40 ChatGPT-prompts voor HR en hoe je je eigen prompts schrijft
De eerste keer dat ik ChatGPT gebruikte, typte ik iets eenvoudigs in—"functieomschrijving voor een projectmanager die werkt aan een moderniseringsproject voor een datacenter"—en zag ik hoe het binnen een paar seconden een behoorlijk solide eerste versie genereerde.
Het was niet perfect, maar het kwam dichtbij genoeg om me tijd te besparen. Sindsdien gebruik ik ChatGPT voor teamcommunicatie, het bijwerken van beleid en trainingsmateriaal.
Wat ik door mijn ervaring met AI-tools heb geleerd, is dat AI beoordelingsvermogen, waarden of empathie niet zal vervangen en namens jou geen vertrouwen kan opbouwen. Maar het kan ons helpen sneller te werken en kan jou effectiever maken en meer beschikbaar laten zijn voor het werk dat er het meest toe doet.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Hieronder deel ik mijn tips en enkele handige instructies.
Waarvoor kan HR ChatGPT gebruiken?
Als je ChatGPT doordacht gebruikt, kan het tijd besparen, ideeën genereren en de werklast van repetitieve schrijftaken verlichten.
Hier zijn enkele gebieden waarin het bijzonder nuttig is voor HR en personeelsmanagement:
Eerste versies schrijven
Zoals in de inleiding genoemd, geeft ChatGPT je een beginpunt voor het schrijven van zaken als functieomschrijvingen, onboardingplannen en sjablonen voor beoordelingsgesprekken.
In plaats van met een lege pagina te beginnen, kun je beginnen met iets dat bewerkbaar is en er al redelijk goed opgemaakt uitziet.
Je kunt de AI-tools zelfs vertellen welke indeling of trefwoorden je erin wilt hebben. Je kunt ook proberen een gerelateerd document of voorbeeld uit een ander project toe te voegen, zodat de tool beter begrijpt waar je naar op zoek bent.
Een korte opmerking over platforms: ChatGPT is een van meerdere tools die op vergelijkbare wijze werken. Claude, Gemini en Microsoft Copilot gebruiken ook grote taalmodellen om inhoud te genereren en vorm te geven op basis van jouw input. De keuze komt vaak neer op wat het beste met je systemen integreert en waar je gegevens moeten worden opgeslagen. De werking is vergelijkbaar; hoe je instructies formuleert en bewerkt, is belangrijker dan welke tool je gebruikt.
De GROTE disclaimer: Controleer door AI gegenereerde inhoud altijd zorgvuldig, vooral wanneer het om gevoelige onderwerpen, naleving van regelgeving of werknemersgegevens gaat. Deze tools zijn een copiloot, geen eindverantwoordelijke goedkeurder.
Communicatie herzien
Je kunt de tool vragen om taal te vereenvoudigen, de toon aan te passen of formele inhoud te vertalen naar iets menselijkers.
Dit is vooral nuttig voor interne berichten, uitleg over beleid en gevoelige updates.
Als je ooit hebt gedacht “klinkt deze e-mail of chat te onaardig??”, kan AI je helpen een bericht zachter of minder scherp te maken zonder de kernideeën te verliezen.
Dit is de realiteitscheck die ik vroeger kreeg van de collega die naast me op kantoor zat; nu wend ik me voor dit soort hulp tot AI.
Ideeën opdoen
Als je vastloopt bij het bedenken van een naam voor een programma, het opzetten van een trainingssessie of het uitwerken van een personeelsstrategie, kan ChatGPT helpen om opties te brainstormen.
Het brengt je niet bij het perfecte antwoord, maar het kan richtingen aandragen waar je zelf misschien niet aan had gedacht. Ik heb dit uitgebreid gebruikt voor het bedenken van namen voor bedrijven, producten en programma's.
Je krijgt natuurlijk ook ideeën die niet zo geweldig zijn, maar misschien zitten er ook pareltjes tussen! Hoe beter je instructie, hoe beter het resultaat dat je hier krijgt.
Inhoud ordenen
Voeg notities uit een vergadering, opmerkingen uit een medewerkersbetrokkenheidsonderzoek of ruwe ideeën voor een workshop toe, en AI kan helpen om ze te ordenen in thema's, opsommingstekens of een ruwe structuur.
Het kan helpen om ongestructureerde gedachten, vergadernotities, transcripten en nog veel meer te ordenen! Dat kan enorm motiverend zijn wanneer je snel een training moet samenstellen of informatie voor verschillende doelgroepen moet samenvatten.
Eenvoudige tools maken
Als je voldoende context geeft, kun je vragen om relevante checklists, werkprocessen, e-mailsjablonen en zelfs korte peilingen of interviewhandleidingen.
Het resultaat moet nog steeds door jou worden gecontroleerd, maar je bent in veel minder tijd al 60–80% op weg.
Bij twijfel: probeer het gewoon!
Uiteindelijk is AI er om te helpen—niet om de leiding te nemen. Laat het menselijke redeneer-, voel- en beoordelingstaken aan mensen over. Vraag AI om hulp bij wat aanvoelt als administratief werk en waarvoor geen menselijk redeneervermogen nodig is.
Zo schrijf je een goede ChatGPT-instructie
Het geheim om nuttige resultaten uit ChatGPT te halen, draait niet om het misleiden van het systeem. Het gaat er juist om duidelijk en doelgericht te zijn en de juiste context en kaders mee te geven van waaruit het kan werken.
Wanneer ik een instructie schrijf, zie ik het als het geven van instructies aan een nieuw teamlid dat slim is, maar nog niet bekend is met ons werk.
