Hoe voer je eerlijke HR-onderzoeken uit: handleiding in 6 stappen
In mijn ruim 10 jaar als HR-generalist heb ik talloze onderzoeken op de werkvloer uitgevoerd en waardevolle lessen geleerd over hoe je deze op de juiste manier uitvoert.
In dit artikel bespreken we waarom een onderzoek nodig kan zijn, de belangrijkste onderdelen van een succesvol onderzoek en vervolgens een stapsgewijze handleiding voor het uitvoeren van een HR-onderzoek.
Wanneer moet je mogelijk een HR-onderzoek uitvoeren?
Er zijn verschillende redenen waarom binnen een organisatie een intern onderzoek moet worden uitgevoerd. Laten we enkele veelvoorkomende redenen bespreken die HR-professionals doorgaans tegenkomen.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
- Klachten van werknemers, zoals intimidatie, discriminatie, pesten of lichte misstanden. In dit geval wordt een HR-onderzoek doorgaans gestart naar aanleiding van de klacht om feiten te verzamelen, de situatie te beoordelen en de juiste handelwijze te bepalen.
- Er wordt vermoed dat een werknemer het bedrijfsbeleid heeft overtreden, bijvoorbeeld door onethisch gedrag te vertonen, de vertrouwelijkheid te schenden of veiligheidsprotocollen te overtreden. Er moet een HR-onderzoek worden gestart om de feiten vast te stellen en passende disciplinaire maatregelen te nemen.
- Beschuldigingen van ernstig wangedrag, waaronder fraude, verduistering, diefstal of andere illegale activiteiten binnen de organisatie. Dit zorgt voor een eerlijk en onpartijdig proces om de waarheid vast te stellen en eventuele juridische of ethische overtredingen aan te pakken.
- In gevallen waarin conflicten ontstaan tussen werknemers of afdelingen, kan een HR-onderzoek helpen om de onderliggende problemen aan het licht te brengen, relevante informatie te verzamelen en een oplossing te faciliteren die de arbeidsverhoudingen kan verbeteren.
- Om naleving van wettelijke en regelgevende verplichtingen te waarborgen. Zo kan een HR-onderzoek nodig zijn om mogelijke overtredingen van arbeidswetgeving, regelgeving op het gebied van arbeidsveiligheid of sectorspecifieke normen aan te pakken.
- In situaties waarin de prestaties van een werknemer consequent onder de verwachtingen blijven, kan een HR-onderzoek worden uitgevoerd om onderliggende problemen vast te stellen, indien nodig ondersteuning of training te bieden en passende maatregelen te bepalen, zoals verbeterplannen voor de prestaties.
Wat is er nodig voor een succesvol HR-onderzoek?
Als je lang genoeg door een HR-discussie op Reddit bladert, zie je genoeg verhalen over hoe dit misgaat, maar niet zo veel over hoe je het goed doet. In de loop der jaren heb ik geleerd dat elk onderzoek:
Tijdig
Reageer snel op alle klachten, maar neem de tijd die nodig is om zorgvuldig genoeg te werk te gaan voor een grondig en vertrouwelijk onderzoek (daarover later meer).
Eerlijk en objectief
Behandel alle betrokkenen met respect en waardigheid. Trek geen conclusies over de uitkomst van een onderzoek voordat alle betrokkenen zijn geïnterviewd en alle relevante documenten zijn bekeken.
Dit zorgt ervoor dat de uitkomst en eventuele maatregelen die op basis van het onderzoek worden genomen zowel eerlijk als objectief zijn.
Onpartijdig
Vermijd het uiten van meningen tijdens het afnemen van interviews en richt je op het achterhalen van de feiten. Zorg ervoor dat de interviews in het kader van het onderzoek serieus en zakelijk verlopen en blijf gedurende het hele interview kalm en de situatie beheersen. Waarschijnlijk heb je een mening over de kwestie, maar het is belangrijk om onpartijdig te blijven.
Georganiseerd
Bereid je voor op het onderzoek door een werkplan en een overzicht te maken van de vragen die door de verschillende betrokkenen moeten worden beantwoord.
