Como melhorar a produtividade no local de trabalho: melhores práticas

Para melhorar a produtividade numa organização, comece por compreender o que significa realmente a produtividade organizacional e como pode medi-la. Neste artigo, vou apresentar boas práticas que pode utilizar, enquanto líder de RH ou gestor, para criar uma cultura que impulsione a produtividade, além de partilhar exemplos reais para tornar claro como pode pôr estas ideias em prática imediatamente.

O que é a produtividade e porque deve medi-la?

Uma das razões pelas quais a produtividade pode ser tão difícil de alcançar numa organização é a falta de consenso sobre o que torna uma organização produtiva.

Num contexto fabril, pode medir a produtividade com base na quantidade de algo que os trabalhadores conseguem produzir num determinado período de tempo. Mas, numa economia do conhecimento, em que os trabalhadores normalmente produzem serviços em vez de produtos, o processo é menos simples.

Uma opção consiste em calcular a produtividade empresarial como a receita gerada com base no número de horas trabalhadas. Quanto mais dinheiro ganhar em menos tempo, mais produtivo será.

Embora seja uma métrica lógica para uma organização, este tipo de medição pode ser difícil de traduzir ao nível individual, porque um trabalhador do conhecimento normalmente avalia a produtividade pessoal com base no número de tarefas que assinala como concluídas na sua lista de afazeres. No entanto, para que uma organização considere esse trabalhador produtivo, os itens dessa lista têm de gerar valor para a empresa.

Se definirmos produtividade como uma forma de otimizar a receita, é fácil compreender por que razão as organizações estão interessadas em medi-la. Aumentar a receita (e, consequentemente, aumentar a produtividade) é um sinal de uma empresa saudável e em crescimento.

Como medir a produtividade

Quando estiver a considerar como medir a produtividade na sua organização, concentre-se nos resultados que o ajudam a alcançar os objetivos da empresa.

Dependendo da natureza da sua atividade, alguns exemplos de métricas podem incluir a receita, a satisfação do cliente ou o tempo até à produção.

Determine o que vai acompanhar

O primeiro passo consiste em determinar o que vai acompanhar e, mais importante ainda, por que razão é importante acompanhá-lo. De que forma se relaciona a métrica de produtividade escolhida com os objetivos da empresa?

Para garantir que as suas métricas de produtividade não são simplesmente uma tentativa ao acaso, trabalhe com os líderes da empresa para estabelecer um processo claro de definição de objetivos.

Este processo deve alinhar os departamentos quanto aos objetivos pretendidos e à forma como irão avaliar o progresso relativamente a esses objetivos.

A definição de objetivos e resultados-chave (OKRs) ou de objetivos SMART também responsabiliza as organizações por avançarem relativamente às prioridades definidas.

Assim, os trabalhadores conseguem perceber de que forma o trabalho que realizam diariamente se relaciona com a missão e contribui para marcos importantes.

Defina um método para acompanhar as métricas

Um erro comum ao definir OKRs é escolher resultados-chave demasiado difíceis de medir.

Por exemplo, se o seu objetivo declarado for acompanhar a satisfação do cliente, mas avaliá-la exigir a síntese de dados provenientes de várias fontes de informação, talvez ainda não esteja preparado para definir um resultado-chave nesta área. Seria mais útil utilizar o seu tempo para organizar fontes de dados díspares, de modo a simplificar o processo de recolha de dados.

O alinhamento com as partes interessadas de várias áreas funcionais pode incluir o desenvolvimento e a documentação de um glossário de métricas. Pense nele como um dicionário de dados que orienta as partes interessadas para uma definição comum daquilo que está a tentar medir e da origem dos dados. Por exemplo, quem é contabilizado como utilizador ou subscritor? Qual será o período de tempo utilizado para medir o envolvimento?

Embora a criação de um glossário possa exigir muito trabalho, já vi organizações alcançarem uma melhor produtividade como resultado.

Isto acontece porque quanto mais tempo a sua equipa passa a medir, menos tempo tem disponível para trabalhar no sentido de alcançar os objetivos da empresa. Investir desde o início no trabalho necessário para limpar e organizar os dados e chegar a acordo quanto a definições comuns traz benefícios a longo prazo.

Analise os dados e utilize-os para determinar potenciais métodos de melhoria

À medida que acompanha os resultados trimestre após trimestre, utilize os dados recolhidos para identificar áreas de melhoria e otimizar os seus processos.

Pode experimentar e testar hipóteses em pequena escala e, se os testes forem bem-sucedidos, expandir a aplicação da alteração do processo a toda a organização.

Por exemplo, um estudo recente concluiu que a utilização de IA generativa melhorou a produtividade dos trabalhadores do conhecimento em até 35% no caso de trabalhadores em início de carreira e sem experiência.

Como melhorar a produtividade na sua organização

Algumas organizações avaliam a produtividade pelo número de horas trabalhadas ou pela aparente azáfama, mas recorrer à monitorização dos colaboradores oferece uma medida mais precisa.

A pandemia de COVID-19 expôs as falhas da utilização da assiduidade como métrica de produtividade, realçando a necessidade de gerar valor em vez de contabilizar horas.

Ao contrário dos trabalhadores fabris, os trabalhadores do conhecimento, como os designers de produto, devem ser avaliados pela qualidade dos resultados. Um design excecional pode superar vários designs medíocres.

