10 kroków, aby poprawić doświadczenia związane z odejściem pracownika

Czym jest proces odejścia pracownika?

Proces odejścia pracownika to formalna procedura rozstania pracownika z organizacją. W większości przypadków rozpoczyna się on po złożeniu przez pracownika pisma z rezygnacją. Nie zawsze jednak tak się dzieje. Proces odejścia może zostać również uruchomiony przez przejście na emeryturę, a także przez rozwiązanie umowy z inicjatywy pracodawcy lub zwolnienia grupowe. 

Każdy z tych kroków omówię bardziej szczegółowo poniżej, ale najważniejsze elementy dobrze zaprojektowanego procesu odejścia pracownika powinny obejmować następujące działania:

• Poinformowanie kluczowych interesariuszy z działów zasobów ludzkich, IT, operacyjnego, prawnego, płac oraz kadry kierowniczej wyższego szczebla
• Rozważne poinformowanie bezpośredniego przełożonego i współpracowników odchodzącego pracownika
• Opracowanie planu przekazania obowiązków i ponowne przydzielenie odpowiedzialności
• Zapewnienie sprawnego przekazania wiedzy innym członkom zespołu
• Przeprowadzenie rozmowy końcowej w celu zebrania szczerych opinii
• Odzyskanie wszelkiego sprzętu firmowego
• Dezaktywowanie dostępu pracownika do zasobów i technologii firmy.

Dlaczego proces odejścia pracownika jest ważny?

Doświadczenie związane z odejściem pracownika jest ważne z kilku kluczowych powodów. Należą do nich:

• To okazja do zebrania opinii, uzyskania wglądu w potencjalne problemy wymagające rozwiązania, zamknięcia wszelkich luk w zabezpieczeniach IT oraz upewnienia się, że nie pozostały żadne niedokończone sprawy. 

• Pracownicy mogą zamknąć etap swojej pracy w firmie, przekazać wiedzę pozostałym pracownikom i odejść z firmy w dobrych relacjach. 

• Zapewniając odchodzącym pracownikom możliwość przekazania opinii i ułatwiając płynne przekazanie ich obowiązków innym osobom, sprawisz, że odejdą z firmy z bardziej profesjonalnym ostatnim wrażeniem. 
• W rezultacie będą bardziej skłonni polecać Twoją firmę jako dobre miejsce pracy.
• Pomaga to również pozostawić otwartą możliwość ponownego zatrudnienia pracowników powracających—czyli osób, które odchodzą z firmy, aby pracować gdzie indziej, a następnie wracają po kilku latach. 

Proces odejścia pracownika a wdrożenie

Wdrożenie i proces odejścia pracownika to dwa kluczowe procesy w cyklu życia pracownika, z których każdy służy innemu celowi. Podczas gdy wdrożenie dotyczy włączenia nowych pracowników do firmy, proces odejścia jest formalnym rozstaniem pracownika z organizacją.

Wdrożenie: wprowadzenie i integracja

Wdrożenie to początkowy etap włączania nowego pracownika do organizacji. Koncentruje się na pomocy nowym pracownikom w zrozumieniu kultury firmy, dostosowaniu się do jej celów oraz wyposażeniu ich w narzędzia i wiedzę niezbędne do skutecznego wykonywania swoich obowiązków.

Wyobraź sobie nowego kierownika ds. marketingu dołączającego do firmy technologicznej. Podczas wdrożenia uczestniczy on w szkoleniu dotyczącym produktów firmy, poznaje członków zespołu i otrzymuje informacje o trwających projektach.

Otrzymuje również wskazówki dotyczące zasad, wartości i oczekiwań firmy.

Proces odejścia: formalne rozstanie i przekazanie obowiązków

Wyobraźmy sobie teraz pracownika, który decyduje się odejść, aby skorzystać z nowej możliwości. W ramach procesu odejścia przekazuje on swoje projekty, zwraca cały sprzęt firmowy oraz podczas rozmowy końcowej dzieli się powodami odejścia i informuje, co mogłoby go przed nim powstrzymać. Proces ten pomaga firmie zrozumieć obszary wymagające poprawy i zapewnia płynne przekazanie obowiązków.

Celem procesu odejścia jest utrzymanie pozytywnych relacji z odchodzącymi pracownikami oraz zapewnienie zgodności z przepisami i bezpieczeństwa.