Als ik alleen maar zeg: “Schrijf een feedbackbericht,” krijg ik iets algemeens. Maar als ik zeg: “Je bent een ervaren HR-businesspartner die een beginnend leidinggevende helpt om constructieve feedback te schrijven voor een medewerker die deadlines mist.”
Ik merk dat wanneer ik AI-tools op deze manier benader, ik iets krijg dat veel dichter in de buurt komt van wat ik daadwerkelijk nodig heb.
Zo zorg je ervoor dat ChatGPT in de juiste mindset komt:
- Begin met identiteit: Vertel het wie het is. Door het een rol te geven, help je de toon en reikwijdte vast te stellen. Dat kan bijvoorbeeld zijn:
- “Je bent een senior HR-professional met 10 jaar ervaring…”
- “Je bent een coach voor leiderschapsontwikkeling die zich richt op mensgerichte oplossingen…”
- “Je bent een leidinggevende die een beoordeling schrijft in een organisatie die waarde hecht aan (xyz)…”
- Voeg context toe: Waar komt deze inhoud te staan? Wie gaat die lezen? Welke toon wil je — direct, empathisch, opgewekt, professioneel? Hoe meer details je vooraf geeft, hoe minder je later hoeft op te schonen.
- Geef je intentie aan: Wees duidelijk over wat je probeert te bereiken. Wil je informeren, overtuigen, coachen, documenteren of een probleem oplossen? ChatGPT kan de structuur en woordkeuze aanpassen op basis van wat je probeert te bereiken.
- Wees specifiek over het format: Vraag om een opsomming, een conceptmail, een document van één pagina, een dia-overzicht — wat je ook nodig hebt. Het is beter in het opvolgen van instructies dan in het raden naar wat je wilt. Je kunt zelfs een format uit een voorbeelditem geven, ook als dat niet dezelfde inhoud heeft als waar je hulp bij vraagt.
- Geef het iets om mee te werken: Als je bestaande tekst, aantekeningen of een paar ruwe ideeën hebt, voeg die dan toe. Zelfs een alinea met ruwe input kan voldoende zijn om de output in de juiste richting te sturen. Maak je niet te veel zorgen over een mooie formulering; ruwe aantekeningen en gedachten zijn genoeg om de AI een idee te geven van wat je probeert over te brengen.
- Werk samen met de tool: Een van de beste dingen aan het gebruik van ChatGPT is dat je het niet meteen de eerste keer goed hoeft te doen. Je kunt de interactie behandelen als een gesprek. Begin met een goede prompt en verfijn die vervolgens samen:
- “Kun je dit vereenvoudigen voor een leidinggevende op de werkvloer?”
- “Laat dit bemoedigender klinken.”
- “Wat ontbreekt hier?”
- “Voeg voorbeelden toe die passen bij een team dat voornamelijk op afstand werkt.”
Bonustip: Vraag het om betrouwbare bronnen te citeren of zich daarop af te stemmen. Als je werkt aan iets waarvoor consistentie of professionele normen vereist zijn, vertel de AI waar die moet zoeken en vraag om links naar de bronnen op te nemen.
Je kunt zeggen:
- “Baseer je antwoord op richtlijnen van PeopleManagingPeople.com en voeg de link toe”
- “Gebruik best practices die aansluiten bij SHRM of CIPD en voeg de link toe”
- “Neem de actuele inzichten uit het HBR-artikel over psychologische veiligheid op en voeg de link toe”
Wanneer je een AI-tool opdracht geeft om onderzoek te doen en citaten of links op te nemen, moet je erop voorbereid zijn dat de tool informatie uit de brontekst synthetiseert of specifieke citaten overneemt.
BELANGRIJK!! Controleer altijd of de bronnen echt bestaan en of de statistieken kloppen. Dit is een van de gebieden waarop AI zich actief verbetert, maar de tool heeft wel de neiging om dingen te verzinnen als die niet over solide informatie beschikt om op voort te bouwen.
Voorbeeld voor en na het verfijnen met mijn tips
Generieke prompt: “Schrijf een prestatieverbeteringsplan voor iemand die ondermaats presteert.”
Voorbeeldoutput:
Prestatieverbeteringsplan (PIP)
Naam werknemer: [Naam werknemer]
Functietitel: [Functietitel]
Afdeling: [Afdeling]
Naam manager: [Naam manager]
Datum van uitgifte: [Datum]
Beoordelingsperiode: [Startdatum] – [Einddatum]
1. Doel van het plan
Dit prestatieverbeteringsplan is bedoeld om prestatieproblemen op een gestructureerde en ondersteunende manier aan te pakken. Het doel is om verwachtingen te verduidelijken, verbeterpunten vast te stellen en middelen aan te bieden waarmee de werknemer succesvol kan zijn in zijn of haar functie.
2. Prestatieproblemen
De volgende gebieden voldoen niet aan de verwachtingen:
Kwaliteit van het werk: [Voorbeeld: Regelmatige fouten in rapporten, belangrijke details ontbreken.]
Tijdigheid: [Voorbeeld: Deadlines worden consequent niet gehaald.]
Communicatie: [Voorbeeld: Vertraagde reacties op e-mails van het team en onvoldoende opvolging.]
Samenwerking: [Voorbeeld: Beperkte deelname aan teamvergaderingen.]
