Feedback op sollicitatiegesprekken: een gids voor experts met voorbeelden

Deze feedback wordt doorgaans gegeven door de interviewer of het interviewpanel en bevat observaties, beoordelingen en aanbevelingen met betrekking tot de vaardigheden, ervaring, kwalificaties en algehele geschiktheid van de kandidaat voor de functie.

Het doel van feedback na een sollicitatiegesprek is kandidaten zinvolle inzichten te geven in hun sterke punten en mogelijkheden voor verbetering. 

Bekijk enkele voorbeelden van positieve feedback en je ziet al snel dat de nadruk ligt op de sterke punten van de kandidaat, zoals technische expertise, communicatieve vaardigheden of relevante ervaring, terwijl ook hun prestaties en bijdragen tijdens de sollicitatieprocedure worden erkend.

Constructieve feedback belicht daarentegen gebieden waarop de kandidaat zich zou kunnen verbeteren, zoals het versterken van harde of zachte vaardigheden of het opdoen van meer ervaring op een bepaald gebied.

Door kandidaten inzichtelijke feedback te geven, creëer je een betere kandidaatervaring en versterk je je werkgeversmerk. 

De wetenschap dat kandidaten niet zomaar terzijde kunnen worden geschoven, voegt een extra laag verantwoordelijkheid toe voor interviewers. Dit helpt de kwaliteit van de feedback die zij verzamelen te verbeteren en leidt tot betere wervingsbeslissingen (het verzamelen en geven van kwalitatieve feedback is een vaardigheid van recruiters waar ik op let en waarin ik mensen train).

Feedback moet bovendien tweerichtingsverkeer zijn; organisaties kunnen en moeten feedback van kandidaten verzamelen om het wervingsproces te helpen verbeteren.

Korte vraag: Vul onze enquête van 60 seconden in en deel hoe je je echt voelt over het gebruik van AI-agenten bij prestatiebeoordelingen, promoties en coaching. Jouw input helpt ons de echte uitdagingen waarmee HR-teams te maken hebben rond prestatiemanagement met AI beter te begrijpen.

Beste praktijken voor feedback na sollicitatiegesprekken

Net als bij het geven van elke andere vorm van feedback is het belangrijk ervoor te zorgen dat feedback aan kandidaten constructief, duidelijk en nuttig is. Hier zijn enkele belangrijke beste praktijken:

1. Wees tijdig: Geef zo snel mogelijk na het sollicitatiegesprek feedback, zolang de details nog vers in het geheugen van de interviewer en de kandidaat zitten. Als het wervingsteam zijn werk heeft gedaan en binnen 24 uur feedback heeft ingediend, streef ik er idealiter naar om de feedback 72 uur daarna aan de kandidaat te geven. 
2. Richt je op functiegerelateerde criteria: Baseer je feedback op de criteria die relevant zijn voor de functie en op de vereiste vaardigheden. Probeer eventuele persoonlijke vooroordelen of opmerkingen die geen verband houden met de professionele vaardigheden van de kandidaat te herkennen (samen werven kan hierbij helpen).
3. Wees constructief: Geef advies over hoe de kandidaat zich kan verbeteren in plaats van alleen aan te wijzen wat er fout was.
4. Wees professioneel en respectvol: Houd een professionele toon aan en wees respectvol. Feedback moet op een bemoedigende en ondersteunende manier worden gegeven (lees meer in Alana Fallis' uitstekende artikel over feedback geven).
5. Wees eerlijk: Geef eerlijke en oprechte feedback die niet mooier wordt voorgesteld dan ze is, maar ook niet overdreven hard is.
6. Gebruik hulpmiddelen: Hulpmiddelen zoals sollicitantvolgsystemen of vergelijkbare wervingssoftware kunnen helpen feedback voor kandidaten te verzamelen en feedback van hen te verkrijgen.
7. Documenteer feedback: Houd een overzicht bij van de gegeven feedback. Dit helpt de consistentie te behouden en biedt een referentie voor toekomstige interacties met de kandidaat.
8. Moedig vragen aan: Geef de kandidaat de ruimte om vragen te stellen en om verduidelijking te vragen, zodat hij of zij de feedback volledig begrijpt en er effectief mee aan de slag kan.

Tip voor onthouden

Volgens de beste werkwijze moet je je feedback in het systeem hebben vastgelegd en binnen 24 uur na het sollicitatiegesprek een beslissing hebben genomen. Zo zorg je ervoor dat je je alles herinnert wat er is gebeurd.

 

Soms hebben mensen wat tijd nodig om na te denken, en dat is prima, maar het is zo vaak gebeurd dat een hiringmanager na een week nog geen feedback heeft ingediend, tegen mij zegt: “Ik moest erover nadenken”, en vervolgens feedback over de verkeerde kandidaat schrijft!

