As reuniões 1:1 são a oportunidade perfeita para criar o espaço seguro de que os nossos colaboradores precisam para falar sobre questões que não abordariam noutras reuniões.
São as melhores ocasiões para compreender como se sentem em relação à empresa e ao seu trabalho.
Mas será que estamos realmente a obter informação acionável que nos permita trabalhar nas suas preocupações? Sabemos como podemos reforçar os aspetos positivos?
Todos temos reuniões 1:1 regulares com as pessoas que nos reportam diretamente, porque estas ajudam-nos a desenvolver uma relação mais forte com elas. No entanto, não devemos ficar pela superfície.
Compreender como extrair o máximo valor destas conversas é fundamental para saber em que nos devemos concentrar para melhorar a sua satisfação, experiência e envolvimento.
Estruturar uma agenda com tópicos relevantes para discussão e preparar as perguntas certas estabelece as bases para uma reunião 1:1 eficaz.
Com isto em mente, neste artigo apresentamos-lhe os 8 tópicos de discussão a ter em conta para realmente fazer a diferença nos resultados que obtém das suas reuniões 1:1 — além de 24 perguntas que pode utilizar!
O que é mais importante para eles?
As reuniões 1:1 não são uma avaliação de desempenho nem uma reunião de retrospetiva; são as reuniões das nossas pessoas, não as nossas!
Considere sempre as pessoas que lhe reportam diretamente como as protagonistas da história que irá orientar a sua conversa. Com isto em mente, dê-lhes espaço e deixe-as apresentar a sua história!
Permita-lhes trazer para a conversa tudo o que é relevante para elas. Focar-se no que é importante para elas dá-nos pistas valiosas para compreender as áreas, os momentos ou as situações em que devemos concentrar os nossos esforços para promover mudanças e melhorias.
Perguntas para discutir as suas prioridades:
- Sobre que assuntos gostaria de falar na nossa reunião 1:1?
- Há alguma coisa que gostaria de fazer e que nunca tenha feito antes?
- Acha que tem um bom equilíbrio entre a vida profissional e pessoal neste momento?
Como se sentem realmente as nossas pessoas?
É muito importante compreender se as nossas pessoas estão satisfeitas com o seu trabalho diário. Podemos não ter consciência de tudo o que precisamos de ter em conta para medir a satisfação dos colaboradores, mas, sem dúvida, as reuniões 1:1 são um excelente ponto de partida.
As reuniões 1:1 não só nos dão pistas sobre se as nossas pessoas estão alinhadas com os valores, as políticas e os processos da empresa. Estas conversas também nos ajudam a descobrir determinados procedimentos, propostas ou ideias preestabelecidas que podem não funcionar para todos.
Perguntas para trabalhar a sua satisfação:
- Numa escala de 1 a 10, quão feliz está por trabalhar aqui?
- Do que gosta mais em trabalhar aqui?
- O que o/a motiva a trabalhar todos os dias?
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O que mais os preocupa?
Uma das principais razões pelas quais um colaborador abandona a empresa é o esgotamento profissional dos colaboradores. O esgotamento profissional dos colaboradores é causado principalmente por obstáculos que impedem os nossos colaboradores de alcançar os seus objetivos. Se identificarmos estes problemas atempadamente, podemos evitar problemas maiores a longo prazo.
Para chegar à raiz do problema neste contexto, é essencial termos criado um espaço seguro para que as pessoas que nos reportam diretamente possam falar connosco: somos suficientemente acessíveis? Estamos sempre disponíveis para ajudar?
Perguntas para descobrir as suas preocupações
- Sentiu-se recentemente desmotivado/a?
- Sente que algo que fez foi desvalorizado?
- Qual foi o momento mais stressante que experienciou recentemente?
Do que precisam para enfrentar os seus desafios?
O objetivo de qualquer gestor é tornar-se um excelente líder para as suas pessoas. As reuniões 1:1 são uma excelente oportunidade para oferecer as suas competências de orientação e apoiar as suas pessoas no seu crescimento.
Dê-lhes a oportunidade de refletir sobre as suas preocupações e de lhe dizerem o que mudariam. Mostre-lhes que está presente para as ajudar a ultrapassar esses problemas mas, mais importante ainda, para oferecer apoio e recursos que lhes permitam resolver esses desafios por si próprias, de uma forma que contribua para o seu crescimento.
Desfaça as barreiras que criam os desafios e transforme-os em algo de que se possam orgulhar.
Perguntas para abordar os seus desafios
- Quais foram alguns dos desafios recentes que enfrentou? Como acha que os pode ultrapassar?
