Gids voor het risico op een vaste inrichting bij een EOR
Een werkgever van record helpt het risico op een vaste inrichting (PE) te beperken door op te treden als de juridische werkgever in een ander land en te voorkomen dat je bedrijf daar een belastbare aanwezigheid creëert. Maar hoe je de constructie structureert, wat je werknemers doen en hoeveel bevoegdheid ze hebben, bepaalt allemaal of die bescherming bij controle standhoudt.
Hieronder staan de factoren die blootstelling aan een PE veroorzaken, hoe je beoordeelt of je EOR-constructie je beschermt en wanneer je een lokale entiteit moet overwegen. De onderwerpen omvatten het structureren van arbeidsovereenkomsten, hulpmiddelen voor risicobeoordeling, opties voor een aansprakelijkheidsverzekering voor PE's en verschillen tussen aanbieders.
Wat is het risico op een vaste inrichting?
Een vaste inrichting is een fiscaal begrip dat bepaalt wanneer een bedrijf voldoende bedrijfsactiviteiten in een ander land heeft om dat land het recht te geven een deel van de winst van het bedrijf te belasten.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Het begrip is vastgelegd in artikel 5 van het OESO-modelverdrag. Volgens artikel 5 bestaat er een PE wanneer een bedrijf beschikt over een "vaste bedrijfsinrichting van waaruit de onderneming geheel of gedeeltelijk wordt uitgeoefend".
Verdragsdefinities van een PE volgen het OESO- of VN-model en zijn van toepassing tussen landen die een internationaal belastingverdrag hebben ondertekend. Definities van een PE in nationaal recht worden vastgesteld door de interne belastingwetgeving van elk land en kunnen ruimer of beperkter zijn dan de verdragsversie. Wanneer er geen verdrag bestaat tussen twee landen, is uitsluitend het nationale recht van toepassing. Wanneer er wel een verdrag bestaat, heeft de verdragsdefinitie doorgaans voorrang op de lokale belastingwetgeving, maar alleen als je bedrijf aanspraak kan maken op verdragsvoordelen.
Waarom het risico op een PE belangrijk is voor internationale uitbreiding
Wanneer je in een ander land geweldig talent vindt, wil je dat deze mensen zo snel mogelijk productief zijn, maar een vaststelling van een PE kan met terugwerkende kracht belastingverplichtingen over meerdere jaren creëren, om nog maar te zwijgen over boetes. De nalevingslast van het onderhouden van een ongeplande PE kan middelen opslokken waarvoor je geen budget had gereserveerd.
Wanneer ik met financiële leidinggevenden praat over internationale uitbreiding, stel ik het voor als een race tussen hoe snel je kunt aannemen en hoe snel naleving je inhaalt. Mijn ervaring is dat naleving de meeste bedrijven sneller inhaalt dan ze verwachten, en dat de kosten van herstel altijd hoger zijn dan de kosten om het vanaf het begin goed te regelen.
Wat veroorzaakt een vaste inrichting?
Er zijn vijf belangrijke factoren die blootstelling aan een PE veroorzaken bij internationale tewerkstelling:
Vaste bedrijfsinrichting
Als je bedrijf in een ander land een kantoor, magazijn, productiefaciliteit of zelfs een regelmatig gebruikte werkplek in een gedeeld kantoor heeft, kan er sprake zijn van een PE door een vaste bedrijfsinrichting.
De belangrijkste factoren die belastingautoriteiten beoordelen:
- Geografische specificiteit. Is er een specifieke locatie die verband houdt met je bedrijfsactiviteiten?
- Duurzaamheid. Wordt de ruimte regelmatig gebruikt en niet alleen voor eenmalige bezoeken?
- Beschikkingsmacht. Heeft je bedrijf zeggenschap over die ruimte of het recht om die te gebruiken?
Een gedeelde WeWork-werkplek die gedurende zes maanden drie dagen per week door één werknemer wordt gebruikt, verschilt van een werknemer die vanuit huis werkt en nooit bedrijfsruimten gebruikt waarover het bedrijf zeggenschap heeft.
