Zapytaj grupę rekruterów agencyjnych, co powstrzymuje ich przed wystawianiem wyższych rachunków, a administracja pojawi się na pierwszym miejscu. Nie brak ofert. Nie brak kandydatów. To godziny, które znikają na formatowaniu CV, aktualizowaniu bazy danych, ponaglaniu w sprawie odpowiedzi, która nigdy nie nadchodzi, oraz odbudowywaniu krótkiej listy kandydatów, która już gdzieś istniała — w rozmowie sprzed trzech tygodni.

To nie problem z motywacją ani z liczbą pracowników. To problem z narzędziami. Większość systemów, w których rekruterzy pracują każdego dnia, stworzono do przechowywania informacji, a nie do przejmowania ciężaru zapamiętywania ich, działania na ich podstawie i przekazywania ich rekruterowi dokładnie w momencie, w którym ma to znaczenie. W tej luce po cichu giną rekrutacje.

Właśnie tę lukę stworzono, aby zamknąć za pomocą Atlas. Atlas to CRMx, a nie CRM: platforma zbudowana tak, aby rozumieć kontekst, a nie tylko przechowywać kontakty, dzięki czemu opisany w tym artykule problem administracyjny można rozwiązać, zamiast jedynie próbować go obchodzić.

W tym artykule przyjrzymy się temu, dokąd faktycznie trafia czas rekrutera, dlaczego tradycyjna automatyzacja CRM nie wypełniła tej luki oraz jak w praktyce wygląda naprawdę inne podejście.

Dokąd faktycznie trafiają te godziny

Rekrutacja jest z założenia nastawiona na realizację celów i zależna od relacji. To ta część pracy przynosi pieniądze. Część, która nie przynosi pieniędzy, ale nadal musi zostać wykonana, zwykle sprowadza się do kilku powtarzających się problemów:

• Formatowanie CV kandydata na nowo zgodnie z szablonem agencji, zanim można je wysłać klientowi
• Ponaglanie kandydata lub klienta w sprawie odpowiedzi, której brak był już przedmiotem trzech kolejnych kontaktów
• Odtwarzanie krótkiej listy kandydatów od zera, ponieważ notatki z rozmowy kwalifikacyjnej nie trafiły do pola, które można przeszukiwać
• Ręczne aktualizowanie rekordów po rozmowie, o ile pod koniec dnia zostanie na to czas
• Planowanie i przeplanowywanie rozmów kwalifikacyjnych w wielu kalendarzach
• Śledzenie statusu kandydatów w arkuszach kalkulacyjnych, na karteczkach samoprzylepnych i w pamięci

Żadna z tych czynności nie jest trudna. Nie ma nic wspólnego z zatrudnianiem ludzi, a wykonuje się je dokładnie na tyle często, by wypierały pracę, która faktycznie przynosi rezultaty.

Dlaczego dołączenie automatyzacji do CRM nie rozwiązuje problemu

Większość systemów CRM dla rekrutacji dodała w ciągu ostatnich kilku lat jakąś formę automatyzacji: szablonowe wiadomości e-mail, podstawowe przypomnienia, wyzwalacze przepływów pracy. Pomaga to w ograniczonym zakresie, ale nie dotyka sedna problemu: systemy te wiedzą tylko to, co rekruter ręcznie w nich wpisał.

CRM zależny od wprowadzania danych może być tylko tak dobry, jak gotowość rekrutera do przerwania rekrutacji na wystarczająco długo, by go zaktualizować. Przy intensywnej pracy ta gotowość szybko się kończy. W rezultacie powstaje baza danych, która z zewnątrz wygląda na kompletną, a w środku po cichu się dezaktualizuje: kandydaci, którzy od tamtej pory przyjęli kontrofertę, klienci, których plany rekrutacyjne zmieniły się podczas rozmowy, której nikt nie zarejestrował, oraz notatki, które przez tydzień istniały w czyjejś głowie, a potem nie istniały już nigdzie.

Automatyzacja uruchamiana na podstawie niepełnych danych tylko szybciej tworzy pewne siebie, niepełne wyniki. Nie rozwiązuje problemu administracyjnego. Pakuje go na nowo.

Zmiana: agenci AI, którzy wykonują pracę administracyjną zamiast przypominać o jej wykonaniu

Bardziej użyteczna wersja tej technologii nie czeka, aż rekruter coś wpisze. Przechwytuje kontekst w momencie jego powstawania i przekształca go w użyteczne, możliwe do wyszukania i umożliwiające działanie informacje, bez konieczności przerywania pracy i rejestrowania ich przez kogokolwiek.

