ChatGPT: Przewodnik eksperta dla specjalistów HR

1. Przekształcaj dane w wiedzę

Rezultat: Szybciej dostrzegaj wzorce i przekładaj dane na decyzje.

Zespoły HR są dosłownie zanurzone w danych: rozmowach końcowych, ankietach nastrojów, raportach dotyczących rotacji i wielu innych. 

Wielokrotnie przekonałem się, że choć uwielbiamy gromadzić dane, często trudno nam znaleźć czas, aby właściwie je wszystkie zinterpretować.

AI może pomóc Ci wydobywać znaczenie, identyfikować główne tematy i przygotowywać najważniejsze informacje dla kadry kierowniczej lub na potrzeby planowania działań.

W czym pomaga:

• Identyfikowanie tematów w rozmowach końcowych lub komentarzach z ankiet nastrojów
• Podsumowywanie obszernych arkuszy kalkulacyjnych na potrzeby kadry kierowniczej
• Przekształcanie surowych wskaźników w komunikaty dla różnych odbiorców
• Wyszukiwanie wzorców w istniejących danych lub porządkowanie danych, aby były łatwiejsze do przyswojenia
• Pliki Excel. Możesz skorzystać z wbudowanych narzędzi Microsoft Copilot opartych na AI albo wkleić dane bezpośrednio do innego narzędzia AI (lub przesłać je, zależnie od platformy) i poprosić AI o podsumowania, porównania lub sugestie dotyczące wizualizacji. Choć jest to OGROMNA pomoc dla użytkowników Excela, nie zastąpi ona znajomości tabel przestawnych (to bardzo ważna umiejętność!), ale może pomóc w szybkim dostrzeganiu wzorców, tworzeniu formuł i opracowywaniu szybkich wniosków do udostępnienia. Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić dane źródłowe i upewnić się, że AI nie halucynuje! 

Dlaczego ma to znaczenie: Szybciej przechodzisz od stwierdzenia „Mamy dane” do „Wiemy, co z nimi zrobić”, potencjalnie wykonując mniej kroków i bez potrzeby korzystania z ekspertów od Excela lub wyspecjalizowanych analityków danych.

Wypróbuj te prompty:

• „Oto 100 komentarzy otwartych z naszej ankiety zaangażowania. Podsumuj główne tematy prostym językiem i wskaż wszystko, co pojawia się więcej niż trzy razy.”
• „Przeanalizuj ten raport dotyczący rotacji według działów i wskaż 3 obszary o największej zmianie od ubiegłego kwartału. Podsumuj wyniki dla naszego zespołu wyższej kadry kierowniczej.”
• „Na podstawie tego zapisu rozmowy końcowej przygotuj podsumowanie dla kadry kierowniczej w 3 punktach. Skup się na tym, czego możemy się dowiedzieć i na co powinniśmy uważać.”

Wskazówka dodatkowa: Po otrzymaniu podsumowania zapytaj: „Teraz napisz 3 możliwe kolejne kroki, które HR może podjąć, aby zająć się tym trendem.” Nie tylko analizujesz — zmierzasz w kierunku działania.

2. Twórz szablony i dostosowuj treści do różnych grup

Rezultat: Twórz niezawodne, powtarzalne arkusze kalkulacyjne, skoroszyty lub inne szablony bez zaczynania od zera. 

W trakcie mojej pracy w HR przekonałem się, że zaskakująco dużo czasu poświęca się na ponowne wykonywanie podobnej pracy dla różnych osób lub grup.

Bardzo często tworzyłem te same zestawienia, pisałem te same komunikaty lub formatowałem ten sam rodzaj raportów w całej firmie. 

Dzięki AI możesz przekształcić te rutynowe działania w powtarzalne szablony i lepiej wykorzystywać swoje dane.

W czym pomaga:

• Tworzenie wielokrotnego użytku szablonów spisów pracowników, ocen wyników pracy, raportów dotyczących zatrudnienia, list płac — czego tylko potrzebujesz
• Wyciąganie podsumowań, porównań lub list działań z arkuszy kalkulacyjnych
• Porządkowanie danych w przejrzyste wizualizacje lub punkty do omówienia podczas prezentacji

Dlaczego ma to znaczenie:

Poświęcasz mniej czasu na formatowanie lub dostosowywanie treści, a więcej na koncentrowanie się na wnioskach, decyzjach i strategii (czyli na Twoich wyjątkowo ludzkich supermocach).