Zorg er echter voor dat je werkplan flexibel blijft, naarmate je tijdens het onderzoek meer inzicht krijgt in de feiten.
Het gebruik van software voor casusbeheer is een eenvoudige manier om tijdens en na onderzoeken georganiseerd te blijven. Als je daar geen toegang toe hebt, werkt het ook goed om zaken in afzonderlijke mappen op een beperkte netwerkschijf te organiseren.
Goed gedocumenteerd
Documenteer de inhoud van interviews en noteer specifiek wat de geïnterviewde zegt, waarbij je waar mogelijk directe citaten gebruikt.
Het heeft de voorkeur dat getuigenverklaringen schriftelijk worden vastgelegd of door de betrokkenen in hun eigen woorden worden verteld, naast je interviewnotities.
Documenteer ook eventueel aanvullend bewijsmateriaal dat door de geïnterviewde betrokkenen aan je wordt verstrekt en noteer van wie het afkomstig is en wanneer.
Nogmaals, dit is niet de plek om je persoonlijke interpretaties, overtuigingen of aannames te vermelden; alleen de feiten!
Stap voor stap een HR-onderzoek uitvoeren
Voordat het HR-onderzoeksproces begint, moet worden bepaald wie het zal uitvoeren.
Hoewel ik het merendeel van de onderzoeken op mijn werk uitvoer, behandelt de HR-directeur onderzoeken waarbij iemand op het niveau van vicepresident of hoger betrokken is. En als de kwestie een lid van het HR-team betreft, zal onze bedrijfsjurist het onderzoek uitvoeren.
Houd er rekening mee dat het proces voor het uitvoeren van een onderzoek kan variëren afhankelijk van de specifieke omstandigheden en het beleid van je organisatie. Mogelijk moet je tijdens je onderzoeksproces juridisch advies inwinnen.
Laten we eens kijken naar een kader dat je kunt gebruiken om onderzoeken op je werkplek uit te voeren.
Stap één - Spreek met de persoon die de zorg heeft geuit
Spreek met de persoon die zorgen heeft geuit om de kwestie te bespreken. Deze persoon wordt mogelijk wel of niet rechtstreeks geraakt door de kwestie in kwestie. Je wilt details verkrijgen over wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe van de kwestie.
Verzamel tijdens je gesprek zoveel mogelijk specifieke details. Stel open vragen om de geïnterviewde aan te moedigen te antwoorden; probeer eenvoudige ja/nee-vragen te vermijden.
Bijvoorbeeld:
- “Vertel me vanuit jouw perspectief wat je zag toen je die dag terugkwam van de lunch” in plaats van “Heb je dit incident zien gebeuren?”.
- “Kun je me vertellen wat je tijdens die vergadering hebt gehoord?” in plaats van “Heb je gehoord dat ze tijdens de vergadering ruzie maakten?”
Vraag of er getuigen zijn of mensen die kennis hebben van het besproken incident, en vraag naar de omvang van hun kennis (hierover meer in de volgende stap).
Vraag ook of er bewijs is dat licht kan werpen op de geuite beschuldigingen, zoals e-mails, notities, audio-/video-opnamen, sms-berichten enzovoort.
Stap twee - Spreek met de mogelijke getuigen
Spreek met de mogelijke getuigen die in stap één zijn genoemd. Het kan ook zijn dat je tijdens je onderzoek meer getuigen ontdekt.
Denk bij het voorbereiden van vragen voor getuigen na over manieren om ze zo te formuleren dat de noodzaak om de bron van de feiten waarop je vragen zijn gebaseerd bekend te maken, tot een minimum wordt beperkt of helemaal verdwijnt. Houd er rekening mee dat dit, afhankelijk van de aard van de kwestie, mogelijk niet haalbaar is.
Leg vóór het interview met elke getuige uit waarom volledige en eerlijke antwoorden nodig zijn en herinner hen aan het antivergeldingsbeleid van je bedrijf. Informeer hen indien gepast dat het onderzoek nog loopt en vraag om vertrouwelijkheid gedurende het onderzoek.
