ChatGPT: Een expertgids voor HR-professionals

1. Zet data om in inzichten

Resultaat: Herken patronen sneller en vertaal data naar beslissingen.

HR-teams worden overspoeld met data: exitgesprekken, pulse-enquêtes, rapporten over personeelsverloop en meer. 

Wat ik keer op keer heb gezien, is dat we weliswaar graag data verzamelen, maar vaak moeite hebben om tijd te vinden om alles te begrijpen.

AI kan je helpen betekenis te halen uit gegevens, thema's zichtbaar te maken en voor te bereiden wat belangrijk is voor leiderschap of actieplannen.

Waar het bij helpt:

• Het identificeren van thema's in exitgesprekken of opmerkingen uit pulse-enquêtes
• Lange spreadsheets samenvatten voor het leiderschap
• Ruwe statistieken omzetten in communicatie voor verschillende doelgroepen
• Patronen vinden in bestaande data of data zo organiseren dat deze beter te begrijpen is
• Excel-bestanden. Je kunt de ingebouwde Microsoft Copilot AI-tools gebruiken of data rechtstreeks in een andere AI plakken (of uploaden, afhankelijk van je platform) en de AI om samenvattingen, vergelijkingen of visuele suggesties vragen. Hoewel dit een ENORME hulp is voor Excel-gebruikers, vervangt het niet je begrip van draaitabellen (een zeer belangrijke vaardigheid!), maar het kan wel helpen om snel patronen te herkennen, formules te schrijven en snelle inzichten te creëren om te delen. Vergeet niet de brondata goed te controleren om er zeker van te zijn dat de AI niets verzint! 

Waarom dit belangrijk is: Je gaat sneller van “We hebben data” naar “We weten wat we ermee moeten doen.”, mogelijk met minder stappen en zonder de noodzaak van Excel-wizards of gespecialiseerde data-analisten.

Probeer deze prompts:

• “Hier zijn 100 opmerkingen in vrije tekst uit ons betrokkenheidsonderzoek. Vat de belangrijkste thema's samen in begrijpelijke taal en identificeer alles wat meer dan drie keer voorkomt.”
• “Bekijk dit rapport over personeelsverloop per afdeling en identificeer de drie gebieden met de grootste verandering sinds het vorige kwartaal. Vat dit samen voor ons senior leiderschapsteam.”
• “Neem dit transcript van een exitgesprek en schrijf een samenvatting voor leidinggevenden in drie opsommingstekens. Richt je op wat we ervan kunnen leren en waar we op moeten letten.”

Extra tip: Vraag na het ontvangen van een samenvatting: “Schrijf nu drie mogelijke vervolgstappen die HR kan nemen om deze trend aan te pakken.” Je analyseert niet alleen, je zet ook stappen richting actie.

2. Structureer sjablonen en stem inhoud af op verschillende groepen

Resultaat: Maak betrouwbare, herhaalbare spreadsheets, werkmappen of andere sjablonen zonder telkens vanaf nul te beginnen. 

In mijn loopbaan binnen HR heb ik gemerkt dat verrassend veel tijd wordt besteed aan het opnieuw uitvoeren van vergelijkbaar werk voor verschillende mensen of groepen.

Zo heb ik vaak dezelfde overzichten gemaakt, dezelfde communicatie geschreven of hetzelfde type rapport binnen het bedrijf opgemaakt. 

Met AI kun je deze routines omzetten in herhaalbare sjablonen en je data slimmer gebruiken.

Waar het bij helpt:

• Herbruikbare sjablonen maken voor personeelsbestanden, beoordelingsgesprekken, formatieoverzichten, salarisadministratie en noem maar op
• Samenvattingen, vergelijkingen of actiepunten uit spreadsheets halen
• Data structureren tot duidelijke visualisaties of gesprekspunten voor presentaties

Waarom dit belangrijk is:

Je besteedt minder tijd aan opmaak of afstemming en meer tijd aan inzichten, beslissingen en strategie (jouw unieke menselijke superkrachten).

