Terminar o vínculo laboral de alguém nunca é fácil. Como alguém que já teve de despedir funcionários, sei que é uma das responsabilidades mais difíceis, emocionais e stressantes que os líderes e os proprietários de pequenas empresas podem ter. Dependendo das circunstâncias, também pode ser uma situação complexa.
Tomar estas medidas adequadas ao despedir alguém criará o melhor resultado possível para si enquanto empregador, permitindo simultaneamente que o funcionário sinta que foi tratado com respeito e que saia com algum nível de dignidade.
Razões para despedir alguém
Quando terminamos o vínculo laboral de alguém, temos de nos lembrar do impacto que isso pode ter nessa pessoa, na sua família e nos membros da equipa que ficam.
Também existem questões legais e éticas a considerar. Por este motivo, documente tudo.
Desempenho consistentemente fraco
Quando um funcionário não consegue cumprir consistentemente os padrões de desempenho da empresa, apesar de ter recebido formação e apoio adequados, o despedimento pode ser necessário.
A incapacidade ou falta de vontade para se adaptar a mudanças significativas no local de trabalho, como novas tecnologias, processos ou uma reestruturação organizacional, pode dificultar o progresso e a evolução da empresa.
Violação da política da empresa ou do código de conduta
Envolver-se em comportamentos que violam as políticas organizacionais ou os códigos de conduta, como assédio, violência, discriminação ou furto, pode constituir motivo para despedimento. Isto contribui para manter um ambiente de trabalho seguro e respeitador.
Atividades ilegais ou violações éticas
O envolvimento em atividades ilegais ou em violações éticas graves, como fraude, apropriação indevida de fundos ou quebra de confidencialidade, pode ser suficientemente grave para justificar o despedimento.
Razões para não despedir alguém
Antes de tomar a decisão muito real de terminar o vínculo laboral de alguém, considere se é algo que pode ser corrigido primeiro.
Desempenho temporariamente abaixo do esperado
Se um funcionário que anteriormente tinha um bom desempenho estiver a passar por uma quebra de desempenho, não tome simplesmente a decisão de o despedir.
Pode estar a enfrentar desafios pessoais ou talvez não tenha claras as suas funções e responsabilidades. Talvez uma simples conversa seja suficiente.
Oferecer apoio, talvez sob a forma de um plano de melhoria do desempenho, de uma função diferente ou até de uma licença, antes do despedimento, promoverá a lealdade e a produtividade a longo prazo.
Como terminar corretamente o vínculo laboral de alguém
Siga estas boas práticas para garantir que o processo seja tão pouco doloroso quanto possível para a pessoa e para a equipa em geral.
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Obrigação n.º 1: Evite usar a palavra “despedido”
Apesar do título deste artigo, não gosto de usar as palavras “despedido” ou “desvinculado” quando falo sobre terminar o vínculo laboral de alguém.
Embora recebam uma classificação elevada em termos de clareza, são duras e demonstram falta de respeito e empatia para com as pessoas afetadas.
Por outro lado, se for demasiado vago, existe a possibilidade de o funcionário ficar a perguntar-se qual é exatamente o seu estado laboral.
Por exemplo, um “despedimento coletivo” ocorre, na realidade, quando não existe trabalho suficiente para o funcionário naquele momento, mas este continua efetivamente empregado pela empresa.
“Deixar sair” faz parecer que foi decisão do funcionário sair e que o empregador simplesmente… o deixou sair?
Prefiro dizer que o vínculo laboral de alguém “terminou”, o que é claro, mas não tão desagradável como “desvinculado”.
Obrigação n.º 2: Tenha a certeza de que despedir é a MELHOR opção
Existem muitas razões válidas que o podem ter trazido até este ponto, quer se trate de um desempenho consistentemente fraco, de uma falta de alinhamento com a visão e os valores da organização, ou simplesmente de a pessoa não ter o perfil adequado para trabalhar consigo ou com a sua equipa.
Seja qual for a razão, nestes casos, não se esqueça de colocar a si próprio algumas das seguintes perguntas antes de avançar para o despedimento de alguém:
- Dediquei um esforço razoável a corrigir um desempenho insuficiente?
