Guia de Mapeamento de Competências: Revolucione a Gestão de Talentos

O mapeamento de competências é uma ferramenta poderosa que pode revolucionar o desenvolvimento de talento em organizações de todas as dimensões e setores.

Ao criar uma visão clara das competências dos colaboradores e ao mapeá-las para funções específicas dentro da organização, pode obter informações valiosas sobre as capacidades da sua força de trabalho e desenvolver estratégias direcionadas para melhorar as competências dos colaboradores, em alinhamento com os objetivos organizacionais de nível superior.

Neste artigo, descreverei os benefícios e o processo de mapeamento de competências na sua organização. Espero inspirá-lo a refletir sobre o mapeamento de competências na sua função, na sua equipa e na sua empresa.

O que é o mapeamento de competências?

O mapeamento de competências é o processo de identificar as competências, os conhecimentos e as capacidades necessários para cada função e equipa, mapeando-os em relação às competências já existentes. Os mapas de competências resultantes são então utilizados para desenvolver estratégias de recrutamento e/ou formação e desenvolvimento direcionadas, de modo a colmatar eventuais lacunas.

O mapeamento de competências ajuda a definir claramente os percursos para diferentes funções dentro da organização e o que é necessário para alcançar o nível seguinte, tanto para colaboradores atuais como para potenciais colaboradores. As três principais áreas do mapeamento de competências são:

• Mapeamento de competências para funções individuais
• Mapeamento de competências para equipas
• Mapeamento de competências para indivíduos.

Benefícios do mapeamento de competências

O mapeamento de competências fornece informações valiosas sobre o conjunto de talentos de uma organização. Estas informações podem ser utilizadas para otimizar os esforços de planeamento da força de trabalho, melhorar o envolvimento e a produtividade dos colaboradores, aperfeiçoar os processos de gestão do desempenho e reforçar os esforços de planeamento da sucessão.

Os benefícios do mapeamento de competências incluem:

• Melhoria do planeamento da força de trabalho. O mapeamento de competências ajuda as organizações a identificar lacunas na sua força de trabalho e a planear futuras necessidades de contratação e formação. Isto garante que as pessoas certas, com as competências certas, estejam disponíveis quando forem necessárias.
• Maior envolvimento dos colaboradores. Ao identificar os pontos fortes e fracos dos colaboradores, as organizações podem proporcionar oportunidades de aprendizagem baseadas em competências. Isto conduz a um aumento do desempenho, do envolvimento, da satisfação profissional e da retenção.
• Aumento da produtividade. Quando os colaboradores têm uma compreensão clara das suas funções e responsabilidades, são mais produtivos. O mapeamento de competências ajuda os gestores a atribuir tarefas que correspondem aos conjuntos de competências dos colaboradores, conduzindo a um trabalho de melhor qualidade e a uma maior eficiência.
• Melhor gestão do desempenho. Com os dados do mapeamento de competências prontamente disponíveis, os gestores podem fornecer feedback de desempenho mais preciso às suas equipas. Isto conduz a uma melhoria global dos processos de gestão do desempenho.
• Planeamento da sucessão mais eficaz. O mapeamento de competências ajuda as organizações a identificar potenciais sucessores para posições-chave dentro da empresa. Isto permite-lhes criar planos de sucessão eficazes que asseguram a continuidade nas funções de liderança.
• Melhor processo de contratação. Saber quais são as competências necessárias ajuda todos a compreender com clareza o que procurar numa situação de contratação, conduzindo a avaliações melhores e a um processo mais eficiente e eficaz.

A matriz de competências

As matrizes de competências são uma parte essencial do processo de mapeamento de competências, utilizadas para visualizar as competências, os conhecimentos e as capacidades necessários para cada função e equipa, em comparação com os que já estão presentes.

Ajudam os líderes a identificar rapidamente quaisquer lacunas nas competências e capacidades, bem como as áreas a melhorar.

A matriz apresenta normalmente as competências num eixo e as funções e os nomes dos colaboradores no outro eixo. A interseção de cada função e colaborador apresenta as competências necessárias para essa função ou posição específica, indicando quais são essenciais para a função. Os colaboradores são então avaliados com base no seu nível de proficiência em cada competência listada.

Na matriz de competências acima, as funções são mapeadas em relação a cada competência identificada, juntamente com notas sobre quais competências são essenciais para a função.

De seguida, as competências individuais dos membros da equipa são mapeadas para avaliar o desempenho de cada pessoa face às expectativas da função, conforme indicado pelo seu nível de desempenho em cada competência relevante.

Quaisquer lacunas são então destacadas através de um sistema de codificação por cores, que ajudará a iniciar conversas sobre desenvolvimento e recrutamento.