Wypróbuj te prompty:

• „Utwórz konfigurowalny szablon kwartalnego raportu dotyczącego zatrudnienia i odejść pracowników, z miejscem na podsumowanie najważniejszych wniosków oraz wskaźniki na poziomie działów.”
• „Mam plik CSV z wynikami satysfakcji pracowników według zespołów. Podsumuj obszary z najwyższymi i najniższymi wynikami oraz zaproponuj po 2 działania dla każdego z nich.”
• „Utwórz szablon oceny wyników pracy dla osób zarządzających pracownikami, uwzględniający skale ocen, miejsce na informacje zwrotne oraz sekcję podsumowania gotowości do awansu.”

Wskazówka dodatkowa: Gdy w AI uzyskasz coś, co Ci odpowiada, poproś o rozwinięcie lub dostosowanie tego elementu. Spróbuj: „Teraz przekształć to w listę kontrolną lub formularz wielokrotnego użytku, z którego będą mogli korzystać inni menedżerowie lub członkowie zespołu HR”. Wykonaj to na kilka różnych sposobów i zobacz, jak jeden fragment treści lub informacji można przekształcić w wiele elementów dopasowanych do ich wyjątkowego celu i odbiorców.

3. Oszczędzaj czas na powtarzalnym planowaniu

Rezultat: Twórz szybciej bez uszczerbku dla jakości.

Jeśli kiedykolwiek odtwarzałeś od podstaw plan wdrożenia, konspekt szkolenia lub kalendarz, wiesz, ile czasu w rzeczywistości zajmują te „standardowe” dokumenty. AI może pomóc Ci pominąć etap zaczynania od zera i szybciej przejść do doskonalenia.

W czym pomaga:

• Opracowywanie harmonogramów wdrożenia
• Tworzenie konspektów rozwoju przywództwa
• Budowanie bloków treści programów DEI

Dlaczego to ważne:

W ciągu kilku minut pokonujesz 70% drogi — możesz więc skupić energię na dostosowywaniu i realizacji.

Wypróbuj te polecenia:

• „Przygotuj 30-, 60- i 90-dniowy plan wdrożenia dla starszego inżyniera pracującego zdalnie, uwzględniając osoby wspierające wdrożenie, konfigurację techniczną i kamienie milowe pierwszego projektu.”
• „Opracuj 12-miesięczną ścieżkę rozwoju przywództwa dla nowych menedżerów zespołów w hybrydowym środowisku pracy. Uwzględnij co najmniej jedno działanie praktyczne na kwartał.”
• „Utwórz szablon agendy kwartalnego spotkania HR dla całej firmy. Uwzględnij bloki czasowe, sugerowane treści i przypomnienia dotyczące materiałów pomocniczych.”

Wskazówka dodatkowa: Gdy uzyskasz plan, który Ci odpowiada, napisz: „Teraz przekształć to w konspekt prezentacji” lub „Napisz wiadomość e-mail z komunikatem towarzyszącym temu planowi”. Podczas jednego posiedzenia przygotujesz materiały w wielu formatach.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

4. Ułatw komunikowanie strategii

Rezultat: Przedstawiaj jaśniejsze i bardziej przekonujące historie — szczególnie za pomocą danych.

Liderzy HR nigdy wcześniej nie mieli tak szerokiego dostępu do informacji — ani tak dużej presji, by nadać tym informacjom znaczenie dla innych. Niezależnie od tego, czy chodzi o zmianę strategii dotyczącej pracowników, aktualizację DEI czy panel ryzyka kadrowego, AI może pomóc Ci opowiedzieć historię kryjącą się za liczbami.

W czym pomaga:

• Przekształcanie wskaźników dotyczących pracowników w punkty do omówienia przez liderów
• Opracowywanie slajdów lub jednostronicowych materiałów dla zespołów międzyfunkcyjnych
• Komunikowanie wizji, kompromisów lub skutków zmian

Dlaczego to ważne:
Skuteczniej wywierasz wpływ — oraz działasz z jasnością i pewnością siebie.

Wypróbuj te polecenia:

• „Przepisz ten dokument dotyczący strategii HR z myślą o wszystkich pracownikach. Nadaj mu konwersacyjny styl, odwołuj się do wartości i ogranicz tekst do 400 słów.”
• „Podsumuj nasz raport dotyczący analityki pracowników w 5 punktach, które zainteresowałyby dyrektora finansowego. Skup się na kosztach, ryzyku utrzymania pracowników i produktywności.”
• „Utwórz jednostronicową narrację wyjaśniającą zmianę w naszej strategii dotyczącej talentów, z jednym nagłówkiem i 3 kluczowymi komunikatami poniżej.”