3. Prestatieverwachtingen en doelstellingen
Van de werknemer wordt verwacht dat die tijdens de beoordelingsperiode de volgende prestatiedoelstellingen behaalt:
| Aandachtsgebied | Specifieke verwachtingen | Succesmaatstaf |
| Kwaliteit | Foutloze rapporten indienen | 95% nauwkeurigheid |
| Tijdigheid | Alle projectdeadlines halen | 100% tijdige oplevering |
| Communicatie | Binnen 24 uur reageren op interne e-mails | Tijdige, professionele communicatie |
| Samenwerking | Actief deelnemen aan wekelijkse vergaderingen | Deelnemen en een betekenisvolle bijdrage leveren |
4. Ondersteuning en middelen
De volgende ondersteuning wordt geboden:
Regelmatige 1-op-1-gesprekken met je manager (wekelijks)
Begeleiding door een collega van [naam collega, indien van toepassing]
Trainingen of workshops over [specifieke hulpmiddelen of vaardigheden, indien nodig]
Toegang tot schriftelijke prestatienormen en sjablonen
5. Tijdlijn en evaluatiemomenten
Wekelijkse evaluatiegesprekken: [bijv. elke maandag om 10.00 uur]
Tussentijdse evaluatie: [bijv. 30 dagen na de start van het plan]
Laatste evaluatie: [bijv. 60 dagen na de start van het plan]
6. Gevolgen van het niet voldoen aan de verwachtingen
Het niet aantonen van consistente verbetering of het niet behalen van de hierboven beschreven prestatiedoelstellingen kan leiden tot verdere disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van het dienstverband.
7. Erkenning
Ik erken dat ik dit prestatieverbeteringsplan heb doorgenomen en de hierboven beschreven verwachtingen en tijdlijn begrijp.
Handtekening werknemer: ____________________ Datum: ___________
Handtekening manager: _____________________ Datum: ___________
Handtekening HR-vertegenwoordiger: ____________ Datum: ___________
Deze output is een sjabloon en gaat ervan uit dat de problemen betrekking hebben op kwaliteit, tijdigheid, communicatie of samenwerking. Er wordt ook gevraagd om een heleboel informatie toe te voegen. Als sjabloon is het nuttig, maar met een betere prompt kun je een veel completere output krijgen die je dichter bij een afgerond resultaat brengt.
Betere prompt: “Je bent een HR-businesspartner die een manager ondersteunt die een marketingspecialist op mediorniveau een prestatieverbeteringsplan van 60 dagen wil opleggen. De werknemer heeft deadlines niet gehaald en feedback niet opgevolgd. Schrijf een duidelijke, ondersteunende concepttekst waarin de verwachtingen, tijdlijnen en beschikbare middelen worden beschreven.”
Voorbeeldoutput:
Verbeterplan voor prestaties
Naam werknemer: [Naam werknemer]
Functie: Marketingspecialist
Afdeling: Marketing
Manager: [Naam manager]
Duur van het plan: 60 dagen (Start: [Datum], Einde: [Datum])
Doel van dit plan
Dit prestatieverbeteringsplan (PIP) is bedoeld om je succes in de functie van marketingspecialist te ondersteunen. De afgelopen weken zijn er zorgen geuit over je vermogen om deadlines te halen en feedback in je werk te verwerken. Dit plan beschrijft duidelijke verwachtingen, tijdlijnen voor verbetering en de ondersteuning die beschikbaar is om je te helpen succesvol te zijn.
Aandachtspunten
1. Gemiste deadlines: Verschillende projecten zijn te laat ingediend, wat gevolgen heeft voor campagnetijdlijnen en de coördinatie binnen het team.
2. Onvoldoende opvolging van feedback: Er is regelmatig feedback gegeven op projectconcepten, maar herzieningen zijn vaak onvolledig of niet uitgevoerd zoals gevraagd.
Verwachtingen en doelen
| Gebied | Verwachting | Hoe succes wordt gemeten |
| Deadlines | Alle toegewezen werkzaamheden binnen de afgesproken deadlines indienen | 100% tijdige voltooiing |
| Respons op feedback | Feedback volledig en nauwkeurig verwerken in herzieningen | Minimaal 90% van de gevraagde wijzigingen verwerken, met duidelijke opvolging |
| Communicatie | Risico's voor deadlines proactief melden; om duidelijkheid vragen | Regelmatige updates en tijdige reacties op feedback |
Tijdlijn
Wekelijkse gesprekken met [Naam manager] om de voortgang te bespreken, begeleiding te bieden en vragen te beantwoorden
Tussentijdse beoordeling na 30 dagen
Eindbeoordeling na 60 dagen om de algehele voortgang te beoordelen
Beschikbare hulpmiddelen
Wekelijkse 1-op-1-gesprekken met je manager
Toegang tot sjablonen voor projectplanning en redactionele kalenders
Ondersteuning door [Naam collega]
Optionele trainingsmaterialen over timemanagement of redactionele best practices
Volgende stappen
We zetten ons in voor jouw succes en zijn ervan overtuigd dat dit plan een duidelijk pad voorwaarts biedt. Als er aan het einde van het plan geen consistente verbetering is aangetoond, kunnen verdere arbeidsrechtelijke maatregelen worden overwogen, tot en met beëindiging van het dienstverband.
Lees het onderstaande door en onderteken het om te bevestigen dat dit plan met je is gedeeld en besproken.
Handtekening werknemer: _____________________ Datum: __________
Handtekening manager: _____________________ Datum: __________
Handtekening HR-vertegenwoordiger: _____________________ Datum: __________
De tweede versie geeft het doel, de toon en de context weer — en de resultaten verschillen enorm wat betreft volledigheid en bruikbaarheid.
De eerste uitvoer met de algemene prompt was niet specifiek voor de functie, de timing of de problemen die aanleiding vormden voor het opstellen van het PIP.
Door de meer gedetailleerde prompt te gebruiken, genereerde AI het tweede voorbeeld, dat veel specifieker, meetbaar, uitvoerbaar, redelijk en tijdgebonden was (SMART).
