Te diep erin: Zo blijf je kalm en ga je door wanneer je als nieuwe manager overweldigd bent
Toen je solliciteerde naar een managementfunctie, wist je dat het een uitdaging zou worden. Maar je had er vertrouwen in dat je het aankon.
Toen het interviewpanel je vroeg een situatie te beschrijven waarin je met stress moest omgaan, overtuigde je antwoord hen ervan dat je een kalme leider zou zijn. Daarom gaven ze je de functie en stelden ze je aan het hoofd van je team.
Hoe komt het dan dat je je nu al overweldigd voelt?
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Op je eerste dag zei je tegen je team “Mijn deur staat altijd open”. Nu staat er voortdurend een rij tot in de gang.
Je rent van vergadering naar Zoom-gesprek en weer naar een vergadering. Je inbox en je takenlijst lopen vol. Je krijgt maar moeilijk grip op de nieuwe teamdynamiek. Je merkt signalen op van een conflict dat aan het ontstaan is.
Om nog maar te zwijgen van een belangrijke projectdeadline die eraan komt.
Hoe kun je kalm blijven en doorgaan als je het gevoel hebt dat je te diep in het diepe zit?
In dit artikel kijken we naar waarom we ons overweldigd voelen en hoe dat ons, ons werk en onze teams beïnvloedt.
We bekijken de kenmerken van een kalme leider en geven je 5 praktische benaderingen voor je nieuwe functie die je helpen kalm te blijven en door te gaan (zelfs wanneer je je overweldigd voelt).
De impact van overweldiging
We gaan er niet omheen draaien—een nieuwe manager zijn kan ongelooflijk stressvol zijn. Er zullen uitdagingen zijn. Er zullen conflicten zijn. Er zullen crises ontstaan. Dat hoort bij het managen.
Stress is niet altijd iets slechts. Het kan zelfs een positieve motivator zijn die je ertoe aanzet om prestaties te leveren. Te veel stress kan echter leiden tot overweldiging en zelfs tot een burn-out. Het vermindert je vermogen om goed met uitdagingen om te gaan, waardoor je uitdagingen overweldigender worden naarmate je je meer overweldigd voelt. Het is een vicieuze cirkel.
Uit een onderzoek van Harvard Business Review bleek dat 53% van de leiders onder druk bekrompener en controlerender wordt. 45% van de gestreste leiders negeert of verwerpt de inbreng van medewerkers. Uit een ander onderzoek bleek dat meer dan de helft van de respondenten vond dat een manager die niet effectief met stress kan omgaan schadelijk is voor de prestaties van de organisatie.
Dit betekent dat het je plicht is om een kalme leider te zijn.
Als je nu denkt dat dit onmogelijk klinkt, maak je dan geen zorgen. Het is eigenlijk gewoon een andere managementvaardigheid waaraan je kunt werken.
Hoe ziet een kalme leider eruit?
Kalme leiders zijn simpelweg mensen die weten hoe ze de kracht van hun intuïtie, ervaring, volwassenheid en wijsheid kunnen benutten om een effectievere leider te zijn.
Doug Dickerson, leiderschapsexpert
Leiderschapstrainer en arbiter Doug Dickerson benoemt de vier belangrijkste kenmerken van kalme leiders:
- Ze zien het grotere geheel
- Ze weten wanneer ze moeten handelen en wanneer ze moeten wachten
- Ze stellen de gebruikelijke manieren van werken ter discussie
- Ze bieden de broodnodige stabiliteit in moeilijke tijden.
Ze hebben ook een fundamentele reeks vaardigheden ontwikkeld om hun kalmte te helpen verspreiden naar de rest van het team:
Ze hebben een kalme, assertieve communicatiestijl
Het heeft weinig zin om moeilijke tijden kalm tegemoet te treden als je je plan niet duidelijk, zelfverzekerd en effectief communiceert. Kalme leiders gebruiken een assertieve maar meelevende benadering van communicatie.
Ze stimuleren veerkracht en stressmanagement bij anderen
Als stress besmettelijk kan zijn, geldt dat ook voor er goed mee omgaan. Sterker nog, 79% van de werknemers met een manager die goed met stress kan omgaan, streeft naar doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf, tegenover slechts 55% van degenen met minder veerkrachtige leiders.
Het ontwikkelen van deze vaardigheden komt neer op 5 belangrijke gewoonten:
- Zelfcompassie beoefenen
- Een bewuste pauze nemen voordat je handelt
- Leren om hulp te vragen
- Je op één taak tegelijk richten
- Effectief delegeren.