Como realizar um projeto de mapeamento de competências

Atualmente, muitas organizações estão a investir em processos e tecnologias para fazer a transição para se tornarem organizações baseadas em competências.

Naturalmente, o mapeamento de competências e a criação de matrizes de competências fazem parte deste processo.

Aqui partilho alguma estrutura e perspetivas para o ajudar a mapear as competências e capacidades da sua organização.

1. Defina os objetivos do projeto

Antes de selecionar um modelo de competências e começar a trabalhar no mapeamento de competências, é essencial compreender o que espera alcançar através do projeto.

Pretende identificar lacunas nas competências dos colaboradores? Quer desenvolver programas de formação direcionados? Procura alinhar os conjuntos de competências dos colaboradores com os objetivos organizacionais? 

Identificar estes objetivos ajudá-lo-á a selecionar um modelo alinhado com os seus objetivos e orientará o seu trabalho ao longo de todo o processo. 

2. Selecione um modelo de competências

Depois de definir os objetivos do projeto, o passo seguinte é selecionar o modelo/estrutura de competências adequado para orientar a avaliação e análise das funções, equipas e competências dos colaboradores. 

Existem vários modelos disponíveis, cada um com os seus próprios pontos fortes e fracos, pelo que é importante considerar cuidadosamente qual será o mais adequado às necessidades da sua organização.

Alguns modelos comuns de mapeamento de competências incluem: 

• Modelo de Competências Korn/Ferry Lominger Leadership Architect
• Estrutura de Competências de Liderança SIGMA
• Modelos de Competências Comportamentais, Técnicas e de Liderança da HRSG
• Modelos de Competências específicos de um setor, como o Modelo de Competências de Serviços de Alimentação e Bebidas ou o Modelo de Competências de Enfermagem.

Obter o compromisso e a adesão das pessoas afetadas e que irão interagir com o modelo de competências é fundamental para o sucesso da implementação de qualquer modelo. 

Ao seguir estes passos, poderá garantir que escolhe um modelo de competências alinhado com os seus objetivos e que fornece uma estrutura eficaz para avaliar as competências dos colaboradores.

2.1. Pesquise os modelos disponíveis

Existem muitos modelos de competências diferentes disponíveis, desde estruturas genéricas de competências até normas específicas de cada setor. Pesquise as várias opções disponíveis e avalie a sua adequação à sua organização com base em fatores como a relevância, a abrangência e a facilidade de utilização.

2.2. Envolva as partes interessadas

Envolva as principais partes interessadas, como gestores de RH, responsáveis de departamento e os próprios colaboradores, no processo de seleção. Tenha em consideração a sua opinião sobre o modelo que funcionaria melhor para a sua organização.

2.3. Avalie os custos e os recursos

Avalie os custos envolvidos na implementação de cada modelo, incluindo qualquer software ou formação necessária para os membros da equipa que irão realizar as avaliações. Alguns métodos de mapeamento utilizam ferramentas de software que exigem subscrições, enquanto outros modelos são mais do tipo “comprar uma vez, utilizar para sempre”, mas podem não incluir ferramentas avançadas, como os modelos baseados em software.

2.4. Selecione um modelo

Com base na sua pesquisa e no feedback das partes interessadas, selecione o modelo de competências mais adequado à sua organização.

Dica profissional: Não existe uma resposta certa, nem mesmo entre diferentes setores. Fale com a sua equipa e com os líderes para compreender as suas preferências relativamente a um modelo de competências. Quando encontrar um modelo de que goste, comprometa-se a experimentá-lo! Se não for o mais adequado, seja ousado, adapte-o e experimente outra opção!

Depois de selecionar um modelo para experimentar, pode começar o exercício de mapeamento (é agora que começa realmente a diversão)!

3. Mapeie as competências para as funções e equipas

3.1. Identifique as funções-chave

Comece por identificar as funções-chave dentro da sua organização para as quais pretende mapear competências. Isto pode incluir títulos de funções ou departamentos específicos. Sugiro começar por um departamento pequeno, onde as funções estejam bem compreendidas. Ter descrições de funções preparadas para estas funções também é uma grande ajuda!

3.2 Enumerar as competências necessárias.

Para cada função, elabore uma lista das competências específicas necessárias para desempenhar eficazmente essa função. Esta lista pode basear-se nas descrições de funções ou nos contributos de gestores e colaboradores.

Pessoalmente, recomendo vivamente envolver o gestor da função neste processo, porque é essa pessoa que avalia o desempenho da função e deve compreender o que torna essa função especial e excecionalmente valiosa para a organização.

3.3 Associar as competências ao modelo

Quando enumera as competências necessárias para uma função, estas podem não estar imediatamente alinhadas com o modelo que selecionou, o que significa que será necessário fazer alguma tradução para as alinhar.

