10 tips ter ondersteuning van de mentale gezondheid op werkplekken op afstand
Sinds de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) het Coronavirus (Covid-19) op 11 maart 2020 tot pandemie verklaarde, werken veel werknemers vanuit huis.
Hoewel Zoom stappen heeft ondernomen om een nieuwe invulling van de werkplek te creëren, zorgt het feit dat werknemers nu beperkt zijn tot hun eigen huis voor aanzienlijke problemen die verband houden met psychische gezondheidsproblemen. Een van de problemen die op de voorgrond is getreden, is het idee van “Zoom-burn-out.”
Managers zullen opnieuw moeten nadenken over het idee van psychische gezondheidsproblemen op de werkplek. Dit artikel onderzoekt hoe de nieuwe werkplek, die wordt gefaciliteerd door Zoom-vergaderingen, de psychische gezondheidsproblemen die al vóór de pandemie bestonden, kan verergeren. We bieden tien tips om de mentale gezondheid te verbeteren op een werkplek waar Zoom-vergaderingen werknemers met elkaar verbinden.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Het vóórkomen van psychische gezondheidsproblemen op de werkplek
Omdat de werkplek kan worden beschouwd als een afspiegeling van de samenleving waar werknemers vandaan komen, lijkt het verstandig om te beginnen met het bekijken van het vóórkomen van psychische gezondheidsproblemen onder de algemene bevolking.
De WHO meldt dat “wereldwijd naar schatting 264 miljoen mensen aan een depressie lijden, een van de belangrijkste oorzaken van arbeidsongeschiktheid, waarbij veel van deze mensen ook last hebben van angstklachten.” Dit kost de wereldeconomie “jaarlijks US$ 1 biljoen aan verloren productiviteit” (Bron).
Als de Zoom-werkplek haar eigen unieke reeks uitdagingen op het gebied van mentale gezondheid introduceert, komt dat boven op uitdagingen die al vele jaren bestaan.
De Amerikaanse centra voor ziektebestrijding en -preventie (CDC) melden bijvoorbeeld dat “bijna 1 op de 5 Amerikaanse volwassenen van 18 jaar of ouder (18,3% of 44,7 miljoen mensen) in 2016 aangaf een psychische aandoening te hebben. Daarnaast meldde 71% van de volwassenen ten minste één symptoom van stress, zoals hoofdpijn of zich overweldigd of angstig voelen” (Bron).
In 2019 stelde het Amerikaanse Instituut voor Stress dat 23% van de werknemers aangaf veel stress op de werkplek te ervaren (Bron). De CDC voegt daaraan toe dat “een depressie ongeveer 20% van de tijd iemands vermogen om fysieke werktaken uit te voeren belemmert en de cognitieve prestaties ongeveer 35% van de tijd vermindert” (Bron).
Voor mensen die leidinggeven aan anderen zijn de bovenstaande cijfers een wake-upcall: er moeten strategieën worden ontwikkeld om werknemers te helpen die met psychische gezondheidsproblemen worden geconfronteerd. Als hier geen aandacht aan wordt besteed, zullen de werkprestaties en productiviteit eronder lijden.
Psychische gezondheidsproblemen kunnen bovendien leiden tot slechte communicatie, een gebrek aan betrokkenheid bij het werk en een negatieve invloed hebben op het dagelijks functioneren en fysieke vermogen (Bron).
Veelvoorkomende gezondheidsproblemen op de werkplek
Het aanpakken van zorgen over de mentale gezondheid tijdens het aansturen van digitale teams vereist vaak extra aandacht voor emotioneel welzijn. Hoewel er talrijke soorten psychische gezondheidsproblemen op de werkplek zijn, volgen hier enkele veelvoorkomende problemen die door Harvard Health Publishing zijn geïdentificeerd:
Depressie: Werknemers die aan een depressie lijden, kunnen nerveus, prikkelbaar en rusteloos zijn, zich terugtrekken uit activiteiten, passief zijn tijdens vergaderingen en er over het algemeen niet in slagen om aan de eisen van het betreffende werk te voldoen.
