Especialista em integração de IA revela o plano para uma adoção confiante e bem-sucedida

Assim, começou a prestar consultoria a empresas focadas na integração adequada da IA e, depois, criou um modelo baseado nas suas práticas.

Falámos com ela para conhecer os detalhes do seu método. Eis o que nos contou.

Do RH empresarial à consultoria em IA

Sou a Rey, uma consultora e formadora canadiana de RH, com mais de 16 anos de experiência internacional em RH e gestão de talentos. Tenho um MBA da Royal Roads University. Sou também coach certificada ICF ACC e coach de OKR.

Entrei na área da IA porque, após anos em RH e gestão de talentos, vi o mesmo padrão a repetir-se — as equipas de RH afogadas em trabalho administrativo, enquanto lutavam para demonstrar o seu impacto estratégico. Quando começaram a surgir ferramentas de IA, percebi que a maioria dos líderes de RH ou as ignorava ou se sentia assoberbada pela vertente tecnológica. Queria colmatar essa lacuna.

O meu foco passou a ser ajudar os líderes de RH a utilizarem a IA de forma não técnica e orientada para os resultados — para automatizar as tarefas repetitivas, concentrar-se nas pessoas e tomar decisões baseadas em dados sem depender das TI ou de consultores. Trata-se de tornar a IA prática, ética e diretamente ligada aos resultados empresariais.

De um modo geral, o meu percurso de liderança foi moldado por uma combinação de experiência intercultural e reinvenção contínua. Destacam-se alguns marcos:

• Transição do RH empresarial para a consultoria: Depois de mais de uma década a liderar o desenvolvimento de talentos e organizacional no Médio Oriente, percebi que muitas funções de RH precisavam de sistemas mais simples e ágeis — não apenas de modelos mais abrangentes. Foi isso que me levou ao trabalho de consultoria.
• Tornar-me coach ICF ACC e coach de OKR: Isto mudou a forma como lidero e desenvolvo os outros. O coaching ensinou-me a promover a responsabilização através da clareza, em vez do controlo.
• Integrar a IA na prática de RH: Desenvolvi programas de formação em IA para RH para ajudar os líderes a modernizar os fluxos de trabalho sem depender das TI. Ver os clientes passarem de uma atitude hesitante para uma adoção confiante da IA foi um momento marcante.
• Construir credibilidade além-fronteiras: Ser originária do Canadá e trabalhar em diversos mercados do Médio Oriente moldou a forma como lidero equipas multiculturais e concebo estratégias para as pessoas que conseguem realmente crescer em escala.

Como a IA está a redefinir a liderança, do decisor ao concebedor de decisões

Num mundo que privilegia a IA, a liderança tem menos que ver com deter conhecimento e mais com orquestrar a forma como o conhecimento circula. Destacam-se três mudanças:

• Do controlo à clareza: Tive de desaprender a ideia de que uma liderança forte significa definir a direção e monitorizar a execução. A IA tornou a informação e o poder de decisão mais distribuídos. Agora, a liderança consiste em clarificar a intenção — que problema estamos a resolver — e permitir que as equipas (e a tecnologia) se auto-organizem em torno dela.
• Da responsabilidade pelos processos à construção de capacidades: No RH tradicional, éramos “responsáveis” pelos processos — avaliações de desempenho, sucessão, recrutamento. Agora, o meu foco é desenvolver capacidades potenciadas pela IA nos outros, para que esses processos funcionem de forma mais inteligente e rápida, sem supervisão constante.
• Da hierarquia linear à colaboração em rede: Abandonei a convicção de que a estrutura cria responsabilização. As ferramentas de IA atravessam os silos, pelo que a influência circula agora horizontalmente, e não apenas verticalmente. Isto exige segurança psicológica, transparência dos dados e líderes confortáveis com a autoridade partilhada.

Em última análise, a liderança atual não consiste em ser o decisor — consiste em ser o concebedor de decisões.

Isso significa que passo menos tempo a aprovar resultados e mais tempo a orientar as equipas na conceção de fluxos de trabalho, instruções, sistemas e mecanismos de proteção, bem como a promover uma responsabilização distribuída

É uma mudança subtil, mas profunda, de mentalidade: a IA não torna apenas o trabalho mais rápido — obriga os líderes a reconsiderar o que significa realmente liderar num ambiente orientado pelo conhecimento e automatizado.