Utilizando o modelo de competências selecionado, associe cada competência necessária à competência relevante dentro do modelo.

3.4 Avaliar as funções como parte de uma equipa

Depois de mapear as competências para as funções, reveja as funções que pertencem à mesma equipa e certifique-se de que as competências associadas demonstram variação. Por exemplo, as funções mais sénior devem estar associadas a competências mais numerosas ou de nível superior, e as funções devem variar quanto às competências necessárias.

Se verificar que todas as funções de uma equipa requerem todas as competências ou, na sua maioria, as mesmas competências, isso é um sinal para rever as funções e determinar o que torna cada função diferente e como considerar as diferentes funções em termos das competências necessárias. 

Se isto acontecer, volte ao passo 2 desta secção e não tenha receio de fazer alterações à medida que avança! Quanto mais praticar o mapeamento de competências, melhor se tornará nessa tarefa e mais claramente verá a variação dos requisitos de competências entre funções e equipas.

3.5 Rever a matriz de competências com a equipa

Depois de identificar as competências presentes nas várias funções e confirmar a variação das competências necessárias e úteis entre funções, mostre o seu mapa preliminar à equipa que desempenha efetivamente essas funções e peça a sua opinião, para verificar se este reflete as competências que utilizam no desempenho das suas funções.

Por vezes, ficará a saber de partes da função que desconhecia ou de complexidades que exigem uma determinada competência que não tinha previsto. Verificar a validade do modelo com a equipa que este representa é indispensável. 

4. Avaliar as competências das pessoas

Depois de mapear as competências necessárias para cada função, avalie as capacidades dos colaboradores face a esses requisitos, utilizando o modelo escolhido. Isto pode ser feito através de inquéritos, entrevistas e/ou outros métodos de avaliação.

O processo envolve normalmente a realização de avaliações de competências ou avaliações de desempenho para avaliar as competências dos colaboradores em várias áreas, como competências técnicas, competências de comunicação, capacidades de liderança, capacidades de resolução de problemas, etc.

A avaliação deve refletir o modelo selecionado e ser tratada cuidadosamente, de modo a não promover preconceitos ou uma inflação das competências (quando um gestor ou colaborador afirma que um colaborador tem um nível de competência superior ao real, pensando que isso ajudará de alguma forma o colaborador, o gestor ou a equipa). 

No passado, utilizei escalas de classificação para o mapeamento de competências, recorrendo a três categorias básicas: competências insuficientes, competências adequadas e competências superiores às necessárias. Com estas categorias simples, os colaboradores e os gestores podem indicar claramente se uma pessoa está abaixo, dentro ou acima das expectativas numa determinada competência. 

5. Analisar as competências em toda a organização

Ufa! Se chegou até aqui, investiu muito esforço na seleção de um modelo, no alinhamento das funções e equipas com as competências e na avaliação das competências individuais dos colaboradores.

Agora é altura de considerar como tirar partido do modelo de competências, do mapeamento e da classificação para identificar lacunas entre as competências necessárias e o desempenho efetivo dos colaboradores relativamente a essas competências. 

Nesta fase, o seu trabalho consiste em identificar lacunas ou desalinhamentos entre as competências que os colaboradores possuem e os requisitos das suas funções. 

Quando encontrar lacunas, não considere imediatamente que uma pessoa não tem competências para desempenhar globalmente a sua função ou que “não se adequa”. Em vez disso, pondere que iniciativas de desenvolvimento de talento poderão ser úteis para colmatar a lacuna. 

Há alguém na sua equipa altamente competente numa área em que outra pessoa tem menos competências? Parece-me uma excelente oportunidade para estabelecer uma parceria, acompanhar o trabalho dessa pessoa ou fazer uma pequena partilha de competências! 

Ao ponderar como resolver qualquer lacuna de competências, observe ao seu redor e reconheça os especialistas que poderá já ter dentro da organização.

Os seres humanos são criaturas sociais e a aprendizagem é uma atividade social, o que significa que é extremamente benéfico tanto para o envolvimento como para a aprendizagem quando um colaborador pode orientar ou ensinar a outro colaborador uma competência que o ajude a desempenhar melhor o seu trabalho. 

Ao identificar lacunas em grande escala, para além de uma única equipa isolada, recomendo o desenvolvimento de planos de ação direcionados para corrigir quaisquer lacunas identificadas nas competências dos colaboradores, tais como programas de formação ou oportunidades de desenvolvimento. 

Ao analisar as lacunas entre funções e equipas, procure padrões nas lacunas de competências. Por exemplo, a sua equipa de sucesso do cliente precisa de formação em resolução de conflitos? Parece uma excelente oportunidade para um curso ou programa de desenvolvimento em maior escala, adaptado especificamente às necessidades desse grupo.