Bipolaire stoornis: Dit uit zich bij werknemers in sterke stemmingswisselingen, van extreme opwinding tot depressie. Hoewel werknemers met een bipolaire stoornis druk bezig kunnen lijken, kunnen ze storend en onproductief zijn.
Het beoordelingsvermogen van werknemers met een bipolaire stoornis kan twijfelachtig worden. Een werknemer kan bijvoorbeeld een e-mail met vertrouwelijke informatie sturen naar mensen die geen toegang tot dergelijke informatie zouden mogen hebben.
Angststoornissen: Deze kunnen worden vastgesteld bij werknemers die vaak moe zijn, moeite hebben zich te concentreren, rusteloos zijn en zich buitensporig veel zorgen maken over hun vermogen om het werk te doen. Dergelijke werknemers kunnen veeleisend worden en voortdurend de bevestiging nodig hebben dat hun prestaties aanvaardbaar zijn.
ADHD: Dit kan ertoe leiden dat werknemers er over het algemeen niet in slagen de voorliggende taken uit te voeren. Dit onvermogen kan voortkomen uit het niet kunnen beheren van taken, het weigeren om instructies op te volgen en ruzies met collega’s.
Gezondheidsrisicofactoren die verband houden met een Zoom-werkplek
Schrijvend voor The Washington Post meldt Joel Achenbach dat uit een enquête van de Kaiser Family Foundation bleek dat “bijna de helft van de mensen in de Verenigde Staten het gevoel heeft dat het coronavirus hun mentale gezondheid schaadt.” In hetzelfde artikel wordt opgemerkt dat het besef dat er dagelijks meerdere mensen aan het virus overlijden voor veel mensen een aanzienlijke bron van angst is. Mensen die tijdens de pandemie een dierbare hebben verloren, hebben ook een grotere kans op mentale gezondheidsproblemen (Bron).
Omdat mensen niet plotseling uitschakelen en andere individuen worden wanneer ze aan het werk zijn, zullen deze problemen waarover The Washington Post bericht waarschijnlijk ook op de werkplek voorkomen. Zoom-interacties vinden al plaats in een omgeving waarin werknemers angstig zijn en vaak geen stabiele en consistente ondersteuning krijgen die ze doorgaans ontvangen wanneer ze in een gedeelde werkomgeving werken. Dit brengt een nieuwe reeks uitdagingen op het gebied van mentale gezondheid met zich mee, die we hieronder bekijken.
Gebrek aan ondersteuning
In de traditionele werkomgeving hebben managers regelmatig contact met werknemers in dezelfde omgeving. In een werkomgeving waarin het contact voornamelijk via Zoom verloopt, weten managers mogelijk niet hoe ze werknemers die vanuit huis werken moeten ondersteunen. De managers zelf zijn nog maar net begonnen zich aan te passen aan de nieuwe realiteit van een Zoom-werkomgeving.
Schrijvend voor Forbes merkt Rachel Montañez op dat de Zoom-vergaderingen leiden tot het verlies van de “gebruikelijke blik en gezichtsuitdrukkingen, zoals aandacht, irritatie, verbondenheid en onenigheid” (Bron). Hierdoor hebben managers en andere collega's geen aanwijzingen die hen kunnen helpen de tekenen van mentale gezondheidsproblemen bij ondergeschikten of collega's te herkennen.
Onvoldoende middelen
Wanneer werknemers op de werkplek zijn, kunnen ze gemakkelijk middelen delen en hoeven ze zich geen zorgen te maken over een fraaie achtergrond tijdens vergaderingen. De Zoom-werkomgeving kan individuele werknemers onzeker maken over hun woonsituatie, omdat ze kunnen denken dat anderen hen daar mogelijk om beoordelen. Dit kan onnodige druk veroorzaken, wat kan leiden tot mentale gezondheidsproblemen.
Wanneer werknemers niet over de benodigde middelen beschikken om hun werk uit te voeren, kan hun productiviteit worden beïnvloed. Het kan voor managers moeilijk zijn om ervoor te zorgen dat alle werknemers beschikken over dezelfde middelen waarmee ze gewend zijn te werken. Dit zal onvermijdelijk invloed hebben op de productiviteit van werknemers, wat kan leiden tot mentale gezondheidsproblemen. Sommige werknemers hebben mogelijk ook geen geschikte omgeving om in te werken; ze kunnen problemen hebben met apparaten die nodig zijn om toegang te krijgen tot het Zoom-platform.