Probeer deze prompts:

• “Maak een aanpasbaar sjabloon voor een kwartaalrapport over formatie en personeelsverloop, met ruimte voor samenvattende inzichten en statistieken per afdeling.”
• “Ik heb een CSV-bestand met tevredenheidsscores van medewerkers per team. Vat de gebieden met de hoogste en laagste scores samen en beveel voor elk twee acties aan.”
• “Maak een sjabloon voor beoordelingsgesprekken voor leidinggevenden, inclusief beoordelingsschalen, ruimte voor feedback en een samenvattend gedeelte over de gereedheid voor promotie.”

Tip voor uitbreiding: Zodra je in AI iets hebt uitgewerkt tot een punt waar je tevreden over bent, vraag je om dat onderdeel uit te breiden of aan te passen. Probeer: “Maak hier nu een herbruikbare checklist of een formulier van dat door andere managers of HR-teamleden kan worden gebruikt.” Voer dit op een paar verschillende manieren uit en ontdek hoe één stuk content of informatie kan worden omgezet in meerdere onderdelen die geschikt zijn voor hun unieke doel en doelgroep.

3. Bespaar tijd met repetitieve planning

Resultaat: Werk sneller zonder concessies te doen aan kwaliteit.

Als je ooit vanaf nul een onboardingplan, een trainingsopzet of een kalender opnieuw hebt gemaakt, weet je hoeveel tijd die “standaarddocumenten” in werkelijkheid kosten. AI kan je helpen de startfase over te slaan en sneller aan verfijning toe te komen.

Waar het bij helpt:

• Onboardingtijdlijnen opstellen
• Opzetten van ontwikkeltrajecten voor leiderschap
• Inhoudsblokken voor DEI-programma’s samenstellen

Waarom dit belangrijk is:

Je hebt in enkele minuten 70% van het werk gedaan en kunt je energie richten op het aanpassen en uitvoeren.

Probeer deze prompts:

• “Maak een onboardingplan voor 30, 60 en 90 dagen voor een ervaren ingenieur die op afstand werkt, inclusief onboardingpartners, technische configuratie en mijlpalen voor het eerste project.”
• “Schets een leiderschapsontwikkelingstraject van 12 maanden voor nieuwe leidinggevenden in een hybride werkomgeving. Neem elk kwartaal ten minste één ervaringsgerichte activiteit op.”
• “Maak een sjabloon voor de agenda van een kwartaalbijeenkomst van HR voor alle medewerkers. Neem tijdsblokken, voorgestelde inhoud en herinneringen voor ondersteunend materiaal op.”

Tip voor uitbreiding: Als je een plan hebt waar je tevreden over bent, vraag dan: “Maak hier nu een opzet voor een presentatie van” of “Schrijf een communicatie-e-mail die bij dit plan past.” Zo stel je tijdens één werksessie materiaal in meerdere formats samen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

4. Maak strategie eenvoudiger om te communiceren

Resultaat: Vertel duidelijkere, overtuigendere verhalen, vooral met data.

HR-leiders hebben nog nooit zo veel toegang gehad tot inzichten en tegelijkertijd zo veel druk ervaren om die inzichten betekenisvol te maken voor anderen. Of het nu gaat om een verandering in de personeelsstrategie, een DEI-update of een dashboard met talentrisico’s: AI kan je helpen het verhaal achter de cijfers te vertellen.

Waar het bij helpt:

• Personeelsgegevens omzetten in gesprekspunten voor leiders
• Dia’s of beknopte documenten opstellen voor multifunctionele teams
• Visie, afwegingen of de impact van veranderingen communiceren

Waarom dit belangrijk is:
Je beïnvloedt anderen effectiever en komt duidelijk en zelfverzekerd over.

Probeer deze prompts:

• “Herschrijf dit HR-strategiedocument voor een algemeen medewerkerspubliek. Maak de tekst conversatiegericht, in lijn met onze waarden en korter dan 400 woorden.”
• “Vat ons rapport over personeelsanalyse samen in 5 opsommingstekens waar een CFO om zou geven. Richt je op kosten, retentierisico en productiviteit.”
• “Maak een verhaallijn voor één dia die de verschuiving in onze talentstrategie uitlegt, met één kop en daaronder 3 kernboodschappen.”

