Vice-presidente de Talento partilha como a IA pode ser integrada ao longo de todo o ciclo de aquisição de talento

Quando Greg Russell se juntou à Cover Genius como VP de talento, a empresa estava excessivamente otimizada para a eficiência. Utilizou IA para redesenhar os processos de talento, tendo a "Qualidade da contratação" como métrica norteadora.

Falámos com Greg para perceber como é que isto funciona na prática. Eis o que tinha para dizer.

Tornar a "Qualidade da contratação" a métrica norteadora

Sou Greg Russell, VP de talento na Cover Genius, uma empresa global de tecnologia de seguros que integra proteção nas plataformas que as pessoas já utilizam. O meu trabalho consiste em construir a equipa que torna essa visão uma realidade.

Como acontece com a maioria das pessoas no recrutamento, entrei nesta área quase por acaso. Mas o que me fez continuar, e aquilo que genuinamente passei a adorar, foi perceber que o recrutamento é, fundamentalmente, contar histórias. Os melhores recrutadores contam uma história autêntica sobre uma empresa e uma função, de uma forma que ressoa precisamente com a pessoa certa, no momento certo.

Passei quatro anos na Snapdocs obcecado com a cultura, a experiência dos candidatos, a excelência dos recrutadores e o que significa orientar alguém para que se torne um excelente parceiro de contratação.

Quando me juntei à Cover Genius, herdei uma função excessivamente otimizada para a eficiência e a rapidez. Isso ajudou na fase inicial de crescimento, mas, para construir a empresa que realmente queríamos ser, percebi que a rapidez, por si só, não seria suficiente. Por isso, fizemos uma mudança deliberada: a "Qualidade da contratação" (QoH) tornou-se a nossa métrica norteadora. Reconstruímos o processo de raiz e dissemos: "Vamos contratar de forma mais intencional, e vai valer a pena.”

Esse processo de introduzir rigor abriu-me a porta para a IA. Quando mapeamos todo o funil e identificamos os pontos de fricção, começamos a ver todos os locais onde os processos manuais criam obstáculos ou fazem perder sinais relevantes desnecessariamente. Depois, surge a IA e diz: "Posso ajudar com isso."

A viagem até este momento foi uma passagem da especialização para o pensamento sistémico e, depois, para a tecnologia. Nunca deixei de me importar com o lado humano da contratação. Passei a importar-me muito mais com a questão de saber se a infraestrutura à sua volta era digna das pessoas que tomam essas decisões.

Gerir a aquisição global de talento com uma equipa reduzida

A Cover Genius é uma empresa com 600 pessoas, mas a equipa de aquisição de talento é intencionalmente reduzida. Tenho sete recrutadores distribuídos pelas nossas principais regiões: América do Norte, APAC a partir de Sydney, EMEA a partir de Londres, e dois recrutadores da área de clientes e um coordenador baseados no Uruguai.

Aumentamos temporariamente a equipa com recursos contratados durante os picos de contratação, em vez de acrescentarmos trabalhadores permanentes que teríamos simplesmente de dispensar mais tarde. Fizemos cerca de 230 contratações com esta equipa ao longo deste ano fiscal (10,5 meses), tendo o nosso melhor mês registado 38 contratações.

Em termos de âmbito, sou responsável por tudo, desde a estratégia e o desenho de processos até às operações de recrutamento do dia a dia. A capacitação dos responsáveis de contratação, o desenvolvimento dos recrutadores, as ferramentas e a marca empregadora estão todos sob a minha responsabilidade. Reporto ao nosso Diretor de Pessoas e trabalho em estreita colaboração com a equipa executiva no planeamento e na definição de prioridades em matéria de número de colaboradores.

Em suma: uma equipa pequena, um mandato amplo e um âmbito global.