O que significa realmente a sua organização estar preparada para a IA

Na nossa organização, estar preparada para a IA significa o seguinte:

• Pessoas que conseguem identificar tarefas adequadas para automatização.
• Equipas que conseguem conceber, testar e aperfeiçoar fluxos de trabalho orientados por IA.
• Líderes que avaliam criticamente os resultados, garantem uma utilização ética e asseguram a governação.

Eis os problemas que vejo frequentemente:”

• Entusiasmo excessivo vs. realidade: inicialmente, as equipas esperam que a IA substitua o discernimento, em vez de o complementar.
• Resistência à mudança: alguns colaboradores hesitam em confiar nos resultados da IA sem experiências práticas bem-sucedidas.
• Lacunas na governação: as primeiras iterações apresentavam o risco de uma qualidade inconsistente ou de enviesamento, exigindo bibliotecas de instruções e pontos de controlo para revisão.

Ao combinar aplicação prática, orientação entre pares e governação, criámos uma função de RH com literacia em IA, competente e responsável, na qual a IA complementa a tomada de decisões em vez de criar dependência.

Como colmatar a lacuna entre as expectativas relativas à IA e a execução no mundo real

A maior desconexão que observo neste momento é entre as expectativas e a execução.

As organizações tratam frequentemente a IA como uma “solução mágica” que tornará instantaneamente os RH mais eficientes ou estratégicos, sem abordarem os fluxos de trabalho subjacentes, as lacunas de competências ou a cultura necessárias para a utilizarem efetivamente. O resultado é uma adoção da IA que estagna, produz resultados inconsistentes ou amplifica ineficiências já existentes.

Abordo esta questão de duas formas na minha liderança e no desenho organizacional:

1. Fluxos de trabalho antes das ferramentas: asseguro que todas as iniciativas de IA começam com uma compreensão clara do processo que se pretende melhorar. Mapeamos os pontos problemáticos, definimos os resultados e só depois selecionamos ou concebemos soluções de IA. Isto impede que as ferramentas sejam utilizadas como um remendo e transfere o foco para o desenvolvimento de capacidades, em vez de se centrar apenas na automatização.
2. Liderança distribuída através de embaixadores da IA: em vez de depender de um único especialista ou de uma figura de liderança para implementar a IA, crio embaixadores internos que podem ensinar, resolver problemas e iterar dentro das suas equipas. Isto permite escalar a adoção e integrar a literacia em IA no ADN da organização.

Em última análise, colmatar esta lacuna não depende da tecnologia em si — depende de alinhar pessoas, processos e governação para que a IA possa cumprir verdadeiramente a sua promessa sem criar novos estrangulamentos ou riscos.

Vamos aprofundar esta questão.

Como os líderes de RH podem criar capacidades potenciadas por IA que sejam escaláveis

Como referi, criar capacidades potenciadas por IA começa por reformular os fluxos de trabalho, não por formar as pessoas na utilização de ferramentas.

Criar confiança antes da competência

Começo por identificar onde o esforço humano acrescenta menos valor — elaboração repetitiva de relatórios, triagem manual ou documentação — e reformulo esses processos com automatizações simples, sem código, através de plataformas como a Zapier, a Power Automate e a Airtable. Isto permite que as pessoas vejam ganhos imediatos de tempo e ficam mais abertas à aprendizagem. Esta abordagem de “confiança antes da competência” ajuda as equipas de RH a passar da resistência para a apropriação, à medida que começam a ver a IA como uma alavanca prática de produtividade, e não como uma ameaça.

Dica da Reyhaneh

Permita que as equipas criem confiança antes da competência. Esta abordagem ajuda as equipas de RH a passar da resistência para a apropriação, à medida que começam a ver a IA como uma alavanca prática de produtividade, e não como uma ameaça.

Por exemplo, na integração de novos colaboradores, em vez de os RH transferirem dados manualmente e gerarem documentos, é configurada uma automatização: assim que um candidato assina a sua proposta, é acionado um fluxo de trabalho sem código que envia automaticamente os dados do novo colaborador para o sistema de informação de recursos humanos — eliminando a triagem/introdução manual de dados — e, simultaneamente, gera e envia um pedido de equipamento ao departamento de TI, reduzindo drasticamente o esforço administrativo e libertando os RH para se concentrarem em interações de elevado valor.

