Beslutningen om å gå fra BambooHR til Folks HR er ofte den enkle delen. Det er planleggingen av migreringen uten å forstyrre lønnskjøringen, miste medarbeiderdata eller skape ekstra arbeid for HR-teamet ditt som er den virkelige utfordringen.
Det er nettopp dette denne veiledningen er laget for å hjelpe deg med.
Vi tar deg gjennom hvert trinn i migreringen, fra planlegging og dataforberedelse til implementering, validering og produksjonssetting, slik at du trygt kan gå over til Folks HR og unngå de vanligste feilene underveis.
Hvorfor gå fra BambooHR til Folks HR?
Mange kanadiske organisasjoner bytter ikke fordi BambooHR ikke fungerer. De bytter fordi Folks HR er bedre tilpasset kanadisk lønn, etterlevelse og daglig HR-drift.
- Kanadisk lønn er tilgjengelig i plattformen. Hvis organisasjonen din velger Folks Payroll, kan medarbeiderdata, lønnsendringer og informasjon om fravær overføres direkte til lønnssystemet uten at du trenger en separat integrasjon.
- Den er utviklet for kanadiske arbeidsplasser. Folks støtter brukere på engelsk og fransk og lagrer som standard data på kanadiske servere.
- Flere HR-funksjoner er tilgjengelige i én plattform. Kjerne-HR, rekruttering, prestasjonsoppfølging, opplæring, elektroniske signaturer og fraværshåndtering er tilgjengelig samlet.
I tillegg til disse grunnene forblir dataene dine som standard i Canada. Folks lagrer medarbeider- og lønnsdata på kanadiske servere og har SOC 2 Type 2-sertifisering, noe som kan støtte organisasjoner med krav til datalagring i Canada i henhold til PIPEDA og Quebecs lov 25.
Hvis dette er viktige hensyn for organisasjonen din, er migrering fra BambooHR til Folks HR en beslutning med god støtte.
Før du migrerer fra BambooHR til Folks HR
En vellykket migrering starter før du eksporterer dataene dine. Sett av tid til å planlegge på forhånd for å redusere forsinkelser og unngå å måtte gjøre arbeidet på nytt.
Want to learn more about Folks HR?
Gå gjennom det nåværende BambooHR-oppsettet ditt
Begynn med å gjennomgå hvordan organisasjonen din bruker BambooHR i dag.
Finn ut hvilke medarbeideroppføringer, dokumenter, fraværspolicyer og integrasjoner du må migrere. Identifiser også utdaterte felt, ubrukte policyer eller historiske data som ikke lenger trenger å tas med videre.
Bestem hva som skal migreres, og hva som skal arkiveres
Ikke alle oppføringer trenger å flyttes til Folks HR.
Bestem hvilke medarbeiderdata, dokumenter og fraværssaldoer som skal migreres, og hvilke historiske oppføringer som skal beholdes i et arkiv.
Dette er også riktig tidspunkt for å bestemme hvordan historiske lønnsoppføringer og skattedokumenter, inkludert T4- og RL1-skjemaer fra den nåværende lønnsleverandøren din, skal oppbevares etter overgangen.
Sett sammen teamet og tidsplanen
En migrering fra BambooHR til Folks HR involverer vanligvis HR, lønn, IT og økonomi.
Utnevn en ansvarlig for hvert område, og planlegg tidslinjen rundt lønns- og ansettelseskalenderne dine. Unngå å gjøre store lønnsendringer midt i en lønnsperiode, og sett av tid til testing og validering.
Den samlede tidsplanen vil avhenge av selskapets størrelse, mengden data du migrerer, og antallet integrasjoner du bygger opp på nytt.
Slik migrerer du fra BambooHR til Folks HR
Migrering fra BambooHR til Folks HR innebærer to arbeidsstrømmer: HRIS-migreringen og implementeringen av Folks HR.
Den første fokuserer på å flytte HR-dataene dine fra BambooHR, mens den andre omfatter konfigurering av Folks HR, gjenoppbygging av integrasjoner og, hvis aktuelt, implementering av Folks Payroll.
HRIS-migrering
Disse oppgavene gjelder spesifikt for organisasjoner som går bort fra BambooHR.