Como a IA está integrada em todo o ciclo de contratação

O nosso processo de contratação começa antes da primeira conversa com o candidato. Quando um responsável de contratação inicia uma nova função, a IA ajuda a escrever e aperfeiçoar a descrição da função. Isto pode parecer básico, mas uma descrição de função bem elaborada é a base de tudo o que se segue, incluindo a eficácia da ferramenta de avaliação por IA. Se entra lixo, sai lixo.

Assim que a função é publicada e começam a chegar candidaturas, utilizamos o nosso ATS nativo de IA, o Kula, e a sua funcionalidade de avaliação por IA para nos ajudar a dar prioridade ao pipeline. Quero ser preciso quanto ao funcionamento disto, porque penso que é fácil interpretá-lo mal.

Isto não é uma IA que classifica candidatos de forma autónoma. Os recrutadores e os responsáveis pela contratação constroem iterativamente um filtro altamente ajustável que reflecte exactamente aquilo que procuram. Este filtro identifica os candidatos mais qualificados com base nos critérios que lhe fornecemos. Não toma qualquer medida independente. É uma ferramenta para aplicar o nosso discernimento em escala, não para o substituir.

Depois, passamos às entrevistas. O anotador de IA funciona em todas as entrevistas telefónicas e entrevistas de painel, fornecendo transcrições palavra por palavra, notas geradas por IA e resumos dos candidatos.

Isto cria um sinal muito mais rico sobre cada candidato do que aquele que tínhamos anteriormente. As reuniões de avaliação são mais substanciais porque todos trabalham a partir do mesmo registo detalhado, em vez de notas pessoais incompletas.

No que diz respeito às propostas, se estivermos a contratar fora de um dos nossos centros de escritórios estabelecidos, utilizamos a IA para ajudar a recolher e sintetizar dados de remuneração do mercado. E estamos prestes a fazer uma actualização completa das bandas salariais, na qual a IA realizará grande parte da análise.

Depois de contratarmos alguém, elaboramos relatórios utilizando a função de conversação da Kula. Em vez de criar consultas ou navegar numa ferramenta de BI, basta fazer uma pergunta em linguagem corrente. "Qual foi o nosso tempo médio de preenchimento de vagas para funções de engenharia no primeiro trimestre?" E a resposta é apresentada. Esta é uma mudança significativa na acessibilidade dos dados para pessoas que não são especialistas em dados.

Como um ATS nativo de IA melhora as entrevistas

Quero analisar com um pouco mais de detalhe a forma como a IA da Kula está a mudar as nossas entrevistas.

O gravador e anotador de entrevistas incorporado foram os elementos que fizeram a maior diferença para nós. Para quem conhece ferramentas semelhantes, é como ter o BrightHire integrado directamente na ferramenta. Para quem não conhece, pense no Gong, mas para entrevistas. A IA grava, transcreve e resume automaticamente todas as entrevistas. Esta única capacidade criou um efeito de propagação em todo o nosso processo:

1. Os entrevistadores podem estar presentes na conversa. Antes, alguém rabiscava freneticamente notas enquanto ouvia um candidato apenas parcialmente. Agora, estão envolvidos, fazem melhores perguntas de seguimento e têm uma conversa verdadeira. A IA capta tudo.
2. Os responsáveis pela contratação podem rever a gravação. Isto parece simples, mas muda tudo. Quando se debate um caso difícil durante uma reunião de avaliação, é possível ver a entrevista em vez de depender da memória de alguém ou de um resumo em tópicos. A qualidade dessas conversas melhora significativamente.
3. É isto que mais me entusiasma enquanto líder de Aquisição de Talento: proporciona uma visibilidade sem precedentes sobre o desempenho dos entrevistadores. Agora podemos ver o que acontece na sala. Estão as pessoas a fazer as perguntas certas? Estão a apresentar bem a empresa? Estão a proporcionar uma boa experiência aos candidatos? Podemos orientar esse processo com feedback específico e direccionado. Esta é uma capacidade verdadeiramente nova para a maioria das equipas de Aquisição de Talento.