Voorbeelden van feedback over sollicitatiegesprekken

Voorbeelden van positieve feedback

Technische vaardigheden

• "Je toonde een sterke beheersing van Python en gaf een duidelijke en efficiënte oplossing voor het programmeerprobleem. Je begrip van algoritmen en datastructuren was indrukwekkend."
• "Je ervaring met projectmanagementtools zoals Jira en Asana is duidelijk, en je gaf een uitstekend voorbeeld van hoe je meerdere projecten tegelijkertijd effectief hebt beheerd."

Gedragscompetenties

• "Je communiceerde je ideeën duidelijk en zelfverzekerd. Je vermogen om complexe concepten op een eenvoudige manier uit te leggen was zeer effectief."
• "Je toonde uitstekende probleemoplossende vaardigheden, vooral toen je besprak hoe je omging met de onverwachte uitdaging tijdens je vorige project."

Culturele fit

• "Je enthousiasme voor de waarden en missie van ons bedrijf was zeer duidelijk. We denken dat je goed binnen onze teamdynamiek zou passen en een positieve bijdrage zou leveren aan onze cultuur."
• "Je samenwerkingsgerichte aanpak en voorbeelden van teamprojecten lieten zien dat je samenwerking waardeert en je prettig voelt bij het werken in een groepsomgeving."

Sterke punten

• "Je uitgebreide achtergrond in digitale marketing en je succesvolle campagnes sluiten perfect aan bij de behoeften van ons marketingteam."
• "Je proactieve houding en bereidheid om nieuwe uitdagingen aan te gaan vielen op. We waarderen je bereidheid om te leren en te groeien."

Voorbereiding 

• "De kandidaat had zich uitzonderlijk goed voorbereid en arriveerde met een duidelijk begrip van de functie en de missie van het bedrijf. De doordachte vragen over onze projecten en processen benadrukten hun grondige onderzoek en oprechte interesse om bij te dragen aan ons team."
• "Het was duidelijk dat de kandidaat de functieomschrijving grondig had doorgenomen en relevante voorbeelden had voorbereid om hun vaardigheden te laten zien, waardoor hun antwoorden beknopt en afgestemd op de functie waren."

Positiviteit 

• "De kandidaat behield gedurende het hele sollicitatiegesprek een positieve en enthousiaste houding, wat het gesprek boeiend en prettig maakte. Hun optimisme over het aanpakken van uitdagingen was bijzonder bemoedigend."
• "De kandidaat ging zelfverzekerd en positief om met moeilijke vragen en toonde daarmee veerkracht en het vermogen om zich op oplossingen in plaats van problemen te richten."

Samenwerking

• "Ze toonden een sterk begrip van teamdynamiek en benadrukten hoe ze open communicatie en wederzijds respect prioriteit geven om gezamenlijke doelen te bereiken."
• "De kandidaat sprak enthousiast over hun rol in eerdere teamsuccessen en toonde oprechte waardering voor de bijdragen van hun collega's."

Voorbeelden van negatieve feedback

Technische vaardigheden

• "Hoewel je een goede basiskennis van Java hebt, merkten we enkele hiaten op in je begrip van geavanceerde concepten zoals concurrency en multithreading."
• "Je bekendheid met SQL-databases is duidelijk, maar je ervaring met NoSQL-databases lijkt beperkt, terwijl dit een belangrijke vereiste voor deze functie is."

Gedragscompetenties:

• "Soms waren je antwoorden te kort, waardoor het moeilijk was om je denkproces en ervaring volledig te beoordelen. Meer gedetailleerde antwoorden zouden helpen."
• "Je leek aarzelend toen je werd gevraagd naar het omgaan met conflicten op de werkvloer. Zelfvertrouwen bij het aankaarten en oplossen van conflicten is belangrijk voor deze functie."

Culturele fit:

• "We merkten enige aarzeling toen we de flexibele werkomgeving van ons bedrijf bespraken. Het is voor ons cruciaal dat teamleden zich prettig voelen bij en zich goed aanpassen aan werken op afstand."
• "Je voorkeur om zelfstandig te werken kan een uitdaging vormen in onze zeer samenwerkende teamomgeving."

Verbeterpunten:

• "We merkten dat je moeite had met de vragen over situationeel inzicht. Door meer gedragsgerichte sollicitatievragen te oefenen, zou je je strategieën voor het oplossen van problemen beter kunnen verwoorden."
• "Je technische presentatie miste enige diepgang, vooral bij het uitleggen van de redenen achter je ontwerpkeuzes. Door meer context en onderbouwing te geven, zouden je argumenten sterker worden."