Tip voor uitbreiding: Zodra je boodschap duidelijk is, vraag je: “Schrijf nu een versie hiervan die leidinggevenden tijdens teamvergaderingen kunnen delen.” Zo help je de afstemming tussen de verschillende organisatieniveaus te versterken.

5. Modelleer scenario’s en “wat als”-situaties

Resultaat: Denk na over risico’s en opties voordat beslissingen worden genomen.

Je hebt geen glazen bol nodig om vooruit te kijken; je hoeft ideeën alleen vóór de lancering aan een stresstest te onderwerpen. Je kunt AI gebruiken om na te denken over mogelijke reacties, risico’s en oplossingen voor aanstaande beslissingen of beleidsmaatregelen.

Waar het bij helpt:

• Afwegingen bij beleidsontwerp of veranderingsontwerp evalueren
• Berichten of uitrolplannen aan een stresstest onderwerpen
• Leiders voorbereiden op waarschijnlijke vragen of weerstand

Waarom dit belangrijk is: Je komt over als een strategische denker en niet alleen als iemand die beleid uitvoert.

Probeer deze prompts:

• “Als we ons beleid voor werken op afstand terugbrengen van 3 dagen naar 1, op welke reacties van medewerkers moeten we ons dan voorbereiden? Welke communicatie en ondersteuning kunnen wrijving verminderen?”
• “Vergelijk drie benaderingen voor de invoering van een nieuw kader voor interne mobiliteit. Benadruk de voor- en nadelen, waarschijnlijke reacties van medewerkers en de complexiteit van de implementatie.”
• “Stel je voor dat we onze eindejaarsbonussen afschaffen en vervangen door kwartaalgebonden spotbonussen. Wat kan er misgaan? Wat kan er verbeteren?”

Aanvullende tip: Vraag na het in kaart brengen van scenario’s: “Stel nu een Q&A voor het leiderschap op om managers te helpen omgaan met de 5 belangrijkste zorgen die medewerkers kunnen uiten.” Zo ben je de concurrentie een stap voor met communicatie die al klaarstaat.

6. Breid je ondersteuning uit zonder op te branden

Resultaat: Help meer mensen—sneller—zonder je standaarden te verlagen.

Het is de taak van HR om mensen te ondersteunen—en de hoeveelheid verzoeken, gesprekken en terugkerende vragen houdt nooit op. AI kan je helpen opschalen door je kennis om te zetten in hulpmiddelen voor zelfbediening, sjablonen en bronnen die met één klik beschikbaar zijn.

Waar het bij helpt:

• Het maken van hulpmiddelenpakketten, checklists of gespreksgidsen
• Het opstellen van FAQ’s of handleidingen voor nieuwe systemen
• Het opbouwen van herbruikbare hulpmiddelen voor zelfbediening

Waarom dit belangrijk is:
Je maakt jezelf beter beschikbaar voor strategisch werk door je expertise toegankelijker te maken.

Probeer deze prompts:

• “Schrijf een document van één pagina voor nieuwe managers over hoe ze feedback kunnen geven. Voeg 3 dingen die je wel moet doen, 3 dingen die je niet moet doen en een voorbeeldscript voor constructieve feedback toe.”
• “Maak een handleiding voor medewerkers over het bijwerken van hun arbeidsvoorwaarden tijdens de open inschrijvingsperiode. Gebruik duidelijke taal en structureer de handleiding aan de hand van FAQ’s.”
• “Stel een reeks gesprekspunten op die HRBP’s kunnen gebruiken in gesprekken met managers die twee niveaus hoger staan, met de nadruk op het ontdekken van factoren die betrokkenheid stimuleren en het risico op burn-out.”

Aanvullende tip: Vraag AI om voor elke bron zowel een “volledige versie” als een “TL;DR-versie” te maken, of een versie die is opgemaakt voor Slack/Teams. Hoe toegankelijker je inhoud is, hoe nuttiger deze wordt.