Proces ten pomaga również firmie zrozumieć obszary wymagające poprawy i zapewnia płynne przekazanie obowiązków.

Pożegnaj pracowników we właściwy sposób dzięki naszej bezpłatnej liście kontrolnej procesu odejścia pracownika.

Pobierz listę kontrolną

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak prawidłowo przeprowadzić proces odejścia pracownika

Wykonaj 10 prostych kroków, aby mieć pewność, że proces odejścia pracownika jest przeprowadzany w spójny sposób w przypadku odejścia każdego pracownika.

1. Udokumentuj rezygnację lub rozwiązanie umowy

Aby rezygnacja była oficjalna z punktu widzenia działu HR, należy poprosić o formalne pismo rezygnacyjne, w którym pracownik oświadcza, że dobrowolnie rezygnuje ze swojego stanowiska.

Pismo powinno również określać:

• ostatni dzień zatrudnienia pracownika
• czy pracownik zamierza pracować do ostatniego dnia, czy wykorzystać pozostały urlop.

Jeśli pracownik zostaje zwolniony bez jego woli, należy udokumentować to oficjalnym pismem o rozwiązaniu umowy.

W zależności od przyczyny rozwiązania umowy zespół ds. zasobów ludzkich przygotuje pismo, w którym wskaże:

• czy rozwiązanie umowy następuje z podaniem przyczyny, czy bez niej.
• czy zwolnionemu pracownikowi przysługują odprawy lub inne świadczenia. 

Oba pisma dotyczące rozwiązania umowy stają się ważnymi dokumentami prawnymi, ponieważ użyte sformułowania mogą decydować o tym, czy zwolniony pracownik będzie kwalifikować się do dodatkowego wsparcia finansowego od rządu, jeśli ma ono zastosowanie. 

Możesz rozważyć uproszczenie procesu odejścia pracownika, korzystając z oprogramowania do podpisu elektronicznego, aby sprawnie i bezpiecznie zarządzać dokumentami związanymi z procesem odejścia pracownika.

2. Poinformuj kluczowych interesariuszy

Gdy pracownik oficjalnie złoży rezygnację, musisz przekazać tę wiadomość kluczowym interesariuszom w swojej firmie. 

Aby usprawnić ten proces, zalecam utworzenie listy mailingowej dotyczącej procesu odejścia pracownika, która obejmuje wszystkie najważniejsze kontakty z poniższych obszarów.

• HR
• IT
• Operacje
• Płace
• Kadra kierownicza wyższego szczebla
• Współpracownicy
• Przełożony pracownika

Jedną z rzeczy, których nie należy robić, jest próba utrzymania odejścia pracownika w tajemnicy. Ważne jest, aby dać ludziom możliwość pożegnania się — zarówno ze względu na nich samych, jak i na odchodzącego pracownika.

Zapewni to również możliwość przekazania wiedzy i ograniczy ryzyko pojawienia się plotek.

3. Opracuj plan przekazania obowiązków

Opracowanie planu przekazania obowiązków powinno być najważniejszym priorytetem dla przełożonego odchodzącego pracownika. 

Pierwszym krokiem jest współpraca z pracownikiem w celu stworzenia listy wszystkich jego bieżących obowiązków. Powinno to obejmować wszelkie zadania cotygodniowe, comiesięczne, kwartalne, roczne i inne, za które jest odpowiedzialny.

Następnie należy ustalić, kto może zostać przeszkolony w zakresie wykonywania tych zadań — tymczasowo lub na stałe. 

Częścią planu przekazania obowiązków powinno być określenie oczekiwań wobec odchodzącego pracownika oraz tego, co chcesz, aby zrobił w ostatnich dniach pracy. 

Plan przekazania obowiązków to również dobra okazja do oceny innych członków zespołu, którzy mogą być gotowi na mobilność wewnętrzną dzięki zmianie stanowiska, takiej jak awans lub zmiana zakresu obowiązków na równorzędnym stanowisku. 

Spróbuj ponownie przydzielić obowiązki, kierując się jak najlepszym dopasowaniem na podstawie umiejętności i doświadczenia. 

Jeśli masz mały zespół, możesz nawet zapytać każdego jego członka z osobna, jakie obowiązki go interesują i które chciałby przejąć. 

4. Rozpocznij działania związane z przekazywaniem wiedzy

Odchodzący pracownik powinien regularnie spotykać się ze współpracownikami, aby wyjaśniać im zadania i krok po kroku przeprowadzać ich przez wszelkie nowe procesy. Może również pomóc, spisując instrukcje, które będą służyć jako materiały referencyjne na przyszłość (w tym może pomóc AI w procesie odejścia pracownika z firmy) lub nawet nagrywając filmy pokazujące, jak wykonywać kluczowe zadania od początku do końca. 

Ważne jest, aby upewnić się, że odchodzący pracownik pozostawi dużo czasu na pytania członków zespołu przejmujących nowe obowiązki. 

Jeśli przekazanie obowiązków jest niepewne lub tymczasowe, warto przeszkolić kilku pracowników w zakresie wykonywania poszczególnych zadań. Dotyczy to również bezpośredniego przełożonego lub lidera zespołu pracownika, jeśli nie wiedzą oni jeszcze, co należy zrobić. 

Jeśli plan zakłada zatrudnienie nowego pracownika na miejsce odchodzącego, należy dążyć do uzyskania możliwie dużej ilości dokumentacji w formie pisemnej lub wideo. 

5. Przeprowadź rozmowę końcową

Rozmowy końcowe są cennym źródłem informacji na temat rotacji pracowników, ponieważ pomagają uzyskać szczere informacje zwrotne na temat powodów odejścia pracowników. 

Informacje te mogą pomóc zespołom HR dostrzec rozwijające się trendy w środowisku pracy lub wygenerować nowe pomysły na strategie retencyjne, które można wdrożyć. 

Rozmowa końcowa powinna być zawsze przeprowadzana przez członka zespołu ds. zasobów ludzkich, a nigdy przez bezpośredniego przełożonego odchodzącego pracownika. 

Informacje zwrotne należy traktować jako poufne i zasadniczo nie powinny być one udostępniane innym członkom zespołu HR przed upływem ostatniego dnia pracy pracownika. 

6. Zorganizuj pożegnanie lub inną formę podziękowania

Przed ostatnim dniem pracy pracownika zwyczajowo i profesjonalnie jest publicznie podziękować mu za wkład w rozwój firmy. 

Jeśli dana osoba była zatrudniona przez krótki czas, wystarczającą formą może być proste podziękowanie wysłane pocztą elektroniczną do wszystkich pracowników firmy. 

Wręczenie prezentu odchodzącemu pracownikowi może wydawać się dziwne. Jest to jednak łatwy sposób na poprawę jego doświadczeń związanych z procesem odejścia z firmy, a w przyszłości może nawet sprawić, że powróci on do firmy jako pracownik-bumerang. 

7. Odbierz firmowy sprzęt

W dużych firmach ten etap często spoczywa na pracownikach działu IT lub operacyjnego. Działań tych nie można zakończyć przed ostatnim dniem pracy, ale z wyprzedzeniem można odnotować, jaki firmowy sprzęt posiada odchodzący pracownik. 

Jest to szczególnie ważne w obecnych czasach, gdy popularna jest organizacja pracy hybrydowej, ponieważ pracownicy częściej posiadają firmowe mienie, takie jak:

• Laptopy
• Monitory
• Krzesła biurowe
• Telefony
• Karty dostępu i identyfikatory
• Przepustki parkingowe
• Firmowe karty kredytowe

W dużych firmach, w których wielu pracowników odchodzi i dołącza do zespołu, warto rozważyć użycie systemu śledzenia zasobów, aby ułatwić tę część procesu rozstania z pracownikiem. 

8. Dezaktywuj dostęp do firmowych technologii

Dezaktywacją dostępu do sieci i innych technologii również powinni zająć się pracownicy działu IT lub operacyjnego. 

Upewnij się, że zarówno pracownicy IT, jak i odchodzący pracownik zostali jasno poinformowani, kiedy jego dostęp zostanie odcięty. 

Upewnij się, że pracownicy działu IT lub operacyjnego zostali poinformowani o wszelkich zmianach dotyczących ostatniego dnia pracy pracownika.

W przypadku pracowników zwolnionych lub rozwiązania z nimi stosunku pracy z inicjatywy pracodawcy należy natychmiast wyłączyć ich dostęp do systemów IT, aby zapobiec naruszeniom bezpieczeństwa ze strony niezadowolonych pracowników. 

9. Skontaktuj się z pozostałymi pracownikami

W zależności od znaczenia odchodzącego pracownika dla firmy, pozostali pracownicy mogą stanąć przed nowymi wyzwaniami związanymi z obciążeniem pracą. 

