Slik bruker du elia til å gjøre kontordagene verdt reiseveien

Du har fastsatt dagene, folk kommer inn, men kontoret føles fortsatt som en spøkelsesby. Og oppmøtetallene ser fine ut i rapporten, men på et eller annet vis fungerer det ikke. Etasjen føles bare … død.

Men tenk på kostnadene: Det koster teamet ditt ganske mye å møte opp på kontoret (rundt 55 dollar dagen) når du regner med pendling og lunsj, sammenlignet med 18 dollar hjemme. Det er mye å betale for å sitte i en videosamtale ved siden av folk du knapt samhandler med, særlig hvis det faktiske teamet ditt bare er der på andre dager.

Gensler fant ut at sosialisering på jobb nesten har blitt doblet siden pandemien, noe som egentlig sier alt. Når noens team ikke er på kontoret, betaler de i praksis for å være alene i et støyende kontorlandskap.

Så her er den faktiske oppgaven når pålegget først er fastsatt: Få de riktige personene inn på de samme dagene, med hensikt. Det er fullt mulig å løse. Slik gjør du det med elia.

Hvis elia er nytt for deg, er det en plattform for arbeidsplassdrift for bestilling av skrivebord og rom, registrering av besøkende og hjelp til at hybride team kan samordne kontordagene sine og se hvordan lokalene blir brukt.

  Kort fortalt

1. Overlapping slår antall ansatte. Det samme oppmøtet på 60 % kan være et fullt team eller en etasje full av nesten fremmede.
2. La hvert team velge én eller to faste dager i stedet for å følge en generell regel fastsatt av selskapet.
3. Gjør det enkelt for folk å se hvem som kommer inn, og få et skrivebord ved siden av dem.
4. Utform lokalene slik at folk trives når de først kommer inn, og fortsett deretter å finjustere med de (anonyme) dataene om belegg.

  Steg 1: Tell overlapping

Oppmøtetall forteller deg ikke om noen faktisk jobbet sammen på kontoret. Tenk på et team på ti personer med et pålegg om tre dager. Det samme teamet, det samme ukentlige oppmøtet på 60 %, uansett. Se hva som skjer når du samordner dagene deres:

Rapporten kan ikke skille disse to fra hverandre, men de ansatte dine kan det. Og de som fortsetter å ta turen inn for å sitte alene i et stille lokale … vel, de er vanligvis de mest engasjerte medarbeiderne dine – helt til de ikke er det lenger.

Steg 2: Velg faste dager med hensikt

De fleste team velger en generell regel: alle inn på tirsdag og onsdag. Det er enkelt, men ender i kaos: Disse to dagene blir overfylte, resten av uken blir stille, og team som ville fungert bedre på andre dager, blir likevel tvunget over på dine dager.

Det er et langt bedre alternativ å la hvert team velge sin egen faste dag. Noen enkle regler for å hindre at det tar overhånd:

1. Velg én eller to faste dager, ikke et mål i bevegelse. Forutsigbarhet slår smarte løsninger. Folk planlegger barnepass og pendling rundt det.
2. Ta utgangspunkt i arbeid som faktisk trenger et rom. Planlegging, gjennomganger og opplæring av en nyansatt – ikke samarbeid i abstrakt forstand.
3. La teamene variere. Onsdagen til markedsføringsteamet og tirsdag og torsdag for aktuarene kan fint eksistere side om side.
4. Spre dem utover. Hvis hvert team velger onsdag, har du nettopp skapt et nytt problem: 300 personer og 200 skrivebord.

To velvalgte dager får et team til å føle seg langt mer sammensveiset enn fire spredte dager, og de er mye enklere å få gehør for.

Steg 3: Gjør det enkelt å se hvem som kommer inn

Ingenting av dette fungerer hvis det er vanskelig å samordne en dag. Hvis det krever mer arbeid enn å bare bli hjemme, blir folk hjemme.

I elia kan du se hvem som allerede planlegger å komme inn en bestemt dag, og bestille et skrivebord rett ved siden av dem. Finn plassen din, inviter en kollega, ferdig. Da ender dere opp sammen i stedet for i hver deres ende av etasjen.