Wskazówka dodatkowa: Gdy Twój komunikat będzie jasny, poproś: „Teraz napisz jego wersję, którą menedżerowie zespołów będą mogli udostępnić podczas spotkań zespołu”. Pomoże to wzmacniać spójność działań na wszystkich szczeblach organizacji.

5. Modeluj scenariusze i pytania „co jeśli”

Rezultat: Przemyśl ryzyka i możliwości, zanim zostaną podjęte decyzje.

Nie potrzebujesz kryształowej kuli, by przewidywać rozwój wydarzeń — wystarczy poddać pomysły próbie, zanim zostaną wdrożone. Możesz wykorzystać AI do przeanalizowania potencjalnych reakcji, ryzyka i rozwiązań związanych z nadchodzącymi decyzjami lub zasadami.

W czym pomaga:

• Ocenianie kompromisów przy projektowaniu zasad lub zmian
• Testowanie komunikatów lub planów wdrożenia pod kątem trudnych sytuacji
• Przygotowywanie liderów na prawdopodobne pytania lub opór

Dlaczego to ważne: Pokazujesz się jako osoba myśląca strategicznie, a nie tylko wykonująca zasady.

Wypróbuj te polecenia:

• „Jeśli ograniczymy naszą politykę pracy zdalnej z 3 dni do 1, jakich reakcji pracowników powinniśmy się spodziewać? Jaka komunikacja i jakie wsparcie mogłyby zmniejszyć tarcia?”
• „Porównaj trzy podejścia do wdrożenia nowych ram mobilności wewnętrznej. Wskaż zalety i wady, prawdopodobne reakcje pracowników oraz złożoność wdrożenia.”
• „Wyobraź sobie, że usuwamy nasze premie na koniec roku i zastępujemy je kwartalnymi nagrodami przyznawanymi doraźnie. Co może pójść nie tak? Co może się poprawić?”

Wskazówka dodatkowa: Po przeanalizowaniu scenariuszy zapytaj: „Teraz przygotuj pytania i odpowiedzi dla liderów, które pomogą menedżerom poradzić sobie z 5 najważniejszymi obawami, które mogą zgłaszać pracownicy.” Będziesz o krok przed innymi, mając gotowe komunikaty.

6. Skaluj swoje wsparcie bez wypalenia

Rezultat: Pomagaj większej liczbie osób — szybciej — bez obniżania standardów.

Zadaniem działu HR jest wspieranie ludzi — a liczba próśb, rozmów i powtarzających się pytań nigdy się nie kończy. AI może pomóc Ci zwiększyć skalę działania, przekształcając Twoją wiedzę w narzędzia samoobsługowe, szablony i zasoby dostępne za jednym kliknięciem.

W czym pomaga:

• Tworzeniu zestawów narzędzi, list kontrolnych lub przewodników po rozmowach
• Przygotowywaniu sekcji FAQ lub instrukcji obsługi nowych systemów
• Budowaniu powtarzalnych zasobów samoobsługowych

Dlaczego to ważne:
Stajesz się bardziej dostępny dla pracy strategicznej, ponieważ Twoja wiedza jest łatwiej dostępna dla innych.

Wypróbuj te polecenia:

• „Napisz jednostronicowy materiał dla nowych menedżerów o tym, jak udzielać informacji zwrotnej. Uwzględnij 3 zalecenia, 3 rzeczy, których należy unikać, oraz przykładowy skrypt konstruktywnej informacji zwrotnej.”
• „Stwórz instrukcję dla pracowników dotyczącą aktualizowania świadczeń podczas otwartego okresu zapisów. Użyj prostego języka i uporządkuj ją w formie sekcji FAQ.”
• „Przygotuj zestaw najważniejszych kwestii do omówienia przez HRBP podczas rozmów z menedżerami wyższego szczebla, koncentrując się na identyfikowaniu czynników wpływających na zaangażowanie oraz ryzyka wypalenia.”

Wskazówka dodatkowa: Poproś AI o przygotowanie zarówno „pełnej wersji”, jak i „wersji TL;DR” każdego zasobu albo wersji sformatowanej do użycia w Slacku lub Teams. Im łatwiej dostępne są Twoje treści, tym bardziej stają się użyteczne.