- Implementei um plano de melhoria do desempenho?
- Realizei regularmente avaliações de desempenho e reuniões individuais?
- Existe outra posição dentro da organização para a qual essa pessoa possa estar mais adequada?
- Confirmei as minhas observações com outros membros da equipa e gestores?
- Isto será uma surpresa completa para este colaborador e para os seus colegas?
Naturalmente, quando estão em causa problemas mais graves ou até ilegais, como fraude, roubo, assédio sexual ou violência, a decisão de terminar o vínculo laboral de alguém pode ser muito mais fácil.
Obrigação n.º 3: Ponha os pontos nos is e cumpra todas as formalidades legais
Depois de decidir terminar o vínculo laboral, deve estar ciente das seguintes questões legais e relacionadas com as políticas aplicáveis ao despedimento de alguém:
- Políticas de despedimento da empresa, quer estejam escritas num manual do colaborador, quer correspondam simplesmente a práticas comuns da empresa;
- Contratos de trabalho, que regulam contratualmente a relação entre empregador e colaborador e incluem frequentemente cláusulas de cessação;
- Direitos humanos fundamentais que protegem as pessoas contra situações como a discriminação, por exemplo a Lei dos Direitos Civis dos EUA e a Lei Canadiana dos Direitos Humanos;
- Legislação laboral, quer seja estatal, provincial (por exemplo, a Lei das Normas Laborais da Colúmbia Britânica) ou federal (por exemplo, o Código do Trabalho do Canadá ou a Lei WARN nos EUA)
- Práticas de direito consuetudinário que, segundo o Departamento da Justiça do Canadá, são “leis que não estão escritas em legislação, mas que evoluíram para um sistema de regras baseado em precedentes.”
Os responsáveis pelos recursos humanos ou um advogado especializado em direito laboral ajudarão a evitar armadilhas comuns relacionadas com questões legais, como períodos experimentais, emprego sem garantia de permanência e cessação com ou sem justa causa. Também podem responder a perguntas comuns, como:
- Quanto aviso prévio ou indemnização por despedimento devo dar?
- O aviso prévio ou a indemnização por despedimento dependem do motivo?
- Posso despedir um colaborador por qualquer motivo e a qualquer momento?
- Posso simplesmente despromover um colaborador ou reduzir o seu salário e esperar que se despeça?
Por exemplo, na Colúmbia Britânica, os colaboradores são despedidos mais frequentemente “sem justa causa”, o que significa que o seu vínculo laboral pode ser terminado sem indicação do motivo do despedimento.
No entanto, se o colaborador já tiver ultrapassado o período experimental, terá direito a alguma forma de aviso prévio ou indemnização. Estes despedimentos são diferentes daqueles “com justa causa”, que estão normalmente associados a violações claras, flagrantes e graves das leis da sociedade ou das políticas da empresa.
Obrigação n.º 4: Redija a carta de despedimento
Depois de tomar a decisão de despedir alguém e de consultar os recursos humanos ou o seu advogado especializado em direito laboral, é necessário realizar várias atividades antes da reunião de despedimento.
Estas tarefas devem ser realizadas de forma discreta e confidencial, e as únicas outras pessoas que têm de estar envolvidas ou informadas são o responsável pelos RH, o seu gestor e o responsável pelas TI.
A carta de despedimento é uma versão escrita das mensagens que comunicará durante a reunião de despedimento e é entregue ao colaborador durante essa reunião.
A carta apresenta apenas factos e não inclui quaisquer motivos subjacentes à cessação. É educada, respeitosa e concisa, e contém as seguintes informações:
- Data efetiva da cessação;
- Se a cessação foi com ou sem justa causa;
- Detalhes do pacote de indemnização (remuneração, benefícios, seguro de saúde, opções sobre ações, etc.);
- Benefícios decorrentes da cessação a que o trabalhador possa ter direito, por exemplo, aconselhamento profissional;
- Informações posteriores à relação laboral, por exemplo, o Certificado de Trabalho oficial e a devolução de bens da empresa; e
- Nome e informações de contacto para quaisquer questões.
- Despedida cordial, desejando sinceramente boa sorte ao trabalhador nos seus futuros projetos.