Menedżerowie lub liderzy zespołów powinni znaleźć czas na indywidualną rozmowę z każdym członkiem zespołu, aby dowiedzieć się, jak sobie radzi i czy potrzebuje dodatkowego wsparcia. 

Pozostali członkowie zespołu będą również chcieli poznać długoterminowy plan dotyczący stanowiska byłego pracownika. Czy zostanie ono obsadzone przez nową osobę, czy też od pozostałego zespołu będzie się oczekiwać przejęcia całej pracy tej osoby? 

Najlepiej szczerze rozmawiać na te tematy i nie zakładać po prostu, że wszystko jest w porządku.

10. Uwzględnij opinie z rozmowy końcowej

Nie ma sensu prosić o opinie podczas rozmowy końcowej, jeśli nie zamierzasz nic z nimi zrobić.

Szukaj możliwości podjęcia działań, które można zrealizować od razu, a także tematów, które można przeanalizować jako cele długoterminowe. 

Na przykład jeśli pracownik powie, że jego zdaniem szkolenie dotyczące określonego zadania było niewystarczające, od razu zadbaj o dodatkowe szkolenie dla pozostałych członków zespołu.

Z kolei jeśli pracownik powie, że odchodzi z powodu większego problemu, takiego jak brak możliwości rozwoju osobistego i zawodowego, należy zgłosić to do omówienia na wyższym szczeblu, aby ustalić, w jaki sposób kadra zarządzająca może lepiej wspierać cele zespołu związane z rozwojem zawodowym. 

Najlepsze praktyki dotyczące procesu odejścia pracownika

Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących skutecznego przeprowadzania procesu odejścia pracownika.

1. Przeprowadzaj dokładne rozmowy końcowe

Ważne jest, aby prowadzić te rozmowy w konstruktywny sposób, zachęcając do szczerej i otwartej komunikacji. Może to pomóc zidentyfikować obszary wymagające poprawy, docenić to, co działa dobrze, oraz utrzymać pozytywną relację z odchodzącym pracownikiem.

Najważniejszy wniosek: Rozmowy końcowe są okazją do uzyskania szczerych opinii i zrozumienia powodów odejścia pracownika, co może mieć kluczowe znaczenie dla usprawnienia organizacji.

2. Zapewnij płynne przekazanie obowiązków

Rozpoczęcie tego procesu odpowiednio długo przed ostatnim dniem pracy pracownika ma kluczowe znaczenie, aby uniknąć zakłóceń w przepływie pracy. Jasna komunikacja z resztą zespołu na temat planu przekazania obowiązków jest również ważna dla zarządzania oczekiwaniami i utrzymania produktywności.

Najważniejszy wniosek: Dobrze zarządzane przekazanie obowiązków pomaga zachować ciągłość pracy i ograniczyć wpływ odejścia pracownika na działalność organizacji.

Przygotowanie na przyszłość

Proces odejścia pracownika ma kluczowe znaczenie i, jeśli jest przeprowadzony z dbałością oraz precyzją, może przynieść istotne korzyści zarówno organizacji, jak i odchodzącemu pracownikowi.

Najważniejsze wnioski

Proces odejścia pracownika to coś więcej niż tylko seria zadań administracyjnych. Jest to okazja do pozytywnego zamknięcia zawodowego rozdziału, zebrania cennych informacji oraz zapewnienia dalszego sukcesu i bezpieczeństwa firmy.

Choć proces odejścia pracownika może wydawać się prostą procedurą, jego wpływ jest dalekosiężny. Skutecznie przeprowadzony proces odejścia ma kluczowe znaczenie dla pozostawienia trwałego, pozytywnego wrażenia u odchodzących pracowników, co może otworzyć drogę do przyszłej współpracy, a nawet ich powrotu do firmy jako ponownie zatrudnionych pracowników.

W istocie dobrze przeprowadzony proces odejścia pracownika jest równie ważny jak jego wdrożenie, ponieważ kształtuje doświadczenia pracownika i wzmacnia markę pracodawcy. Zespoły mogą ujednolicić oba procesy dzięki oprogramowaniu do zarządzania procesami wdrażania i odchodzenia pracowników, które pomaga koordynować przepływy pracy, zadania i przekazywanie obowiązków.

Aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu wyjątkowych doświadczeń pracowników — od zatrudnienia po odejście z firmy — zapisz się do naszego newslettera!