Voortdurende blootstelling aan onlinevergaderingen
Regelmatig deelnemen aan onlinevergaderingen was iets waaraan veel werknemers vóór de Covid-19-situatie niet gewend waren, totdat die situatie hen dwong vanuit huis te werken. Omdat dit iets nieuws is, zal deze situatie waarschijnlijk tot bepaalde mentale gezondheidsproblemen leiden.
Schrijvend voor Psycreg.org, een website die verhalen over mentale gezondheid publiceert, merkt Nikka Celeste op dat apps zoals Zoom niet alleen “het leven en de energie uit ons trekken, maar ook ons lichaam uitputten” (Bron).
Highfive, een bedrijf voor vergaderoplossingen, voerde een onderzoek uit waaruit bleek dat “59% van de mensen zich bewuster is van zichzelf wanneer ze voor de camera zitten dan in hun leven buiten beeld. Bijna de helft (48%) van de mensen maakt zich meer zorgen over hoe ze eruitzien tijdens een videogesprek dan over wat ze tijdens het gesprek zullen zeggen” (Bron).
Uitdagingen bij het inschatten van de situatie
Naast de technologische belasting die gepaard gaat met urenlang achter een computer werken, lijden menselijke sociale interacties ook wanneer men deelneemt aan een onlinevergadering. Een van de gebieden waarop onlinevergaderingen sociale interacties belemmeren, is het onvermogen om gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal gemakkelijk te lezen.
Zonder de gebruikelijke signalen die bij vergaderingen in persoon horen, kunnen deelnemers aan vergaderingen zich gemakkelijk zorgen maken over dingen waarover ze zich in een traditionele gedeelde werkomgeving geen zorgen zouden hebben gemaakt.
In een Zoom-vergadering kan het bijvoorbeeld moeilijk zijn om te zien of deelnemers wel of niet opletten. Iemand kan naar het scherm kijken, maar ondertussen een e-mail lezen terwijl andere werknemers praten.
10 tips om de mentale gezondheid op de werkplek te verbeteren
In het ongekende tijdperk van de Zoom-werkomgeving moeten werkgevers en werknemers een stap terug doen en de mentale gezondheid op de werkplek opnieuw overwegen.
Voor managers is weten hoe ze de mentale gezondheidsproblemen van werknemers op de juiste manier kunnen aanpakken net zo belangrijk als ervoor zorgen dat ze productief zijn. Hier zijn enkele manieren waarop managers de aan Zoom gekoppelde mentale gezondheidsproblemen op de werkplek op de juiste manier kunnen aanpakken:
1. Identificeer werkgerelateerde mentale risicofactoren die verband houden met Zoom
Mentale gezondheidsproblemen op de traditionele werkplek zijn al enkele jaren bekend. De problemen die verband houden met thuiswerken met behulp van apps voor videoconferenties zijn echter relatief nieuw.
Werknemers weten mogelijk niet precies wat er tijdens deze interacties van hen wordt verwacht. Daarom moet de manager duidelijkheid verschaffen over verwachtingen en doelen en werknemers voldoende ondersteuning bieden om hun werk te doen.
2. Herken symptomen van mentale gezondheidsproblemen bij werknemers die vanuit huis werken
Rode ogen, gebrek aan focus, tijdens een hele vergadering niets zeggen en er uitgeput uitzien zijn symptomen van werknemers die last hebben gekregen van de voortdurende virtuele vergaderingen. Managers moeten op deze signalen bij hun werknemers letten en zo snel mogelijk oplossingen bieden.
Managers moeten ook kleinere één-op-éénvergaderingen introduceren voor werknemers die hun eigen meningen of ideeën tijdens Zoom-vergaderingen niet lijken te kunnen uiten. Hierdoor kunnen werknemers hun uitdagingen bespreken en krijgt de manager een betere kans om andere problemen te signaleren.
