Jak korzystać z elia, aby dni w biurze były warte dojazdu

Ustaliliście dni, ludzie przychodzą, ale biuro wciąż wygląda jak miasto duchów. Wskaźniki obecności w raporcie są w porządku, ale jakoś to nie działa. Na całym piętrze po prostu… nic się nie dzieje.

Warto jednak wziąć pod uwagę koszty: przy uwzględnieniu dojazdu i lunchu pojawienie się w biurze kosztuje członka zespołu całkiem sporo (około 55 USD dziennie) w porównaniu z 18 USD w domu. To spory wydatek za siedzenie na wideorozmowie obok osób, z którymi prawie się nie kontaktuje, zwłaszcza jeśli jego rzeczywisty zespół jest w biurze tylko w inne dni.

Gensler ustalił, że od czasu pandemii kontakty towarzyskie w pracy niemal się podwoiły, co właściwie mówi samo za siebie. Kiedy więc zespół danej osoby nie jest w biurze, płaci ona w zasadzie za samotność w hałaśliwej przestrzeni biurowej.

Oto więc prawdziwe zadanie po ustaleniu nakazu: sprawić, aby odpowiednie osoby celowo pojawiały się w biurze w te same dni. Da się to łatwo naprawić. Oto jak zrobić to z elia.

Jeśli elia jest dla Ciebie nowością, to platforma do zarządzania operacjami w miejscu pracy służąca do rezerwowania biurek i sal, rejestrowania odwiedzających oraz pomagająca hybrydowym zespołom zgrywać dni pracy w biurze i sprawdzać, jak wykorzystywana jest przestrzeń.

  W skrócie

1. Wspólna obecność jest ważniejsza niż liczba osób. Taki sam poziom obecności wynoszący 60% może oznaczać cały zespół albo piętro pełne niemal obcych sobie osób.
2. Niech każdy zespół wybierze jeden lub dwa stałe dni zespołu, zamiast stosować ogólną zasadę ustaloną przez firmę.
3. Ułatw ludziom sprawdzenie, kto przychodzi do biura, i zarezerwowanie biurka obok tej osoby.
4. Zaprojektuj przestrzeń tak, aby osoby przychodzące do biura dobrze spędzały czas, a następnie stale ją dostosowuj, korzystając z (anonimowych) danych o obłożeniu.

  Krok 1: Oblicz wspólną obecność

Wskaźniki obecności nie mówią, czy ktokolwiek rzeczywiście pracował razem z innymi w biurze. Weźmy dziesięcioosobowy zespół objęty zasadą trzech dni pracy w biurze. Ten sam zespół, ta sama tygodniowa obecność na poziomie 60% w obu przypadkach. Zobacz, co się dzieje, gdy skoordynujesz ich dni:

Raport nie potrafi ich od siebie odróżnić, ale Twoi pracownicy potrafią. A ci, którzy wciąż trudzą się z dojazdem, żeby siedzieć samotnie w cichej przestrzeni… cóż, zazwyczaj są najbardziej zaangażowanymi pracownikami, prawda? Do czasu, aż przestaną.

Krok 2: Celowo wybierz stałe dni zespołu

Większość zespołów decyduje się na ogólną zasadę: wszyscy przychodzą we wtorek i środę. To proste rozwiązanie, ale ostatecznie prowadzi do chaosu: te dwa dni są przepełnione, reszta tygodnia zamiera, a zespoły, które lepiej funkcjonowałyby w inne dni, i tak są zmuszane do dostosowania się do Twoich.

Znacznie lepszym rozwiązaniem jest pozwolenie każdemu zespołowi na wybór własnego stałego dnia. Kilka prostych zasad, które pomogą uniknąć chaosu:

1. Wybierz jeden lub dwa stałe dni, a nie zmienny termin. Przewidywalność jest ważniejsza niż sprytne rozwiązania. Ludzie organizują wokół nich opiekę nad dziećmi i dojazdy.
2. Oprzyj je na pracy, która naprawdę wymaga spotkania w pomieszczeniu. Planowanie, przeglądy, wdrażanie nowej osoby, a nie współpraca w abstrakcyjnym ujęciu.
3. Pozwól zespołom się różnić. Środa zespołu marketingowego oraz wtorek i czwartek aktuariuszy mogą spokojnie ze sobą współistnieć.
4. Rozłóż je w czasie. Jeśli każdy zespół wybierze środę, właśnie stworzysz nowy problem: 300 osób i 200 biurek.

Dwa dobrze wybrane dni sprawią, że zespół poczuje znacznie silniejszą więź niż przy czterech rozproszonych dniach, a takie rozwiązanie o wiele łatwiej zaakceptować.

Krok 3: Ułatw sprawdzenie, kto przychodzi do biura

Nic z tego nie zadziała, jeśli uzgodnienie wspólnego dnia będzie uciążliwe. Jeśli wymaga to więcej pracy niż pozostanie w domu, ludzie zostaną w domu.

W elia możesz sprawdzić, kto już planuje przyjść do biura danego dnia, i zarezerwować biurko tuż obok tej osoby. Rezerwujesz swoje miejsce, zapraszasz współpracownika i gotowe. Zostajecie razem, zamiast siedzieć na przeciwległych końcach piętra.