Trinn 1: Eksporter dataene dine fra BambooHR
Eksporter dataene dine fra BambooHR mens du fortsatt har full tilgang til plattformen.
Last ned medarbeideroppføringer, nåværende fraværssaldoer, dokumenter og eventuelle rapporter du vil beholde som referanse. Organiser eksportene etter datatype, for eksempel medarbeideroppføringer, dokumenter, fravær og prestasjonsdata, siden hver kategori vil bli kartlagt på forskjellig måte i Folks HR.
Oppbevar en ren kopi av disse filene i arkivet, uavhengig av hvilke oppføringer du til slutt importerer.
Kartlegg og migrer medarbeideroppføringer
Det er i feltkartleggingen migreringer lykkes eller mislykkes.
Match hvert BambooHR-felt med det tilsvarende feltet i Folks før du importerer, inkludert medarbeideridentifikatorer, ansettelsesdetaljer, lønnsdata og egendefinerte felt.
Marker alt som ikke har en tydelig plass, slik at du kan avgjøre hvordan det skal håndteres. Importer først en liten testgruppe, bekreft at oppføringene ser riktige ut, og kjør deretter hele importen.
Dette er også den beste muligheten til å rydde opp i dataene, i stedet for å ta eksisterende problemer med over i det nye systemet.
Migrer dokumenter og konfigurer elektroniske signaturer
Flytt aktive dokumenter, som kontrakter, retningslinjer og signerte skjemaer, til Folks dokumenthåndteringssystem, og legg dem ved de riktige medarbeiderprofilene.
Hvis BambooHR inneholder signerte dokumenter, må du avgjøre hvilke som skal utstedes på nytt for signering i Folks, og hvilke som bare kan beholdes som referanse. Folks verktøy for elektroniske signaturer kan håndtere fremtidige dokumenter direkte i plattformen.
Valider samsvar før overgang
Før du avvikler BambooHR, må du bekrefte at Folks gjenspeiler de migrerte HR-dataene dine på en korrekt måte.
Stikkprøvekontroller medarbeideroppføringer, saldoer for fravær, dokumenter og tillatelser opp mot BambooHR-dataene dine. Denne valideringen bidrar til å sikre at HRIS-migreringen er fullført før du gjør Folks til det primære HR-systemet ditt.
Implementering av Folks HR
Dette er standardoppgaver i implementeringen som alle nye Folks HR-kunder fullfører, uavhengig av hvilket HR-system de brukte tidligere.
Konfigurer Folks HR-kontoen din
Konfigurer Folks før du importerer noe i systemet.
Definer organisasjonsstrukturen, konfigurer retningslinjer for ferie og fravær, tildel roller og tillatelser, og angi språkinnstillinger for en tospråklig utrulling. Når miljøet konfigureres først, sikrer du at importerte data organiseres riktig fra starten av.
Konfigurer lønn og bekreft samsvar med regelverket (hvis du tar i bruk Folks Payroll)
BambooHR har ikke innebygd støtte for kanadisk lønn. Hvis organisasjonen din bruker en separat lønnsleverandør, som ADP, Nethris, Ceridian eller en annen lønnsløsning, er lønnsimplementeringen et separat arbeidsområde som ikke involverer BambooHR-data.
Hvis du tar i bruk Folks Payroll, bør du planlegge dette som et separat arbeidsområde med egen tidsplan, egne datakilder og egne valideringstrinn parallelt med HRIS-migreringen.
Velg den tjenestemodellen for Folks Payroll som passer best for organisasjonen din, enten selvbetjening, assistert behandling eller fullstendig administrasjon. Konfigurer deretter lønnsinnstillingene, inkludert lønnsgrupper, regler for trekk og bidrag, direkte innbetaling og regnskapsintegrasjoner der det er aktuelt.
Bekreft opplysningene for innbetalinger til CRA og Revenu Québec, innsending av ROE samt oppsettet for T4 og RL 1 før du kjører en parallell lønnsberegning mot den nåværende lønnsleverandøren. Ved å kontrollere at nettolønn, trekk og bidrag stemmer før lansering, kan du bekrefte at lønnsimplementeringen er klar.
Gjenopprett integrasjoner og tilkoblinger
Koble til systemene som integreres med Folks HR på nytt, inkludert regnskapsprogramvaren din og eventuelle verktøy som sender eller mottar medarbeiderdata.