Verzamel bij getuigen bewijsmateriaal dat hun verklaringen ondersteunt of verband houdt met de kwestie en adviseer de geïnterviewde om contact met je op te nemen als die zich iets nieuws herinnert of iets nieuws te weten komt, of als de geïnterviewde nieuwe zorgen heeft, waaronder zorgen over vergelding.
Stap drie - Spreek met de beschuldigde medewerker
Spreek met de beschuldigde medewerker. Net als bij je voorbereide vragen voor getuigen wil je de noodzaak om de bron van feiten bekend te maken tot een minimum beperken.
Op basis van je gesprekken met de klager en de getuigen beschik je over een lijst met vragen die de beschuldigde moet beantwoorden. Het is belangrijk om objectief te blijven en tijdens dit gesprek geen meningen te uiten.
Verzamel bewijsmateriaal waarover de beschuldigde beschikt en dat verband houdt met de kwestie. Dit kan dezelfde documentatie zijn die je van anderen hebt ontvangen, maar deze moet alsnog worden verzameld.
Leg opnieuw uit waarom volledige medewerking nodig is en herinner hen eraan om vóór het begin van het gesprek het antivergeldingsbeleid van je bedrijf in acht te nemen.
Stap vier - Beoordelen en analyseren
Beoordeel en analyseer alle informatie die tijdens het onderzoek is verzameld. Let op inconsistenties, patronen of aanvullend bewijsmateriaal dat kan helpen om tot een eerlijke en onbevooroordeelde conclusie te komen.
Stel een gedetailleerd onderzoeksrapport op waarin de bevindingen worden vastgelegd. Neem een samenvatting op van de klacht of het incident, de gevoerde gesprekken, schriftelijke verklaringen, al het verzamelde bewijsmateriaal en eventuele getrokken conclusies.
Bepaal op basis van de bevindingen van het onderzoek welke handelwijze gepast is. Dit kan corrigerende maatregelen of disciplinaire maatregelen, bemiddeling, conflictoplossing of andere acties omvatten, afhankelijk van de ernst en aard van de kwestie.
Stap vijf - Deel de resultaten en voorgestelde acties
Deel de resultaten en voorgestelde stappen indien passend eerst met de leiding. Verstrek informatie over de te nemen acties en eventuele vervolgstappen.
Deel vervolgens de definitieve beslissing met de beschuldigde en voer de actie uit die je in stap 5 hebt bepaald om de situatie indien passend te verhelpen.
Communiceer tot slot de resultaten van het onderzoek aan de klager, maar deel geen vertrouwelijke informatie. Hieronder kunnen de uitkomst en de tegen de beschuldigde genomen maatregelen vallen. Dit kan een moeilijk gesprek zijn en moet zorgvuldig worden gevoerd.
Stap zes - Beoordeel de effectiviteit
Beoordeel regelmatig de effectiviteit van genomen maatregelen en houd de situatie in de gaten om ervoor te zorgen dat de kwestie naar behoren is aangepakt.
Neem indien nodig contact op met de betrokken partijen. Dit is een cruciale stap die vaak over het hoofd wordt gezien en ertoe kan leiden dat de kwestie verergert of zelfs een geval van vergelding veroorzaakt.
Een opmerking over represailles
Represailles zijn volgens de EEOC de meest genoemde grond voor discriminatie.
Het herinneren van de deelnemers aan het onderzoek aan het antirepresaillebeleid van je bedrijf wordt in verschillende van de bovenstaande stappen genoemd. Alle partijen moeten begrijpen dat represailles op de werkvloer absoluut niet worden getolereerd.
Een tijdig, onpartijdig en eerlijk HR-onderzoek
Het is belangrijk om op te merken dat HR-onderzoeken eerlijk, vertrouwelijk en in overeenstemming met wettelijke vereisten en bedrijfsbeleid moeten worden uitgevoerd. Het belangrijkste doel is om een veilige, inclusieve en conforme werkomgeving te waarborgen en tegelijkertijd eventuele problemen aan te pakken.
Met behulp van de bovenstaande stappen zou je volgende onderzoek tijdig, onpartijdig en eerlijk moeten zijn.
Abonneer je op de People Managing People-nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws van People Managing People.
Enkele aanvullende bronnen die je kunnen helpen bij kwesties rond werknemersrelaties:
