Jak używać elia do planowania przestrzeni biurowej w branży ubezpieczeniowej i finansowej

Słyszałem tę dokładnie taką historię już tyle razy, że straciłem rachubę. „Przeszliśmy na proporcję 2:1 stanowisk i zmniejszyliśmy powierzchnię, oszczędzając fortunę.” To oczywiste rozwiązanie, prawda? Krajowy ubezpieczyciel, z którym niedawno rozmawialiśmy, zrobił właśnie to i początkowo wyglądało to jak świetny plan. 2 pracowników na każde stanowisko, mniej wynajmowanej powierzchni, niższe koszty.

Ale kiedy spojrzy się na rzeczywiste liczby, historia wygląda inaczej. Średnie zajęcie ich pięter wynosiło zaledwie 40%. Oznaczało to, że 60% powierzchni po prostu stało puste, z wyjątkiem 4 dni w roku, kiedy zespół IT organizował spotkanie całej firmy wymagające wszystkich stanowisk. W praktyce płacili więc za powierzchnię, z której korzystali tylko przez 4 dni w roku.

Widzimy to nieustannie w branży ubezpieczeniowej i usługach finansowych, dlatego postanowiliśmy dokładniej przyjrzeć się temu, co się dzieje. Oto jak elia pomaga zespołom takim jak Twój uporządkować tę sytuację krok po kroku.

Jeśli elia jest dla Ciebie nowością, to platforma miejsca pracy: rezerwowanie stanowisk i sal, zarządzanie wnioskami, rejestracja odwiedzających oraz czujniki i analizy pokazujące, jak wykorzystywana jest Twoja powierzchnia — wszystko w jednym miejscu.

W skrócie: jak korzystać z elia w branży ubezpieczeniowej i usługach finansowych

• Uruchom czujniki stanowisk i sal. Śledzą rzeczywistą obecność w sposób zanonimizowany i zagregowany — właśnie tych danych potrzeba do podjęcia decyzji o zagęszczeniu stanowisk.
• Pozwól, aby dane były zbierane przez kilka tygodni, powiedzmy 2–4 tygodnie, aby uwzględnić zarówno spokojny tydzień, jak i bardziej intensywny okres, na przykład koniec kwartału lub spotkanie całej firmy.
• Skonfiguruj elastyczne zasady rezerwacji dla zespołów, które wiedzą, że w określonych okresach będą potrzebować więcej miejsca (na przykład IT lub szkolenia). Nie przydzielaj im dodatkowej powierzchni na stałe — udostępniaj ją tylko wtedy, gdy jej potrzebują.
• Włącz zapraszanie współpracowników dla zespołów, które muszą przebywać w tym samym pomieszczeniu w tym samym czasie (na przykład młodsi specjaliści ds. oceny ryzyka uczący się od starszych kolegów).
• Planuj regularne raporty dotyczące zajętości, aby trafiały do osób podejmujących faktyczne decyzje dotyczące nieruchomości.
• Zarezerwuj wrażliwe przestrzenie, takie jak dział zgodności lub pomieszczenie z aktami szkodowymi, dla konkretnych zespołów zgodnie z zasadami dostępu, a wizyty klientów lub audytorów rejestruj cyfrowo zamiast na papierowej liście obecności.

Ile w rzeczywistości kosztuje piętro puste w 60%

Weźmy typowego ubezpieczyciela średniej wielkości zatrudniającego 500 pracowników przy proporcji 2:1: to 250 stanowisk. Przy tygodniowym zajęciu na poziomie 40% przez większość dni pustych pozostaje 150 stanowisk. Na piętra w usługach finansowych zwykle przypada około 150 stóp kwadratowych na stanowisko, plus wspólna przestrzeń, co daje około 22 500 stóp kwadratowych pustej powierzchni, która generuje koszty.

Według CBRE średni czynsz za powierzchnię biurową w USA osiągnął 37.58 USD za stopę kwadratową w drugim kwartale 2026 roku, co oznacza wzrost o 2.6% rok do roku. Po wykonaniu obliczeń otrzymujemy około 845,000 USD rocznie samego czynszu, jeszcze przed uwzględnieniem kosztów energii elektrycznej i ochrony, które rosną wraz z pustą powierzchnią.

Twoje liczby będą inne, ale podstawowa zasada pozostaje taka sama: różnica między tym, za co płacisz, a tym, z czego ludzie korzystają, jest znacznie większa.

Dlaczego branża ubezpieczeniowa i usługi finansowe jako pierwsze mierzą się z tym problemem

W tej branży nakładają się na siebie dwie kwestie: nieruchomości są jedną z największych pozycji w budżecie, więc zespoły finansowe muszą uzasadniać każdy metr kwadratowy. Proporcja 2:1 lub 3:1 stanowisk wygląda świetnie na slajdzie, ale…

Dochodzi do tego fakt, że obecność w biurze różni się w zależności od funkcji, czego nie uwzględnia jedna proporcja dla całej firmy:

• Zespoły zajmujące się szkodami i operacjami mogą być w biurze przez 5 dni w tygodniu.
• Zespoły zajmujące się oceną ryzyka lub aktuariatem mogą pracować hybrydowo albo w niepełnym wymiarze godzin.
• IT, dział prawny i inne scentralizowane funkcje koncentrują się w przewidywalnych okresach zwiększonego zapotrzebowania: podczas tygodni szkoleniowych, spotkań całej firmy i na koniec kwartału.

Jedna proporcja dla całej firmy nie jest w stanie zrównoważyć wszystkich tych potrzeb. Jeden z zespołów, z którym rozmawialiśmy, zrezygnował podczas pandemii z 2 pięter i ostatecznie stanął przed odwrotnym problemem: w intensywne dni ludzi było więcej niż stanowisk, a całość porządkowano ręcznie co tydzień.

Popularne założenia dotyczące proporcji stanowisk w branży ubezpieczeniowej i usługach finansowych

Oto kilka założeń dotyczących planów RTO i zagęszczania stanowisk, które rzadko wytrzymują dokładną analizę rzeczywistych danych o obecności:

1. Dwa obowiązkowe dni oznaczają dwa dni równomiernej obecności

Weźmy to samo biuro z 500 pracownikami i proporcję 2:1, czyli 250 biurek. Wprowadź obowiązek pracy 2 dni w tygodniu, a ludzie nadal nie będą równomiernie rozkładać swojej obecności w ciągu tygodnia. Jeśli w środę pojawi się 70% pracowników, będzie to 350 osób na 250 biurek – całkiem spory niedobór – mimo że średnie tygodniowe wykorzystanie wygląda dobrze na papierze.

2. Każdy dział potrzebuje tej samej proporcji

Zespół, który spotyka się osobiście tylko 4 razy w roku na szkolenia, nie potrzebuje stałej przestrzeni na te spotkania. Potrzebuje elastyczności, aby korzystać z większej przestrzeni wtedy, gdy jest ona potrzebna, a następnie umożliwić jej ponowne udostępnienie przez resztę roku.

3. Mniej biurek oznacza niższe koszty

To prawda, ale tylko wtedy, gdy pozostaną biurka, z których rzeczywiście można korzystać. Oznacza to posiadanie wystarczającej liczby sal konferencyjnych, aby pomieścić wszystkich, gdy wszyscy pojawią się w biurze, oraz sprawnego systemu rezerwacji, dzięki któremu ludzie nie będą krążyć po biurze w poszukiwaniu miejsca do siedzenia. Potrzebne są również dane, które pozwolą wykryć niewłaściwą proporcję, zanim umowa najmu zostanie przedłużona.

4. Dane dotyczące rezerwacji są wystarczająco dokładne

Niekoniecznie. Dane zawyżają wyniki, ponieważ ktoś rezerwuje biurko, a następnie się nie pojawia, a rezerwacja nadal jest liczona jako wykorzystanie. Potrzebujesz danych z czujników dotyczących rzeczywistej obecności, aby wiedzieć, czy dana proporcja się sprawdza.

Ten czwarty punkt podważa poniekąd pozostałe trzy. Większość decyzji dotyczących proporcji podejmuje się na podstawie danych z rezerwacji, które już na początku nie są zbyt dokładne.

Jak to skonfigurować

Oto jak wygląda rozwiązanie po wdrożeniu go na rzeczywistym piętrze:

1. Zainstaluj czujniki. Czujniki biurek i pomieszczeń elia są bezprzewodowe i zasilane bateriami, dzięki czemu można uruchomić piętro bez prowadzenia kabli i angażowania działu IT. Mierzą rzeczywistą obecność, anonimowo i bez powiązania z konkretną osobą, co jest ważne, ponieważ biurko może być zarezerwowane i puste albo niezarezerwowane, ale używane. Same dane dotyczące rezerwacji nie powiedzą Ci, która z tych sytuacji ma miejsce.
2. Pozwól, aby cykl monitorowania obecności trwał przez pewien czas. Co najmniej od 2 do 4 tygodni. Dzięki temu zobaczysz zwykły tydzień i tydzień ze zwiększonym zapotrzebowaniem (koniec kwartału lub spotkanie wszystkich pracowników), zanim zmienisz proporcję.
3. Sprawdź mapę cieplną według dnia, godziny i piętra. W ten sposób ustalisz, czy proporcja 2:1 się sprawdza, czy może w spokojne dni bardziej przypomina 3:1, a podczas kwartalnego chaosu 1:1.
4. Ustaw zasady rezerwacji na poziomie stref dla zespołów, które zajmują całą dostępną przestrzeń. W elia przestrzeń nie jest domyślnie przypisana do jednego zespołu. Dzięki temu dział taki jak IT może uzyskać priorytetowy dostęp do większej liczby biurek lub pomieszczeń, gdy ich potrzebuje, a po zakończeniu okresu zwiększonego zapotrzebowania przestrzeń automatycznie wraca do otwartego systemu rezerwacji.
5. Włącz zaproszenia dla współpracowników, jeśli mentoring jest priorytetem. Pracownicy mogą sprawdzić, kto jeszcze zarezerwował miejsce na dany dzień, i usiąść w jego pobliżu albo wysłać zaproszenie, aby współpracownik zarezerwował miejsce obok nich.
6. Ustaw automatyczne comiesięczne wysyłanie raportu. Podsumowanie zajętości trafia do osoby odpowiedzialnej za decyzje dotyczące nieruchomości, dzięki czemu nikt nie musi pamiętać o ręcznym eksportowaniu arkusza kalkulacyjnego.