Duur van de activiteiten
De standaardtermijn van de OESO voor bouw- en project-PE's is 12 maanden. Maar voor diensten-PE's en algemene aanwezigheid verschillen de termijnen aanzienlijk per land. Deze drempels bepalen hoe lang je in een land actief kunt zijn voordat het risico op een PE acuut wordt.
| Jurisdictie | Drempel voor de duur van een PE | Opmerkingen |
|---|---|---|
| OESO-standaard | 12 maanden (bouw) | Diensten-PE niet opgenomen in het OESO-model; verschilt per verdrag |
| Verenigde Staten | Geen vaste drempel | Past een toets op basis van feiten en omstandigheden toe |
| Duitsland | 6 maanden (diensten-PE in sommige verdragen) | Strenge handhaving ten aanzien van telewerkers |
| India | 90 dagen in een periode van 12 maanden (diensten-PE) | Een van de strengste drempels wereldwijd |
| China | 183 dagen (diensten-PE volgens de meeste verdragen); 6 maanden (bouw) | Een circulaire over uiteindelijk belanghebbenden maakt het complexer; bepalingen over diensten-PE's worden ruim geïnterpreteerd |
| Singapore | 183 dagen | Relatief standaard; volgt de OESO nauwgezet |
Lokale werknemers of agenten die over contracten onderhandelen
Dit is de trigger met het hoogste risico wanneer je een EOR gebruikt. Op grond van artikel 5(5) van het OESO-modelverdrag is er sprake van een vaste inrichting wanneer een persoon namens een buitenlandse onderneming "gewoonlijk overeenkomsten sluit". Dit wordt een vaste inrichting van een afhankelijke vertegenwoordiger genoemd.
Dit is waarom dit in de context van een EOR zo belangrijk is. De EOR is de juridische werkgever, maar de werknemer ontvangt de dagelijkse aansturing van jouw bedrijf. Als die werknemer overeenkomsten gaat onderhandelen, overeenkomsten ondertekent of jouw bedrijf aan voorwaarden bindt, biedt de EOR-structuur je geen bescherming. De belastingautoriteit zal door de constructie heen kijken en zien dat je via een vertegenwoordiger handelt.
Omzetgeneratie in het land
Niet alle activiteiten in het land leiden tot een vaste inrichting. Het OESO-modelverdrag sluit activiteiten die naar hun aard "voorbereidend of ondersteunend" zijn specifiek uit. Dit omvat bijvoorbeeld marktonderzoek, het aanhouden van een voorraad goederen voor demonstratiedoeleinden of het inkopen van benodigdheden.
Het onderscheid hangt ervan af of de activiteiten tot de kern van je bedrijf behoren of het bedrijf alleen ondersteunen. Een softwarebedrijf waarvan een ontwikkelaar in Duitsland productiecode schrijft, voert een kernfunctie van het bedrijf uit. Datzelfde bedrijf met iemand die lokale vakbeurzen bijwoont, bevindt zich waarschijnlijk op voorbereidend terrein.
BEPS-actie 7 heeft de regels rond deze uitsluiting aanzienlijk aangescherpt. Belastingautoriteiten vereisen dat elke uitgesloten activiteit op zichzelf én in combinatie met andere activiteiten in hetzelfde land daadwerkelijk voorbereidend of ondersteunend is.
Werknemers op afstand die kernfuncties van het bedrijf uitvoeren
De verschuiving van het handhavingslandschap van vóór de pandemie naar het huidige landschap is ingrijpend geweest. Landen die eerder een soepele benadering van werknemers op afstand hanteerden, gebruiken vaste inrichtingen van werknemers op afstand nu actief als handhavingsinstrument.
Frankrijk heeft specifieke richtlijnen ingevoerd waarin regelmatig thuiswerken door werknemers van buitenlandse bedrijven wordt aangemerkt als een mogelijke trigger voor een vaste inrichting. Australië heeft zijn aanpak in 2024-2025 bijgewerkt om het groeiende aantal werknemers aan te pakken dat vanuit Australisch grondgebied diensten verricht voor buitenlandse bedrijven.
Hoe werkgevers via een EOR beschermen tegen het risico van een vaste inrichting
Hier zijn enkele manieren waarop het gebruik van een EOR je bedrijf kan beschermen tegen het risico van een vaste inrichting.
Juridische scheiding van rechtstreekse tewerkstelling
Het uitgangspunt van een EOR-constructie is juridische scheiding. De EOR-entiteit, en niet jouw bedrijf, is de juridische werkgever in het buitenland. Jouw bedrijf heeft daar geen rechtstreekse lokale arbeidsrelatie.