No que diz respeito aos resultados, a nossa entrevista de Liderança e Valores (L&V) é a entrevista final para testar a adequação à cultura e inclui poder de veto. O gravador de IA da Kula permite exercer esse poder de veto. Se alguém for um "Não", leio a transcrição e vejo as partes relevantes da entrevista. Depois, discutimos o assunto.

Da mesma forma, se um entrevistador não tiver a certeza sobre algo, pede-me para ver essa parte da entrevista e dar a minha opinião. Nos primeiros dois meses depois de reforçarmos esse processo, tendo as gravações como base, a L&V produziu oito decisões de não contratação num total de 56 contratações. Isto não é ruído. É o filtro a funcionar.

O sinal é o fio condutor de tudo isto. A nossa filosofia sobre a qualidade das contratações assenta na ideia de que melhores sinais conduzem a melhores decisões. As ferramentas de IA da Kula fornecem mais sinais e sinais melhores, bem como mais formas de agir com base neles. A mudança não está apenas no sistema; o sistema mudou a forma como as pessoas participam.

Como a IA está a transformar o trabalho estratégico

Outra área afectada é o meu trabalho estratégico. Escrever um caso de negócio ou um documento de estratégia costumava levar dias, por vezes semanas, entre múltiplos rascunhos e sessões. Agora concluo esse trabalho em algumas horas. Preparar diapositivos, gráficos e infografias para apresentações destinadas à direcção costumava ser uma tarefa para o dia inteiro; agora demora minutos. Isto não é um exagero, é simplesmente o que aconteceu.

Como as ferramentas de IA se ligam aos nossos sistemas — Slack, Gmail, Google Docs — posso pedir-lhes que recolham contexto de todos eles ao mesmo tempo. Podem resumir conversas recentes sobre um tema, encontrar um documento e cruzar informações com uma discussão. Esse trabalho exigia que procurasse em quatro separadores; agora é apenas um pedido.

Sinceramente, ainda não observei desvantagens significativas e quantificáveis na integração da IA. Tivemos de orientar alguns responsáveis pela contratação para que não dependessem demasiado da IA ao formar opiniões, mas foi fácil detectar e corrigir essa situação.

Sei que isto parece bom demais para ser verdade, e ainda estamos numa fase inicial. Estou a acompanhar atentamente problemas como a degradação da qualidade dos sinais caso as pessoas deixem de analisar criticamente os resultados. Existem riscos reais, mas ainda não nos deparámos com eles de forma material.

Onde a IA deve ser limitada no recrutamento

O Greg partilha

A AI pode ajudar-nos a comparar perfis, identificar os candidatos mais fortes e resumir o que aconteceu numa entrevista. Não pode tomar a decisão.

Quero deixar claro onde traçamos a linha, porque tenho uma posição muito firme sobre este assunto.

A avaliação e a seleção continuam sempre a ser totalmente humanas. A AI pode ajudar-nos a comparar perfis, identificar os candidatos mais fortes e resumir o que aconteceu numa entrevista. Não pode tomar a decisão.

A nossa regra relativamente à ferramenta de tomada de notas é explícita: a AI pode preencher as notas, mas o entrevistador humano tem de avaliar o candidato e escrever o seu próprio feedback, explicando o seu raciocínio. A AI nunca rejeitará automaticamente um candidato na Cover Genius. Ponto final.

A razão não é qualquer receio irracional da tecnologia. Contratar é uma decisão humana sobre uma pessoa. Somos nós que decidimos quem entra nesta empresa, quem passa a fazer parte desta cultura e quem tem acesso a esta oportunidade. Essa não é uma decisão que devamos entregar a um algoritmo, por muito bom que ele se torne.

A AI é uma ferramenta incrivelmente útil e só se tornará mais poderosa. Mas, no fim de contas, esta empresa é feita de pessoas. Devem ser as pessoas a decidir que outras pessoas integrar.

Como estabelecer limites para a AI nos processos de recrutamento

Subestimei a facilidade com que algumas pessoas entregariam o seu discernimento à AI. Não de forma dramática, mas silenciosa e gradual, o que é fácil não perceber se não estivermos atentos.

Vimos isto pela primeira vez nas descrições de funções. Algumas pessoas tendem a pegar no resultado produzido pela AI, fazer uma leitura rápida e publicá-lo. Para sermos justos, este é provavelmente o mesmo impulso que levava essas mesmas pessoas a copiar simplesmente a descrição de funções de outra empresa na era anterior à AI. A ferramenta mudou, mas o comportamento não.

Uma versão com consequências mais significativas surgiu com os resumos das entrevistas. Pouco depois de implementarmos a ferramenta de tomada de notas com AI, percebemos que muitas pessoas se sentiam confortáveis em deixar a AI preencher não só as notas, mas também o resumo geral e a opinião sobre o candidato. Na prática, estavam a delegar na ferramenta a recomendação de contratação.

Percebemos rapidamente o que estava a acontecer e implementámos limites. A regra é agora explícita: a AI pode ajudar com as notas, mas o entrevistador humano tem de escrever a sua própria avaliação e atribuir ele próprio a pontuação. Não é negociável.

Mas o que realmente me surpreendeu foi ter de o dizer. Para mim, é tão fundamental que o ser humano seja sempre o decisor; parti do princípio de que esse era um instinto partilhado por todos. Afinal, não é tão universal como eu pensava.

Devia ter estabelecido esses limites antes do lançamento, e não depois. E teria sido muito mais deliberado, desde o início, relativamente ao que a AI apoia e ao que nunca substitui. Essa clareza é importante e é melhor estabelecê-la antes de se formarem hábitos do que tentar corrigi-los mais tarde.

Como a AI está a mudar a triagem de currículos

A AI também cria novos desafios.

Eis um excelente exemplo. Estamos a assistir a uma avalanche daquilo a que chamo currículos “perfeitos”. Os candidatos utilizam a AI para adaptarem as suas candidaturas exatamente à nossa descrição de funções. Recebemos 100 candidaturas e 50 obtêm uma pontuação igual ou superior a 95 em 100 no sistema da Kula. Correspondências exatas, todas elas.

Então, como decidir quem contactar primeiro? Não é possível. A análise de currículos, enquanto ferramenta de triagem, está a desaparecer.

E não é possível fazer uma entrevista telefónica de triagem a 50 ou 100 pessoas para cada função. A matemática não funciona.

Estamos a resolver um problema criado pela AI com AI. Estamos a avaliar entrevistadores de AI que possam fazer imediatamente uma triagem consistente a todos os candidatos. Todos têm a mesma primeira entrevista, independentemente de quando se candidataram ou de quem analisa o seu currículo. Sinceramente, isso é mais justo para os candidatos, e não menos. Estamos a começar pelas funções de apoio ao cliente com um elevado volume de candidaturas, onde o caso de utilização é mais claro, mas também vemos este problema surgir na área de engenharia.

Os engenheiros ficarão entusiasmados por serem entrevistados por uma AI? Provavelmente não, pelo menos inicialmente. Mas penso que isso mudará mais depressa do que as pessoas esperam. A minha previsão honesta é que, dentro de 12 a 18 meses, não será possível distinguir entre um entrevistador de AI e um entrevistador humano. Talvez aconteça ainda mais cedo. Por isso, o desconforto que as pessoas sentem hoje em relação a isto provavelmente durará muito menos tempo do que parece.

Porque devem os líderes adotar a IA com atenção plena

O Greg partilha

Por isso, avance. Mas avance de olhos bem abertos… Não seja o Chicken Little. Mas também não ande a dormir.

Entusiasme-se com a transformação da IA. Não tenha medo. Sei que é mais fácil dizer do que fazer. Os receios são legítimos. Não é difícil seguir o fio até um mundo onde categorias profissionais inteiras são automatizadas até desaparecerem, mais depressa do que qualquer pessoa consegue adaptar-se, ou onde a IA simplesmente amplifica os preconceitos e os sistemas deficientes que já temos. Essas preocupações não são irracionais. São reais.