O software de monitorização de colaboradores ajuda a melhorar a produtividade, identificando a eficiência, distinguindo os profissionais com melhor desempenho e promovendo uma cultura que desbloqueia o potencial.

Eis algumas sugestões sobre como os profissionais de RH e os líderes podem criar um ambiente de trabalho que assegure a produtividade em todas as suas equipas (dica: a motivação é fundamental!).

Garanta clareza, responsabilidade e responsabilização

Defina funções e responsabilidades claras, para que seja evidente quais são as prioridades e quem é responsável e responde por cada tarefa. Isto inclui elaborar descrições de funções ponderadas ao contratar para novas funções, trabalhar para garantir que o próprio processo de contratação é tão equitativo quanto possível e criar percursos de carreira para as funções existentes, para que os colaboradores compreendam o que é necessário para terem um bom desempenho e progredirem na organização. Para obter aconselhamento sobre este tema, consulte O modelo CRA de liderança.

Mostre aos colaboradores que o seu trabalho é importante

Os membros da equipa ficarão rapidamente desanimados se pensarem que o seu trabalho é em vão. Por outro lado, se conseguirem ver de que forma as suas tarefas diárias contribuem para o objetivo mais amplo que a organização pretende alcançar, estarão mais motivados para terem um bom desempenho todos os dias. Definir objetivos através de OKR é um método eficaz para o conseguir.

Promova o bem-estar dos colaboradores

É quase desnecessário dizer que garantir o bem-estar mental e físico através de períodos de descanso, licenças para assistência a dependentes, benefícios de bem-estar, etc., ajudará a garantir que os membros da equipa trabalham no máximo das suas capacidades e a prevenir o esgotamento.

Além disso, a investigação mostra que os colaboradores desejam realizar trabalho intelectualmente estimulante, bem como ter liberdade para escolher como o executar. Pense nisto: se soubesse que não tinha qualquer controlo sobre o trabalho que lhe pediam para fazer, por que razão se preocuparia em fazê-lo melhor?

Remova os obstáculos 

Cultivar um ambiente de trabalho produtivo também significa remover potenciais impedimentos ao sucesso e otimizar os sistemas. Isto pode incluir a adoção de ferramentas de produtividade que ajudam os colaboradores a organizar o trabalho, gerir tarefas e reduzir distrações.

As equipas de RH podem criar orientações sobre a forma como os colaboradores devem utilizar o conjunto de tecnologias da organização (por exemplo, o e-mail ou o Slack), de modo a limitar a alternância entre contextos, e utilizar inquéritos para determinar se as pessoas dispõem das ferramentas e dos recursos necessários para trabalharem de forma eficaz. Podem também criar e manter um repositório de informação para apoiar a integração dos colaboradores e minimizar o tempo despendido na pesquisa de informação.

Reconheça a sua equipa

O reconhecimento não significa apenas recompensas monetárias — embora uma remuneração adequada ajude certamente! O reconhecimento também inclui oportunidades de progressão na carreira, prémios de desempenho ou até um simples elogio por um trabalho bem feito. Eis algumas excelentes ideias para reconhecer os colaboradores.

Por último, é praticamente impossível reforçar o envolvimento dos colaboradores e minimizar o risco de esgotamento sem chefias intermédias.

Os gestores transformam as prioridades da direção em planos operacionais e garantem o alinhamento ao nível da execução. Também são fundamentais para o desenvolvimento e a retenção da equipa. 

E não é possível ter chefias intermédias eficazes sem formação adequada. O departamento de RH é fundamental para ajudar a organização a criar um programa de formação sólido para os gestores de linha, para que possam praticar uma comunicação eficaz e desenvolver-se como líderes empresariais bem-sucedidos.

Estudo de caso: melhorar a produtividade dos colaboradores

Há muito que pode fazer para melhorar a produtividade dos colaboradores, mesmo que não faça parte da administração. 

Na época em que trabalhava em consultoria estratégica, liderei uma equipa de 15 pessoas e concentrei-me incansavelmente no envolvimento dos colaboradores. Numa estrutura piramidal de 200 pessoas, mais de 50% das promoções foram atribuídas à minha equipa.

Eis o que tornou a minha equipa bem-sucedida:

• Instituí um inquérito mensal sobre motivação para aferir o nível de envolvimento dos colaboradores e a satisfação com a liderança, e analisei mensalmente os resultados anonimizados com a equipa para: 1) normalizar a receção de feedback e 2) encurtar o ciclo de feedback para a aprendizagem e a ação.

• Preparei um e-mail semanal de reconhecimento para destacar as conquistas dos membros da equipa e coloquei toda a equipa de liderança em cópia. Certifiquei-me de celebrar o trabalho de elevada qualidade, bem como as situações em que os membros da equipa delegavam tarefas, apoiavam-se mutuamente e cuidavam do seu bem-estar mental.

• Estabeleci reuniões semanais regulares com cada uma das pessoas que me reportavam diretamente, para compreender as suas preocupações, orientá-las no sentido de melhorar o desempenho dos colaboradores e criar confiança.

Os colaboradores sentiam-se apoiados sem serem sujeitos a microgestão e tinham um incentivo para melhorar o seu desempenho, porque sentiam que os seus contributos eram importantes.

Participe na conversa

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