Gratis checklistsjabloon voor nieuwe medewerkers voor werkgevers

Checklisttemplate voor nieuwe medewerkers

Deze checklisttemplate voor nieuwe medewerkers helpt je bij het doorlopen van het proces nadat je een aanbiedingsbrief hebt verstuurd en hebt gehoord dat de kandidaat de functie wil accepteren.

Je kunt deze gedurende iemands eerste maand gebruiken om ervoor te zorgen dat je het volledige wervingsproces afdekt, van een warm welkom op de eerste werkdag van je nieuwe medewerker tot logistieke zaken zoals het regelen van een contract, een formulier voor automatische loonstorting en andere belangrijke documenten.

De meeste stappen in deze onboardingchecklist voor medewerkers zouden worden beschouwd als onderdeel van het introductieprogramma voor medewerkers. 

Deze is ontworpen om je te helpen je nieuwe teamleden snel en efficiënt te laten beginnen en begeleidt je vanaf het doen van een officieel werkaanbod tot aan de start van de eerste werkdag en eerste werkweek van je nieuwe medewerker.

Ontvang onze checklisttemplate voor nieuwe medewerkers!

LinkedIn

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Email*

By submitting you agree to receive occasional emails and acknowledge our privacy policy. You can unsubscribe at any time.

Wat is een onboardingchecklist?

Een onboardingchecklist is een gestructureerde lijst met taken en activiteiten die is ontworpen om nieuwe medewerkers door het onboardingproces te begeleiden.

Deze zorgt ervoor dat belangrijke stappen worden voltooid, zodat nieuwe medewerkers kunnen wennen aan het bedrijf, hun rollen begrijpen en productieve teamleden worden.

Wat moet er in een checklist voor nieuwe medewerkers staan?

Hoewel organisaties onvermijdelijk hun eigen toevoegingen aan het onboardingproces zullen hebben, bevat een checklist voor nieuwe medewerkers over het algemeen het volgende:

• Arbeidsdocumenten: Vul essentiële documenten in, zoals belastingformulieren (W-4, I-9), gegevens voor automatische loonstorting en arbeidsovereenkomsten.
• Welkomstervaring: Stuur een welkomstbrief, maak welkomstpakketten klaar en stel nieuwe medewerkers voor via interne communicatiekanalen zoals e-mail of Slack.
• Overzicht van bedrijfsbeleid: Bied toegang tot het personeelshandboek, de gedragscode en richtlijnen met betrekking tot naleving.
• Technische inrichting: Zorg voor toegang tot noodzakelijke hulpmiddelen, waaronder software, e-mailaccounts en hardware zoals computers en telefoons.
• Vergaderingen: Plan een 1-op-1 met de manager en woon relevante team- en afdelingsvergaderingen bij. 
• Functiegerichte training: Plan de eerste trainingssessies voor nieuwe medewerkers (gebruik waar dat nuttig is hulpmiddelen voor het plannen van trainingen) en leg relevante systemen en functiespecifieke processen uit.
• Introductie en oriëntatie binnen het team: Organiseer vergaderingen met teamleden, managers en belangrijke afdelingshoofden.
• Inschrijving voor secundaire arbeidsvoorwaarden: Bied begeleiding bij het kiezen van secundaire arbeidsvoorwaarden zoals zorgverzekering, pensioenregelingen en andere beschikbare voordelen.

Waarom is een checklist voor nieuwe medewerkers belangrijk?

Een checklist voor nieuwe medewerkers is een nuttig hulpmiddel omdat deze zorgt voor een soepel, consistent en efficiënt onboardingproces. Hier zijn enkele redenen waarom het nuttig is om er een te maken:

1. Organisatie en efficiëntie: Houdt onboardingtaken op schema en voorkomt dat belangrijke stappen worden overgeslagen.
2. Naleving en juridische bescherming: Zorgt ervoor dat vereiste formulieren worden ingevuld en arbeidswetten en bedrijfsbeleid worden nageleefd.
3. Positieve eerste indruk: Creëert een gastvrije ervaring die vanaf de eerste dag het moreel en de betrokkenheid van nieuwe medewerkers versterkt.
4. Snellere productiviteit: Helpt nieuwe medewerkers sneller aan de hulpmiddelen, kennis en ondersteuning die ze nodig hebben om effectief bij te dragen.
5. Behoud van medewerkers: Helpt het personeelsverloop onder nieuwe medewerkers te verminderen door een gestructureerde en ondersteunende onboardingervaring te creëren.
6. Consistentie tussen teams: Helpt onboarding te standaardiseren, zodat alle nieuwe medewerkers een vergelijkbare ervaring van hoge kwaliteit hebben.