- Que medidas poderia tomar para melhorar da próxima vez?
- Quem mais o pode ajudar com isso?
Do que se orgulham?
Tal como todos nós temos mais respostas para a pergunta: O que gostaria de mudar em si? Do que para: O que mais gosta em si? Muitos colaboradores não gostam de se gabar das suas conquistas no trabalho.
A maioria não fala sobre as grandes coisas que conseguiu alcançar, mas sim sobre como ultrapassar aquilo que não fez tão bem como esperava.
É muito importante reforçarmos todas as suas conquistas e darmos à valorização dos colaboradores a importância que tem para aumentar a motivação dos membros da nossa equipa.
Perguntar aos seus colaboradores diretos sobre aquilo de que se orgulham conduzirá a ótimas conversas sobre os seus pontos fortes e conquistas. Também lhe dará excelentes pistas sobre aquilo que mais os apaixona e sobre o que gostariam de fazer na sua carreira. Certifique-se de registar a resposta numa ferramenta de software — uma das vantagens do software de gestão de reuniões é poder ajudar com isto.
Perguntas para reforçar as suas conquistas
- Qual diria que foi a maior conquista que alcançou recentemente?
- Qual foi o momento mais marcante e agradável de que se recorda desde que começou a trabalhar aqui?
- Como sente que o seu trabalho influencia a empresa?
Quais são as suas aspirações profissionais?
Todas as pessoas estão numa empresa por uma razão. Os colaboradores permanecem no seu emprego por muitos motivos diferentes, mas é muito provável que muitos permaneçam para progredir na carreira e concretizar as suas aspirações.
Certifique-se de que o trabalho da sua equipa está alinhado com as suas aspirações profissionais. Ao conseguir esse alinhamento, pode ter a certeza de que desempenharão sempre as suas tarefas da forma mais eficiente e eficaz possível.
Mostre aos seus colaboradores diretos que se preocupa com o seu desenvolvimento profissional e recolha as informações essenciais para o ajudar a criar um plano de carreira para eles.
Perguntas para trabalhar o seu desenvolvimento
- O que o levou a querer tornar-se [função na empresa]?
- O seu trabalho diário corresponde ao que esperava quando começou a trabalhar na empresa?
- Que competências precisaria de desenvolver para alcançar os seus objetivos profissionais?
Como preferem receber comentários?
Os comentários são essenciais para a melhoria em todos os departamentos. No entanto, não é surpreendente que algumas pessoas os vejam como um obstáculo à conclusão atempada das suas tarefas.
É nosso dever ajudá-las a compreender o valor dos comentários enquanto excelente oportunidade de aprendizagem.
Mas algumas pessoas podem não gostar de receber comentários. Para inverter essa situação, temos de perceber como os nossos colaboradores diretos gostariam de receber esses comentários e de que forma lhes seriam úteis. Assim, podemos formular os nossos comentários de forma mais construtiva e ajudá-los a trabalhar melhor.
Perguntas para compreender como percecionam os comentários
- Que tipo de comentários são mais valiosos para si?
- Sente que recebe informação suficiente?
- Há algum aspeto específico sobre o qual gostaria de receber mais comentários?
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Como é a relação com os colegas?
Trabalhar na satisfação das nossas pessoas nem sempre depende inteiramente de nós. Existem determinados fatores fora do nosso alcance que podem afetar a forma como os nossos colaboradores se sentem em relação à empresa e ao ambiente em que trabalham.
Saber como é a sua relação com os outros colegas dar-nos-á pistas para perceber se a dinâmica da equipa precisa de ser reforçada, se existem conflitos ocultos de que não tem conhecimento ou até comportamentos negativos que estão a prejudicar a cultura da equipa.
Perguntas para melhorar o trabalho em equipa
- Como se sente a trabalhar com os seus colegas de equipa?
- Há algum problema relacionado com a sua equipa que gostaria de abordar numa conversa?
- Como podemos melhorar a forma como trabalhamos em equipa?
Leitura relacionada: O que será necessário para construir um mundo do trabalho melhor?
Perguntas adicionais para aprofundar ainda mais as suas reuniões 1:1
A forma como estruturamos as reuniões 1:1 determina aquilo a que damos importância e aquilo que estamos dispostos a melhorar em benefício das nossas pessoas.
Para compreender melhor os mecanismos de estruturação e realização de reuniões 1:1, consulte o guia completo da People Managing People para realizar reuniões 1:1.
Pode também considerar frequentar um destes cursos de gestão de reuniões para obter orientações mais especializadas que o ajudem a facilitar reuniões melhores.
Também pode consultar:
