Rekrutacja stała kończy się raz. Wystawia się fakturę, stanowisko zostaje obsadzone, a zespół przechodzi do kolejnego procesu. Zatrudnienie kontraktowe nie kończy się po obsadzeniu stanowiska — trwa nadal. Co tydzień trzeba ponaglać w sprawie kart czasu pracy, śledzić marżę przy każdym kontraktorze, a zegar zgodności nie przestaje odmierzać czasu w dniu rozpoczęcia pracy.

Większość systemów CRM dla rekrutacji zaprojektowano z myślą o pierwszym procesie, a drugi dodano później — zwykle jako moduł kart czasu pracy dołączony do systemu, którego nigdy nie zbudowano z myślą o cyklach tygodniowych. W przypadku zespołu obsługującego znaczącą liczbę procesów kontraktowych ta luka jest stale widoczna, w sposób, którego lista funkcji rzadko pozwala dostrzec, dopóki agencja nie zacznie już z nią żyć.

Atlas podchodzi do tego inaczej, ponieważ został zbudowany jako CRMx — platforma zaprojektowana tak, aby rozumieć kontekst zatrudnienia, stałego lub kontraktowego, zamiast zmuszać oba typy do korzystania z tego samego ogólnego procesu.

Dlaczego zatrudnienie kontraktowe i stałe nie przebiegają według tego samego procesu

Na papierze oba są formami zatrudnienia. W praktyce wymagania operacyjne różnią się na tyle, że traktowanie ich tak samo powoduje realne utrudnienia:

• Rekrutacja stała oznacza jedną opłatę, jedną fakturę i jeden moment, w którym zadanie rekrutera dobiega końca. Zatrudnienie kontraktowe generuje nową kartę czasu pracy, nowe zatwierdzenie i nowe wyliczenie marży w każdym tygodniu lub miesiącu trwania kontraktu.
• Zgodność w przypadku zatrudnienia stałego jest w dużej mierze zapewniona do dnia rozpoczęcia pracy. W przypadku zatrudnienia kontraktowego jest procesem ciągłym, powiązanym z warunkami zlecenia, numerami zamówień zakupu i kontrolami prawa do pracy, które trzeba ponawiać.
• Marża przy zatrudnieniu stałym jest ustalona w dniu uzgodnienia opłaty. Marża przy zatrudnieniu kontraktowym zmienia się, a agencja potrzebuje bieżącego wglądu w jej wysokość dla każdego aktualnie zatrudnionego kontraktora, a nie miesięcznego uzgodnienia wykonywanego po fakcie.

System CRM zbudowany przede wszystkim wokół procesu rekrutacji stałej zwykle traktuje zatrudnienie kontraktowe jako przypadek szczególny: pole statusu, szablon cyklicznej faktury, być może podstawowe przesyłanie kart czasu pracy. To wystarcza, aby technicznie obsługiwać zatrudnienie kontraktowe. Nie wystarcza jednak do sprawnego prowadzenia zespołu obsługującego kontrakty.

Gdzie ta luka faktycznie kosztuje agencje

Praktyczne konsekwencje układają się w dość przewidywalną listę, a większość właścicieli agencji prowadzących portfel kontraktów rozpozna je wszystkie:

• Rekruterzy spędzają co tydzień wiele godzin na ponagleniach w sprawie kart czasu pracy zamiast na pozyskiwaniu nowych klientów
• Widoczność marży jest opóźniona względem rzeczywistości o miesiąc, więc problemy zostają wykryte dopiero wtedy, gdy zdążyły już wygenerować koszty
• Niepewność co do wersji umów i porozumień, poszukiwanie najnowszego pliku, ponowne wysyłanie warunków, oczekiwanie na podpis, który utknął w skrzynce odbiorczej
• Zespoły finansowe ręcznie uzgadniają rozliczenia kontraktorów, ponieważ system CRM i system księgowy nie komunikują się ze sobą prawidłowo

Żadna z tych sytuacji nie jest spektakularną awarią. To stały wyciek straconych godzin i opóźnionych płatności, a w zespole obsługującym jednocześnie dziesiątki kontraktorów ten wyciek sumuje się do naprawdę znaczącej liczby godzin, za które nie wystawiono faktury lub zafakturowano je z opóźnieniem.

