Teamnormen: wat ze zijn en hoe je ze opstelt
Teamnormen zijn de informele regels en gedeelde verwachtingen die bepalen hoe je team samenwerkt en zaken voor elkaar krijgt. Door ervoor te kiezen deze normen bewust vast te leggen en te communiceren, kun je de samenwerking, prestaties en betrokkenheid verbeteren. In dit artikel laat ik zien waarom teamnormen belangrijk zijn en leid ik je door eenvoudige stappen om ze vast te stellen, zodat je je team kunt helpen optimaal te functioneren.
Wat zijn teamnormen?
Normen zijn niet hetzelfde als regels of richtlijnen. Ze verschillen op een aantal belangrijke manieren.
Mate van formaliteit
Normen zijn doorgaans informele, ongeschreven afspraken die helpen bepalen hoe teamleden zullen samenwerken. Het zijn de traditioneel niet-gecodificeerde regels voor hoe het werk binnen het team wordt gedaan, maar het is mogelijk en wenselijk dat het team ze opstelt en communiceert, terwijl ze toch informeel van aard blijven.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Regels en richtlijnen zijn daarentegen formeel en gedocumenteerd, vaak in de vorm van beleidsregels of standaardwerkwijzen.
Flexibiliteit
Normen zijn flexibel en veranderlijk en kunnen zich gemakkelijk aanpassen en ontwikkelen wanneer het team of de situatie verandert, zonder formele goedkeuring.
Regels en richtlijnen zijn rigider. Vanwege hun formele aard is goedkeuring van het leiderschap nodig om ze te wijzigen.
Hoe ze worden opgesteld
Normen worden collectief gevormd door interacties en ervaringen binnen het team, terwijl regels en richtlijnen worden ontwikkeld en opgelegd door iemand met gezag (een leidinggevende, een functionele groep of de organisatie).
Reikwijdte
Normen richten zich op hoe mensen samenwerken in een specifieke context. Ze zijn situationeel en gelden voor een team of groep; ze zijn niet consistent binnen de hele organisatie.
Regels en richtlijnen hebben een bredere reikwijdte en worden over het algemeen consistent toegepast binnen de hele organisatie.
Verantwoordelijkheid en handhaving
Normen worden zelf gehandhaafd en berusten op wederzijdse verantwoordelijkheid. Niet-naleving wordt aangepakt door feedback en bespreking, zonder formele sanctie.
Regels en richtlijnen worden gehandhaafd door een persoon of functie met gezag. Niet-naleving heeft vaak formele gevolgen.
| Normen | Regels/richtlijnen |
| Vaak informeel en ongeschreven | Formeel en gedocumenteerd |
| Zeer aanpasbaar | Rigide; kan alleen worden gewijzigd met goedkeuring van het leiderschap |
| Collectief gevormd door interactie en ervaring binnen het team | Opgesteld door het leiderschap en opgelegd door iemand met gezag |
| Richten zich op hoe mensen in bepaalde contexten samenwerken; situationeel | Hebben een brede reikwijdte; onveranderlijk |
| Worden zelf gehandhaafd; handhaving berust op wederzijdse verantwoordelijkheid | Worden gehandhaafd door iemand met gezag; handhaving heeft formele gevolgen |
Het belang van normen voor hoogpresterende teams
Normen helpen hoge prestaties te bevorderen door het gedeelde begrip te bieden dat teams nodig hebben om efficiënt te functioneren en effectief samen te werken.
Ze richten het team op gedeelde doelen en verantwoordelijkheid en helpen de ruis van concurrerende prioriteiten te verminderen.
Het vaststellen van teamnormen helpt op drie belangrijke manieren een effectieve werkdynamiek te creëren:
1. Consistente verwachtingen en gedrag
Om op hoog niveau te presteren, hebben teams consistentie nodig. Door niet alleen vast te leggen wat mensen in het team doen, maar ook hoe ze dat doen, helpen normen focus en productiviteit te stimuleren en maken ze het overbodig om voor elk project of elke werkstroom te bepalen hoe het werk wordt uitgevoerd.
Normen scheppen consistente verwachtingen voor hoe teamleden samenwerken, beslissingen nemen en met elkaar communiceren—wat allemaal de onduidelijkheid en conflicten vermindert die teams kunnen afremmen.
2. Meer vertrouwen en samenwerking
In zijn beroemde onderzoek Project Aristotle stelde Google vast dat de belangrijkste bepalende factor voor een hoogpresterend team psychologische veiligheid is—feitelijk het niveau van vertrouwen binnen het team.
Normen versnellen het opbouwen van vertrouwen en wederzijdse verantwoordelijkheid door het verwachte gedrag vast te leggen rond het nakomen van toezeggingen aan het team, verantwoordelijkheid nemen voor fouten en samenwerken om problemen op te lossen.
3. Duidelijkheid bij het stellen van prioriteiten
Wanneer teamleden gedeelde doelen hebben en begrijpen hoe hun individuele verantwoordelijkheidsgebieden deze doelen ondersteunen, kan iedereen prioriteiten stellen op basis van dezelfde gedeelde factoren.
Ze helpen mensen hun tijd en energie te richten op de belangrijkste projecten en beslissingen en nemen verwarring weg over de hoogste prioriteiten voor het behalen van resultaten.
Voorbeelden van teamnormen
Hoewel teams normen kunnen opstellen rond verschillende aspecten van hun samenwerking, volgen hier enkele voorbeelden van de meest voorkomende soorten normen.
1. Wanneer en hoe het team communiceert
Het vaststellen van gedeelde verwachtingen over hoe en wanneer het team communiceert, zowel intern als extern met samenwerkingspartners uit andere functies, is essentieel om duidelijkheid en productiviteit te waarborgen. Dit kan het volgende omvatten:
- Gebruik van communicatiekanalen: Wanneer en hoe het team e-mail, chatberichten, vergaderingen en algemene bijeenkomsten gebruikt
- Reactietijden: Verwachte termijnen voor het reageren op urgente en niet-urgente berichten, enzovoort
- Urgentie: Hoe te communiceren wanneer iets urgent is en wat als urgent wordt beschouwd.
- Transparantie van informatie: Hoe transparant het team is met informatie op verschillende niveaus van het team en de organisatie.
- Verwachtingen rond vergaderingen: Wie wordt uitgenodigd voor vergaderingen, het gebruik van agenda's, verwachtingen voor samenvattingen en het doorgeven van informatie.
2. Hoe beslissingen binnen het team worden genomen
Een gedeeld begrip van hoe beslissingen worden genomen en gecommuniceerd, vergroot de duidelijkheid en verantwoordelijkheid.
Dit zorgt ervoor dat beslissingen efficiënt worden genomen en dat teamleden hun rol in het proces begrijpen. Veelvoorkomende normen rond besluitvorming zijn onder andere:
- Gebruik van specifieke kaders voor besluitvorming: Het gebruik van hulpmiddelen zoals een SWOT-analyse, een beslissingsmatrix, RAPID of RACI.
- Duidelijkheid over de beslisser: Wanneer het team gezamenlijk beslissingen neemt, wanneer de beslissing door de leider wordt genomen en wanneer de beslissing aan iemand anders in het team wordt gedelegeerd.
- Datagedreven beslissingen: Verwachtingen over wanneer gegevens moeten worden gebruikt in plaats van meningen en hoeveel gegevens nodig zijn om beslissingen te nemen.
- Beslissingen opnieuw bekijken: Criteria voor wanneer het aanvaardbaar is om een beslissing opnieuw te bekijken.
3. Hoe meningsverschillen kunnen worden opgelost
Verschillen van mening komen vaak voor binnen teams, maar het is belangrijk om onderscheid te maken tussen verschillen van mening en meningsverschillen.
Normen kunnen helpen een gezonde discussie te bevorderen en voorkomen dat deze escaleert tot conflicten die de teamdynamiek schaden. Enkele voorbeelden zijn:
- Actief luisteren: De verwachting dat teamleden luisteren om te begrijpen in plaats van te luisteren om te reageren.
- Een open dialoog aanmoedigen: Een omgeving bevorderen waarin mensen zich veilig voelen om zaken te bespreken en het respectvol oneens te zijn.
- Akkoord gaan om van mening te verschillen: Verwachtingen vaststellen over wanneer discussies eindigen, beslissingen worden genomen en het team verdergaat, ook als niet iedereen het eens is met de volgende stappen.