Wanneer het doel is om AI te gebruiken om sneller iets te hebben dat in de praktijk kan worden gebruikt, kun je het best zo veel mogelijk informatie geven. Zo help je AI iets te ontwikkelen dat is afgestemd op jouw specifieke situatie en gebruiksscenario, in plaats van alleen een algemeen sjabloon te produceren.
De beste manier om goed te worden in het gebruik van AI is oefenen, oefenen, oefenen! Kijk de volgende keer dat je een document schrijft of iets op een nieuwe manier samenvat of AI daarbij kan helpen.
Zodra je vertrouwd bent met het schrijven van effectieve prompts, ontstaat de echte waarde door ze toe te passen in je dagelijkse werk. In het volgende gedeelte deel ik praktische, direct te gebruiken prompts die zijn ingedeeld naar belangrijke HR-aandachtsgebieden, zodat je meteen aan de slag kunt.
40 ChatGPT-prompts voor HR en personeelsmanagement
Als je eenmaal weet hoe je een goede prompt schrijft, is het vooral een kwestie van die in de praktijk brengen.
Deze prompts zijn gegroepeerd naar HR-gebruikssituaties uit de praktijk — van werving tot verandermanagement (want HR doet HEEL VEEL) — en zijn geschreven zoals je zou praten tegen een slimme stagiair die wel jouw begeleiding nodig heeft.
Gebruik ze zoals ze zijn, of pas ze aan aan de toon, sector of cultuur van jouw organisatie. Het doel is je een vliegende start te geven, zodat je minder tijd kwijt bent aan schrijven vanaf nul en meer tijd kunt besteden aan het werk dat er echt toe doet.
Werving
1. Een functieomschrijving schrijven die de juiste kandidaten aantrekt
Prompt: Je bent een partner voor talentwerving bij een snelgroeiend technologiebedrijf in de gezondheidszorg. Schrijf een aantrekkelijke functieomschrijving voor een data-analist op mediorniveau waarin flexibel werken, doorgroeimogelijkheden en onze missiegedreven cultuur worden benadrukt (je kunt ook documenten over arbeidsvoorwaarden of cultuur uploaden ter context).
De toon moet inclusief en energiek zijn. Maak de tekst op voor een functieomschrijving die klaar is om naar mijn ATS te uploaden.
Tip: Als je een eerdere functieomschrijving hebt die goed werkte, plak die dan als voorbeeld in en vraag de tool om de toon en structuur ervan over te nemen. Voeg ook eventuele bestaande verantwoordelijkheden, vereisten en salarisinformatie toe als je die hebt—maak je geen zorgen over de opmaak—AI doet dat voor je.
2. Interviewvragen opstellen voor zachte vaardigheden
Prompt: Je bent een ervaren HR-businesspartner die gestructureerde interviewvragen opstelt voor een teamleadfunctie binnen het klantenserviceteam.
De leidinggevende wil emotionele intelligentie, aanpassingsvermogen en vaardigheden op het gebied van conflictoplossing beoordelen. Geef 5 gedragsgerichte vragen, opgemaakt voor gebruik tijdens een panelinterview.
Tip: Voeg “voeg voor elke vraag een beoordelingsrubriek toe” toe om de beoordeling tussen interviewers te standaardiseren. Je kunt de AI zelfs vragen om het beoordelingsformulier te maken!
3. Een afwijzingsmail schrijven die de deur openhoudt
Prompt: Je bent recruiter bij een middelgroot marketingbureau. Schrijf een beleefde en waarderende afwijzingsmail voor een kandidaat die de laatste interviewfase heeft bereikt.
Houd de toon bemoedigend en laat weten dat we de kandidaat graag in aanmerking willen laten komen voor toekomstige functies. De e-mail mag niet langer zijn dan 150 woorden.
Tip: Vraag om toonvarianten als je de tekst warmer, formeler of meer als een gesprek wilt maken. Je kunt ook opmerkingen toevoegen over wat je goed vond aan het interview met de kandidaat als je de tekst nog persoonlijker wilt maken.
4. Het wervingsproces samenvatten voor kandidaten
Prompt: Je bent een HR-coördinator die een samenvatting voorbereidt van ons wervingsproces voor kandidaten die solliciteren naar functies op afstand.
Schrijf een kort overzicht (minder dan 200 woorden) waarin staat wat ze na hun sollicitatie kunnen verwachten, wie ze tijdens de interviews zullen ontmoeten en wat de gemiddelde termijn voor beslissingen is. Maak het vriendelijk en transparant.
Tip: Gebruik dit om zowel e-mailtekst als een visuele versie voor je carrièrepagina of presentatiedeck te maken. Je kunt AI zelfs vragen om een afbeelding te maken die de werkstroom of het proces visueel weergeeft!
5. Managers helpen betere intakeaantekeningen te schrijven
Prompt: Je bent recruiter en begeleidt een leidinggevende die voor het eerst iemand aanneemt bij het schrijven van een functieoverzicht voor een functieomschrijving van een softwareontwikkelaar.
Schrijf een checklist van wat diegene moet opnemen, zoals noodzakelijke vaardigheden, gedrag en succescriteria voor de eerste 6 maanden. Maak er een werkblad of formulier van één pagina van dat de leidinggevende kan invullen en terugsturen.
Tip: Sla dit op als herbruikbaar sjabloon in je ATS of gedeelde schijf om sneller van start te kunnen gaan.
Inwerken
1. Een 30-60-90-dagenplan maken voor een nieuwe medewerker
Prompt: Je bent een HR-businesspartner die het inwerken ondersteunt van een nieuwe medewerker op afstand in een seniorfunctie binnen klantensucces.