Integrar aprendizagem específica para cada função

Depois de criada a confiança, integro aprendizagem estruturada e específica para cada função — recrutamento, aprendizagem e desenvolvimento, operações de RH ou liderança — sempre assente em casos de utilização reais. Todas as iniciativas de desenvolvimento de capacidades incluem salvaguardas éticas e de conformidade, garantindo que as equipas utilizam a IA de forma responsável e transparente.

Para uma equipa de recrutamento, isto pode assumir a forma de um “Workshop de Triagem com IA” integrado, no qual os recrutadores aprendem a utilizar uma ferramenta de IA para resumir e classificar candidatos, seguindo-se imediatamente uma formação sobre a salvaguarda de conformidade — a utilização obrigatória de um “Registo de Auditoria de Enviesamento” para verificar e justificar manualmente qualquer decisão orientada por IA, garantindo uma utilização responsável.

De forma semelhante, a equipa de Liderança poderá participar numa sessão sobre "IA para o planeamento da força de trabalho" para utilizar modelos preditivos, com um foco central nas implicações éticas da utilização da IA para fundamentar decisões de despedimento.

O resultado não é apenas o domínio das ferramentas, mas também uma capacidade cultural — profissionais de RH capazes de redesenhar fluxos de trabalho, questionar ineficiências e utilizar a IA para melhorar a qualidade das decisões. Trata-se de criar organizações onde a fluência em IA esteja integrada no trabalho quotidiano, em vez de ser tratada como um conjunto de competências separado.

Desenvolver defensores internos da IA para uma adoção sustentável

A formação é então sustentada através do desenvolvimento de "Defensores da IA" internos — mentores entre pares que organizam breves sessões de atendimento para partilhar boas práticas e resolver problemas relacionados com novos fluxos de trabalho automatizados, garantindo que a adoção é contínua e pertence à equipa de RH, não apenas às TI.

Seleciono os defensores da IA olhando para além dos seus cargos ou competências técnicas — normalmente avalio três fatores:

1. Atitude: abertura à mudança, resiliência quando as ferramentas falham e conforto perante a ambiguidade.
2. Influência: a sua capacidade de influenciar outras pessoas — formal ou informalmente — entre equipas.
3. Orientação para a execução: a sua capacidade de transformar rapidamente ideias em protótipos funcionais, em vez de esperar pelas condições perfeitas.

Os melhores defensores são aqueles que demonstram curiosidade em relação à melhoria dos fluxos de trabalho e que partilham naturalmente com outras pessoas aquilo que aprendem. Não precisam de ser especialistas em tecnologia, mas têm de estar dispostos a experimentar, documentar o que funciona e traduzi-lo para uma linguagem quotidiana de RH que os seus colegas compreendam.

Depois de selecionados, invisto neles como multiplicadores internos — dando-lhes acesso antecipado aos fluxos de trabalho, orientando-os sobre a utilização responsável da IA e posicionando-os como coformadores de outras pessoas. Utilizamos recursos estruturados — bibliotecas de prompts, procedimentos operacionais normalizados no Notion e sessões semanais de reflexão — para tornar a aprendizagem repetível e escalável.

Isto cria um sistema de aprendizagem distribuído, no qual as capacidades se propagam horizontalmente através da credibilidade entre pares — e não apenas através de iniciativas hierárquicas.

Estudo de caso real: como uma equipa de RH reduziu em 53% o tempo de contratação com a automatização baseada em IA

Eis um exemplo de transformação aplicada que observei com a adoção da IA: uma equipa de RH de 5 pessoas, numa empresa regional de retalho, dedicava 40% da sua capacidade a tarefas administrativas. Utilizando Typeform, Google Sheets, Zapier, ChatGPT, Slack e Notion, automatizámos a recolha de dados dos candidatos, os resumos da triagem, o agendamento de entrevistas e a verificação de enviesamentos. Os defensores internos da IA mantiveram o fluxo de trabalho e fizeram melhorias semanais.

