Kantoorsnacks: Jessica Zwaan

Hoe ben je gekomen waar je vandaag bent?

Naar New York? Met British Airways.

In mijn huidige functie? Goede vraag. 

Ik had ruim 10 jaar in personeelszaken gewerkt en begon me erg vertrouwd te voelen met de functie en verantwoordelijkheden. Maar ik wilde echt meer organisatiebreed gaan werken, dus begon ik het juridische team bij Whereby te leiden, gevolgd door de teams voor bedrijfsvoering, waarna ik in juli 2021 de functie van COO op me nam.

Die stap ontstond aanvankelijk doordat mijn werkterrein verschoof van een focus op personeelsaantallen en personeelsplanning naar bredere budgetplanning en verantwoordelijkheden op het gebied van winst en verlies. Vervolgens begon ik met het klantenteam samen te werken aan het verbeteren van efficiëntie.

COO-functies kunnen allerlei vormen aannemen, maar ik geloof dat een commercieel ingestelde HR-leider, die de cultuur en het bedrijf als een product ziet, zonder problemen de rol van COO kan vervullen.

Hier kun je meer lezen over mijn reis van de afgelopen 5 jaar.

Hoe ziet je typische dag eruit? Heb je een vaste routine die je aanhoudt?

Ik werk in New York, maar het merendeel van mijn team bevindt zich in Europa. Daarom sta ik meestal heel vroeg op voor vergaderingen tussen 6 en 7 uur 's ochtends. Ik zet koffie, ga mijn “Whereby-ruimte” in en besteed ongeveer 3 à 4 uur aan gesprekken die elkaar direct opvolgen. 

Over het algemeen neem ik een pauze voor de lunch en besteed ik zo veel mogelijk van de middag aan geconcentreerd werk. Wanneer je in een groeiend bedrijf werkt, blijft je rol nog steeds erg “operationeel”, dus er wordt nog altijd van me verwacht dat ik rapportages opstel, audits uitvoer en betrokken ben bij het opstellen van beleid. Ik besteed veel tijd aan het beoordelen van documenten, contracten en ander werk waarvoor ik me volledig moet kunnen concentreren.

Meestal rond ik mijn werk af en ga ik naar de sportschool of maak ik een wandeling. Daarna kom ik terug en werk ik 's avonds nog wat e-mails weg.

Hoe leg je aan anderen uit wat je doet?

Ik ben eigenlijk een soort stedenbouwkundige van een bedrijf: ik houd me bezig met de vraag hoe alle infrastructuur, planning en werkwijzen op elkaar aansluiten voor alles wat niet onder techniek of verkoop valt.

Mijn doel is om het bedrijf zelf zeer waardevol te maken en ervoor te zorgen dat het de ontwikkeling van het best mogelijke product voor onze klanten faciliteert.

Wat is je favoriete onderdeel van je werk?

Ik houd ervan om ingewikkelde problemen op te lossen en ik ontmoet onze klanten echt graag. Enkele van mijn favoriete projecten van de afgelopen maanden waren de samenwerking met marketing en onze factureringsteams om partner- en verwijzingsprogramma's op te zetten, het uitwerken van onze omzet- en kasstroommodellen en het werken aan meer commercieel gerichte OKR's voor onze ondersteunings- en operationele teams.

Wat is je grootste uitdaging?

Ik heb vaak het gevoel dat ik vooral tegen de tijd vecht. Mijn grootste uitdaging is het aantal taken, ideeën, overwegingen en vergaderingen te combineren met de hoeveelheid tijd die er op een dag is om te werken, te slapen en mijn dierbaren te zien.

Een specifiekere uitdaging is dat de wereldeconomie momenteel voor onrust zorgt op het gebied van werkgelegenheid, inflatie, prognoses en de valutamarkt. Het is een zwaar jaar of zo geweest, waarin we hebben geworsteld met de vraag hoe we deze uitdagingen kunnen overwinnen na de al moeilijke pandemiejaren.

Wat is volgens jou de grootste misvatting over HR?

Dat HR de politie van een bedrijf is. Ik geloof dat HR-teams de productmanagers zijn voor de werknemerservaring en dat de kans groter is dat ze een geweldige werkplek creëren en meer verbonden zijn met de commerciële kant van het bedrijf naarmate ze zich meer op die manier gedragen.

Welke invloed heeft technologie gehad op de HR-wereld?

Bij mijn eerste baan verstuurde ik arbeidsovereenkomsten naar de huizen van mensen, zodat ze die konden ondertekenen—iets wat nu zo sterk uit de tijd is. HR is de afgelopen 10 jaar veel minder administratief geworden. Daardoor hebben we echt meer tijd en capaciteit gekregen om ons strategischer te richten.

Welke tools zijn jouw favorieten om je te helpen bij je werk?

Ik ben een groot fan van productiviteits- en communicatietools, dus tools zoals Notion, Loom en Pleo hebben de laatste tijd echt het verschil gemaakt in de manier waarop teams op afstand samenwerken en met elkaar communiceren. 

Wat is tot nu toe jouw meest succesvolle initiatief geweest en waarom?

Waarschijnlijk Whereby’s beloningsfilosofie. Ik heb een 3-delige blogreeks geschreven over hoe je op basis van dat werk een wereldwijd relevante beloningsfilosofie kunt opstellen, en die werd zeer goed ontvangen.

Ik denk dat dit de ogen van veel andere leiders echt heeft geopend voor het belang van meer transparantie en een toekomstgerichte benadering van hun beloningsfilosofieën.

Wat is het beste advies dat je ooit hebt gekregen?

Wees ongeremd nieuwsgierig. 

Wat is volgens jou de grootste uitdaging waar bedrijven op de huidige arbeidsmarkt mee te maken hebben?

Zoals ik hierboven al noemde, bevindt de economie zich momenteel echt in een zeer volatiele situatie, die de commerciële kant en complexiteit van de HR-rol binnen de arbeidsmarkt duidelijk benadrukt. Ik denk dat het een enorme uitdaging is om binnen enkele jaren te maken te krijgen met beloning, werken op afstand, talenttekorten en inflatie—allemaal tegelijk.

Tot slot, en het allerbelangrijkst: wat is je favoriete snack op kantoor (thuis of ergens anders)?

Ik weet niet of dit als een snack op kantoor telt, maar elke vrijdag halen mijn man en ik een bagel en eten we die samen terwijl we onze e-mails in de ochtend beantwoorden. Het is een van mijn favoriete momenten van de week.

What’s your favorite office snack?

Work in People and Culture? Want to share your ideas?

Applications to be interviewed are open to anyone (yes anyone!) so don’t hesitate to fill in the form for an opportunity to share your knowledge and ideas.