Risico's van slechte onboarding

De verschillen tussen een gestructureerde, gepersonaliseerde onboardingervaring waarbij een checklist voor nieuwe medewerkers wordt gebruikt en een slordige, onsamenhangende ervaring zijn groot.

Een slechte onboardingervaring kan leiden tot:

• Hoog personeelsverloop: Nieuwe medewerkers kunnen zich niet ondersteund of losgekoppeld voelen, wat leidt tot vroegtijdig vertrek. Uit een recent onderzoek van Paychex bleek dat 80% van de nieuwe medewerkers die zich onvoldoende getraind voelden, van plan was hun baan op te zeggen.
• Lage productiviteit: Onvoldoende training en onduidelijke verwachtingen kunnen ervoor zorgen dat medewerkers later klaar zijn om hun functie uit te oefenen.
• Nalevingsproblemen: Het ontbreken van essentiële documentatie of het niet toelichten van bedrijfsbeleid kan leiden tot wettelijke en regelgevende overtredingen.
• Beschadigde reputatie als werkgever: Negatieve onboardingervaringen kunnen leiden tot slechte beoordelingen als werkgever en inspanningen voor het aantrekken van talent belemmeren.
• Hogere trainingskosten: Zonder een gestructureerd onboardingproces kunnen meer tijd en middelen worden besteed aan het corrigeren van fouten en het opnieuw trainen van medewerkers
• Verstoring van het team: Onvoorbereide medewerkers kunnen managers en collega's extra werk bezorgen, wat frustratie en inefficiënties veroorzaakt.

Een effectieve checklist voor nieuwe medewerkers maken: 4 belangrijke stappen

De template in dit bericht is een goed uitgangspunt en geschikt voor het beoogde doel, maar als je je eigen checklist wilt maken, kun je de volgende stappen volgen:

1. Bepaal de belangrijkste fasen

De eerste stap is om je onboarding op te delen in belangrijke fasen, zoals pre-onboarding, introductie, de eerste maand enzovoort.

Beschrijf wat nieuwe medewerkers in elke fase moeten leren, doen en bereiken:

• Pre-onboarding: De periode tussen het accepteren van het aanbod en de eerste werkdag, gericht op papierwerk, het instellen van IT en het verstrekken van belangrijke informatie zodat nieuwe medewerkers zich voorbereid en welkom voelen.
• Introductie: Op de eerste dag (of de eerste paar dagen) maken nieuwe medewerkers kennis met het team, de cultuur, het beleid en de hulpmiddelen die ze zullen gebruiken.
• Eerste maand: De aanpassingsfase waarin medewerkers beginnen met praktijkgerichte training, collega's observeren, bijdragen aan projecten en aan de prestatieverwachtingen voldoen terwijl ze doorlopend ondersteuning ontvangen.
• 30-60 dagen: Een diepere integratie in de functie, met toenemende verantwoordelijkheden en het opbouwen van relaties tussen verschillende afdelingen. Deze fase omvat voortgangsgesprekken en vroege feedbackgesprekken.
• 60-90 dagen: De volledige overgang naar eigenaarschap van de functie, het stellen van langetermijndoelen en bijdragen op een hoger niveau. In deze fase moeten medewerkers zich zelfverzekerd, betrokken en afgestemd op de verwachtingen van het bedrijf voelen.

Lees meer hierover in ons artikel over het maken van een onboardingplan voor 30-60-90 dagen.