- Oplossingsgerichte discussies: Zich ertoe verbinden actief te werken aan het oplossen van meningsverschillen in plaats van in het probleem te blijven vastzitten.
4. Samenwerking binnen het team en met samenwerkingspartners uit andere functies
Samenwerking betekent niet voor iedereen hetzelfde. Het vaststellen van normen voor de manier waarop het team zowel intern als met samenwerkingspartners uit andere functies samenwerkt, helpt een productieve en inclusieve omgeving te bevorderen. Voorbeelden hiervan zijn:
- Proactieve communicatie: Relevante informatie en updates delen om het delen van informatie aan te moedigen en silo's af te breken.
- Positieve en constructieve feedback geven: De verwachting dat teamleden regelmatig specifieke, op gedrag gebaseerde feedback geven en openstaan voor het ontvangen van feedback.
- Expertise respecteren: De verschillende vaardigheden en expertises van teamleden erkennen en respecteren en hun expertise effectief benutten.
- De juiste partners betrekken: Ervoor zorgen dat, op basis van rollen en verantwoordelijkheden, de juiste mensen aan projecten deelnemen en aanwezig zijn bij vergaderingen en discussies.
Stappen voor het opstellen van teamnormen
Het bewust vaststellen van teamnormen is een gezamenlijk proces. Hoewel de leider of een neutrale partij (bijv. een HR-partner) het proces begeleidt, worden normen van nature gezamenlijk door het team vormgegeven.
Volg deze stappen om een effectieve sessie over teamnormen te begeleiden:
Verzamel meerdere perspectieven
Afhankelijk van de omvang van het team is het misschien niet praktisch of nuttig om het hele team aan de sessie te laten deelnemen.
Vaak vinden sessies over teamnormen plaats op leiderschapsniveau, maar om ervoor te zorgen dat perspectieven van alle niveaus binnen het team worden meegenomen, verzamel je informatie via enquêtes en gesprekken over zaken als:
- Bestaande teamnormen
- Voorkeurscommunicatiemiddelen
- Frequentie en effectiviteit van vergaderingen
- Samenwerkingstools (bestaande of benodigde)
- Huidige teamdynamiek
- Werkverwachtingen (bijv. op afstand werken, buiten werktijd reageren op e-mails, enz.)
- Feedback en erkenning
- Besluitvormingsproces
- Teamwaarden en prioriteiten
Bundel de informatie en deel deze vóór de sessie met de deelnemers, zodat zij tijd hebben om de informatie te lezen en in zich op te nemen.
Beoordeel de huidige situatie
Beoordeel de huidige situatie aan de hand van de informatie die je hebt verzameld en de perspectieven van de deelnemers.
Het kan nuttig zijn om elk antwoord op plakbriefjes te schrijven, zodat je ze per thema kunt groeperen.
Bekijk vervolgens de thema's en stel prioriteiten. Misschien ontdek je bijvoorbeeld dat de zaken die onder "Werkverwachtingen" vallen al bestaan, terwijl dat voor de zaken onder "Communicatie" niet het geval is. Overweeg:
- Wat werkt goed en wil je verder uitbouwen of vastleggen in normen?
- Wat werkt niet en zou kunnen worden verbeterd door een nieuwe norm vast te stellen?
- Wat valt buiten de reikwijdte van de discussie?
Je zult misschien ook gaan zien dat er kwesties zijn die meerdere thema's doorkruisen. Je zou bijvoorbeeld kunnen vaststellen dat vertrouwen, of het gebrek daaraan, terugkomt in communicatie, samenwerking, teamdynamiek en besluitvorming.
In dat geval is het effectiever om prioriteit te geven aan normen rond vertrouwen dan om meerdere mogelijke normen voor één bepaalde categorie uit te werken.
Mogelijke normen om hier te overwegen zijn het aanmoedigen van gezamenlijke probleemoplossing om ervoor te zorgen dat meerdere stemmen worden gehoord en meegenomen, het creëren van een expliciete feedbacklus als onderdeel van projecten met aandacht voor voortdurende verbetering, het publiekelijk erkennen van mensen die risico's nemen en daarvan leren, en het vaststellen dat alle beslissingen binnen 24 uur nadat ze zijn genomen per e-mail worden gecommuniceerd.
Brainstorm om nieuwe normen te definiëren
Brainstorm om definities voor elk thema of elke categorie op te stellen. Formuleer ze in zinnen met "ik". Bijvoorbeeld: "Ik geef toe wanneer ik een fout maak" in plaats van "Mensen geven toe wanneer ze fouten maken".
Door de definities persoonlijk te formuleren, kan iedereen zichzelf en zijn of haar eigen gedrag erin herkennen.
Het is ook beter om eenvoudige taal te gebruiken in plaats van "bedrijfstaal". Schrijf bijvoorbeeld niet: "Raadpleeg inhoudelijke experts en benut hun expertise om de besluitvorming te informeren", maar: "Ik raadpleeg de inhoudelijke expert en vertrouw op diens aanbeveling".
Bekijk de normen nadat ze zijn opgeschreven en ga na wat ontbreekt en wat overbodig is voordat je de lijst definitief maakt.
Er bestaat geen perfect aantal normen en het doel is niet om voor alles een norm te creëren. Begin met enkele basisprincipes rond communicatie en vertrouwen of pak de grootste conflictpunten aan.
Als het team bijvoorbeeld gefrustreerd is omdat mensen het gevoel hebben dat ze niet op de hoogte zijn van wat er binnen het hele team gebeurt, stel dan een wekelijks overlegmoment in waarin elk aandachtsgebied statusupdates geeft.
Introduceer ze aan het team en zorg voor draagvlak
Deel de normen met het team zodra ze definitief zijn. Enkele richtlijnen:
- Leg uit waarom de normen worden opgesteld en hoe ze het team zullen helpen
- Herinner het team eraan dat je input van verschillende niveaus hebt verzameld om de uiteindelijke keuzes te onderbouwen
- Beschrijf de norm en het gedrag dat van mensen wordt verwacht
- Creëer ruimte voor mensen om vragen te stellen en feedback te geven
- Leg uit hoe teamleden elkaar verantwoordelijk zullen houden voor het naleven van de normen
Door de normen tijdens een teamvergadering te introduceren, kun je op een goede manier enthousiasme voor en vertrouwen in de normen tonen, mensen betrekken en verwachtingen vastleggen.
Zorg er voor toekomstig gebruik voor dat mensen de normen kunnen raadplegen – in een document van één pagina of op een site die door het team wordt gedeeld.
Het gedrag laten zien en mensen verantwoordelijk houden
Om ervoor te zorgen dat mensen de normen snel overnemen, is het essentieel dat leiders deze in hun interacties laten zien.
Door te laten zien dat de normen voor iedereen gelden, bouw je geloofwaardigheid op en help je teamleden het getoonde gedrag te volgen.
Als het bijvoorbeeld een norm is dat alle vergaderingen op tijd beginnen en eindigen, zullen mensen het opmerken als leiders te laat komen of vergaderingen laten uitlopen.
Het is ook belangrijk om te erkennen wanneer teamleden normen op kleine (bijv.: door rechtstreeks een positieve opmerking tegen die persoon te maken) en grotere manieren naleven (bijv.: door een succes tijdens een teamvergadering te vieren).
Tegelijkertijd moeten teamleden elkaar verantwoordelijk houden en direct feedback geven wanneer ze merken dat iemand de normen niet naleeft. Gedragsverandering kan tijd kosten en in het begin hebben mensen misschien alleen een herinnering of wat begeleiding nodig.
Wanneer teamleden het gevoel hebben dat het zowel veilig als verwacht is om elkaar op een constructieve manier verantwoordelijk te houden, verschuift de verantwoordelijkheid voor het aanspreken van alleen het leiderschap naar het hele team.
Bekijk de normen tot slot opnieuw wanneer de omstandigheden veranderen. Als je bedrijf bijvoorbeeld verschuift van voornamelijk op kantoor werkende mensen naar voornamelijk werknemers die een hybride werkrooster hebben, is het logisch om de normen rond virtueel versus persoonlijk samenwerken en de verwachtingen rond communicatie opnieuw te bekijken.
Door flexibel en veranderlijk te blijven in de omstandigheden rondom het team, blijven de normen relevant en nuttig.
Casestudy over teamnormen: een mentaliteit van het “eerste team” aannemen
Een paar jaar geleden werkte ik met een leiderschapsteam dat bestond uit senior leidinggevenden die verschillende functies onder de paraplu van één bedrijfseenheid aanstuurden.