Maak een 30-60-90-dagenplan met belangrijke leerdoelen, doelen voor het opbouwen van relaties en prestatieverwachtingen. Maak er een puntsgewijze checklist voor nieuwe medewerkers van die de leidinggevende samen met de nieuwe medewerker kan doornemen.
Tip: Pas de prompt aan op basis van het functieniveau—afgestudeerden hebben mogelijk meer introductie nodig; leidinggevenden hebben misschien meer strategische doelen nodig om op gang te komen.
2. Een welkomstmail van de leidinggevende opstellen
Prompt: Je bent een personeelsmanager die een nieuw teamlid verwelkomt dat volgende week begint. Schrijf een warme, persoonlijke e-mail waarin je jezelf voorstelt, vertelt wat diegene op de eerste dag kan verwachten en laat weten hoe enthousiast het team is. Houd de tekst onder de 200 woorden en gebruik een vriendelijke, toegankelijke toon.
Tip: Voeg een korte zin toe over de teamcultuur of wat het team uniek maakt om al vroeg de juiste toon te zetten. Je kunt ook overwegen een momentopname van je organogram toe te voegen of te vertellen hoe de planning van de eerste paar dagen eruitziet om vertrouwen op te bouwen. PMP heeft een gids voor welkomstbrieven die je kunt gebruiken.
3. Een buddyprogramma voor onboarding uiteenzetten
Prompt: Je bent specialist in leren en ontwikkeling en stelt een buddyprogramma voor nieuwe medewerkers op. Schrijf een eenvoudig document van één pagina waarin wordt uitgelegd wat een buddy doet, hoelang de relatie duurt en hoe een succesvolle buddykoppeling eruitziet. Deel het op in drie secties: doel, verwachtingen en tips voor beide partijen.
Tip: Vraag ChatGPT om dit in de ik-vorm te herschrijven voor gebruik in sjablonen die rechtstreeks naar buddies en nieuwe medewerkers worden gestuurd. Je kunt AI ook gedurende het hele proces van buddykoppeling en evaluatie gebruiken.
4. De praktische zaken van de eerste dag samenvatten voor een nieuwe medewerker op afstand
Prompt: Je bent HR-coördinator en bereidt een onboarding-e-mail voor een nieuwe externe medewerker voor. Schrijf een beknopt bericht waarin staat wanneer de medewerker moet inloggen, hoe die toegang krijgt tot de systemen, wie de medewerker zal ontmoeten en waar die hulp kan vinden. De toon moet welkom heten, maar ook duidelijk en professioneel zijn.
Tip: Je kunt de tool ook vragen om een checklistversie van de e-mail te maken, die de nieuwe medewerker later kan raadplegen.
5. Het overzicht van het personeelshandboek herschrijven
Prompt: Je bent manager interne communicatie en werkt de overzichtspagina van je digitale personeelshandboek bij. Upload het handboek naar de AI ter referentie.
Vat samen wat het handboek behandelt—organisatiebeleid, arbeidsvoorwaarden en cultuur—en leg uit hoe je erin kunt navigeren. Houd de toon toegankelijk voor medewerkers en vermijd juridisch jargon.
Tip: Je kunt ook je bestaande tekst invoegen en ChatGPT vragen om deze te herschrijven in duidelijke taal en met koppen om de leesbaarheid te verbeteren.
Prestatiemanagement
1. Evenwichtige opmerkingen voor een beoordelingsgesprek schrijven
Prompt: Je bent manager en schrijft een prestatiebeoordeling voor een goed presterend teamlid dat de doelstellingen consequent overtreft, maar moeite heeft met samenwerken.
Maak een evenwichtige samenvatting die uitgaat van sterke punten, prestaties viert en tegelijkertijd zorgvuldig ingaat op de ontwikkelmogelijkheid. Houd de toon constructief en professioneel.
Tip: Vraag ChatGPT om meerdere formuleringen te genereren, zodat je degene kunt kiezen die het beste bij jouw stijl past. Voeg handmatig voorbeelden toe om er zeker van te zijn dat je een goed gedocumenteerde prestatiebeoordeling hebt.
2. SMART-doelen opstellen voor een functie op mediorniveau
Prompt: Je bent HR-generalist en ondersteunt een marketingteam. Schrijf 3–5 SMART-doelen voor een contentstrateeg die zich richt op het vergroten van merkbekendheid en het genereren van leads. De doelen moeten specifiek, meetbaar en realistisch zijn voor het komende kwartaal.
Tip: Als je de strategische prioriteiten van het bedrijf kent, voeg deze dan toe aan de prompt om de doelen er beter op af te stemmen.
3. Gesprekspunten opstellen voor een lastig feedbackgesprek
Prompt: Je bent peoplemanager en bereidt een individueel gesprek voor met een medewerker die rechtstreeks aan je rapporteert en meerdere deadlines heeft gemist.
Stel 3–4 gesprekspunten op die het probleem rechtstreeks aanspreken, de medewerker uitnodigen om te reflecteren en een weg naar verbetering openen. Houd de toon respectvol en oplossingsgericht.
Tip: Voeg “stel enkele open vragen voor die ik tijdens het gesprek kan stellen” toe om de prompt nog bruikbaarder te maken.
4. Een agenda voor een kalibratievergadering over prestaties opstellen
Prompt: Je bent HR-businesspartner en ondersteunt een aanstaande kalibratiesessie over prestaties met senior leidinggevenden.
Stel een agenda op voor een vergadering van 60 minuten met een duidelijk doel, herinneringen aan voorbereidende werkzaamheden, richtlijnen voor de discussie en een afsluitende stap voor het definitief vaststellen van beoordelingen. Gebruik een eenvoudige opsomming.