Hvis du fortsetter å bruke den eksisterende lønnsleverandøren, er det også her du kobler den til Folks HR på nytt. Folks tilbyr regnskapsintegrasjoner med QuickBooks og Xero, samt et API for tilkobling til andre systemer. Test hver integrasjon med eksempeldata før du anser den som ferdig.
Opplæring av administratorer og ledere
Gi administratorene opplæring før du ruller ut plattformen til alle andre.
Administratorer bør forstå systemkonfigurasjon, rapportering og eventuelle moduler organisasjonen bruker, mens ledere bør gjøre seg kjent med godkjenninger, validering av fravær og teamadministrasjon. Folks ressurser for opplæring av ansatte og tospråklige hjelpesenter kan støtte denne prosessen.
Gå live og rull ut selvbetjening for ansatte
Når HRIS-migreringen er validert og implementeringsoppgavene er fullført, er dere klare til å gå live.
Informer de ansatte om endringen, introduser Folks-mobilappen og selvbetjeningsverktøyene, og sørg for at implementeringsteamet er tilgjengelig under den første driftsperioden. Hvis dere også implementerer Folks Payroll, bør dere tilby ekstra støtte under den første lønnskjøringen i produksjon.
Ta vare på BambooHR-arkivet og alle historiske oppføringer i samsvar med oppbevaringsstrategien som ble etablert under planleggingen.
Sjekkliste for BambooHR- til Folks HR-migreringen
På dette tidspunktet bør dere ha en tydelig migreringsplan på plass. Bruk sjekklisten nedenfor for å bekrefte at dere har fullført de viktigste migrerings- og implementeringsoppgavene før dere går live.
Planlegging
- Gå gjennom det nåværende BambooHR-oppsettet, inkludert ansattfelter, dokumenter, retningslinjer, integrasjoner og lønnsleverandør.
- Bestem hvilke data som skal migreres, og hvilke som skal arkiveres.
- Bekreft hvordan historiske skattedokumenter, som T4-er og RL1-er, skal oppbevares.
- Utnevn ansvarlige for HR, lønn, IT og økonomi.
- Lag en tidsplan basert på lønns- og ansettelseskalenderne.
HRIS-migrering
- Eksporter ansattdata, dokumenter og rapporter fra BambooHR.
- Kartlegg BambooHR-feltene mot de tilsvarende feltene i Folks HR.
- Importer en testgruppe og bekreft resultatene.
- Fullfør migreringen av alle ansatte og dokumenter.
- Avstem ansattoppføringer og fraværsbalanser.
- Valider at BambooHR og Folks HR samsvarer før overgangen.
Implementering av Folks HR
- Konfigurer organisasjonsstrukturen, rollene, tillatelsene og fraværspolicyene.
- Konfigurer tospråklige språkpreferanser.
- Bygg opp og test integrasjonene med regnskapssystemet og andre tilkoblede systemer på nytt.
- Opplær administratorer og ledere.
- Start Folks HR og selvbetjening for ansatte.
Implementering av Folks Payroll (hvis dere tar i bruk Folks Payroll)
- Velg tjenestemodell for Folks Payroll.
- Konfigurer lønnsinnstillinger og regnskapsintegrasjoner.
- Bekreft opplysninger om innbetalinger til CRA og Revenu Québec, innsending av ROE og oppsett av T4/RL1.
- Kjør en parallell lønnsberegning mot den nåværende lønnsleverandøren.
- Støtt den første lønnskjøringen i produksjon.
Etter lansering
- Ta vare på BambooHR-arkivet i samsvar med oppbevaringsplanen.
- Innhent tilbakemeldinger fra administratorer og ledere.
- Juster konfigurasjonene etter behov.
Slik ser suksess ut etter migrering fra BambooHR til Folks HR
Før dere anser migreringen som fullført, bør dere ta dere tid til å bekrefte at alt fungerer som forventet.
En vellykket overgang innebærer at ansattoppføringer og fraværsbalanser samsvarer med BambooHR-dataene, at dokumenter og historiske oppføringer er tilgjengelige, og at integrasjonene overfører informasjon uten manuelt arbeid. Hvis dere tar i bruk Folks Payroll, bør den første lønnskjøringen også valideres før dere stoler på løsningen.