W praktyce wygląda to jak kilka połączonych elementów, które współpracują ze sobą:

Kontekst jest przechwytywany automatycznie

Rozmowy, wiadomości e-mail, wiadomości WhatsApp i notatki są przechwytywane i porządkowane w trakcie ich powstawania, a następnie przypisywane do właściwego rekordu osoby i firmy. Rekruter nie musi pamiętać, by zanotować, że kandydat wspomniał o chęci pracy przez cztery dni w tygodniu albo że klient zasugerował możliwość otwarcia drugiego stanowiska w pierwszym kwartale. Wszystko już tam jest.

Wyszukiwanie zastępuje żmudne przekopywanie się przez dane

Zamiast ciągów Boolean i tracących aktualność ręcznych tagów rekruter może zadać proste pytanie, na przykład kto wspomniał o chęci przeprowadzki do Manchesteru albo którzy kandydaci w lejku zaznaczyli okres wypowiedzenia krótszy niż cztery tygodnie, i otrzymać odpowiedź zbudowaną na podstawie wszystkiego, co zostało przechwycone, a nie tylko tego, co ręcznie oznaczono.

Kolejne działanie jest wskazywane, a nie ukrywane

Zamiast rekrutera ustalającego, za którymi kandydatami warto dziś podążać, system może uszeregować i wyjaśnić krótką listę, wskazać, kto przestał odpowiadać w trwającym procesie, oraz przekazać przygotowaną wiadomość opartą na rzeczywistej historii rozmowy — gotową do sprawdzenia i wysłania przez rekrutera, zamiast do napisania od pustej strony.

Administracja nie jest częścią tej pracy. To ona powstrzymuje Cię przed jej wykonywaniem.

Jak to wygląda w Atlas

Atlas jest bezpośrednio zbudowany wokół tego założenia. Właśnie to mamy na myśli, opisując Atlas jako CRMx — system CRM z kontekstem, a nie system CRM z dołączoną większą liczbą automatyzacji.

• Total Memory automatycznie przechwytuje każdą rozmowę, wiadomość e-mail, wiadomość i notatkę, dzięki czemu kontekst nie ginie wraz z odejściem rekrutera, który go zapisał
• People Search pozwala rekruterowi zadać pytanie w prostym języku dotyczące całej sieci kandydatów i klientów oraz otrzymać uszeregowaną, wyjaśnioną krótką listę zamiast dopasowania słów kluczowych
• Copilot działa obok codziennej pracy rekrutera: przygotowuje wiadomości, podsumowuje rozmowy i tworzy krótkie listy z kontekstem całej bazy danych, przy czym wszystko, co wrażliwe, wymaga zatwierdzenia przed wysłaniem
• Pulpity można tworzyć, po prostu opisując, co chcesz śledzić, zamiast konfigurować narzędzie do raportowania

Żadne z tych rozwiązań nie zastępuje osądu rekrutera. Copilot przygotowuje wersję roboczą, ale nie wysyła jej bez nadzoru. People Search szereguje wyniki i wyjaśnia swoje rozumowanie, ale nie podejmuje decyzji o zatrudnieniu. Nie chodzi o automatyzację rekrutacji. Chodzi o usunięcie administracji, która tak naprawdę nigdy nie była częścią rekrutacji.

Co agencje widzą po usunięciu administracji

Najważniejszym dowodem dla właściciela agencji nie jest abstrakcyjna liczba zaoszczędzonych godzin. Chodzi o to, co rekruterzy robią z odzyskanym czasem. Wśród klientów Atlas konsekwentnie powtarza się wzorzec: więcej czasu poświęcanego na rozmowy i kontakty, które faktycznie przybliżają do sfinalizowania rekrutacji, oraz mniej czasu na odtwarzanie informacji, które już gdzieś istniały:

• O 50% wyższy odsetek odpowiedzi kandydatów dzięki wiadomościom opartym na rzeczywistym kontekście, a nie na ogólnym szablonie
• Oszczędność ponad 15 godzin pracy administracyjnej tygodniowo na rekrutera
• Wzrost liczby pozyskanych nowych klientów o 35%, gdy rozwój biznesu przestaje zależeć od tego, czy ktoś pamięta o ponownym kontakcie
• Agencje budujące działalność wokół tego procesu raportują wzrost miesięcznych rozliczeń o 85% i osiągają 150% rocznego celu przychodowego

To nie są prognozy. To wyniki raportowane przez agencje, gdy praca o niskiej wartości przestaje pochłaniać godziny, które wcześniej można było przeznaczyć na generowanie przychodów.