3. Ontwikkel een positieve Zoom-werkplek
Je gewaardeerd voelen is een van de belangrijkste behoeften van mensen. Daarom moeten managers duidelijk maken dat alle werknemers een essentiële rol spelen in het succes van het bedrijf. Dit kan worden bereikt door ervoor te zorgen dat werknemers over alle middelen beschikken die ze nodig hebben om hun werk vanuit huis te doen en dat ze volledig bij vergaderingen worden betrokken. Geen enkele werknemer mag worden buitengesloten, zodat diegene via anderen over veranderingen hoort.
4. Pak mentale gezondheidsproblemen aan, ongeacht de oorzaak
Omdat er op de Zoom-werkplek een vage grens bestaat tussen de werkplek en thuis, moeten mensen die anderen aansturen beseffen hoe belangrijk het is om mentale gezondheidsproblemen aan te pakken zonder zich per se te richten op de oorzaak ervan. Bovendien zal een werknemer met mentale problemen thuis deze problemen waarschijnlijk meenemen naar de werkplek. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat werknemers weten waar ze hulp kunnen krijgen.
5. Identificeer communicatievormen waar werknemers zich prettig bij voelen
Zoom is nuttig, maar managers moeten video-interactie niet afdwingen, omdat sommige werknemers zich daar niet prettig bij voelen. Overweeg om, om aan ieders behoeften tegemoet te komen, af te wisselen tussen Zoom-vergaderingen en andere communicatiekanalen en vermijd overcommunicatie.
6. Maak het inschakelen van de camera optioneel
De angst om er op camera gepast uit te zien is een probleem waar werknemers mee te maken hebben. Als werknemers zelf kunnen beslissen of ze de camera inschakelen, zullen ze minder druk voelen om voor de vergadering correct gekleed te zijn.
Werknemers kunnen ook worden geholpen door training te krijgen in het gebruik van het scherm tijdens vergaderingen. Zo adviseert Gianpiero Petriglieri, universitair hoofddocent Organisatiegedrag: “Als je scherm aan de zijkant staat in plaats van recht voor je, kan dat ook je concentratie verbeteren, vooral tijdens groepsvergaderingen” (Bron).
7. Verzamel feedback om het proces te verbeteren
Een manier om ervoor te zorgen dat iedereen zich prettig voelt, is nagaan hoe mensen over de Zoom-vergaderingen denken. Vraag je team wat goed werkt en wat niet, en gebruik de feedback vervolgens om een betere ervaring met videovergaderingen te creëren.
8. Verminder stress door duidelijk te communiceren
Sommige mentale gezondheidsproblemen op de werkplek kunnen worden veroorzaakt door onduidelijke en inefficiënte communicatie. Daarom moeten managers duidelijk zijn over doelen, deadlines en waar werknemers die vastlopen hulp kunnen vinden. Een gebrek aan duidelijkheid kan werknemers angstig en geïsoleerd maken, waardoor ze voornamelijk op aannames vertrouwen.
9. Vertrouw je werknemers
Een van de problemen die tot mentale gezondheidsproblemen kunnen leiden, ontstaat wanneer managers hun werknemers micromanagen en te veel communiceren omdat ze hen niet vertrouwen. Als je er niet in slaagt je werknemers te vertrouwen, slaag je er mogelijk ook niet in een positieve werkplek te creëren waar de sterke punten van werknemers worden gevierd.
Gerelateerd artikel: 10 beste taakbeheersoftware voor het op afstand beheren van mensen [2023]
10. Stel grenzen aan het werkschema
Thuiswerken kan werknemers ertoe verleiden te veel te werken, wat hun gezondheid en welzijn kan belasten. Daarom is het van vitaal belang werknemers aan te moedigen een regelmatig werkschema aan te houden (Bron). Werknemers moeten echter betrokken worden bij beslissingen over pauzes en over wanneer van hen wordt verwacht dat ze beschikbaar zijn voor vergaderingen.
Neem hier deel aan een gesprek over het opbouwen van een ondernemende cultuur, werken op afstand, de rol van managers, dienend leiderschap, het opnieuw creëren van de sfeer van kantoor thuis en het voorkomen van digitale vermoeidheid, hier!
Gerelateerde bronnen:
