Wat is software voor onkostenbeheer?

De traditionele manier om onkosten bij te houden was om erop te vertrouwen dat de medewerker zijn of haar uitgaven registreerde en beheerde tot een specifiek tijdstip of een specifieke datum. De medewerker diende vervolgens het onkostendeclaratierapport in, waarna de administrateur de lijst met uitgaven moest doornemen, de papieren bon moest controleren en de uitgaven moest goedkeuren of afwijzen.

Veel bedrijven gebruiken dit proces nog steeds en zijn zich niet bewust van de voordelen die het gebruik van software voor onkostenregistratie of een systeem voor onkostenbeheer kan bieden.

Software voor onkostenbeheer kan ervoor zorgen dat je bedrijf niet te veel uitgeeft aan zakelijke uitgaven en stelt je in staat om vergoedingen in realtime uit te keren.

Hoe kan software voor onkostenbeheer je bedrijf ten goede komen?

Je bent er misschien al volledig van overtuigd dat geautomatiseerde software voor onkostenbeheer de juiste keuze is, maar voor de zekerheid volgen hier enkele voordelen van software voor onkostenbeheer waar je misschien nog niet van had gehoord:

Tijd

Gemiddeld duurt het 20 minuten om handmatig een onkostendeclaratierapport in te vullen. Met automatisering kan deze tijd drastisch worden verkort. Software voor onkostenbeheer biedt directe verificatie van bonnen bij het indienen, kan niet-conforme bonnen nauwkeurig controleren en kan met één druk op de knop onkostendeclaratierapporten opstellen.

Deze functies voorkomen dat je bonnen opnieuw moet nalopen en sorteren, om nog maar niet te spreken van het doorzoeken van spreadsheets om een fout te vinden of opnieuw een onkostendeclaratie van een medewerker te bekijken die mogelijk in strijd was met je beleid. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Nauwkeurigheid

Geautomatiseerde software voor onkostenbeheer verkleint de kans op fouten aanzienlijk. Kleine fouten kunnen onopgemerkt blijven en het onkostendeclaratierapport beïnvloeden. Om het leven van je financiële team gemakkelijker te maken, vermindert de invoering van een geautomatiseerd systeem deze fouten exponentieel. Zo houd je tijd over om je te richten op belangrijkere zaken, zoals het voorspellen van toekomstige strategieën voor onkostenbeheer of het ontwikkelen van passend uitgavenbeleid. 

Onkostendeclaraties en prognoses

De meeste software voor onkostendeclaraties en systemen voor onkostenbeheer beschikken over een analysetool die kan helpen bij het volgen van onkostendeclaraties en het analyseren van trends.

Analyses kunnen inzicht geven in toekomstige uitgaven en zelfs aanbevelingen doen wanneer het beleid voor onkostenbeheer moet worden aangepast. Op de lange termijn kan dit je bedrijf tijd, geld en onnodige stress besparen.

Gebruiksvriendelijk

Medewerkers gebruiken software voor onkostenbeheer om hun onkosten in te dienen. Met dit in gedachten beschikken veel softwaresystemen over geïntegreerde smartphonefuncties waarmee medewerkers foto's van hun bonnen kunnen maken en deze direct in het systeem kunnen invoeren. 

Medewerkers kunnen bedrijfscreditcards gebruiken die in het softwaresysteem zijn geïntegreerd. Dit type software-interface is over het algemeen eenvoudig te gebruiken, waarbij vaak trainingsmodules en klantenservice zijn inbegrepen. 

Dubbele integratie

Veel softwaresystemen voor onkostenbeheer kunnen worden geïntegreerd met boekhoudsoftware, waardoor het beheren van onkosten veel gestroomlijnder en eenvoudiger wordt.

Accountants hoeven onkostengegevens niet in te voeren. In plaats daarvan zijn alle uitgaven en bonnen toegankelijk via het platform en kunnen vergoedingen sneller worden ingepland en uitgekeerd. 

Integratie helpt freelancers en bedrijven die professionele diensten leveren ook om gemakkelijker onkosten voor projecten in te dienen en deze te laten volgen en vergoeden zonder dat ze verloren gaan in de administratieve rompslomp.  

Beter goedkeuringsproces

Als het gaat om het goedkeuren of afwijzen van een onkostendeclaratie, kan software voor onkostenbeheer zo worden ingesteld dat onkosten automatisch worden goedgekeurd en dat er een melding naar de bevoegde goedkeurders wordt gestuurd voor snellere validatie. Dit validatieproces kan worden opgeslagen en toegepast op andere categorieën uitgaven, waardoor de tijd die nodig is om het juiste bewijs naar de goedkeurder te sturen, wordt verkort.

Belangrijkste functies van software voor onkostenbeheer

• Bonnen bijhouden - Houd bonnen direct bij zodra ze worden ingediend en krijg snel toegang tot bonnen wanneer dat nodig is voor audits.
• Dashboardfuncties - Geünificeerde dashboards zijn eenvoudig toegankelijk voor zowel werknemers als managers en maken interne en externe audits door accountants gemakkelijker.
• Smartphonecamerafunctie - Hiermee kunnen werknemers hun bonnen met hun smartphone vastleggen en direct naar het dashboard uploaden.
• Creditcardintegratie - Stuurt bedrijfscreditcards rechtstreeks naar het platform en stelt werknemers in staat hun uitgaven bij te houden via een gebruiksvriendelijk dashboard.
• Meldingen - Geeft een melding wanneer de bestedingslimiet bijna wordt bereikt en markeert uitgaven als ze niet zijn geverifieerd.
• Bonnen doorsturen - Bonnen kunnen indien nodig snel ter verificatie naar managers en goedkeurders worden gestuurd.
• Controle op beleidsinbreuken - Analyseert bonnen en gebruikersgegevens om bestedingslimieten bij te houden en te bepalen wanneer een uitgave moet worden gecontroleerd.
• Aanpassingen van het onkostenbeleid - beleid kan snel worden aangepast en direct worden toegepast.

Hoe kiest u software voor onkostenbeheer?

Nu u de voordelen en belangrijkste functies van online software voor onkostenbeheer kent, hoe weet u dan precies welk systeem het beste is voor uw bedrijf? Hier zijn enkele vragen die u uzelf kunt stellen bij de aanschaf van dit type software:

Hoe doen uw werknemers aankopen?

Als uw werknemers een persoonlijke creditcard gebruiken, hebt u een functie voor het vastleggen van foto's in de mobiele app nodig, zodat zij bonnen kunnen invoeren. Als bedrijfscreditcards worden gebruikt, zijn functies voor de integratie van creditcards essentieel. Mogelijk moet u ook meer beveiligingsfuncties implementeren voor het geval de kaart ontbreekt of bepaalde uitgaven moeten worden gecontroleerd. 

Welke functies gebruikt u doorgaans in geautomatiseerde software voor onkostenbeheer?

Door naar uw huidige geautomatiseerde softwareprogramma's te kijken, ontdekt u naar welke functies u moet zoeken in software voor onkostenbeheer. Als uw bestaande software bijvoorbeeld regelmatig meldingen naar belanghebbenden of bevoegde instanties stuurt, kan het toevoegen van een meldingsfunctie aan uw platform voor onkostenbeheer nuttig zijn voor uw bedrijf. 

More Articles

• Wereldwijde trends in loonadministratie om in 2026 in de gaten te houden
• Financiering van de loonadministratie: een complete gids
• Risico’s van wereldwijde salarisadministratie: hoe u ze vindt en oplost

Hoe groot of klein is uw bedrijf?

Voor een klein bedrijf hebt u mogelijk geen software voor onkostenbeheer nodig met een dubbele integratiemogelijkheid (het toevoegen van boekhoudsoftware). Voor grotere bedrijven kan het essentieel zijn om een functie te hebben waarmee freelancers of dienstverleningsgroepen een declaratie met bon kunnen indienen of uw bedrijf automatisch aan de crediteurenadministratie kunnen factureren. 

Houd rekening met de omvang van uw bedrijf; afhankelijk van de aard van uw bedrijf zijn uw beleid en integraties mogelijk al aanwezig. 

Hoeveel afdelingen werken samen? 

Als u regelmatig kosten aan verschillende afdelingen toewijst, kan het nodig zijn ervoor te zorgen dat u over een goede analysefunctie beschikt om inzicht te krijgen en uw oplossing en beleid voor onkostenbeheer goed te ontwikkelen.

Wat vindt u van software voor onkostenbeheer?

Of u nu overtuigd bent of niet, onkostenbeheer is een noodzakelijk proces dat vaak onderbelicht blijft. Het kan u tijd, geld en uw gemoedsrust besparen als het gaat om het verwerken en bijhouden van uitgaven. Bovendien kan het helpen systemen voor personeelsbeheer te verbeteren. 

Zelfs als u denkt dat u al een goed proces hebt, kunt u het perspectief van werknemers overwegen: 82% van de bedrijven die hebben geïnvesteerd in software voor onkostenbeheer of onkostendeclaraties, of van plan zijn dat te doen, zegt dit te doen om het leven van werknemers en managers gemakkelijker te maken.

Of u het proces nu wilt vereenvoudigen of uw bedrijf wilt laten groeien, de voordelen van systemen voor onkostenbeheer worden steeds duidelijker. 
Klaar om een kijkje te nemen? Bekijk onze keuze uit de 10 beste softwareoplossingen voor onkostenbeheer voor bedrijven in 2022.