Rozwiązywanie typowych problemów

Podczas korzystania z narzędzi AI możesz napotkać wiele zbyt częstych problemów związanych ze sztuczną inteligencją, takich jak halucynacje, otrzymywanie odpowiedzi nie do końca zgodnych z poleceniem oraz mój zdecydowanie najmniej ulubiony problem — intensywne powtórzenia. 

Oto najczęstsze problemy z tworzeniem poleceń dla AI oraz sposoby radzenia sobie z nimi.

1. Wynik jest zbyt ogólny lub nieprecyzyjny

Co poszło nie tak: W poleceniu zabrakło wystarczającego kontekstu, szczegółowych informacji o odbiorcach lub określenia celu.

Co zrobić: Sprecyzuj swoje polecenie. Powiedz AI, dla kogo przeznaczona jest treść, dlaczego ma znaczenie i gdzie zostanie wykorzystana.

Przykład poprawy polecenia:

• Zamiast: „Napisz podsumowanie szkolenia”
• Wypróbuj: „Podsumuj tę 60-minutową sesję szkoleniową online dla menedżerów średniego szczebla, którzy nie mogli w niej uczestniczyć. Uwzględnij 3 najważniejsze wnioski i 2 działania do wykonania. Styl: zwięzły i praktyczny.”

2. Tekst brzmi zbyt podobnie do treści generowanych przez AI

Co poszło nie tak: ChatGPT ma tendencję do używania przesadnie dopracowanego, formalnego języka przepełnionego modnymi hasłami.

Co zrobić: Podaj w poleceniu jasne instrukcje dotyczące tonu. Poproś o ludzki, praktyczny styl. Powiedz AI, aby pisało mniej jak AI (więcej na ten temat w dalszej części).

3. Zbyt wiele powtórzeń lub stwierdzanie oczywistości

Co poszło nie tak: AI często próbuje brzmieć wyczerpująco zamiast zwięźle. Nie przyznaje się punktów za wyszukane słowa, lecz za użyteczność i klarowność (zawsze o tym pamiętaj!)

Co zrobić: Skoncentruj polecenie. Poproś wyłącznie o najważniejsze lub nowe informacje i dodaj limit słów.

Przykład poprawy polecenia:  „Napisz to w maksymalnie 150 słowach. Uwzględnij tylko to, co jest nowe lub ważne dla tych odbiorców.”

4. Nadmierna pewność siebie lub nieprawdziwe informacje

Co poszło nie tak: ChatGPT jest szkolony tak, aby brzmieć kompetentnie i płynnie, nawet gdy opiera się na założeniach (halucynuje).

Co zrobić: Poproś o źródła, weryfikuj informacje, które brzmią zbyt pewnie, i unikaj korzystania z AI do tworzenia treści prawnych lub dotyczących zgodności bez weryfikacji przez człowieka (to jest niezwykle ważne i ma wiele konsekwencji, szczególnie w HR).

Przykład poprawy polecenia:  „Jakie są źródła tych danych? Jeśli to możliwe, podaj linki do źródeł pierwotnych.”

5. Nie pasuje do preferowanego stylu lub formatowania

Co idzie nie tak: AI domyślnie stosuje popularne style, chyba że dokładnie określisz, co ma zrobić. Wydaje mu się, że wie, co należy zrobić, aby pomóc, ale często nie jest to tym, czego naprawdę chcesz.

Co zrobić: Od początku jasno określ formatowanie. Podczas edycji przypominaj, co jest dla Ciebie ważne pod względem formatu, tonu i struktury — bądź konkretny!

Przykład poprawki promptu: „Pisz w punktach, ogranicz każdy punkt do 2 wierszy, stosuj zapis tytułowy w nagłówkach i unikaj pauz oraz przesadnego języka.”

Próba rozwiązania problemów z tekstami tworzonymi przez AI

W całym tym artykule podkreślałem znaczenie precyzyjnego określania, czego oczekujesz od swojego narzędzia AI! 

Dotyczy to również sposobu, w jaki instruujesz te narzędzia, aby pisały za Ciebie. Na początku rozmowy (a jeszcze lepiej — w ustawieniach) powiedz swoim narzędziom AI, jak mają pisać. 