Hoe je je vaardigheden als kalme leider ontwikkelt (zelfs wanneer je je overweldigd voelt)
1. Wees mild voor jezelf
Deze eerste stap is van essentieel belang: wees vriendelijk voor jezelf. Manager zijn is een grote verantwoordelijkheid, maar het is ook een proces. Een geweldige manager worden is iets waar iedereen aan moet werken—het is geen vaardigheid die vanzelf komt.
Om je vaardigheden als kalme leider te ontwikkelen, moet je accepteren dat je nog veel te leren hebt—en dat is helemaal prima. Begin met een zelfcompassievolle houding.
Actiepunten:
- Beoefen zelfzorg op de werkplek. Zorg bewust voor je lichamelijke, mentale, emotionele en sociale welzijn. Als je bijvoorbeeld gestrest raakt, neem dan even afstand van je bureau en ga naar buiten voor een wandeling. Bouw tijdens je werkdag pauzes in om te rekken, te bewegen of zelfs te mediteren.
- Wees je bewust van zelfkritiek en negatieve zelfspraak en pak die meteen aan. Vraag jezelf af: “Zou ik mijn directe medewerker dit soort feedback geven?” Als het antwoord nee is, praat dan niet langer zo tegen jezelf.
- Houd een bestand met “Overwinningen” bij. Maak een document aan op Google Drive en voeg alle positieve feedback toe die je van je managers, teamleden, mentoren of klanten ontvangt. Open het op een slechte dag en herinner jezelf eraan hoe ver je al bent gekomen.
- Als je een herinnering nodig hebt, lees dan de brief van Jo Small die begint met: “Beste overprikkelde manager, je doet het geweldig…”
2. Haast je niet; reflecteer
Het is van essentieel belang om niet overhaast tot actie over te gaan, vooral wanneer je met een crisis te maken hebt. Nancy Koehn, hoogleraar aan Harvard Business School, wijst op het voorbeeld van Abraham Lincoln, die er bewust voor koos om op situaties met grote belangen te reageren door… niets te doen.
Door zichzelf de tijd te geven om over de situatie na te denken en die te beoordelen, kon Lincoln met een weloverwogener en beter gefundeerd plan komen dan wanneer hij hals over kop tot actie was overgegaan.
Koehn zegt: “De kleinste pauze voordat je de telefoon opneemt, de tweet verstuurt of iets tegen iemand zegt, helpt een leider om zijn of haar gedachten te ordenen en de kans te vergroten dat hij of zij een verstandige stap zet.”
McKinsey-onderzoekers Jacqueline Brassey en Michiel Kruyt noemen deze vaardigheid integratief bewustzijn—het proces waarbij je je bewustzijn van de situatie verbindt met bewustzijn van jezelf en je reacties.
Door een bewuste pauze te nemen voordat je reageert, kun je je stress verwerken, doelbewuste kalmte ontwikkelen en de ruimte creëren om heldere beslissingen te nemen en helder te reageren.
Actiepunten:
- Plan tijd in om na te denken. Reserveer aan het begin en aan het einde van elke week tijd om je functioneren als manager te evalueren en je stressprikkels te identificeren. Als je je overweldigd voelde, wat was dan de oorzaak en hoe kun je de kans verkleinen dat je je opnieuw zo voelt? Op welke momenten ging het goed?
- Overweeg om een mindfulnessbeoefening op te zetten. Zelfs een paar minuten mediteren tijdens de werkdag kan je helpen om even stil te staan voordat je reageert.
3. Vraag om hulp
Hoe dan ook krijgen we allemaal te maken met problemen die onze mogelijkheden te boven gaan. Maar het is belangrijk om je trots niet in de weg te laten staan wanneer je om hulp wilt vragen.
Of het nu van collega's of van je eigen baas komt, het is prima om ondersteuning te zoeken—vooral als je een nieuwe manager bent. Ondanks wat je misschien denkt, willen mensen veel eerder helpen dan je veroordelen omdat je erom vraagt.
“Wanneer je je precies aan de rand van je comfortzone bevindt,” zegt Kane Carpenter, praktijkleider op het gebied van Employer Branding & Growth Strategies bij Daggerfinn, “is het prima om te proberen zelf iets uit te zoeken. Wanneer je het gevoel hebt dat je er volledig boven je macht bent, is het tijd om hulp te vragen.”
Actiepunten:
- Wanneer je om hulp vraagt, wees dan open, eerlijk en specifiek over wat je moeilijk vindt. Laat zien wat je al hebt geprobeerd, bied een mogelijke oplossing of twee aan en vraag om feedback.