Dlaczego młodsi pracownicy są kolejnym powodem, dla którego firmy naciskają na RTO

Koszty biura nie są jedynym czynnikiem skłaniającym do wprowadzania tych obowiązków. Równie często liderzy mówią nam, że ich młodsi pracownicy tracą najwięcej, gdy praca staje się w pełni zdalna.

Potwierdzają to niektóre badania. W opracowaniu Siła bliskości współpracowników Natalia Emanuel, Emma Harrington i Amanda Pallais zbadały inżynierów oprogramowania w dużej firmie i odkryły, że siedzenie blisko członków zespołu oznaczało otrzymywanie większej ilości informacji zwrotnych, a korzyści te były największe w przypadku młodszych pracowników z krótszym stażem. Gdy biura zostały zamknięte, ta przewaga wynikająca z informacji zwrotnych w dużej mierze zniknęła.

Nowo zatrudnione osoby przyswajają dużą część swojej wiedzy, przebywając w pobliżu osób wykonujących daną pracę: zadając od czasu do czasu jedno czy dwa pytania, obserwując starszego specjalistę ds. oceny ryzyka lub likwidacji szkód podczas pracy nad sprawą, czy zostając wciągniętymi w rozmowę, do której nie wiedziałyby, że powinny dołączyć. Praca zdalna, jak można się spodziewać, całkowicie to eliminuje, a spowolnienie staje się widoczne w wynikach dopiero po kilku miesiącach.

Obowiązek pracy przez 2 dni nie gwarantuje, że odpowiednie osoby pojawią się w biurze tego samego dnia. Młodszy specjalista ds. oceny ryzyka może przyjść zgodnie z harmonogramem, podczas gdy starszy kolega, którego chce obserwować, pojawi się w zupełnie inny dzień. Zaproszenia dla współpracowników rozwiązują ten problem, pozwalając sprawdzić, kto przyjdzie do biura, i zaplanować wokół tego swój dzień.

Jak firma świadcząca usługi finansowe rozwiązała ten sam problem z koordynacją

Gestion FÉRIQUE, firma świadcząca usługi finansowe z siedzibą w Montrealu, zatrudniająca 170 osób i zarządzająca funduszami emerytalnymi dla inżynierów, napotkała identyczny problem po przejściu na model hybrydowy w 2 biurach z 86 rezerwowalnymi stanowiskami. Elastyczność bez odpowiedniej widoczności sprawiała, że pracownicy pojawiali się w biurze w zaplanowane dni, nie wiedząc, czy potrzebni im współpracownicy również będą na miejscu.

Ograniczony dostęp i zarządzanie wizytami dla zespołów finansowych i ubezpieczeniowych

Nie tylko proporcje stanowisk sprawiają, że ta branża jest inna.

Duża część biur firm ubezpieczeniowych i świadczących usługi finansowe dysponuje przestrzeniami, które po prostu MUSZĄ pozostać zamknięte: pomieszczeniami z dokumentacją zgodności, archiwami oceny ryzyka, stanowiskami maklerskimi, piętrami zajmowanymi przez kadrę kierowniczą oraz salami przeznaczonymi na kontrole organów regulacyjnych. Ogólne narzędzia do rezerwacji nie radzą sobie dobrze z taką sytuacją, ponieważ traktują każde stanowisko tak samo, niezależnie od tego, czy powinno być dostępne do rezerwacji.

elia's zasady dostępu rozwiązują ten problem bezpośrednio. Administratorzy mogą zablokować konkretne stanowiska, pomieszczenia lub strefy dla określonych zespołów albo osób, dzięki czemu dział zgodności zachowuje własną przestrzeń, dział oceny ryzyka ma dostęp do własnej dokumentacji, a nikt spoza tych zespołów nie zarezerwuje jej przez pomyłkę.

To samo dotyczy zarządzania wizytami: cyfrowy system rejestracji z powiadomieniami dla gospodarzy eliminuje dawną papierową listę wejść, dzięki czemu masz rzeczywisty zapis tego, kto i kiedy przebywał na miejscu.

Od czego zacząć

Jeśli przedstawiasz argumenty działowi finansowemu lub kadrze kierowniczej, zachowaj konkretność: stosowana dziś proporcja została ustalona na podstawie założenia, a oto, co pokazują rzeczywiste dane po 6 miesiącach. To znacznie trudniejszy argument do odrzucenia niż prośba o większy budżet oparta wyłącznie na wierze.

Jeśli właśnie opracowujesz plan zwiększenia zagęszczenia stanowisk lub wdrażasz RTO, najszybszym sposobem na ocenę sytuacji jest przygotowanie własnego planu piętra i analiza wzorców obecności przed podjęciem kolejnej decyzji dotyczącej najmu, a nie po niej.