Veelvoorkomende problemen oplossen

Wanneer je AI-tools gaat gebruiken, kun je te maken krijgen met veel van de al te bekende valkuilen van AI, zoals hallucinaties, niet precies krijgen waar je om hebt gevraagd en mijn absolute minst favoriete probleem: intense herhaling. 

Dit zijn de meest voorkomende problemen bij het schrijven van prompts voor AI en wat je eraan kunt doen.

1. De uitvoer is te algemeen of vaag

Wat gaat er mis: De prompt bevatte niet genoeg context, details over de doelgroep of informatie over de bedoeling.

Wat je moet doen: Wees specifiek in je prompt. Vertel de AI voor wie de inhoud is, waarom deze belangrijk is en waar deze wordt gebruikt.

Voorbeeld van een verbeterde prompt:

• In plaats van: “Schrijf een samenvatting van een training”
• Probeer: “Vat deze virtuele trainingssessie van 60 minuten samen voor managers op middenniveau die niet aanwezig konden zijn. Vermeld 3 belangrijkste inzichten en 2 actiepunten. Toon: beknopt en praktisch.”

2. De tekst klinkt te veel als AI

Wat gaat er mis: ChatGPT heeft de neiging standaard te kiezen voor overdreven gepolijste, formele of met modewoorden doorspekte taal.

Wat je moet doen: Geef duidelijke instructies over de toon in je prompt. Vraag om een menselijke, praktische schrijfstijl. Zeg tegen AI dat het minder als AI moet schrijven (daar komen we later uitgebreider op terug).

3. Te veel herhaling of het overduidelijke benoemen

Wat gaat er mis: AI probeert vaak volledig te klinken in plaats van beknopt te zijn. Je krijgt geen punten voor moeilijke woorden, maar voor bruikbaarheid en duidelijkheid (onthoud dit, altijd!)

Wat je moet doen: Richt de prompt scherper af. Vraag alleen om essentiële of nieuwe informatie en voeg een woordlimiet toe.

Voorbeeld van een verbeterde prompt:  “Schrijf dit in maximaal 150 woorden. Vermeld alleen wat nieuw of belangrijk is voor deze doelgroep.”

4. Overmoed of onjuiste informatie

Wat gaat er mis: ChatGPT is getraind om deskundig en vloeiend te klinken, zelfs wanneer het aannames doet (hallucineert).

Wat je moet doen: Vraag om bronnen, controleer feiten die te zelfverzekerd klinken en gebruik AI niet om juridische of compliancecontent te schrijven zonder menselijke beoordeling (dit is ontzettend belangrijk en heeft veel gevolgen, vooral binnen HR).

Voorbeeld van een verbeterde prompt:  “Wat zijn je bronnen voor deze gegevens? Voeg indien mogelijk links naar primaire bronnen toe.”

5. Komt niet overeen met stijl- of opmaakvoorkeuren

Wat gaat er mis: AI gebruikt standaard veelvoorkomende stijlen, tenzij je specifiek aangeeft wat het moet doen. Het denkt te weten wat het moet doen om behulpzaam te zijn, maar dat is vaak niet wat je echt wilt.

Wat je moet doen: Wees al vroeg duidelijk over de opmaak. Benadruk tijdens het bewerken wat voor jou belangrijk is op het gebied van opmaak, toon en structuur – wees specifiek!

Voorbeeld van een verbeterde prompt: “Schrijf in opsommingstekens, beperk elk punt tot 2 regels, gebruik hoofdletters aan het begin van elk belangrijk woord in koppen en vermijd gedachtestreepjes of overdreven taalgebruik.”

Een poging om valkuilen bij het schrijven met AI aan te pakken

In dit artikel heb ik het belang benadrukt van specifiek zijn over wat je van je AI-tool wilt! 

Dat geldt ook voor de manier waarop je deze tools vertelt dat ze voor je moeten schrijven. Vertel je AI-tools aan het begin van een chat (of liever nog, in de instellingen) hoe je wilt dat ze schrijven. 