Todo este processo de gestão de candidatos é executado através de um fluxo de trabalho de alto nível, sem código:

1. O Typeform recolhe os dados da candidatura, que são imediatamente registados no Google Sheets pelo Zapier.
2. O Zapier encaminha então os dados do currículo para o ChatGPT, para gerar um resumo de três frases, uma pontuação de adequação e sinalizações de conformidade, sendo o resultado devolvido à folha do Google Sheets.
3. Se a pontuação for suficientemente elevada, o Zapier envia uma notificação no Slack ao responsável pela contratação, com o resumo e uma ligação para a linha do candidato.
4. Após a aprovação do responsável na folha, o Zapier aciona um e-mail automático para o candidato, permitindo-lhe agendar a entrevista.
5. Por fim, o Notion funciona como o centro principal para os Defensores de RH manterem o Registo de Auditoria de Enviesamentos e a documentação do fluxo de trabalho, garantindo que todo o sistema é eficiente, está em conformidade e é continuamente melhorado.

Eis os resultados:

• Recuperação de 60 horas/semana (~1,5 ETC anualmente)
• Redução do tempo de contratação de 45 → 21 dias (53% mais rápido)
• Tempo da equipa de RH redirecionado para a orientação, o desenho de funções e a melhoria da experiência dos candidatos
• O foco da liderança mudou da supervisão de tarefas para o desenvolvimento de capacidades e o desenho de fluxos de trabalho

Esta experiência demonstrou-me que o verdadeiro valor da IA está em ampliar o impacto da liderança e criar uma cultura de equipas capacitadas e competentes — e não apenas em automatizar tarefas.

O verdadeiro valor da IA está em ampliar o impacto da liderança e criar uma cultura de equipas capacitadas e competentes — e não apenas em automatizar tarefas.

Como a IA ultrapassa as operações para transformar a estratégia e a tomada de decisões

Mas a IA vai além das operações. A IA na gestão de operações apoia a estratégia, o desenho organizacional e a tomada de decisões através da modelação de cenários, do planeamento da força de trabalho e da síntese de informações, permitindo à liderança concentrar-se nas decisões de compromisso e no impacto nas pessoas.

A IA para RH estratégico e desenvolvimento de capacidades baseia-se principalmente em dois tipos de ferramentas:

• Plataformas de planeamento estratégico: Sistemas especializados como o SAP SuccessFactors ou o Nakisa/Pigment utilizam IA avançada para gerir o planeamento complexo da força de trabalho, a modelação de cenários e o desenho organizacional. Estas ferramentas sintetizam dados empresariais para ajudar os líderes a prever necessidades e a analisar o impacto de decisões importantes, permitindo ao RH concentrar-se na estratégia, em vez de se limitar à elaboração de relatórios.
• Ferramentas de geração de conteúdos: Os LLM de uso geral, como o ChatGPT ou o Gemini (frequentemente implementados em plataformas empresariais como o Microsoft 365 Copilot), são utilizados para gerar rapidamente conteúdos, incluindo sugestões de orientação personalizadas, primeiros rascunhos de módulos de formação e perguntas para inquéritos de satisfação dos colaboradores. Isto automatiza a elaboração criativa, permitindo ao RH dedicar o seu tempo à orientação e ao desenvolvimento das pessoas.

Por outras palavras, os primeiros estabelecem o “quê” baseado em dados e os segundos criam o “como” centrado nas pessoas.

Eis o aspeto que isto pode ter na prática: o SAP SuccessFactors (software de gestão do capital humano) modela um cenário que indica uma lacuna de competências prevista de 20% em Marketing Digital no prazo de dois anos; esta informação estratégica é então introduzida no ChatGPT com uma instrução para criar um plano de orientação hiperpersonalizado, em três passos, para um Vice-Presidente de Marketing cuja equipa é a mais afetada, traduzindo eficazmente dados complexos em conteúdos imediatos e acionáveis de desenvolvimento e orientação.