Dit is van belang bij de analyse van een vaste inrichting van een afhankelijke vertegenwoordiger, omdat de juridische werkgever van de werknemer de EOR is en niet jouw bedrijf. In theorie kan de werknemer geen "overeenkomsten namens" jouw bedrijf "sluiten", omdat hij of zij bij iemand anders in dienst is. Het salaris wordt door de EOR betaald, de arbeidsovereenkomst is met de EOR gesloten en de wettelijke rechten gelden tegenover de EOR.
Naleving van lokale belasting- en arbeidswetgeving
Een EOR regelt de inhouding van loonbelasting, socialezekerheidsbijdragen, wettelijke werknemersvoordelen en de naleving van arbeidswetgeving in het gastland. Dit is van belang voor de analyse van een vaste inrichting, omdat veel van deze activiteiten, als ze rechtstreeks door jouw bedrijf zouden worden uitgevoerd, administratieve banden met het lokale rechtsgebied zouden creëren.
Wanneer de EOR deze verplichtingen beheert, hoeft jouw bedrijf zich niet te registreren voor loonbelastingrekeningen, geen contact te onderhouden met lokale belastingautoriteiten en geen aanwezigheid in lokale socialezekerheidsstelsels te onderhouden. De nalevingsvoetafdruk behoort toe aan de EOR en niet aan jou.
Loonadministratie en wettelijke verplichtingen beheren
De EOR neemt de operationele activiteiten over die een nexus kunnen creëren. Denk aan wat er nodig is om iemand in een ander land in dienst te nemen: lokale bankrekeningen openen, registreren bij arbeidsautoriteiten, arbeidsrapportages indienen en ontslagprocedures beheren.
Elk van deze activiteiten verbindt uw bedrijf met het rechtsgebied. Wanneer de EOR deze activiteiten afhandelt, blijft de administratieve aanwezigheid van uw bedrijf minimaal. Dit is belangrijk omdat sommige landen een vaste inrichting breed definiëren als "elke vaste plaats waarlangs administratieve activiteiten worden uitgevoerd".
Relaties met afhankelijke vertegenwoordigers vermijden
De waardevolste bescherming tegen een vaste inrichting die een EOR biedt, is de structurele preventie van de status van afhankelijke vertegenwoordiger. Omdat de werknemer juridisch in dienst is van de EOR en niet van uw bedrijf, verandert de standaardanalyse van een afhankelijke vertegenwoordiger fundamenteel.
Volgens het OESO-kader vereist een vaste inrichting via een afhankelijke vertegenwoordiger iemand die "namens" de buitenlandse onderneming handelt en "regelmatig contracten sluit" of de belangrijkste rol speelt bij het sluiten van contracten. Door de arbeidsstructuur via de EOR handelen werknemers juridisch gezien namens de EOR, ook al stuurt uw bedrijf hun dagelijkse werkzaamheden aan.
Maar deze bescherming geldt alleen als de werknemer in de praktijk niet functioneert als vertegenwoordiger van uw bedrijf. Ik heb gewerkt met bedrijven waarbij het papierwerk onberispelijk was (correcte EOR-contracten, de juiste arbeidsovereenkomsten, de juiste formulering), maar het gedrag van de werknemer een ander verhaal vertelde.
Gevolgen van het creëren van een vaste inrichting
Wat gebeurt er dus als uw constructie met een EOR wel leidt tot een vaste inrichting? Hier volgt een kort overzicht van de gevolgen en de ernst ervan:
| Factor | Laag risico (voorbereidende activiteit) | Gemiddeld risico (drempel voor vaste inrichting wegens dienstverlening bijna bereikt) | Hoog risico (vaste inrichting via afhankelijke vertegenwoordiger bevestigd) |
|---|---|---|---|
| Belastingblootstelling | Minimaal of geen | Gemiddeld; gedeeltelijke winsttoerekening | Aanzienlijk; volledige winsttoerekening |
| Boetebereik | 0% | 10-20% van de onbetaalde belasting | 20-40% van de onbetaalde belasting |
| Nalevingslast | Geen | Jaarlijkse aangiften, mogelijke registratie | Volledige lokale aangifte, accountant, geregistreerd kantoor |
| Reputatie-impact | Verwaarloosbaar | Gemiddeld; wijst op tekortkomingen in de naleving | Ernstig; kan het vertrouwen van investeerders en partners aantasten |
Verplichtingen voor de vennootschapsbelasting
Wanneer een vaste inrichting wordt vastgesteld, belast het gastland de winsten die aan die vaste inrichting kunnen worden toegerekend. Volgens de door de OESO goedgekeurde benadering wordt de vaste inrichting behandeld alsof zij een afzonderlijke, onafhankelijke onderneming is. Winsten worden toegerekend op basis van de functies die door de vaste inrichting worden uitgevoerd, de gebruikte activa en de genomen risico's.