Jak faktycznie wygląda projektowanie z myślą przede wszystkim o kontraktach

Alternatywą nie jest większy moduł kart czasu pracy. Chodzi o traktowanie zatrudnienia kontraktowego od początku jako odrębnego, pełnoprawnego procesu, z własną logiką, a nie jako procesu rekrutacji stałej z dodatkowymi polami.

Elastyczne harmonogramy i warunki zleceń

Praca kontraktowa nie przebiega według jednego harmonogramu. Tygodniowo, miesięcznie, na czas określony, w trybie ciągłym. System stworzony z myślą o kontraktach musi obsługiwać numery zamówień zakupu i warunki zleceń jako podstawowe dane, a nie jako dodatek dołączony po fakcie do ogólnego rekordu zatrudnienia.

Oferty i porozumienia, które sprawnie przechodzą przez proces bez niekończącej się wymiany wiadomości

Podpisanie oferty kontraktowej lub porozumienia dotyczącego zlecenia nie powinno wiązać się z niepewnością co do wersji, poszukiwaniem najnowszego pliku ani utratą kontroli nad tym, kto co zatwierdził. Uporządkowanie tego procesu ma znaczenie właśnie dlatego, że relacja i wymogi zgodności trwają nadal, a nie kończą się po jednorazowym działaniu.

Finanse i rozliczenia kontraktorów połączone z księgowością

Rozliczenia kontraktorów muszą trafiać do systemów, z których zespoły finansowe już korzystają, zamiast istnieć jako równoległy proces ręczny. Jednokierunkowa integracja z oprogramowaniem księgowym, takim jak Xero, oznacza na przykład, że danych dotyczących rozliczeń kontraktorów nie trzeba ponownie wprowadzać ręcznie po ich opuszczeniu systemu CRM.

Bieżący wgląd w marżę przy każdym zatrudnieniu

Agencja realizująca kontrakty na dużą skalę musi widzieć aktualną marżę przy każdym kontraktorze obecnie pracującym na zleceniu, a nie odtwarzać jej na podstawie faktur z zeszłego miesiąca. To różnica między wykryciem problemu z marżą w drugim tygodniu a wykryciem go w drugim miesiącu.

Działy kontraktowe nie potrzebują systemu CRM do rekrutacji stałej z dołączoną ewidencją czasu pracy. Potrzebują obsługi kontraktów wbudowanej od samego początku.

Jak Atlas podchodzi do tego zagadnienia

Atlas obsługuje zarówno zatrudnienia stałe, jak i kontraktowe w jednym systemie, a Contract Suite został stworzony specjalnie z uwzględnieniem operacyjnych realiów prowadzenia działalności kontraktowej:

• Zatrudnienia kontraktowe są obsługiwane w ramach odrębnego procesu niż zatrudnienia stałe, z uwzględnieniem elastycznych harmonogramów oraz numerów PO i zleceń
• Oferty i umowy sprawnie przechodzą przez proces bez typowej wymiany wiadomości dotyczącej wersji i brakujących plików, dzięki czemu proces pozostaje uporządkowany, a relacja nadal jest najważniejsza
• Procesy finansowe i rozliczeniowe kontraktorów są połączone z systemami księgowymi, w tym z Xero
• Bieżący wgląd w marżę przy każdym zatrudnieniu, niezależnie od tego, czy chodzi o pojedynczą opłatę, czy kontrakt odnawialny

Celem nie jest sprawienie, by zarządzanie kontraktami przypominało dodatkowy system działający obok CRM. Chodzi o to, aby było dokładnie tym, czym jest: połową działalności wielu agencji, wbudowaną w platformę jako pełnoprawny element, a nie moduł dodany później.

Co agencje zyskują, gdy kontrakty przestają być traktowane jako dodatek

W przypadku agencji prowadzących rzeczywistą działalność obejmującą zarówno zatrudnienia stałe, jak i kontraktowe, efekty właściwego podejścia są zwykle bezpośrednio widoczne w przychodach z rozliczeń, ponieważ przychody kontraktowe kumulują się w każdym cyklu rozliczeniowym w sposób, w jaki opłaty za zatrudnienia stałe się nie kumulują:

• Wzrosty miesięcznych rozliczeń o 85% odnotowane wśród klientów Atlas o przewadze działalności kontraktowej
• Agencje budujące swój model operacyjny wokół tego podejścia osiągające 150% rocznego celu przychodowego
• Godziny wcześniej poświęcane na śledzenie ewidencji czasu pracy i ręczne uzgadnianie marży są ponownie kierowane na rozwój działalności i realizację zleceń

Wzorzec ten jest zgodny z szerszym trendem w technologii rekrutacyjnej: gdy znika administracja operacyjna, godziny wracają do pracy, która faktycznie generuje przychody.

Prowadzenie działu kontraktowego o dużej skali, a nie obsługa garstki kontraktorów

Opisane wyżej wyzwania związane z marżą i zgodnością stają się poważniejsze, a nie mniejsze, w miarę rozwoju działalności kontraktowej. Firma rekrutacyjna klasy korporacyjnej, obsługująca setki kontraktorów dla wielu klientów, potrzebuje bieżącego wglądu w marżę, który sprawdza się przy takiej skali, oraz zespołu finansowego, który nie musi co miesiąc ręcznie uzgadniać rozliczeń kontraktorów po każdej pozycji.

Atlas obsługuje działy o przewadze działalności kontraktowej w całym spektrum — od jednoosobowych operacji po firmy korporacyjne z ponad 100 stanowiskami — zapewniając obsługę finansów i rozliczeń kontraktorów zaprojektowaną tak, aby łączyła się bezpośrednio z systemami księgowymi, z których zespoły finansowe już korzystają, zamiast wymagać równoległego procesu ręcznego po zwiększeniu skali działalności.

• Brak minimalnej liczby stanowisk, dzięki czemu rozwój działalności kontraktowej nie wymaga renegocjowania warunków korzystania z platformy
• Bieżący wgląd w marżę przy każdym kontraktorze obecnie pracującym na zleceniu, a nie comiesięczne uzgadnianie — ma to jeszcze większe znaczenie wraz ze wzrostem skali działalności
• Jeden system obejmujący wspólnie zatrudnienia stałe i kontraktowe, przydatny dla agencji korporacyjnych prowadzących oba rodzaje działalności w wielu biurach
• Wiele aktywnych wdrożeń obejmujących ponad 50 stanowisk u klientów związanych z działalnością kontraktową i rekrutacją, obok działów jednoosobowych

W przypadku dużej firmy rekrutacyjnej właściwe zorganizowanie obsługi kontraktów nie jest funkcją poprawiającą wygodę. To różnica między zespołem finansowym, który ufa danym w czasie rzeczywistym, a zespołem, który zawsze pracuje z miesięcznym opóźnieniem — zwielokrotniona przez każdego kontraktora ujętego w ewidencji.

Na co zwrócić uwagę przed wyborem CRM dla działu specjalizującego się w kontraktach

Jeśli rekrutacje kontraktowe stanowią istotną część działalności Twojego działu, warto zadać dostawcy oprogramowania rekrutacyjnego konkretne pytanie — nie o to, czy obsługuje rekrutacje kontraktowe, bo większość odpowie twierdząco, lecz o to, czy obsługa kontraktów była uwzględniona w systemie od początku, czy została dodana do systemu stworzonego z myślą o rekrutacji stałej. Odpowiedź zwykle staje się widoczna natychmiast, gdy zapytasz o widoczność marży, obsługę zamówień zakupu oraz sposób przekazywania danych rozliczeniowych do systemu księgowego.

Atlas stworzono właśnie po to, aby właściwie odpowiedzieć na to pytanie — traktując obsługę kontraktów i finanse kontraktorów jako podstawowe funkcje, a nie dodatkowy moduł, dla agencji realizujących zarówno rekrutacje stałe, jak i kontraktowe, lub wyłącznie rekrutacje kontraktowe. W praktyce właśnie tym jest CRMx: rozumieniem kontekstu każdego rodzaju rekrutacji zamiast stosowania jednego uniwersalnego procesu do obu typów.

Chcesz zobaczyć, jak Atlas — CRMx stworzony do rozumienia kontekstu — radzi sobie z działem specjalizującym się w kontraktach?Umów prezentację na recruitwithatlas.com