Ferramentas de mapeamento de competências

Atualmente, existe uma variedade de ferramentas de mapeamento de competências que podem ajudar as organizações a avaliar e mapear as competências dos colaboradores entre funções e equipas em tempo quase real, além de apoiarem a análise de dados. Eis alguns exemplos:

• HRSG - A empresa mais antiga no setor do mapeamento de competências. A HRSG é uma ferramenta de nível especializado, baseada em IA, para o mapeamento de competências, a análise de lacunas e o apoio ao desenvolvimento das competências dos colaboradores que pretendem progredir nas suas carreiras. Enquanto ferramenta, é flexível e permite incluir competências desenvolvidas à medida no seu mapa de competências.
• AG5 - Um software de gestão de competências especializado, utilizado por algumas das maiores companhias aéreas e empresas industriais do mundo. A AG5 permite um mapeamento detalhado de competências, incluindo competências relacionadas com a segurança e a regulamentação, e permite aos líderes pesquisar facilmente competências na base de dados de colaboradores para identificar pessoas na organização que sejam adequadas. 
• MuchSkills - Uma plataforma de gestão de talentos que permite visualizar as competências individuais e das equipas, além de disponibilizar uma pesquisa simples para identificar quem na sua organização possui as competências que procura. Com alguns cliques, pode ver todas as pessoas da sua organização que têm competências numa tecnologia específica, numa área regulamentar, num comportamento de contacto com o cliente, etc.
• iMocha - Uma ferramenta de avaliação baseada em IA que ajuda as organizações a compreender os pontos fortes e fracos dos seus colaboradores, de modo a identificar oportunidades de mobilidade interna e de maior desenvolvimento dos colaboradores.
• Skills Base - Software de mapeamento de competências visual que ajuda as equipas a compreender, avaliar e agir com base nos dados de competências. A Skills Base é uma das ferramentas de mapeamento de competências mais completas do mercado e compreende diretamente o desenvolvimento de talentos em relação aos mapas de competências, às lacunas de competências e ao planeamento de sucessão.
• TalentGuard - Uma ferramenta de gestão do desempenho e avaliação de competências que ajuda as equipas de RH a envolver os colaboradores através de oportunidades de aprendizagem, incluindo orientação, formação e conteúdos a pedido. 
• Cognology - Um sistema de gestão de competências que ajuda a compreender a força de trabalho atual e a identificar candidatos externos para colmatar lacunas de competências. A Cognology inclui avaliações de competências, acompanhamento e relatórios. 
• SoftExpert - Um software de gestão do desenvolvimento humano, autodescrito como tal, que permite o mapeamento de competências, a análise de lacunas e planos de desenvolvimento de talentos para apoiar o crescimento dos colaboradores e o planeamento de sucessão alinhado com os objetivos da empresa. 
• Augmentir - Não é uma ferramenta especializada exclusivamente em mapeamento e gestão de competências, mas pode alcançar esses objetivos através de um dos seus muitos módulos. A Augmentir permite mapear e gerir competências; no entanto, tanto quanto consigo perceber, foi criada a pensar em funções de produção e operações físicas, incluindo mapeamentos de competências relacionadas com a segurança e o controlo de processos! 
• Kahuna - Software de gestão de competências que inclui uma matriz visual de equipa, mapeando as competências para cada pessoa e destacando lacunas e oportunidades de desenvolvimento com apenas alguns cliques. A Kahuna é utilizada por algumas das maiores organizações a nível mundial e suporta diferentes funções, visualizações e funcionalidades para equipas de RH, supervisores e líderes

Cada uma destas opções de software é uma provável candidata para organizações que pretendam mapear, criar matrizes e visualizar as competências necessárias em toda a organização. 

Encontrar a ferramenta de software certa para a tarefa é um processo muito pessoal, que começa pelos objetivos da iniciativa definidos pela organização. 

Antes de explorar o software, certifique-se de que você e a sua equipa estão alinhados quanto às razões pelas quais pretendem experimentar o mapeamento de competências e aos resultados que esperam obter ao utilizar uma solução tecnológica de mapeamento de competências para apoiar o desenvolvimento de talentos. 

Além disso, verifique novamente se o seu sistema de aquisição de talento possui funcionalidades de mapeamento de competências, uma vez que algumas das plataformas mais avançadas as disponibilizam frequentemente.

Vamos traçar o mapa! 

Dedicar tempo ao envolvimento no mapeamento de competências ajuda a descobrir o caminho para um crescimento sustentável nas organizações e trará benefícios a longo prazo, porque saberá que talentos e competências possui e que talentos e competências terá de adquirir no futuro. 

Isto ajudá-lo-á a desenvolver as competências dos membros da equipa e também verá aumentos no envolvimento e na produtividade.