Flere ansatte krever ikke alltid mer plass. Med støtte fra en intuitiv løsning for deling av skrivebord, som deskbird, flyttet Athena Institute 120 ansatte inn i et uendret kontorareal, og opplevde som følge av dette et økt samarbeid.
Den vellykkede overgangen vår med deskbird viser at avdelinger og institutter ved universiteter kan tilpasse seg nye arbeidsmiljøer med de riktige verktøyene. Dette baner vei for en mer effektiv og hensiktsmessig bruk av lokalene og fremmer en mer sammensveiset og engasjert arbeidsstyrke.
Møt Athena Institute ved Vrije Universiteit Amsterdam
Vrije Universiteit Amsterdam ble grunnlagt i 1880 og er et av Europas ledende forskningsuniversiteter. Ved VU skiller Athena Institute seg ut med sin tverrfaglige tilnærming og sterke engasjement for samfunnsnytte gjennom utdanning og forskning.
Etter hvert som arbeidsformene utviklet seg etter covid-19-pandemien, innså Athena Institute behovet for å modernisere arbeidsplassløsningen uten å gå på bekostning av samarbeid, akademisk kultur eller de ansattes trivsel.
Utfordringen: Å tilpasse seg endringer i styringen av kontorareal
I likhet med mange universiteter opplevde VU Amsterdam en rask overgang til hybridarbeid. Samtidig la omstrukturering og oppussing av hele campus ytterligere press på allerede begrenset kontorplass.
Etter at Institutt for helsevitenskap og Institutt for miljøstudier flyttet i 2023, fulgte Athena Institute etter tidlig i 2025. Flyttingen til den historiske hovedbygningen innebar en stor endring: De ansatte måtte dele skrivebord og samarbeide tettere.
Selv om dette skapte nye muligheter for samarbeid, førte det også til bekymringer:
- Hvordan kunne deling av skrivebord organiseres på en rettferdig og effektiv måte?
- Ville samholdet i teamene bli svekket når faste skrivebord forsvant?
- Hvordan kunne begrenset plass administreres uten å skape mer friksjon?
For å administrere de nye, begrensede kontorarealene på en effektiv måte innså vi raskt behovet for en robust løsning for bestilling av skrivebord.
Want to learn more about deskbird?
Løsningen: Implementering av deskbird for fleksibel arbeidsplassadministrasjon
deskbird ble først introdusert ved VU Amsterdam i oktober 2023 i MF-bygningen, som huser medisinske fag og helsefag. Suksessen der banet vei for bredere bruk.
Da Athena Institute flyttet i januar 2025, ble deskbird et naturlig valg. I dag:
- 640 ansatte på tvers av tre avdelinger bruker deskbird regelmessig
- Nå inkludert 120 ansatte ved Athena Institute
- 65 fleksible skrivebord deles effektivt, uten konflikter
deskbird støtter de ansatte gjennom:
- En sosial feed som viser hvem som er på kontoret, og holder alle tilkoblet
- Interaktive plantegninger som gir tydelig oversikt over skrivebord og kolleger
- Rask reservasjon av skrivebord og parkering med bare noen få klikk
- Smarte filtre for behov knyttet til utstyr
- Bestilling av besøk og reservasjon av teamområder
Resultatet er mindre usikkerhet, færre problemer i siste liten og mer bevisst tid sammen på kontoret.
Lær hvorfor organisasjoner som VU Amsterdam velger deskbird for å administrere fleksible arbeidsplasser.
Virkningen: Sterkere forbindelser og smartere arealutnyttelse
De første bekymringene for at deling av skrivebord kunne svekke teamsamholdet, viste seg å være ubegrunnede. Faktisk skjedde det motsatte.
Vi var bekymret for at teamsamholdet vårt kunne bli svekket av endringen, noe som kunne føre til mer fjernarbeid, men heldigvis viste disse bekymringene seg å være ubegrunnede. Faktisk har deskbird styrket båndene i teamet vårt mer enn forventet og vært til stor hjelp, særlig for administrativt personale.
Viktige resultater inkluderer:
- 120 ansatte ble flyttet uten at det ble lagt til mer plass
- Over 90 % brukeradopsjon, noe som gjenspeiler sterk aksept blant de ansatte
- Forbedret oppmøte på kontoret og samarbeid
- Bedre datadrevne beslutninger ved hjelp av analyser for å balansere travle og rolige dager
- Optimalisert plassutnyttelse i perioder med høy belastning, noe som er avgjørende når antallet skrivebord er begrenset
Plattformen hjalp de ansatte med å planlegge når de skulle være på kontoret, slik at delte skrivebord ble en katalysator for samarbeid i stedet for en kilde til frustrasjon.
En mal for fleksibelt arbeid
Athena-instituttets reise viser at fleksible arbeidsplassmodeller kan fungere godt selv i tradisjonelle akademiske miljøer. Med de riktige verktøyene kan universiteter:
- Utnytte plassen mer effektivt
- Støtte hybridarbeid uten å miste tilhørigheten
- Styrke kulturen i overgangsperioder
Fra fast til fleksibelt flyttet Athena-instituttet 120 ansatte uten å legge til ett eneste ekstra skrivebord.
Historien deres viser at når mennesker får støtte gjennom intuitive arbeidsplassløsninger, blir endring en mulighet for vekst, samarbeid og engasjement.
👉 Klar til å se hvordan deskbird kan forvandle arbeidsplassen din? Bestill en demo for å oppleve plattformen i praksis.