Jeden z ogólnokrajowych ubezpieczycieli, z którym współpracujemy, mocno postawił na to rozwiązanie po fuzji. Wcześniej pracownicy przychodzili do biura tylko raz w tygodniu, a stosunek liczby biurek do pracowników wynosił 1:3, przez co duża część przestrzeni pozostawała niewykorzystana, a ludzie czuli się dość odizolowani. Gdy mogli sprawdzić, kto przychodzi, rezerwować biurka grupowo i zajmować przestrzeń na własnym piętrze, biuro zaczęło zapełniać się we właściwych miejscach. Ten sam budynek, te same biurka, po prostu znacznie więcej czasu spędzanego przez zespoły razem.

Krok 4: Zbuduj przestrzeń, z której ludzie korzystają

Zaproszenie właściwych osób to tylko połowa sukcesu. Przestrzeń musi sprawdzać się także po ich przybyciu — i właśnie tutaj dobre intencje mogą zawieść.

Ten sam ubezpieczyciel jest doskonałym przykładem. Podczas przeprojektowywania biura postawiono na typowe miękkie siedziska, kanapy i kąciki wypoczynkowe, licząc na to, że ludzie sami zaczną z nich korzystać. Ale prawie nikt tego nie robił. Okazało się, że pracownicy czuli się dziwnie, gdy ktoś przyłapał ich na wypoczynku na kanapie, bo wyglądało to jak obijanie się. Kto by pomyślał.

Dlatego ostatecznie usunięto kąciki wypoczynkowe i zastąpiono je zwykłymi biurkami, zamkniętymi salami spotkań oraz budkami telefonicznymi do wszystkich rozmów i pracy wymagającej skupienia. Teraz te budki telefoniczne są zdecydowanie najbardziej obleganymi miejscami w całym budynku.

Co tak naprawdę uzasadnia zajmowaną przez przestrzeń powierzchnię:

1. Biurka blisko zespołu. To właśnie dlatego ludzie w ogóle przychodzili.
2. Zamknięte pokoje i budki telefoniczne. Do rozmów i pracy wymagającej skupienia, które wciąż zajmują połowę dnia każdego z nas.
3. Dodatkowe piętro rezerwowe. Dzięki niemu w pełną środę nikt nie zostanie bez miejsca

Oto wypowiedź dyrektorki HR w ROBIC po wdrożeniu elia:

„Nasi członkowie zespołu uwielbiają platformę elia i przyjęli ją natychmiast po uruchomieniu! Platforma jest bardzo dobrze przemyślana; wszystkie funkcje są łatwe w użyciu i nie wymagają szkolenia. Niektóre funkcje pomogły również zwiększyć obecność w biurze i liczbę interakcji osobistych. Dlatego zdecydowanie polecam elia każdej firmie!”

Catherine Chouinard, dyrektorka ds. zasobów ludzkich, ROBIC

Krok 5: Obserwuj, co się wydarzy

Za pierwszym razem nie uda się właściwie ustalić dni, w których zespoły mają być obecne, ani układu biura — i to jest w porządku. Priorytety będą się zmieniać, zespoły będą się powiększać, a piętro, które sprawdzało się wiosną, jesienią nagle może wydawać się nieodpowiednie. Gdy wszystko już działa, obserwuj trzy rzeczy:

• Strefy gorące i zimne. Trzecie piętro pustoszeje w każdy czwartek? Przenieś dzień obecności zespołu.
• Zapotrzebowanie na budki. Zawsze są zajęte? Dodaj kilka kolejnych.
• Nieobecności. Jeśli zarezerwowane biurka pozostają puste, Twoje dane są fikcją. Automatycznie zwolnij nieodebrane biurko po 15–20 minutach, a system sam się skoryguje.

Czujniki elia odczytują wszystkie te dane anonimowo, z podziałem na przestrzenie, dzięki czemu uzyskujesz rzeczywistą informację o obecności, a nie tylko dane o tym, kto co zarezerwował. To różnica między zgadywaniem a wiedzą: możesz zobaczyć, które dni obecności zespołów się sprawdziły, które przestrzenie uzasadniają zajmowaną powierzchnię i co zmienić przed kolejną rozmową dotyczącą umowy najmu, zamiast po niej.

Od czego zacząć

W tym tygodniu zadaj tylko jedno pytanie: czy Twoje zespoły rzeczywiście pojawiają się w te same dni, czy też osiągają zakładaną liczbę obecności w różne dni? Zwykle wyczujesz to, zanim uda Ci się to zmierzyć. Wskazówką są piętra, które wyglądają na zatłoczone, ale pozostają bez zmian.

Od tego momentu chodzi już tylko o to, by pomóc każdemu zespołowi wybrać stały dzień obecności, ułatwić pracownikom sprawdzanie, kto jest w biurze, i wspólne zajmowanie miejsc oraz zapewnić im przestrzeń, dla której warto dojechać. Jeśli to się uda, frekwencja w dużej mierze utrzyma się sama, ponieważ ludzie będą wracać, gdy w biurze będzie ich zespół. A jeśli wolisz nie prowadzić całego procesu za pomocą arkusza kalkulacyjnego, właśnie do tego stworzono elia.