2. Neem de essentiële onderdelen op

Belanghebbenden zoals HR, financiën, IT, managers en het leiderschap moeten samenwerken om de rollen en verantwoordelijkheden te bepalen, evenals de essentiële taken voor elk lid van het onboardingteam en de nieuwe medewerker.

Opdrachten voor de pre-onboardingfase kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Stuur de aanbiedingsbrief en ontvang een ondertekend exemplaar [HR + nieuwe medewerker]
• Voer een antecedentenonderzoek uit (indien van toepassing) [HR en/of juridische afdeling]
• Verzamel belasting- en salarisadministratieformulieren (bijv. W-4, gegevens voor automatische storting) [HR + nieuwe medewerker]
• Stel e-mail, toegang tot software en bedrijfsaccounts in [IT en/of manager]
• Bestel en configureer de laptop en apparatuur [HR of IT]
• Deel een welkomstmail met informatie over de eerste werkdag [HR]
• Wijs een onboardingmaatje of mentor toe [Manager]
• Kondig de nieuwe medewerker aan het team aan. [Manager]

4. Gebruik waar mogelijk automatisering

Softwaretools voor het inwerken kunnen typische inwerktaken automatiseren, zoals het versturen van welkomstmails, het herinneren van mensen aan openstaande taken en het bieden van een centrale plek voor inwerkmateriaal, zoals de checklist.

5. Houd het boeiend

Maak het inwerken leuk met interactieve trainingen, welkomstberichten en een begeleidersysteem om nieuwe medewerkers zich verbonden en ondersteund te laten voelen.

Enkele ideeën met dank aan consultant op het gebied van people operations, Rita Witteck:

• Programma's met een inwerkbegeleider: Door nieuwe medewerkers aan ervaren teamleden te koppelen, kunnen ze relaties opbouwen en vanaf dag één de bedrijfscultuur begrijpen. Idealiter neemt de begeleider vóór hun eerste werkdag contact met hen op.
• Interactieve kennismaking met het team: Organiseer activiteiten zoals virtuele koffiemomenten, quizzen of "twee waarheden en een leugen" om kennismakingen boeiend en gedenkwaardig te maken.
• Betrek je product erbij: Zoek een manier om je product in het inwerken op te nemen. Bij een eerder bedrijf vroegen we elk nieuw teamlid om een fictieve carrièrewebsite te bouwen met allerlei informatie over zichzelf.
• Culturele welkomstpakketten: Voeg items toe zoals bedrijfsmerchandise, een handgeschreven welkomstbriefje of een lijst met teamtradities, zodat nieuwe medewerkers zich verbonden voelen.
• Rituelen tijdens de eerste week: Organiseer een teamlunch of een Slack-kanaal om elkaar beter te leren kennen en op informele wijze een band op te bouwen (Canopy is hiervoor een nuttige integratie). Details zijn belangrijk, dus zorg ervoor dat je vóór de eerste werkdag bij nieuwe medewerkers informeert naar zaken zoals dieetbeperkingen.

Belangrijke succesfactoren voor deze checklist

Tot slot zijn dit enkele belangrijke factoren om in gedachten te houden om het succes van dit sjabloon te maximaliseren:

1. Transparantie: beperk verrassingen voor de nieuwe medewerker.
2. Voorbereiding: plan vergaderingen, trainingen en de betrokken personen vooraf in om te helpen.
3. Geduld: heb geduld met je nieuwe teamlid terwijl die fouten maakt.
4. Geleidelijkheid: overstelp het nieuwe teamlid niet, want daardoor kunnen zaken over het hoofd worden gezien.
5. Hulpmiddelen: laat hen weten wie de belangrijkste personen zijn, hoe ze contact met hen kunnen opnemen en waar hulpmiddelen zoals personeelshandboeken, informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden, informatie voor noodgevallen, informatie over zorgverzekeringen en beleidsdocumenten te vinden zijn.

Als je er prioriteit aan geeft om transparantie te tonen, goed voorbereid te zijn, geduld te hebben en de nieuwe medewerker uit te rusten met de benodigde hulpmiddelen, draagt dat er in grote mate toe bij dat het inwerken van medewerkers positief en productief begint.