Hoewel de teamleden elkaar aardig vonden en regelmatig bijeenkwamen, kostte besluitvorming veel tijd en kwam die vaak bij de teamleider terecht.
De functionele teams merkten dat ze vaak verschillende hoeveelheden informatie ontvingen en hadden soms het gevoel dat het leiderschapsteam geen voeling had met wat er binnen de verschillende functies speelde.
De afdelingsleider wilde dat haar leiderschapsteam een groter verantwoordelijkheidsgevoel voor de bedrijfseenheid als geheel zou ontwikkelen.
Ik begeleidde een sessie over teamnormen die was gericht op Patrick Lencionis concept van het eerste team—het idee dat leidinggevenden en leiders, in plaats van prioriteit te geven aan de mensen die aan hen rapporteren, prioriteit zouden moeten geven aan hun collega's en aan het leiden van het bedrijf als geheel.
Tijdens de sessie deden de leiders het volgende:
- Ze onderzochten hun gedachten en reacties op de verschuiving van een functiegerichte mentaliteit naar een mentaliteit van het “eerste team”.
- Ze bespraken het gedrag dat hoort bij een mentaliteit van het “eerste team”, waaronder het omarmen van het grotere belang, het hebben van expliciete en gedeelde verwachtingen en bewust werken aan het opbouwen van het team.
- Ze brainstormden over specifieke verwachtingen en gedragingen die de manier waarop ze met elkaar omgingen zouden vormgeven.
- Ze stelden een lijst met normen voor het leiderschapsteam op.
Aan het einde van de sessie stemde het leiderschapsteam ermee in om:
- Regelmatig bijeen te komen zonder de teamleider, en aanbevelingen en beslissingen ter definitieve goedkeuring voor te leggen aan de leider van de bedrijfseenheid.
- “Wat is het beste voor de bedrijfseenheid?” als eerste filter te gebruiken bij het nemen van beslissingen.
- Eerst te zoeken naar overeenkomsten en vervolgens verschillende standpunten te bespreken.
- Informatie consequent via hun respectieve functies te communiceren.
Door hun teamnormen gezamenlijk te creëren, hadden de leiders er belang bij om zichzelf en hun collega's verantwoordelijk te houden, wat resulteerde in meer vertrouwen en eenvoudigere samenwerking.
Daardoor kon het leiderschapsteam een actievere rol spelen in de besluitvorming en het oplossen van problemen voor het team als geheel.
Ook hun teams merkten de voordelen. Dankzij hun inzet voor samenwerking zorgde het leiderschapsteam ervoor dat meerdere perspectieven altijd werden meegewogen en dat resultaten het hele team dienden, niet alleen specifieke gebieden.
De leider van de bedrijfseenheid merkte dat haar leiderschapsteam vaak beslissingen nam zonder meer van haar nodig te hebben dan haar inbreng en definitieve goedkeuring, waardoor zij tijd vrijmaakte om samen met haar “eerste team” leiding te geven aan de organisatie.
Direct toepasbare inzichten
Als je nadenkt over hoe je zelf kunt beginnen met het creëren van teamnormen, zijn hier drie direct toepasbare inzichten om je op weg te helpen:
- Identificeer de behoefte aan normen binnen je team. Denk na over wat een uitdaging vormt binnen je team en houd rekening met gebieden waarop inefficiëntie voorkomt. Als het team voldoende op de hoogte is, hoef je waarschijnlijk niet met communicatie te beginnen. Als mensen vaak gefrustreerd zijn omdat ze niet worden betrokken bij projecten waarin ze deskundig zijn, is dat de plek om te beginnen.
- Brainstorm samen. Normen worden gezamenlijk gecreëerd door discussie en debat. Laat niet iedereen simpelweg zijn ideeën in een Google-document zetten en ga daar vervolgens mee verder; maak er een gezamenlijk proces van.
- Blijf flexibel en wendbaar. Zodra jij en je team normen hebben opgesteld, moet je ze regelmatig opnieuw bekijken, vooral wanneer er iets verandert binnen het team of in de omgeving. Je teamnormen moeten aansluiten bij het moment en zeer relevant aanvoelen.
Abonneer je op de nieuwsbrief voor mensen die mensen managen
Voor verdere ondersteuning bij het creëren van goed presterende teams kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.