Tip: Voeg “voeg voor elk onderdeel een facilitatietip toe” toe om een soepelere discussie te ondersteunen. Overweeg de AI de inhoud van People Managing People over prestatiekalibratie te laten beoordelen en als referentie te gebruiken.
5. Een prestatieverbeteringsplan (PIP) schrijven
Prompt: Je bent HR-manager en begeleidt een supervisor bij een prestatieverbeteringsplan voor een magazijnmedewerker met terugkerende aanwezigheidsproblemen. Schrijf een respectvol en specifiek plan voor 60 dagen met verwachtingen, data voor voortgangsgesprekken en beschikbare ondersteuningsbronnen.
Tip: Vraag ChatGPT om de toon te controleren—“houd het formeel maar bemoedigend”—zodat het bericht duidelijk blijft zonder bestraffend te klinken.
Leren en ontwikkeling
1. Een ontwikkelplan ontwerpen voor een nieuwe manager
Prompt: Je bent HR-businesspartner en maakt een ontwikkelplan voor zes maanden voor een beginnende peoplemanager bij een technologiebedrijf waar op afstand wordt gewerkt.
Neem doelen voor vaardighedenontwikkeling op, aanbevolen leervormen (zoals mentorschap, cursussen in eigen tempo en gesprekken met collega's) en belangrijke mijlpalen. Gebruik een opsomming. Zoek enkele relevante cursussen om voor te stellen.
Tip: Voeg “koppel leerdoelen aan onze leiderschapsprincipes” toe als je organisatie gepubliceerde waarden of competenties heeft.
2. Een workshop over psychologische veiligheid opzetten
Prompt: Je bent specialist leren en ontwikkeling en ontwerpt een workshop van 90 minuten over psychologische veiligheid voor teamleiders.
Maak een sessieopzet met een korte introductie, één groepsactiviteit, een bespreking van een casestudy en een praktisch hulpmiddel dat deelnemers met hun teams kunnen toepassen. Voeg relevante bronnen en citaten toe.
Tip: Vraag ChatGPT om begeleidersnotities of voorbeeldvragen voor reflectie toe te voegen als je hierna een diapresentatie gaat maken.
3. Feedback na een training samenvatten
Opdracht: Je bent een L&D-manager die open tekstfeedback van een recente vaardigheidstraining beoordeelt. Vat de reacties samen in 3–5 belangrijke thema’s en stel 2 actiepunten voor op basis van wat deelnemers het meest waardevol vonden of wat ontbrak.
Tip: Plak de onbewerkte feedback in en voeg “negeer neutrale opmerkingen en richt je op uitgesproken meningen” toe voor een scherpere samenvatting.
4. Een handleiding voor leren van collega’s maken
Opdracht: Je bent een HR-leider die een initiatief voor leren van collega’s opzet voor medewerkers met een hoog potentieel. Schrijf een handleiding van één pagina waarin wordt uitgelegd hoe het proces van leren van collega’s werkt, wat er van deelnemers wordt verwacht en hoe het aansluit op hun ontwikkelingsdoelen. Gebruik eenvoudige, informele taal.
Tip: Voeg “maak het geschikt voor gebruik in een e-mailaankondiging” toe als je interne communicatie voorbereidt om het programma te promoten.
5. Discussievragen genereren voor een leiderschapsprogramma
Opdracht: Je bent een facilitator voor leiderschapsontwikkeling die een workshop voorbereidt voor leidinggevenden op middenniveau.
Schrijf 5 open discussievragen op basis van de thema’s aanpassingsvermogen, communicatie en het opbouwen van vertrouwen. Houd de toon reflectief en praktisch.
Tip: Vraag ChatGPT om vervolgvragen of werkvormen voor subgroepen voor te stellen om de discussie te verdiepen.
Medewerkersbetrokkenheid
1. Een korte peiling opstellen om het teammoreel te meten
Opdracht: Je bent een HR-leider die een korte medewerkersenquête opstelt om het moreel onder medewerkers tijdens een druk kwartaal te meten. Schrijf 5 vragen die met een vijfpuntsschaal kunnen worden beantwoord, plus één optionele open vraag. Richt je op werkdruk, verbondenheid met het team en erkenning.
Tip: Je kunt ChatGPT vragen om enquêtevragen te herformuleren zodat vooringenomenheid wordt verwijderd of ze inclusiever worden gemaakt.
2. Een erkenningsbericht van een leidinggevende schrijven
Opdracht: Je bent een executive assistant die een bericht van de CEO opstelt om medewerkers te bedanken voor hun veerkracht tijdens een moeilijke periode. Schrijf een kort, authentiek bericht dat clichés vermijdt, een specifiek voorbeeld van inzet bevat en oprechte waardering uitspreekt.
Tip: Vraag om een versie die is afgestemd op hybride of externe teams als niet iedereen op locatie werkt.
3. Maandelijkse thema’s voor betrokkenheid creëren
Opdracht: Je bent een manager interne communicatie die een jaar aan campagnes voor medewerkersbetrokkenheid plant. Stel 12 maandelijkse thema’s voor die gericht zijn op cultuur, welzijn en verbinding. Elk thema moet een beschrijving van één regel en een voorgestelde activiteit of campagne bevatten.
Tip: Vraag ChatGPT om de thema’s af te stemmen op nationale bewustwordingsmaanden, bedrijfswaarden of belangrijke mijlpalen voor de organisatie.
4. Feedback uit exitgesprekken samenvatten voor een leiderschapsteam
Opdracht: Je bent een HR-businesspartner die een samenvatting van exitgesprekken voor Q2 voorbereidt (upload de gesprekken of de notities daarvan).
Maak een korte opzet voor dia’s met de belangrijkste redenen voor vertrek, terugkerende thema’s en aanbevelingen. Richt je op duidelijkheid en stem de toon af op een directiepubliek.