Hier is een voorbeeld: “Schrijf in een professionele maar natuurlijke toon. Vermijd opvulzinnen, jargon en veelgebruikte formuleringen. Gebruik geen gedachtestreepjes of uitroeptekens. Vermijd woorden als ‘transformatief’ en ‘gamechanger’ of verkoopachtige metaforen. Houd het duidelijk, nuttig en iets wat ik daadwerkelijk hardop zou zeggen.”

Je kunt hierin nog een stap verder gaan en je eigen schrijfvoorbeelden geven, zodat de AI je unieke menselijke toon en schrijfcadans beter begrijpt. 

Als dat niet werkt, kun je je voorkeuren ook benadrukken met vervolgprompts, zoals: 

• “Laat dit menselijker klinken.”
• “Herschrijf dit voor meer duidelijkheid en verwijder alle modewoorden.”
• “Maak dit bondiger en laat het klinken als interne bedrijfscommunicatie.”

Mijn beste advies hierover is om duidelijk en consequent te zijn in de manier waarop je wilt dat AI voor je schrijft. 

Het kost tijd om precies af te stemmen wat de AI denkt dat je wilt, maar als je alles goed hebt ingesteld, kan AI enorm helpen om communicatie voor verschillende belanghebbenden aan te scherpen. 

Nu jij!

Je hoeft geen AI-expert te zijn om AI als een expert te gebruiken. Je hebt alleen een duidelijk resultaat en een paar goede prompts nodig.

Waar begin je dan?

1. Kies een van de bovenstaande resultaten.
2. Probeer een van de prompts.
3. Bekijk hoe het je helpt.

Misschien bespaar je 30 minuten. Misschien krijg je de duidelijkheid die je hebt gemist. Of misschien voel je gewoon die kleine impuls die je eraan herinnert dat je dit kunt!

Vond je dit nuttig? Sla het op als bladwijzer, deel het met een teamgenoot of probeer een van de prompts uit tijdens je volgende 1-op-1 (laat je baas je nieuwe vaardigheden zien!).

We staan nog maar aan het begin van het gebruik van AI in HR. Hoe meer je experimenteert, hoe meer waarde je eruit haalt.

Een korte opmerking over platforms

ChatGPT is een van de verschillende tools die op vergelijkbare wijze werken. Claude, Gemini en Microsoft Copilot: ze gebruiken allemaal grote taalmodellen om content te genereren en vorm te geven op basis van jouw input. 

De keuze komt vaak neer op wat het beste met je systemen integreert en waar je gegevens moeten worden opgeslagen. De werking is vergelijkbaar; de manier waarop je prompts schrijft en bewerkt, is belangrijker dan welke tool je gebruikt.

Opmerking over privacy

AI is ongelooflijk nuttig, maar het blijft een systeem van een derde partij. Ook als het voelt alsof je alleen maar met een document chat, kan alles wat je invoert buiten de controle van je organisatie worden opgeslagen of verwerkt, vooral bij gratis versies van AI-tools.

Als je iets niet in een externe e-mail of een gedeeld Slack-kanaal zou zetten, zet het dan ook niet in gratis AI-tools. 

Dit betekent dat je geen echte namen, personeelsnummers, specifieke leveranciersgegevens, vertrouwelijke informatie of nog niet gepubliceerde financiële gegevens of strategiedocumenten moet opnemen in gesprekken met gratis AI-tools of AI-tools waarvoor je niet betaalt. 

De beste manier om de privacy- en beveiligingsuitdagingen van AI aan te pakken, is om met het IT-team van je bedrijf te overleggen over het juiste gebruik van AI op het werk en na te gaan of zij voorkeurstools of privétools hebben waarin je vrijelijk bedrijfsinformatie kunt gebruiken.

Als dat niet het geval is, zorg er dan voor dat je AI-tools mag gebruiken en overweeg vervolgens een betaald account. Schakel ook uit dat de AI-tool je gegevens gebruikt om zijn AI-modellen te trainen.