Oto przykład: „Pisz profesjonalnym, ale naturalnym tonem. Unikaj zapychaczy, żargonu i nadużywanych zwrotów. Nie używaj pauz ani wykrzykników. Unikaj słów takich jak „transformacyjny”, „przełomowy” oraz wszelkich metafor typowych dla języka sprzedażowego. Pisz jasno i użytecznie, w sposób, który rzeczywiście mógłbym wypowiedzieć na głos.”

Możesz pójść o krok dalej i udostępnić własne próbki tekstów, aby pomóc AI zrozumieć Twój wyjątkowo ludzki ton i rytm pisania. 

Jeśli to nie wystarczy, możesz również przypominać o swoich preferencjach za pomocą dodatkowych promptów, takich jak: 

• „Spraw, aby ten tekst brzmiał bardziej naturalnie.”
• „Przepisz to, aby tekst był bardziej klarowny, i usuń wszystkie modne hasła.”
• „Skróć ten tekst i spraw, aby brzmiał jak wewnętrzna komunikacja korporacyjna.”

Moja najlepsza rada w tej kwestii to jasno i konsekwentnie określać, jak AI ma dla Ciebie pisać. 

Dopasowanie tego, czego AI oczekuje od Ciebie, może zająć trochę czasu, ale jeśli uda Ci się wszystko odpowiednio skonfigurować, narzędzie może okazać się niezwykle pomocne w dopracowywaniu komunikacji kierowanej do różnych interesariuszy. 

Teraz Twoja kolej!

Nie musisz być ekspertem od AI, aby korzystać z niego jak ekspert. Potrzebujesz jedynie jasno określonego rezultatu i kilku dobrych promptów.

Od czego więc zacząć?

1. Wybierz jeden z powyższych rezultatów.
2. Wypróbuj jeden z promptów.
3. Sprawdź, jak może Ci pomóc.

Możesz zaoszczędzić 30 minut. Możesz uzyskać jasność, której Ci brakowało. A może po prostu poczujesz ten niewielki przypływ energii, który przypomni Ci, że dasz sobie radę!

Uważasz, że to pomocne? Dodaj ten materiał do zakładek, udostępnij go współpracownikowi lub wypróbuj jeden z promptów podczas najbliższego spotkania 1:1 (pokaż szefowi swoje nowe umiejętności!).

Dopiero zaczynamy wykorzystywać AI w HR. Im więcej eksperymentujesz, tym więcej uzyskasz korzyści.

Krótka uwaga na temat platform

ChatGPT to jedno z kilku narzędzi działających w podobny sposób. Claude, Gemini, Microsoft Copilot — wszystkie wykorzystują duże modele językowe do generowania i kształtowania treści na podstawie danych wejściowych. 

Wybór często zależy od tego, które narzędzie najlepiej integruje się z Twoimi systemami i gdzie muszą znajdować się Twoje dane. Mechanizmy działania są porównywalne; sposób formułowania promptów i edytowania treści będzie miał większe znaczenie niż to, którego narzędzia używasz.

Uwaga dotycząca prywatności

AI jest niezwykle pomocne, ale nadal jest systemem zewnętrznym. Nawet jeśli masz wrażenie, że po prostu rozmawiasz z dokumentem, wszystko, co wpiszesz, może być przechowywane lub przetwarzane poza kontrolą Twojej organizacji, szczególnie w bezpłatnych wersjach narzędzi AI.

Jeśli nie umieściłbyś danej informacji w zewnętrznej wiadomości e-mail ani na wspólnym kanale Slacka, nie umieszczaj jej w bezpłatnych narzędziach AI. 

Oznacza to, że w rozmowach z bezpłatnymi lub darmowymi narzędziami AI nie należy podawać prawdziwych nazwisk, numerów identyfikacyjnych pracowników, szczegółowych informacji o dostawcach, poufnych informacji ani nieopublikowanych danych finansowych lub dokumentów strategicznych. 

Najlepszym sposobem na sprostanie wyzwaniom związanym z prywatnością i bezpieczeństwem, które stwarza AI, jest rozmowa z firmowym zespołem IT na temat właściwego korzystania z AI w pracy oraz sprawdzenie, czy zespół ma preferowane lub prywatne narzędzia, w których można swobodnie wykorzystywać informacje firmowe.

Jeśli nie, upewnij się, że możesz korzystać z narzędzi AI, a następnie rozważ wykupienie płatnego konta i zrezygnuj ze zgody na trenowanie modeli AI tego narzędzia na podstawie Twoich danych.