Slechte communicatie

• "De kandidaat had moeite om zijn of haar gedachten duidelijk te verwoorden, waardoor het lastig was om hun ervaringen en kwalificaties volledig te begrijpen. Hun antwoorden waren vaak vaag of misten de details die nodig waren om hun vaardigheden te beoordelen."
• "Toen de kandidaat werd gevraagd om specifieke voorbeelden toe te lichten, gaf die antwoorden die onvolledig of niet ter zake waren. Dit wijst erop dat de kandidaat moeite had om relevante informatie effectief over te brengen."

Gebrek aan voorbereiding

• "De kandidaat leek niet bekend met de vereisten van de functie en kon geen voorbeelden geven die waren toegespitst op de manier waarop hun ervaring aansloot bij de functie. Dit wekte de indruk dat de kandidaat de functieomschrijving niet gedetailleerd had doorgenomen."
• "Toen de kandidaat werd gevraagd naar ons bedrijf en onze missie, gaf die zeer algemene antwoorden. Dit wijst erop dat de kandidaat voorafgaand aan het gesprek geen onderzoek had gedaan naar onze organisatie of onze waarden."

Tip voor volgorde

Ik begin graag met het positieve en ga daarna in op wat beter kan. Als ik over de details beschik, geef ik aanbevelingen; in het verleden omvatten die bijvoorbeeld dingen zoals andere functies waarvoor ze mogelijk beter geschikt zijn, v<span style="font-family: var(–font-family-base); font-size: var(–font-size-body-small); font-weight: var(–font-weight-regular); letter-spacing: 0.1px; background-color: var(–color-white); color: var(–color-text);":ardigheden en kennis die ze moeten ontwikkelen, en hun antwoorden duidelijker structureren.

Wat je moet opnemen in feedback op sollicitatiegesprekken

Wanneer ik kandidaten feedback geef, probeer ik altijd het volgende op te nemen:

Positieve feedback

Benadruk sterke punten of positieve aspecten die tijdens het proces naar voren kwamen, bijvoorbeeld dat de kandidaat goed communiceerde of indruk maakte met diens technische kennis.

“Je hebt blijk gegeven van een grondig begrip van de functie en was goed voorbereid met voorbeelden die je technische expertise en vaardigheden op het gebied van probleemoplossing duidelijk lieten zien.

Je antwoorden waren welsprekend, beknopt en sloten direct aan op de vragen, wat je uitstekende communicatieve vaardigheden benadrukte.

We waardeerden ook je positieve houding en enthousiasme voor de functie. Het was duidelijk dat je oprecht enthousiast bent over de mogelijkheid om bij te dragen aan ons team.

Daarnaast lieten de specifieke voorbeelden die je deelde over je ervaring met samenwerken met anderen je aanpassingsvermogen en sterke vaardigheden op het gebied van teamwerk zien. Al met al heb je een zeer positieve indruk achtergelaten en denken we dat je uitstekend geschikt zou kunnen zijn voor deze functie."

Constructieve feedback

Hier moet je specifiek zijn en voorbeelden en bruikbaar advies geven over zaken zoals specifieke vaardigheden, probleemoplossend vermogen of voorbereiding. Voorbeeld:

"Bedankt dat je de tijd hebt genomen om bij ons op gesprek te komen. Hoewel je enthousiasme voor de functie liet zien, merkte ik dat sommige van je antwoorden gerichter en gedetailleerder hadden kunnen zijn.

Door specifieke voorbeelden te geven die verband houden met de functievereisten, zou je je vaardigheden en ervaring effectiever kunnen illustreren. 

Daarnaast zou het nuttig zijn om vooraf meer tijd te besteden aan het onderzoeken van het bedrijf en de functie, zodat je je antwoorden beter kunt afstemmen op onze behoeften en verwachtingen.

Dit zijn punten die je voor toekomstige sollicitatiegesprekken gemakkelijk kunt verbeteren en ik waardeer je inzet tijdens ons gesprek."

Prestaties versus functievereisten

Leg altijd het verband tussen de prestaties van de kandidaat en wat vereist is om uit te blinken in de functie, bijvoorbeeld:

“Bedankt voor uw tijd en inzet tijdens het sollicitatieproces. Hoewel u sterke [specifieke vaardigheid of sterk punt, bijvoorbeeld: 'technische kennis van data-analyse'] liet zien, vereist de functie een meer geavanceerd vermogen om [specifieke vereiste, bijvoorbeeld: 'inzichten effectief te presenteren aan niet-technische belanghebbenden']. 