Tip: Voeg “benadruk ook wat goed werkt” toe aan de opdracht, zodat de samenvatting niet uitsluitend negatief uitvalt.
5. Een actieplan voor team betrokkenheid schrijven
Opdracht: Je bent een people manager die lage betrokkenheidsscores heeft ontvangen op het gebied van communicatie en erkenning. Maak een actieplan voor 3 maanden met kleine, haalbare veranderingen die je kunt doorvoeren, en vermeld hoe je bij het team feedback zult ophalen.
Tip: Vraag ChatGPT om het plan in tabelvorm te structureren met kolommen voor actie, verantwoordelijke, timing en succesindicator.
Interne communicatie
1. Een duidelijke, ondersteunende aankondiging over verandering schrijven
Opdracht: Je bent een manager interne communicatie die een aankondiging over een herstructurering van een afdeling voorbereidt.
Schrijf een bericht voor medewerkers waarin wordt uitgelegd wat er verandert en waarom, waarin zij gerustgesteld worden over de volgende stappen en waarin zij worden uitgenodigd om vragen te stellen. Houd de toon transparant en ondersteunend en blijf onder de 300 woorden.
Tip: Vraag ChatGPT om een korte sectie met veelgestelde vragen toe te voegen als je veelvoorkomende vragen of verwarring verwacht.
2. Een beleidsupdate herschrijven in duidelijke taal
Opdracht: Je bent een communicatiepartner die een juridisch klinkende update over wijzigingen in het verlofbeleid herschrijft. Zet deze om in een vriendelijke interne memo die medewerkers begrijpen en daadwerkelijk zullen lezen. Houd het eenvoudig, accuraat en onder de 250 woorden.
Tip: Voeg “formatteer met duidelijke koppen en een oproep tot actie” toe om de scanbaarheid te verbeteren.
3. Een wekelijkse samenvatting van de bijeenkomst met alle medewerkers maken
Opdracht: Je bent een communicatiespecialist die een korte interne samenvatting schrijft van de bijeenkomst met alle medewerkers van deze week. Vermeld belangrijke updates, belangrijke beslissingen en links om de opname te bekijken of de presentatie te bekijken. Gebruik een informele maar professionele toon en houd het onder de 200 woorden.
Tip: Vraag ChatGPT om zowel Slack- als e-mailversies te genereren, zodat je ze in meerdere kanalen kunt gebruiken.
4. Een bericht van een leidinggevende voor een mijlpaal opstellen
Opdracht: Je ondersteunt een VP die een bericht wil sturen ter gelegenheid van het éénjarig jubileum van de rebranding van het bedrijf. Stel een kort bericht op waarin wordt teruggekeken op de vooruitgang, het team wordt bedankt en enthousiasme wordt gecreëerd voor wat komen gaat. Houd het onder de 150 woorden en schrijf het in de stijl van de VP.
Tip: Als de leidinggevende bekendstaat om een bepaalde stijl (bescheiden, visionair, gevat), vermeld dit dan in de opdracht om de toon daarop af te stemmen.
5. Een interne communicatiekalender maken
Opdracht: Je bent verantwoordelijk voor interne communicatie en plant inhoud voor het volgende kwartaal. Maak een voorbeeld van een communicatiekalender met ten minste één bericht per week over verschillende onderwerpen, zoals personeelsnieuws, strategische updates en momenten rond de bedrijfscultuur. Formatteer deze als een eenvoudige tabel met kolommen voor datum, onderwerp, doelgroep en verantwoordelijke.
Tip: Vraag ChatGPT om manieren voor te stellen om inhoud opnieuw te gebruiken voor e-mail, intranet en chatplatforms. Je kunt ChatGPT ook vragen om de #hashtags of emoji’s weg te laten als dat beter bij jullie cultuur past.
Verandermanagement
1. Een organisatorische verandering aankondigen
Opdracht: Je bent een senior HR-leider die een bericht voorbereidt om een wijziging in de rapportagestructuur aan te kondigen die gevolgen heeft voor meerdere afdelingen.
Schrijf een duidelijke, respectvolle aankondiging waarin wordt uitgelegd wat er verandert, waarom dit belangrijk is en welke ondersteuning beschikbaar is. Houd het onder de 300 woorden en gebruik een kalme, zelfverzekerde toon.
Tip: Vraag ChatGPT om een voorbeeld van een vervolgebericht op te nemen dat managers naar hun teams kunnen sturen voor consistentie en duidelijkheid. Je kunt zelfs overwegen om gesprekspunten voor partners of klanten over de verandering te maken.
2. Een FAQ over de verandering voor medewerkers maken
Opdracht: Je bent een specialist in interne communicatie die een FAQ opstelt ter ondersteuning van een belangrijke systeemimplementatie.
Genereer 8–10 veelgestelde vragen en antwoorden over de timing, training, impact op werkprocessen en met wie contact kan worden opgenomen voor hulp. Gebruik duidelijke taal en groepeer de vragen per thema.
Tip: Voeg “voeg een korte inleidende alinea aan de FAQ toe” toe als je iets wilt dat je direct in een intranetbericht of PDF kunt plaatsen.
3. Een script schrijven voor een startbijeenkomst over de verandering
Opdracht: Je bent een consultant op het gebied van verandermanagement die gesprekspunten voorbereidt voor een leidinggevende die tijdens een bijeenkomst voor alle medewerkers een nieuw initiatief zal introduceren. Schrijf een kort script waarin het doel van de verandering wordt uitgelegd, een open sfeer wordt gecreëerd en om feedback wordt gevraagd.
Tip: Vraag om twee versies: één voor een formelere setting en één voor een conversatievorm met vragen en antwoorden.