A pilha tecnológica sem código que impulsiona a eficiência dos fluxos de trabalho de RH e o desenvolvimento de capacidades

Falando de ferramentas, utilizo uma pilha flexível e sem código, centrada na eficiência dos fluxos de trabalho e no desenvolvimento de capacidades:

• O Google Workspace é o meu centro principal para dados, painéis e colaboração.
• O Typeform e o Google Forms uniformizam a recolha de dados de candidatos e de informações internas, alimentando fluxos de trabalho automatizados.
• O Zapier (software de automatização de fluxos de trabalho) e o Make orquestram a automatização de ponta a ponta, libertando 40–60 horas por semana. Migrei recentemente alguns fluxos de trabalho para o Make para melhorar o tratamento de erros.
• O ChatGPT e a API da OpenAI geram modelos, resumos e verificações de enviesamento. Estes recursos são complementados por bibliotecas de instruções e registos para garantir consistência e governação.
• O Slack (software de comunicação com colaboradores) oferece notificações e aprovações em tempo real para manter as equipas alinhadas.
• O Notion (aplicação de tomada de notas) é o local onde documentamos fluxos de trabalho, POP e formação de responsáveis, para uma partilha de conhecimentos escalável.

O impacto desta pilha traduz-se numa poupança significativa de tempo, contratações mais rápidas, maior consistência e numa mudança do foco da liderança: da supervisão de tarefas para o desenho de fluxos de trabalho e de capacidades.

Como estruturar as instruções do ChatGPT para obter resultados de RH consistentes e verificados quanto a enviesamentos

Atualmente, estou particularmente focado no desenho e nas bibliotecas de instruções para o ChatGPT. Não se trata apenas de utilizar a ferramenta, mas também de estruturar as entradas e as saídas para gerar consistentemente conteúdos precisos, verificados quanto a enviesamentos e acionáveis.

Ao criar uma biblioteca centralizada de instruções, tornámos os resultados da IA reproduzíveis em todos os fluxos de trabalho de RH — desde os resumos de candidatos e as perguntas de seleção até às comunicações internas e aos materiais de integração.

O impacto tem sido transformador: uniformiza a qualidade, reduz os erros e liberta as equipas de RH da criação repetitiva de conteúdos. Mais importante ainda, muda a forma como lidero — agora dedico a minha energia a orientar as equipas no desenho de fluxos de trabalho, nas salvaguardas para a tomada de decisões e na melhoria iterativa, em vez de produzir ou aprovar cada documento. Esta única funcionalidade transformou o RH de uma função orientada para tarefas numa equipa orientada para capacidades e aumentada por IA.

O que todos os líderes de RH precisam de saber para atravessar a transição para a IA

Dentro de cinco anos, o RH já não será definido por processos transacionais. Funções como a minha estarão quase totalmente concentradas no desenho de fluxos de trabalho aumentados por IA, na definição de estruturas de decisão e na criação de capacidades humanas + IA em toda a organização. Os departamentos medirão o impacto pela influência estratégica, pela agilidade da força de trabalho e pelo desenvolvimento de capacidades, em vez de pelo número de colaboradores ou pela eficiência administrativa.

Na prática, isto significa que os líderes de RH passarão menos tempo a aprovar relatórios e mais tempo a selecionar informações baseadas em dados, a orientar equipas e a incorporar a utilização ética da IA em todas as decisões.

Para os líderes de RH que estão a atravessar esta transformação do RH orientada pela IA, o meu conselho é que se concentrem nos fluxos de trabalho, não nas ferramentas.

Conselho da Reyhaneh

Para os líderes de RH que estão a acompanhar esta transformação impulsionada pela IA, o meu conselho é que se concentrem nos fluxos de trabalho, e não nas ferramentas.

Identifique onde o esforço humano está a acrescentar pouco valor, automatize ou aumente essas tarefas e invista no desenvolvimento de competências e na literacia em IA das suas equipas. Crie agentes internos de mudança, incorpore a governação desde cedo e passe de uma função de execução de tarefas para a conceção de estruturas de decisão e a capacitação de outras pessoas.

De forma mais abrangente, para todos os líderes, a chave está em repensar a forma como o trabalho é realizado, e não apenas o trabalho que é realizado. Encare a IA como um multiplicador de força para a estratégia e a cultura, dê prioridade à clareza em vez do controlo e desenvolva equipas capazes de se adaptar, experimentar e assumir responsabilidades num ambiente potenciado pela IA.

O sucesso não depende de ter as ferramentas mais recentes; depende de coordenar eficazmente sistemas humanos + IA.

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