Bedrijfscontinuïteit waarborgen in een omgeving van permacrisis
De wereld leeft sinds ten minste 2015 in een permacrisis, die wordt gedefinieerd als “een langere periode van instabiliteit en onzekerheid”.
Hoewel recente gebeurtenissen zoals Brexit, de COVID-19-pandemie, Afghanistan, Oekraïne en nu Israël bij ons opkomen, dateren veel voorbeelden van daarvoor, waaronder natuurrampen die zich uitbreiden als gevolg van klimaatverandering, de wereldwijde financiële crisis en politieke instabiliteit veroorzaakt door gebeurtenissen zoals de protesten na de dood van George Floyd of de Arabische Lente.
Vooruitkijkend is het waarschijnlijk dat de wereld vaker en in een sneller tempo te maken krijgt met een combinatie van geopolitieke, ecologische, economische en gezondheidscrises. Dit zou betekenen dat potentiële bedreigingen voor de bedrijfscontinuïteit regelmatiger zullen optreden.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is bedrijfscontinuïteit?
Bedrijfscontinuïteit verwijst naar de strategische en tactische planning die een organisatie uitvoert om ervoor te zorgen dat zij tijdens en na een verstorende gebeurtenis kan blijven opereren.
Dit omvat het identificeren van kritieke activiteiten en systemen en het implementeren van plannen en maatregelen om kritieke bedrijfsfuncties te handhaven of snel te herstellen bij onvoorziene verstoringen, zoals natuurrampen, cyberaanvallen of andere crises.
Dit proces is essentieel om downtime en financiële verliezen tot een minimum te beperken en tegelijkertijd de voortdurende levensvatbaarheid van het bedrijf te waarborgen.
Bedrijfscontinuïteit betekent mobiliteit
Professionals op het gebied van human resources en wereldwijde mobiliteit zijn goed bekend met crisisrespons en herstel na rampen, omdat training de afgelopen jaren noodzakelijker is geworden.
Snelheid is een cruciaal onderdeel van crisismanagement. HR-professionals moeten praktische overwegingen op het gebied van immigratie en mobiliteit opnemen in hun standaard draaiboek en ervoor zorgen dat dit actueel is en aan stresstests wordt onderworpen.
De algemene richtlijnen voor bedrijfscontinuïteitsmanagement zijn opgedeeld in drie onderdelen:
- Weet vooraf wie de belangrijkste belanghebbenden zijn en wat hun rollen en verantwoordelijkheden zijn
- Zorg voor een geografische spreiding van hulpverleners en mensen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering, voor het geval sommigen rechtstreeks worden getroffen en hun rol niet kunnen vervullen
- Perfectie kan de vijand van het goede zijn. Het moet goed genoeg zijn, zolang organisaties wendbaar zijn en kunnen bijsturen om de bedrijfsactiviteiten in stand te houden.
De vijf belangrijkste gebieden van bedrijfscontinuïteit
Gegevens zijn van doorslaggevend belang tijdens een crisis
Wat duidelijk is geworden in situaties waarin werknemers van het ene naar het andere land moeten worden geëvacueerd, is hoe belangrijk het is om belangrijke gegevens over werknemers en hun gezinsleden te verzamelen en bij te houden.
Je hebt deze gegevens nodig om een aantal dingen te kunnen doen:
- Alle getroffen werknemers identificeren, het risico beoordelen en opties voor onmiddellijke evacuatie met het oog op de veiligheid overwegen.
- Korte- en langetermijnopties voor werklocaties overwegen.
- Beslissend en snel handelen om werknemers te verplaatsen.
Veel organisaties zijn mogelijk niet op de hoogte van de nationaliteiten van hun werknemers, omdat deze gegevens niet standaard worden verzameld; het verzamelen van gegevens kan soms namelijk worden gezien als een inbreuk op de privacy. Tijdens een crisis zijn de juiste gegevens echter de sleutel tot het hele proces.
Terwijl bedrijven deze gegevens proberen te verzamelen, is het van essentieel belang dat zij ook de nationaliteiten van de gezinsleden van werknemers verzamelen, omdat het nog minder waarschijnlijk is dat deze gegevens worden vastgelegd.
Sommige nationaliteiten zijn in werkelijkheid gemakkelijker snel te verplaatsen dan andere. Beveiligingsteams kunnen bijvoorbeeld chartervluchten of zelfs boten organiseren om personeel te evacueren, maar in een noodsituatie houden zij vaak geen rekening met de nationaliteiten van de betrokkenen en met de vraag of zij daadwerkelijk aan boord van de vlucht mogen gaan of het land van bestemming mogen binnenkomen.
Het is essentieel dat de professionals die verantwoordelijk zijn voor de noodverplaatsing van hun werknemers realistisch zijn over wat binnen hun organisatie mogelijk is met betrekking tot het vermogen van HR-systemen om een gegevensopslag bij te houden.