- Bereid vooraf voor wat je wilt zeggen en formuleer het op een positieve manier.
- Zoek een mentor buiten je eigen organisatie, zodat je problemen en uitdagingen kunt bespreken zonder je zorgen te maken dat het lijkt alsof je het niet aankunt.
4. Doe één ding tegelijk
Het vermogen om te multitasken wordt vaak als een ereteken gedragen. Maar multitasken is niet zo productief als we denken. Het vertraagt ons, houdt ons afgeleid en vergroot de kans dat we fouten maken. Bovendien blijkt uit onderzoek dat we ons vermogen om te multitasken sterk overschatten.
Door één ding tegelijk te doen, kunnen we ons erop richten elke taak goed uit te voeren en voorkomen we dat we ons overspoeld voelen. In zijn boek, Volledig catastrofaal leven, adviseert mindfulness-expert John Kabat-Zinn:
"Probeer één ding tegelijk te doen en het de aandacht te geven die het verdient, zolang als het die aandacht verdient, zonder jezelf af te leiden of toe te staan dat je wordt afgeleid, bijvoorbeeld door binnenkomende e-mails of sms-berichten."
Actiepunten:
- Geef prioriteit aan je takenlijst en pak daarna elke taak in volgorde aan, één voor één.
- Maak onderscheid tussen wat belangrijk en wat dringend is en bepaal wat je eerst moet doen, wat je later kunt doen en wat je kunt delegeren.
- Probeer een hulpmiddel voor prioritering uit, zoals de Eisenhower-matrix.
- Digitale taakbeheerders zoals Todoist of Trello kunnen jou en je team helpen om je projecttaken effectief te organiseren.
5. Delegeer
Probeer het niet alleen te doen. Je maakt nog steeds deel uit van een team, maar je bent niet langer uitsluitend een individuele medewerker. Door te delegeren krijg je de ruimte om je te richten op je managementprioriteiten. Het geeft je de tijd om tot rust te komen en jezelf als manager te ontwikkelen.
Als extra voordeel helpt het je medewerkers zich te ontwikkelen en nieuwe vaardigheden en competenties te leren.
Actiepunten:
- Neem de tijd om al je taken in kaart te brengen. Bepaal welke acties alleen door jou kunnen of moeten worden uitgevoerd. Alles wat door een ander teamlid kan worden gedaan, delegeer je (zelfs als je het gevoel hebt dat je het beter zou kunnen!)
- Houd rekening met de rollen, vaardigheden en bestaande werkbelasting van teamleden voordat je delegeert. Zo waarborg je niet alleen de kwaliteit, maar voorkom je ook dat je simpelweg je eigen overweldiging afschuift op je directe medewerkers.
Blijf kalm en ga door
Een kalme leider zijn betekent niet dat je de uitdagingen van management ontkent of doet alsof ze niet uitdagend zijn. Het betekent simpelweg dat je kiest hoe je het beste kunt reageren. Het gaat om acceptatie en actie, niet om reactie.
Je hoeft niet te wachten tot je officieel een “kalme leider” bent. Net als Lincoln kun je ervoor kiezen om kalm te handelen. Het mooie van handelen als een kalme leider is dat het je daadwerkelijk helpt om een kalme leider te worden. Veel succes!
The New Manager Handbook
Hard-learned words of wisdom from seasoned people managers to those just starting out.
Naast het handboek: als je extra hulp wilt bij het aanscherpen van je vaardigheden en het ontwikkelen van je technieken voor het werken met directe medewerkers, kun je een cursus voor nieuwe managers voor aanvullende training overwegen.
Enkele aanvullende hulpmiddelen die je kunnen helpen tijdens je managementtraject:
- Waarom je als nieuwe manager niet bang moet zijn om hulp te vragen (en hoe je dat doet)
- Hoe je ongemakkelijke en vervelende gesprekken voert: wat elke nieuwe manager moet weten
- Van vriend naar baas: zo vestig je autoriteit en stel je grenzen als nieuwe manager
- Tips voor personeelsmanagement voor nieuwe en ervaren managers
- 5 methoden om met lastige teamleden om te gaan
- Hoe je van manager naar coach gaat
- Het CRA-leiderschapsmodel voor duidelijkheid, verantwoordelijkheid en aanspreekbaarheid
- Leiderschap afleren: hoe je leidinggeeft in de nieuwe wereld van werk (met Bev Attfield van Within People)
- 10 beste leiderschapsontwikkelingsprogramma's om toekomstige leiders te laten groeien