Mas a questão é esta: ela já está aqui. Não vai desaparecer. Qualquer profissional, em qualquer função, precisa de apanhar o comboio ou será atropelado por ele, e eu diria que isso é tão verdade para os líderes como para qualquer outra pessoa.

Os líderes podem sentir-se relativamente seguros devido à sua experiência e antiguidade, e penso que isso é parcialmente verdade. A IA não automatiza facilmente o discernimento que resulta de enfrentar desafios reais, fracassos reais e complexidade real ao longo de uma carreira. Alguém tem de orientar a IA. Alguém tem de decidir para que é direcionada e se os resultados são fiáveis. Essa é uma função de liderança.

Mas estar relativamente mais protegido não é o mesmo que estar seguro. E, mais importante ainda, jogar à defesa é uma perspetiva totalmente errada. Os líderes que prosperarem neste momento não serão os que protegerem a sua posição. Serão os que agarraram esta oportunidade com ambas as mãos e adquiriram superpoderes. E a janela para o fazer é agora. As coisas estão a avançar demasiado depressa para esperar por um momento mais conveniente.

Por isso, avance. Mas avance de olhos bem abertos.

É aqui que eu introduziria a atenção plena, e digo-o genuinamente, não como uma palavra da moda. Aborde cada interação com a IA, cada ideia que ela gera e cada momento transformador que possibilita com clareza, disciplina e intenção. Saiba o que está a pedir e porquê. Analise cuidadosamente o que recebe de volta.

O argumento a favor deste tipo de envolvimento consciente é mais forte com a IA do que em contextos exclusivamente humanos, porque os resultados surgem mais depressa, alcançam uma escala maior e podem correr mal de formas que nem sempre são imediatamente óbvias.

Não seja o Chicken Little. Mas também não ande a dormir.

Como reformular a aquisição de talento com IA

Eu diria que, mesmo que ponha de lado o meu evidente enviesamento, a Aquisição de Talento é genuinamente uma das melhores áreas para qualquer organização analisar neste momento. Não apenas as equipas de TA. Qualquer empresa que contrate pessoas.

A capacidade existe. É isso que mudou. Isto já não é teórico. Atualmente, a IA é suficientemente boa para introduzir melhorias significativas e concretas na forma como as empresas contratam, e a maioria das organizações continua a utilizar um processo que é, basicamente, igual ao de há cinco anos.

O quadro para reformular a aquisição de talento é simples:

1. Primeiro, identifique e automatize tudo o que é rotineiro e repetitivo no seu processo de contratação. Redação de descrições de funções, agendamento, pesquisa e procura ativa de candidatos, análise de currículos, triagem inicial, tomada de notas e relatórios básicos. Retire tanto quanto possível esse trabalho das mãos dos seus recrutadores ou, pelo menos, torne-os várias vezes mais eficientes do que são atualmente.
2. Pense cuidadosamente nas partes do processo que oferecem maior valor — onde melhores sinais conduzem a melhores decisões — e pergunte de que forma a IA pode ajudá-lo a aprofundar a análise.
3. Seja intencional quanto àquilo que permite aos seus recrutadores fazer com o tempo e a disponibilidade mental que recuperam, porque o objetivo não é a eficiência por si só. O objetivo é torná-los verdadeiros parceiros consultivos da empresa, em vez de administradores de processos.

Quando faz isso bem, acontecem três coisas. Obtém sinais mais fortes, mais abrangentes e mais profundos sobre cada candidato. Os seus recrutadores têm tempo e ferramentas para aconselhar os responsáveis pela contratação, em vez de simplesmente fazer avançar candidatos num processo. E a experiência dos candidatos melhora porque o processo é mais rápido, mais consistente e mais humano onde isso é importante.

Tudo isso está ao seu alcance hoje. Não daqui a dois anos. Agora.

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