som Xero betyr for eksempel at faktureringsdata for kontraktører ikke trenger å legges inn på nytt manuelt når de forlater CRM-systemet.

Sanntidsoversikt over marginen på hvert oppdrag

Et bemanningsbyrå som håndterer kontraktoppdrag i stor skala, trenger å se marginen slik den er i dag, for alle kontraktører som for øyeblikket er i oppdrag, ikke rekonstruere den basert på fakturaene fra forrige måned. Det er forskjellen mellom å oppdage et marginproblem i uke to og å oppdage det i måned to.

Kontraktsavdelinger trenger ikke et CRM-system for faste ansettelser med en timeliste lagt oppå. De trenger kontraktfunksjonalitet innebygd fra starten.

Slik håndterer Atlas dette

Atlas dekker både faste ansettelser og kontraktoppdrag i ett og samme system, med Contract Suite utviklet spesifikt rundt den operative virkeligheten ved å håndtere en kontraktsportefølje:

• Kontraktoppdrag håndteres som en egen arbeidsflyt adskilt fra faste ansettelser, inkludert fleksible tidsplaner samt referanser til innkjøpsordrer og oppdrag
• Tilbud og avtaler som beveger seg fremover uten den vanlige frem-og-tilbake-kommunikasjonen om versjoner og manglende filer, slik at prosessen holdes ryddig og relasjonen forblir i fokus
• Økonomi- og faktureringsarbeidsflyter for kontraktører koblet til regnskapssystemer, inkludert Xero
• Sanntidsoversikt over marginen på hvert oppdrag, enten det gjelder ett enkelt honorar eller en løpende kontrakt

Målet er ikke å få kontraktstyring til å føles som et ekstra system som kjører ved siden av CRM-systemet. Målet er at det skal føles som akkurat det det er: halve virksomheten for mange byråer, innebygd i plattformen som en førsteklasses del av løsningen i stedet for en modul som legges til i etterkant.

Dette ser byråene når kontrakt ikke lenger er en ettertanke

For byråer som håndterer en reell blanding av faste ansettelser og kontraktvirksomhet, viser effekten av å få dette riktig seg ofte direkte i faktureringen, fordi kontraktsinntekter akkumuleres for hver faktureringssyklus på en måte faste honorarer ikke gjør:

• 85 % økning i månedlig fakturering rapportert blant Atlas-kunder med stor andel kontraktoppdrag
• Byråer som bygger driftsmodellen sin rundt denne tilnærmingen, når 150 % av det årlige inntektsmålet
• Timer som tidligere ble brukt på å etterlyse timelister og avstemme marginer manuelt, tilbakeføres til forretningsutvikling og leveranse

Mønsteret samsvarer med det bredere temaet innen rekrutteringsteknologi: Når den operative administrasjonen forsvinner, går timene tilbake til arbeidet som faktisk skaper inntekter.

Å drive en kontraktsavdeling med høyt volum, ikke bare håndtere en håndfull kontraktører

Margin- og samsvarsutfordringene som er beskrevet ovenfor, blir tydeligere, ikke mindre, etter hvert som kontraktsporteføljen vokser. Et bemanningsbyrå på virksomhetsnivå som håndterer hundrevis av kontraktører på tvers av flere kunder, trenger sanntidsoversikt over marginen som fungerer ved dette volumet, samt et økonomiteam som ikke manuelt avstemmer faktureringslinje for faktureringslinje hver måned.

Atlas betjener kontrakttunge avdelinger i hele bredden, fra virksomheter med én brukerplass til virksomheter på over 100 brukerplasser, med økonomi- og faktureringsfunksjoner for kontraktører som er utviklet for å kobles direkte til regnskapssystemene økonomiteamene allerede bruker, i stedet for å kreve en parallell manuell prosess når volumet øker.

• Ingen minimumsantall brukerplasser, slik at en voksende kontraktsportefølje ikke krever reforhandling av plattformen
• Sanntidsoversikt over marginen for alle kontraktører som for øyeblikket er i oppdrag, ikke en månedlig avstemming, noe som blir viktigere etter hvert som volumet øker
• Ett enkelt system som dekker faste ansettelser og kontraktoppdrag samlet, nyttig for virksomhetsbyråer som driver begge forretningsområdene på tvers av flere kontorer
• Flere aktive implementeringer med over 50 brukerplasser hos kunder med stor andel kontraktoppdrag og bemanning, i tillegg til avdelinger med én brukerplass

For et stort bemanningsbyrå handler det å få kontrakten riktig ikke om en bekvemmelighetsfunksjon. Det er forskjellen mellom et økonomiteam som stoler på tallene i sanntid, og et som alltid ligger en måned etter, ganget med alle kontraktørene i systemet.

Hva du bør sjekke før du velger et CRM-system for en avdeling med mange kontrakter

Hvis kontraktsplasseringer utgjør en betydelig del av virksomheten din, er det verdt å stille enhver leverandør av rekrutteringsprogramvare et spesifikt spørsmål – ikke om de støtter kontraktsplasseringer, for det vil de fleste svare ja på, men om kontraktsarbeid var en del av løsningen fra starten, eller om det ble lagt oppå et system for faste ansettelser. Svaret blir som regel synlig i det øyeblikket du spør om oversikt over marginer, håndtering av innkjøpsordrer og hvordan faktureringsdata kommer frem til regnskapssystemet ditt.

Atlas ble bygget for å besvare dette spørsmålet på riktig måte, ved å behandle kontrakter og økonomi for kontraktører som kjernefunksjoner i stedet for et tillegg, for byråer som formidler både faste ansettelser og kontrakter, eller kun kontrakter. Det er dette CRMx betyr i praksis her: å forstå konteksten for hver plasseringstype i stedet for å bruke én generell arbeidsflyt på begge.

Klar til å se hvordan Atlas, CRMx-systemet som er utviklet for å forstå kontekst, håndterer en avdeling med mange kontrakter?Bestill en demo på recruitwithatlas.com