Het is misschien niet nodig om wereldwijd over alle gegevens van iedereen te beschikken, en dit kan in sommige rechtsgebieden inderdaad worden verhinderd door lokale wetgeving. Maar een duidelijk plan hebben voor waar de veiligheidsrisico’s het meest voor de hand liggen en ervoor zorgen dat de gegevens van die werknemers en hun gezinsleden beschikbaar zijn, helpt aanzienlijk bij het organiseren van vertrek.
In de aanloop naar Brexit beschikten veel organisaties bijvoorbeeld niet over gegevens van Britse staatsburgers in Europa en Europeanen in het VK—ze hadden deze eenvoudigweg nooit nodig gehad.
Vanwege de tijdlijn was er echter voldoende tijd om deze informatie te verzamelen en de nodige maatregelen te nemen om de immigratiestatussen te behouden en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Dit is niet het geval in echt urgente situaties, zoals de afgelopen jaren in Oekraïne en Afghanistan is gebleken.
Als je een formele werkgever gebruikt in een bepaalde regio, zijn er risico’s die moeten worden beperkt en samenwerkingsinspanningen die als onderdeel daarvan moeten worden georganiseerd.
Personeelsbeheer tijdens een crisis
Een strategie voor personeelsbeheer maakt het mogelijk een plan te ontwikkelen om het personeel doeltreffend te verplaatsen, de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en weloverwogen beslissingen te nemen bij het beoordelen van de beschikbare opties.
In sommige gevallen is het niet nodig dat al het personeel daadwerkelijk het land verlaat, maar moet er wel een individueel plan worden opgesteld voor specifieke medewerkers die nodig kunnen zijn om de activiteiten op de getroffen locatie voort te zetten.
Bij het uitvoeren van een analyse moet een bedrijf de volgende relevante factoren overwegen in samenwerking met zijn immigratiespecialisten en leverancier van diensten voor wereldwijde mobiliteit:
- Waar kunnen medewerkers op korte termijn naartoe reizen om veiligheidsredenen? Waar zijn visumvrije locaties of locaties waar ze bij aankomst een visum kunnen krijgen?
- Kan iemand daar op korte of lange termijn werken? Hoe lang duurt het om een werkvergunning te verkrijgen?
- Hoe blijven zij op de hoogte van snelle en frequente veranderingen in immigratieregelgeving en reismogelijkheden?
- Met welke verschillende aspecten van werken op afstand moet rekening worden gehouden? Visa voor digitale nomaden zijn bijvoorbeeld, op enkele uitzonderingen na, niet altijd bruikbare opties wanneer tijd van essentieel belang is. Zowel bedrijven als werknemers moeten rekening houden met een vaste inrichting, belasting- en socialezekerheidsverplichtingen enzovoort.
- Wat zijn de specifieke talentbehoeften op de verschillende locaties van een bedrijf? Hoewel je wereldwijd actief kunt zijn, sluit de vaardighedenmix van de getroffen werknemers mogelijk alleen aan bij bepaalde locaties.
- Wat zijn de risico’s van het verplaatsen van mensen naar de crisislocatie om de respons te ondersteunen – bijvoorbeeld het verplaatsen van beveiligingsteams ter ondersteuning van evacuaties vanwege politieke instabiliteit die de afgelopen jaren in Irak, Syrië en Afghanistan is waargenomen?
- Met welke verschillende scenario’s moet rekening worden gehouden, zoals situaties waarin reizen niet mogelijk is?
- Als de gebeurtenis gevolgen heeft voor de toeleveringsketen van het bedrijf, met welke regelgevende obstakels moet dan rekening worden gehouden en welke noodplannen zijn er om ervoor te zorgen dat bedrijfsprocessen niet volledig ontsporen?
Het belang van een reisvaardig personeelsbestand
Ervoor zorgen dat getroffen personen zo goed mogelijk klaar zijn om te reizen, is belangrijk voor een naadloze uitvoering van een bedrijfscontinuïteitsplan.
Naast inzicht in de nationaliteiten van de getroffen personen is het ook essentieel om te weten welke geldige visa zij al hebben, omdat dit onmiddellijk reizen kan vergemakkelijken.
Een Indiase onderdaan in Israël heeft bijvoorbeeld mogelijk niet veel reismogelijkheden, maar als die persoon een geldig Schengenvisum, US ESTA, UK-visum voor bezoekers enzovoort heeft, gaat er plotseling een wereld aan mogelijkheden open, in ieder geval voor reizen en veiligheid op korte termijn.