Stworzone dla jednego stanowiska rekrutera lub agencji korporacyjnej z 200 stanowiskami

Administracja nie maleje wraz z rozwojem agencji. Mnoży się. Na pojedynczym stanowisku trzeba zarządzać nawykami jednej osoby. W agencji korporacyjnej działającej w wielu biurach pracują dziesiątki rekruterów, z których każdy ma własne skróty dotyczące rejestrowania — lub nierejestrowania — rozmów, a wszystko to odbywa się w różnych strefach czasowych i czasem w różnych językach. Im większy zespół, tym więcej rekrutacji przepada z powodu luki między tym, co wydarzyło się podczas rozmowy, a tym, co trafiło do systemu.

Atlas jest używany przez agencje z całego tego zakresu — od pojedynczych stanowisk rekrutera po firmy z ponad 100 stanowiskami — i traktuje segment MŚP oraz przedsiębiorstwa jako odrębne rynki o odmiennych potrzebach, zamiast łączyć je w jeden produkt. W przypadku większej agencji oceniającej oprogramowanie rekrutacyjne różnica ta zwykle przejawia się w kilku konkretnych obszarach:

• Brak minimalnej liczby stanowisk, dzięki czemu rozwój nie wymusza renegocjacji samej platformy
• Jeden system do przechwytywania kontekstu we wszystkich biurach i na wszystkich stanowiskach, dzięki czemu rekrutacja w jednym regionie może korzystać z rozmowy z kandydatem zarejestrowanej w innym
• Migracja realizowana jako usługa zarządzana, z dedykowanym zespołem migracyjnym i automatycznymi kontrolami jakości danych, dla agencji przechodzących z dotychczasowego systemu śledzenia kandydatów lub CRM na dużą skalę
• Wiele aktywnych wdrożeń obejmujących ponad 50 stanowisk, obok pojedynczych stanowisk rekruterów, zamiast produktu zaprojektowanego dla jednego segmentu i rozciągniętego tak, aby pasował do drugiego

Problem administracyjny nie znika wraz z osiągnięciem skali przedsiębiorstwa. Przybiera postać większej liczby rekruterów generujących tę samą lukę, która powiela się na większej liczbie stanowisk i w większej liczbie biur. Właśnie z myślą o takiej skali stworzono Atlas — nie jako dodatek doczepiony do produktu dla małej agencji.

Dlaczego to rozwiązanie przewyższa generyczne narzędzie AI doczepione do starszego systemu CRM

Coraz więcej systemów CRM dla rekrutacji dodało w ciągu ostatniego roku jedną lub dwie funkcje AI: przycisk podsumowania albo chatbota nałożonego na istniejącą bazę danych. To coś innego niż rozwiązanie opisane w tym artykule, a różnica ta ma znaczenie przy porównywaniu platform.

Generyczna warstwa AI nadal opiera się na tej samej bazowej bazie danych, zbudowanej wokół uporządkowanych pól i ręcznego wprowadzania danych. Może podsumować to, co już się w niej znajduje, ale nie potrafi odzyskać kontekstu, który nigdy nie został zarejestrowany. Atlas został zbudowany odwrotnie: automatyczne przechwytywanie danych jest fundamentem, a nie funkcją dodaną do systemu zaprojektowanego przed pojawieniem się generatywnej AI. To praktyczna różnica między systemem CRM, do którego dodano AI, a platformą stworzoną z myślą o AI od podstaw.

Od czego zacząć

Jeśli administracja jest szczerą odpowiedzią na pytanie, co powstrzymuje Twoje stanowisko przed wystawianiem większej liczby faktur, rozwiązaniem nie jest nowy system przypomnień ani kolejny panel do sprawdzania. Potrzebujesz bazy danych, która przechwytuje kontekst w chwili jego powstania i podsuwa rekruterowi kolejne właściwe działanie zamiast kolejnego zadania do zapamiętania.

To właśnie problem, który Atlas został stworzony rozwiązać — jako rozwiązanie zaprojektowane specjalnie dla rekruterów agencyjnych i specjalistów executive search, a nie zaadaptowane z generycznego narzędzia AI lub starszego systemu ATS z dodanym chatbotem.

Chcesz zobaczyć Atlas, system CRMx stworzony do rozumienia kontekstu, działający na danych Twojego stanowiska? Umów prezentację na recruitwithatlas.com