Dit betekent dat het gastland niet alleen het salaris van de werknemer zal belasten. Het zal een deel van de totale winst van uw bedrijf aan de vaste inrichting toerekenen op basis van de waarde die de vaste inrichting creëert. Voor een dienstverlenend bedrijf kan dit leiden tot een aanzienlijke belastingaanslag, omdat de mensen het product zijn.
Nabetalingen, boetes en rente
Belastingautoriteiten beoordelen niet alleen het lopende jaar. Ze kijken terug, vaak 3-7 jaar, afhankelijk van het rechtsgebied en van de vraag of fraude wordt vermoed.
Boetes variëren doorgaans van 10-40% van de onbetaalde belasting. Zo kan een Duitse belastingcontrole waarbij een niet-gemelde vaste inrichting wordt vastgesteld een boete opleveren van 10% wegens nalatigheid of maximaal 25% wegens opzettelijke niet-naleving, plus rente van ongeveer 6% per jaar.
Stel bijvoorbeeld dat een Amerikaans SaaS-bedrijf via een EOR drie vertegenwoordigers voor verkoop in het VK plaatst. Een van hen onderhandelt over overeenkomsten met grote ondernemingen en sluit deze. Na een onderzoek door HMRC krijgt het bedrijf te maken met een vaststelling van een vaste inrichting die betrekking heeft op drie jaar aan niet-gerapporteerde winsten, met boetes van 30% plus rente. Totale blootstelling: meer dan $500,000 op $2 miljoen aan toegerekende winsten.
Het bedrijf dacht dat de EOR-constructie voldoende was, omdat het te horen had gekregen dat de EOR "de naleving zou regelen". De EOR regelde de naleving op het gebied van werkgelegenheid, maar het risico op een vaste inrichting was niet besproken.
Doorlopende nalevingsvereisten
Een vaststelling van een vaste inrichting leidt tot een enorme belastingaanslag en doorlopende verplichtingen. U moet jaarlijks belastingaangifte doen in het gastland, een lokale belastingvertegenwoordiger of accountant aanstellen, een geregistreerd kantooradres aanhouden en een afzonderlijke boekhouding en administratie voor de vaste inrichting bijhouden.
Dit vereist lokale boekhoudkundige expertise, juridische ondersteuning en administratieve infrastructuur. In veel gevallen zijn de nalevingskosten van een ongeplande vaste inrichting vergelijkbaar met de kosten van het oprichten van een entiteit.
Risico's op dubbele belasting
Wanneer twee landen hetzelfde inkomen belasten, bevindt u zich op het terrein van dubbele belasting. Belastingverdragen voorzien doorgaans in verlichting door middel van buitenlandse belastingkredieten of vrijstellingen. Verdragsverlichting is echter niet automatisch en werkt niet altijd probleemloos.
Als uw thuisland de vaststelling van een vaste inrichting niet erkent, moet u mogelijk een onderlinge overlegprocedure tussen de belastingautoriteiten van beide landen starten. MAP is alleen beschikbaar wanneer er tussen de twee landen een belastingverdrag bestaat, waardoor situaties met jurisdicties zonder verdrag hiervan zijn uitgesloten.
Wanneer een EOR mogelijk niet voldoende is om een vaste inrichting te voorkomen
Dit zijn enkele signalen dat uw formele werkgever mogelijk niet voldoende is om u te beschermen tegen het ontstaan van een vaste inrichting.
Senior management- of landendirecteursfuncties
Een lokaal aangeworven werknemer die de strategie bepaalt, budgetten goedkeurt of uw bedrijf publiekelijk vertegenwoordigt, kan een vaste inrichting creëren, ongeacht de EOR-structuur. Belastingautoriteiten kijken naar de feitelijke situatie en niet naar de vorm. Als iemand als landendirecteur functioneert, verandert het feit dat die persoon op papier als een "individuele medewerker" wordt aangemerkt niets aan de beoordeling.