Wat betreft de bestemmingen waar getroffen personen naartoe kunnen reizen, verdient het in eerste instantie de voorkeur om locaties beschikbaar te hebben waar ze niet alleen naartoe kunnen reizen, maar ook onmiddellijk hun werk kunnen voortzetten.
Als dat geen optie is, is het op één na beste om locaties te overwegen waar mensen visumvrij kunnen binnenkomen en hun immigratiestatus in het land zelf kunnen wijzigen.
Soms kan dat betekenen dat de werkcontinuïteit wordt onderbroken, bijvoorbeeld als zij niet mogen werken terwijl een aanvraag in behandeling is. In andere gevallen kan het betekenen dat zij een periode vanuit een hotel of appartement werken in plaats van naar een kantoor te gaan.
De Verenigde Arabische Emiraten bieden bijvoorbeeld aan meer dan 70 nationaliteiten een visum bij aankomst en bieden de mogelijkheid om het visum na aankomst om te zetten in een visum voor werken op afstand.
In het geval van de crisis tussen Rusland en Oekraïne kwam de EU snel in actie om de tijdelijke beschermingsstatus voor Oekraïense onderdanen te activeren, waardoor mensen veel gemakkelijker konden blijven werken zodra ze een veilige locatie hadden bereikt. Toen sommige bedrijven hun activiteiten in Rusland beëindigden en personeel wilden verplaatsen, was dat echter problematischer en waren de mogelijkheden beperkter.
Werknemers moeten ervoor zorgen dat hun paspoort geldig is en nog minstens zes maanden geldig blijft. Ze moeten ook toegang hebben tot documenten zoals huwelijksakten, geboorteakten van kinderen, diploma’s enzovoort.
HR-professionals moeten deze boodschap opnemen in het onboardingproces en de check-ins met buitenlandse onderdanen, om ervoor te zorgen dat zij de juiste documentatie bij de hand hebben voor het geval ze op korte termijn moeten reizen.
Geolocatiefunctie?
Zoals eerder opgemerkt, zijn nauwkeurige en actuele gegevens cruciaal tijdens een crisis, maar er zijn beperkingen aan de kwaliteit en hoeveelheid van die gegevens wanneer ze handmatig worden beheerd.
Bedrijven zouden systemen kunnen invoeren, en doen dat ook, om de locaties van werknemers te volgen voor hun veiligheid en beveiliging. Deze systemen bevatten doorgaans alleen het land waar zij zich momenteel bevinden, niet de specifieke locatie binnen dat land.
Hoewel organisaties waarschijnlijk weten op welke werklocatie hun werknemers zich bevinden, weten ze mogelijk niet of zij zich daar op het moment van een noodsituatie daadwerkelijk bevinden of dat zij op reis zijn. Werknemers moeten op zijn minst worden geadviseerd hun aanwezigheid te registreren bij de ambassade van hun thuisland, vooral wanneer zij naar een land met een hoog risico reizen.
In het geval van een ramp of een ander type ontwrichtende gebeurtenis kan het beschikken over actuele contactgegevens van de werknemer en de mogelijkheid om hun locatie te volgen met behulp van informatietechnologie opmerkelijk nuttig zijn bij het aanpakken van personele uitdagingen.
Ontwikkel proactief een crisismanagementplan
Een gestructureerde aanpak op organisatieniveau kan veel uitdagingen beperken waarmee een bedrijf tijdens een crisis te maken kan krijgen. Organisaties, vooral organisaties die wereldwijd actief zijn, hebben voortdurend te maken met de ene crisis na de andere. Een crisismanagementplan zal:
- Het risicobewustzijn vergroten en helpen bij een risicoanalyse om eventuele knelpunten en de benodigde acties in kaart te brengen
- De organisatie helpen zich tijdens noodsituaties snel aan te passen
- De belangrijkste belanghebbenden helpen tijdig actie te ondernemen
- Realtime monitoring en situationeel bewustzijn mogelijk maken, wat van vitaal belang zal zijn voor effectieve besluitvorming en ervoor zal zorgen dat kritieke bedrijfsfuncties behouden blijven
- Instabiliteit en onzekerheid onder werknemers verminderen in de nasleep van een crisis die hun werkplek treft.
Over het geheel genomen zal het bedrijfscontinuïteitsplan de impact van de crisis op de getroffen werknemers beperken en de bedrijfscontinuïteit bevorderen.
Als onderdeel van uw risicobeoordelingen wilt u een bedrijfsimpactanalyse uitvoeren voor verschillende scenario’s en tafeloefeningen houden om uw team voor crisisbeheer te helpen hun rollen en verantwoordelijkheden te begrijpen, zodat de paraatheid en een juiste uitvoering van uw bedrijfscontinuïteitsprogramma worden gewaarborgd.
Blijf op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van continuïteitsplanning en bedrijfscontinuïteit door u in te schrijven voor onze nieuwsbrief!