Administratorene og lederne bør føle seg trygge på å bruke Folks til sine daglige oppgaver, mens de ansatte bør kunne bruke selvbetjeningen på en trygg måte til rutineoppgaver.
Når disse delene er på plass og BambooHR ikke lenger er en del av den daglige driften, har du fullført migreringen og kan fokusere på å få mest mulig ut av det nye HR-systemet ditt.
Vanlige utfordringer ved migrering fra BambooHR til Folks HR
Selv med en godt planlagt migrering kan noen vanlige problemer forsinke lanseringen eller skape unødvendig arbeid etter produksjonssettingen. Hvis du vet hva du bør være oppmerksom på på forhånd, kan du unngå forstyrrelser og holde migreringen på rett spor.
Dårlig lønnsplanlegging
Hvis organisasjonen din planlegger å ta i bruk Folks Payroll, bør du behandle dette som en separat implementering ved siden av HRIS-migreringen.
Planlegg produksjonssettingen av lønnssystemet rundt starten av en lønnsperiode når det er mulig. Unngå å bytte ved årsslutt, og kjør en parallell lønnsberegning mot den nåværende lønnsleverandøren før du tar i bruk Folks Payroll.
En vellykket parallellkjøring gir deg trygghet for at lønnstallene samsvarer med den eksisterende prosessen før de ansatte får lønn.
Feilaktig feltmapping og datakvalitet
Ansattopplysninger er bare så pålitelige som dataene du migrerer. Før du importerer noe, må du kartlegge hvert BambooHR-felt til det tilsvarende feltet i Folks HR, inkludert egendefinerte felt som kanskje ikke har en direkte match.
Dette er også den beste muligheten til å rydde opp i dataene ved å korrigere utdatert informasjon, fjerne dupliserte oppføringer og la data du ikke lenger trenger, bli igjen.
Etterlevelse og håndtering av historiske opplysninger
Ikke vent til etter produksjonssettingen med å bestemme hva som skal skje med historiske opplysninger. I planleggingsfasen må du avgjøre hvordan du skal beholde eller arkivere ansettelsesdokumenter, historiske lønnsopplysninger og skattedokumenter, inkludert T4- og RL 1-skjemaer, fra den nåværende lønnsleverandøren.
En tydelig plan for oppbevaring bidrar til å opprettholde etterlevelsen og sikrer at viktige opplysninger forblir tilgjengelige ved behov.
Ødelagte integrasjoner og ufullstendig validering
Å bygge opp integrasjonene på nytt er bare én del av prosessen.
Test hver tilkobling med eksempeldata før du anser den som ferdig. Valider deretter at ansattopplysninger, saldoer for fravær, dokumenter og tillatelser samsvarer med dataene i BambooHR før du avvikler det gamle systemet. Hvis du implementerer Folks Payroll, må du også kontrollere lønnsberegningene mot den nåværende lønnsleverandøren før produksjonssetting.
Hvis du tar deg tid til å validere alt på forhånd, kan du forhindre problemer etter lanseringen.
Å fremskynde lanseringen
Vellykkede migreringer skjer sjelden på kortest mulig tid. Sett av tid i prosjektet til testing, validering, opplæring og kommunikasjon med de ansatte.
Gjør administratorer og ledere kjent med Folks før lanseringsdagen, slik at de føler seg trygge på ansvaret sitt, og sørg for at implementeringsteamet er tilgjengelig etter produksjonssettingen for raskt å løse eventuelle problemer som oppstår.
Konklusjon
Det trenger ikke å være komplisert å migrere fra BambooHR til Folks HR når du har en tydelig plan. Ved å forberede dataene dine, validere migreringen og følge en strukturert implementering kan du gjennomføre overgangen med minimale forstyrrelser, samtidig som du legger til rette for langsiktig suksess for teamet ditt.
Hvis du er klar til å bytte, er neste steg å se hvordan Folks HR passer inn i organisasjonens arbeidsflyter og implementeringskrav. Bestill en demonstrasjon av Folks HR for å utforske plattformen og lære hvordan teamet deres kan støtte overgangen din.
Bestill en demonstrasjon av Folks HR i dag for å komme i gang.