4. Een communicatieplan voor belanghebbenden opstellen
Opdracht: Je bent een HR-manager die leiding geeft aan een organisatiebrede veranderingsinspanning. Maak een communicatieplan voor belanghebbenden waarin de belangrijkste boodschappen, kanalen, timing en verantwoordelijken voor elke groep worden beschreven (directie, managers, medewerkers). Formatteer het als een tabel.
Tip: Voeg “voeg een kolom toe voor de voorkeurscommunicatiestijl of het voorkeurskanaal” toe om het plan beter uitvoerbaar te maken.
5. Een reactie op weerstand tegen verandering herschrijven
Opdracht: Je bent een HR-partner die reageert op een medewerker die frustratie heeft geuit over een recente verandering. Schrijf een reactie waarin je hun zorg erkent, de reden achter de beslissing opnieuw benadrukt en uitnodigt tot verdere dialoog. Houd de reactie empathisch en onder de 200 woorden.
Tip: Als het een bericht is dat je vaak opnieuw zult gebruiken, vraag ChatGPT dan om het om te zetten in een flexibel sjabloon met invulvelden.
BONUS: Mijn boek, The Change Cheat Code, wordt geleverd met een speciaal afgestemde AI-tool om veranderingen effectiever te leiden. Je krijgt de AI GRATIS wanneer je het boek koopt.
Andere nuttige toepassingen
1. Een LinkedIn-bericht schrijven om een teamsucces te vieren
Opdracht: Je bent een leidinggevende die een LinkedIn-bericht schrijft om je team te feliciteren met het afronden van een grote systeemimplementatie vóór op schema. Schrijf een kort bericht waarin je de inzet van het team erkent, deelt wat er is bereikt en de waarden van je organisatie weerspiegelt. Houd de toon enthousiast en professioneel en voeg een bedankje toe.
Tip: Vraag ChatGPT om enkele hashtags en een variant op te nemen waarin het team of de betrokken partners worden getagd.
2. Een beleid samenvatten voor een leiderschapsbriefing
Opdracht: Je bent een HR-analist die een samenvatting van één pagina voorbereidt van het herziene ouderschapsverlofbeleid voor je leiderschapsteam (upload het beleid, of upload zowel de oude als de nieuwe versie).
Schrijf een beknopt overzicht met de belangrijkste wijzigingen, de redenen erachter en eventuele directe acties die managers moeten ondernemen.
Tip: Voeg “schrijf dit in de stijl van een memo voor een leiderschapsbriefing” toe om aan te sluiten bij het publiek en de verwachte opmaak.
3. Een sjabloon voor behoudgesprekken maken
Opdracht: Je bent een HRBP die een handleiding voor behoudgesprekken ontwikkelt voor eerstelijnsmanagers. Schrijf een korte introductie tot het concept en voeg 6–8 open vragen toe die helpen te achterhalen wat medewerkers betrokken houdt—en wat hen ertoe zou kunnen aanzetten om te vertrekken.
Tip: Vraag ChatGPT om een gedeelte op te nemen over hoe je het gesprek afrondt en opvolging geeft aan terugkerende thema’s.
4. Ruwe aantekeningen omzetten in gesprekspunten
Opdracht: Je bent een directeur personeelszaken die een presentatie voor de raad van bestuur voorbereidt. Zet deze ruwe aantekeningen om in 3–5 duidelijke gesprekspunten over de HR-prioriteiten voor het volgende kwartaal. Zorg dat ze geschikt klinken voor leidinggevenden en aansluiten bij de bedrijfsstrategie.
Tip: Voeg “gebruik eenvoudige taal en houd elk punt onder de 40 woorden” toe om ze krachtig en geschikt voor een presentatie te maken.
5. Een professioneel profiel schrijven voor een interne spreker
Opdracht: Je bent een coördinator van leerprogramma’s die een kort profiel schrijft voor een medewerker die een lunchsessie over samenwerking tussen verschillende functies leidt.
Vermeld de huidige functie, enkele relevante prestaties en waarom deze persoon de sessie leidt. Houd het onder de 100 woorden.
Tip: Vraag om een informele en een formele versie—je hebt beide vaak nodig. Overweeg om de LinkedIn- of cv-inhoud van de persoon toe te voegen voor een nog uitgebreidere samenvatting.
Jij bent aan de beurt!
Je hoeft geen tech-expert te zijn om AI in je HR-werk te gaan gebruiken. Je hoeft alleen nieuwsgierig te zijn—en bereid om het te proberen.
Het is niet erg als je eerste opdracht niet goed uitpakt. Dat hoort bij het proces. Hoe meer je experimenteert, hoe beter je wordt in het sturen van de resultaten. Al snel zul je merken dat je tijd bespaart, meer duidelijkheid krijgt en er misschien zelfs een beetje plezier aan beleeft.
Het doel is niet om perfect te zijn. Het doel is om je werk iets gemakkelijker te maken, zodat je je meer kunt richten op de menselijke kant van HR—de gesprekken, de beslissingen en de impact.
Probeer een opdracht. Kijk wat er gebeurt. Je zult misschien verrast zijn door hoe behulpzaam je “AI-stagiair” kan zijn.
Wat nu? Lees mijn geavanceerde handleiding over ChatGPT voor HR. Er zijn volop mogelijkheden om AI te gebruiken voor analytische taken binnen HR.
Schrijf je in voor de People Managing People-nieuwsbrief en blijf op de hoogte van meer ontwikkelingen naarmate de mogelijkheden van AI zich verder ontwikkelen en we verschillende methoden testen om het analyse-, niveaubepalings-, kalibratie- en datagedeelte van je HR-werk gemakkelijker te maken. 😀