De vraag is of de persoon bevoegdheden uitoefent die het bedrijf binden. Het goedkeuren van uitgaven, het nemen van strategische beslissingen voor de markt of het namens het bedrijf spreken tijdens regelgevende of branchefora zijn signalen dat uw bedrijf meer heeft dan alleen een passieve aanwezigheid.
Grote teamomvang op één locatie
De drempels verschillen, maar zodra u via een EOR 10 of meer werknemers in één land hebt, moet u rekening houden met verscherpt toezicht. Een groot team wijst op permanentie, operationele betekenis en organisatorische betrokkenheid bij de nieuwe markt. Al deze factoren werken in een analyse van een vaste inrichting tegen u.
Ik heb bedrijven gezien die jarenlang met 5-8 mensen via een EOR actief waren zonder problemen. Zodra het personeelsbestand uitkomt op dubbele cijfers, beginnen belastingautoriteiten vragen te stellen. Bij 20 of meer werknemers wordt de EOR-structuur zeer moeilijk te verdedigen en is een lokale entiteit bijna altijd verstandiger.
Kernactiviteiten van het bedrijf in het land
Een EOR is bedoeld voor werkgelegenheid, niet voor het runnen van een bedrijf. Als u producten vervaardigt, voorraad opslaat voor distributie, een klantenservicecentrum exploiteert of een ontwikkelingsteam aanstuurt dat uw kernproduct maakt, bent u waarschijnlijk verder gegaan dan wat een EOR kan afschermen.
Deze activiteiten gaan verder dan het aannemen van werknemers in een land. Ze vertegenwoordigen operationele infrastructuur die de meeste belastingautoriteiten zullen aanmerken als een vaste plaats van bedrijfsuitoefening en daarmee als een vaste inrichting, ongeacht de arbeidsstructuur.
Hieronder vindt u een zelfdiagnose met 5 vragen om te bepalen of uw EOR-constructie risico loopt:
- Onderhandelt, keurt of beïnvloedt een via een EOR tewerkgestelde werknemer materieel contracten met uw klanten of leveranciers?
- Heeft een via een EOR tewerkgestelde werknemer een functietitel zoals "landendirecteur", "regionaal directeur" of "hoofd van" een functie?
- Hebt u 10 of meer via een EOR tewerkgestelde werknemers in één land?
- Zijn via een EOR tewerkgestelde werknemers al langer dan 24 maanden in hun functie werkzaam?
- Voeren via een EOR tewerkgestelde werknemers activiteiten uit die rechtstreeks inkomsten genereren, in plaats van activiteiten elders te ondersteunen?
Als u twee of meer van deze vragen met "ja" hebt beantwoord, raad ik aan onmiddellijk een beoordeling van het risico op een vaste inrichting te laten uitvoeren door een gekwalificeerd belastingadviseur.
EOR versus juridische entiteit: een besliskader
Gebruik deze tabel om te bepalen of een formele werkgever of een vaste inrichting de juiste oplossing is voor uw bedrijf bij internationale aanwerving. Houd er rekening mee dat uw beslissing niet permanent is en dat u een EOR als overgangsstructuur kunt gebruiken.
| Factor | EOR | Lokale entiteit |
|---|---|---|
| Ideale teamgrootte | 1-10 werknemers | 10+ werknemers |
| Ideale tijdsduur | Korte tot middellange termijn (minder dan 24 maanden) | Lange termijn of permanent |
| Opstartkosten | Laag (geen oprichting) | Hoog ($15K-$80K+ afhankelijk van het land) |
| Doorlopende nalevingslast | Beheerd door EOR | Gedragen door het bedrijf |
| Risiconiveau op een vaste inrichting | Laag tot gemiddeld (bij een correcte structuur) | Uitgesloten (de entiteit IS de lokale aanwezigheid) |
| Controle en flexibiliteit | Gemiddeld | Volledig |
| Controle over intellectueel eigendom en gegevens | Beperkt door de contractvoorwaarden van de EOR | Rechtstreeks eigendom en beheer |
| Complexiteit van beëindiging | Laag (EOR-overeenkomst beëindigen) | Hoog (afbouw, uitschrijving, overdracht van werknemers) |
Wat is de volgende stap?
Als je hebt besloten dat een externe werkgever het beste aansluit bij je huidige behoeften voor internationale werving, is het de moeite waard om de kosten van een externe werkgever te bekijken, zodat je een idee krijgt van hoeveel je kunt verwachten te betalen voordat je je eraan verbindt.