Het versterken van uw communicatieve vaardigheden om complexe informatie op een duidelijke en doeltreffende manier over te brengen, zou u helpen om in dit type functie uit te blinken. Uw enthousiasme en bereidheid om te leren zijn duidelijk zichtbaar en met verdere ontwikkeling op dit gebied heeft u het potentieel om de verwachtingen in vergelijkbare functies te overtreffen.”

Toekomstige mogelijkheden

Geef suggesties voor toekomstige sollicitatiegesprekken of functies waarvoor de kandidaat op basis van zijn of haar sterke punten en verbeterpunten wellicht beter geschikt is, en geef advies over hoe de kandidaat zijn of haar vaardigheden kan verbeteren of aanvullende ervaring op bepaalde gebieden kan opdoen.

"Bedankt voor de tijd en inzet die u in het sollicitatieproces heeft geïnvesteerd. U heeft een sterk potentieel laten zien, met name op het gebied van [specifiek gebied, bijvoorbeeld: 'probleemoplossing of technische expertise'], wat een uitstekende basis voor succes vormt.

Hoewel er gebieden zijn waarop verdere ontwikkeling uw vermogen om in deze functie succesvol te zijn zou vergroten—zoals [specifiek verbeterpunt, bijvoorbeeld: 'leiderschapsvaardigheden of samenwerking tussen verschillende afdelingen']—zie ik aanzienlijke mogelijkheden voor groei.

Ik moedig u aan om uw ervaring op het gebied van [specifiek gebied] verder uit te bouwen en functies te verkennen waarin u deze vaardigheden kunt verfijnen. Met uw toewijding en proactieve houding ben ik ervan overtuigd dat u mogelijkheden zult vinden waarin u kunt uitblinken en een betekenisvolle bijdrage kunt leveren.”

Wat u niet moet opnemen in feedback over sollicitatiegesprekken

Generalisaties

Geef specifieke voorbeelden en details ter onderbouwing van uw feedback. Vage uitspraken zoals “paste niet helemaal in het profiel” zonder enige context kunnen verwarrend en frustrerend zijn voor kandidaten. Alle feedback die u geeft, moet met specifieke voorbeelden kunnen worden onderbouwd.

Buitensporig kritische feedback

Hoewel het belangrijk is om verbeterpunten te benoemen, moet u harde of buitensporig kritische taal vermijden die de kandidaat kan ontmoedigen of diens zelfvertrouwen kan schaden. 

Dit betekent dat u woorden of zinnen zoals “waardeloos”, “teleurstellend”, “incompetent” en “u heeft niet wat ervoor nodig is” moet vermijden.

Als u er sterk van overtuigd bent dat een functie misschien niet geschikt is voor de kandidaat, vergeet dan niet om dit op een constructieve manier over te brengen en advies en begeleiding te bieden.

Alles wat discriminerend is

Houd er rekening mee dat er in veel rechtsgebieden, zoals het Verenigd Koninkrijk en de Europese Unie, wetgeving bestaat die de toegang tot en bescherming van gegevens strikt regelt. 

Feedback over kandidaten wordt beschouwd als gegevens die betrekking hebben op een specifieke kandidaat en op grond van die wetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming of GDPR) hebben zij het recht om alle gegevens op te vragen die een bedrijf over hen heeft. 

Veel andere landen hebben GDPR als model voor hun gegevenswetgeving gebruikt en vergelijkbare wetten ingevoerd of werken daaraan (tot nu toe Brazilië, India, Turkije en Californië, VS), dus iedereen moet zich hiervan bewust zijn.

Dit betekent dat u ervoor moet zorgen dat uw vastgelegde feedback objectief, duidelijk en relevant is voor de vaardigheden en vereiste ervaring voor de functie, evenals voor de prestaties van de kandidaat tijdens het sollicitatiegesprek in relatie daartoe. 

Daarom mogen er geen opmerkingen worden gemaakt over wat de kandidaat droeg, eventuele accenten die de kandidaat had en zeker niets wat als discriminerend kan worden beschouwd.

Ik geef deze waarschuwingen omdat ik ze zelf heb gezien. Hoewel ik blij ben dat ik zulke overduidelijke vooroordelen op tijd heb opgemerkt en dit destijds met de betrokkenen heb besproken, moet u ervoor zorgen dat vastgelegde feedback u niet in de problemen brengt.

En nee, u kunt de wetgeving niet omzeilen door te proberen de feedback te beperken of iets dergelijks. Als blijkt dat u informatie over de kandidaat heeft verborgen, kunnen de boetes zeer hoog zijn. 

Mijn norm is deze—als het Amazon-team geen manier heeft gevonden om feedback te beperken, dan kan niemand dat!

Ontvang ons sjabloon voor sollicitatiegesprekken

Email*

By submitting this form, you agree to receive the Interview Template, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. For details, review our Privacy Policy. You can unsubscribe at any time.