Et nasjonalt forsikringsselskap vi samarbeider med, satset stort på dette etter en fusjon. Tidligere var de på kontoret bare én dag i uken og hadde et forhold mellom skrivebord og ansatte på 1:3, noe som førte til at mye plass sto ubrukt og folk følte seg ganske isolerte. Da de kunne se hvem som kom inn, bestille skrivebord som gruppe og holde av plass i sin egen etasje, begynte kontoret å fylles opp på alle de riktige stedene. Samme bygning, samme skrivebord – bare mye mer tid sammen som team.

Steg 4: Bygg en plass folk bruker

Å få inn de rette folkene er bare halve jobben. Plassen må fungere når de først kommer, og det er her gode intensjoner kan slå feil.

Den samme forsikringsvirksomheten er et perfekt eksempel. Da de bygde om kontoret, valgte de de vanlige myke sitteplassene, sofaer og loungeområder, og ventet på at folk skulle trekke mot disse områdene. Men nesten ingen gjorde det. Det viste seg at de ansatte syntes det var ubehagelig å bli tatt på fersken mens de slappet av i sofaen, fordi det så ut som de skulket. Hvem skulle trodd det?

Derfor endte de med å fjerne loungeområdene og erstatte dem med vanlige skrivebord, lukkede møterom og telefonbokser for alle samtalene og alt arbeidet som krever konsentrasjon. Nå er disse telefonboksene uten tvil de mest omstridte plassene i bygningen.

Det som faktisk rettferdiggjør plassen:

1. Skrivebord i nærheten av teamet ditt. Det var jo derfor de kom inn på kontoret i utgangspunktet.
2. Lukkede rom og telefonbokser. For samtalene og konsentrasjonsarbeidet som fortsatt tar opp halve dagen for alle.
3. En ekstra reserveetasje. Slik at en fullbooket onsdag aldri gjør at noen står uten plass

Her er HR-direktøren i ROBIC etter at de tok i bruk elia:

"Teammedlemmene våre elsker elia-plattformen og tok den i bruk umiddelbart etter lanseringen! Plattformen er svært gjennomtenkt; all funksjonalitet er enkel å bruke, uten behov for opplæring. Enkelte funksjoner har også bidratt til å øke oppmøtet på kontoret og samhandlingen ansikt til ansikt. Jeg anbefaler derfor elia på det sterkeste til enhver virksomhet!"

Catherine Chouinard, HR-direktør, ROBIC

Steg 5: Følg med på hva som skjer

Du kommer ikke til å finne de riktige ankerdagene eller den riktige planløsningen på første forsøk, og det er helt greit. Prioriteringene vil endre seg, teamene vil vokse, og en etasje som fungerte om våren, vil plutselig føles feil om høsten. Når alt er på plass og fungerer, bør du følge med på tre ting:

• Populære og upopulære soner. Er tredje etasje tom hver torsdag? Flytt teamets kontordag.
• Etterspørsel etter telefonbokser. Er de alltid fulle? Legg til et par.
• Uteblivelser. Hvis bookede skrivebord står tomme, er dataene dine fiksjon. Frigi automatisk et ubemannet skrivebord etter 15 til 20 minutter, så korrigerer systemet seg selv.

Sensorene i elia registrerer alt dette anonymt, fordelt på områder, slik at du får den faktiske tilstedeværelsen – ikke bare oversikt over hvem som booket hva. Det er forskjellen på å gjette og å vite: Du kan se hvilke ankerdager som fungerte, hvilke områder som fortjener plassen de opptar, og hva som bør endres før neste samtale om leiekontrakten, i stedet for etterpå.

Hvor skal du begynne?

Still bare ett spørsmål denne uken: Er teamene dine faktisk på kontoret de samme dagene, eller når de måltallet på ulike dager? Som regel merker du det før du kan måle det. Etasjene som ser travle ut, men uten tydelige topper, avslører det.

Derfra handler det bare om å hjelpe hvert team med å velge en ankerdag, gjøre det enkelt for dem å se hvem som er på kontoret og sitte sammen, og gi dem en plass som gjør pendlingen verdt det. Få dette til, så opprettholdes oppmøtet stort sett av seg selv, fordi folk fortsetter å komme når teamet deres er der. Og hvis du helst vil slippe å håndtere alt i et regneark, er det nettopp dette elia er utviklet for.