NOTA: Em alguns casos em que é oferecida uma indemnização adicional, pode solicitar, em contrapartida, que o trabalhador assine uma declaração de quitação até determinada data (frequentemente no prazo de uma semana).
Tarefa essencial n.º 5: Preparar a comunicação para a equipa
Pode ser um choque para os colegas verem um trabalhador sair, especialmente se não tivessem conhecimento do seu desempenho ou de outros problemas.
Prepare uma comunicação por e-mail para enviar ao resto da sua equipa e/ou organização (se for uma empresa mais pequena) imediatamente após a reunião de cessação.
Certifique-se também de falar pessoalmente com as pessoas que são mais afetadas pela saída do trabalhador, quer porque eram amigas, trabalhavam em estreita colaboração ou vão subitamente assumir mais trabalho e responsabilidades. A forma como gere esta comunicação será importante para reconstruir a confiança após o despedimento junto das pessoas afetadas.
Em todas as conversas por e-mail e presenciais, lembre-se de respeitar o seu antigo trabalhador, evitar quaisquer comentários depreciativos e não partilhar os motivos subjacentes à sua decisão.
Pode ser um choque para os colegas verem um trabalhador sair, especialmente se não tivessem conhecimento do seu desempenho ou de outros problemas.
Prepare uma comunicação por e-mail para enviar ao resto da sua equipa e/ou organização (se for uma empresa mais pequena) imediatamente após a reunião de cessação.
Certifique-se também de falar pessoalmente com as pessoas que são mais afetadas pela saída do trabalhador, quer porque eram amigas, trabalhavam em estreita colaboração ou vão subitamente assumir mais trabalho e responsabilidades.
Em todas as conversas por e-mail e presenciais, lembre-se de respeitar o seu antigo trabalhador, evitar quaisquer comentários depreciativos e não partilhar os motivos subjacentes à sua decisão.
Tarefa essencial n.º 6: Preparar um plano de transição para a equipa
Sempre que um trabalhador sai, voluntária ou involuntariamente, há muitas atividades necessárias de saída da empresa.
No entanto, quando alguém é despedido, muitas destas atividades podem ter de ser organizadas discretamente.
Algumas destas atividades incluem:
- Contactar os clientes ou fornecedores afetados.
- Transferir responsabilidades para outros membros da equipa.
- Desativar o acesso às instalações, à rede e a outros sistemas informáticos.
Em alguns casos, pode também querer considerar envolver ou contratar pessoal de segurança para ajudar a acompanhar o trabalhador despedido para fora das instalações.
Só recomendo esta medida nos casos em que receia que o trabalhador possa reagir de forma agressiva ou violenta, ou se existir um risco significativo de furto ou danos nos bens da empresa.
Tarefa essencial n.º 7: Escolher a hora e o local certos (e ter uma testemunha)
Prepare uma reunião de cessação tranquila, escolhendo o local, o dia e a hora adequados. Eis algumas boas práticas que aprendi ao longo dos anos:
Garantir privacidade e silêncio
Utilize uma sala de reuniões que não tenha janelas ou que tenha estores ou cortinas. Evite locais públicos, como restaurantes, e não utilize o seu gabinete, para evitar interrupções por parte da equipa.
Evitar as sextas-feiras
Ser despedido pode ser traumatizante, e os recursos de apoio, como conselheiros e terapeutas, normalmente não trabalham aos fins de semana. Além disso, evitar as sextas-feiras garante que você ou o responsável pelos recursos humanos estarão disponíveis no dia seguinte caso o trabalhador tenha alguma questão.
Evitar períodos de férias
A menos que exista um elemento urgente relacionado com a cessação, não ponha termo ao contrato de alguém imediatamente antes de essa pessoa partir, por exemplo, para umas férias de uma semana.
Escolher uma hora mais tranquila do dia
Tente marcar a reunião de despedimento para uma altura em que haja menos pessoas por perto. Por exemplo, se o funcionário costuma estar no escritório de manhã cedo, antes de todos os colegas de trabalho, tente realizar a reunião nessa altura.
Reúna-se presencialmente
Ser despedido pode ser um acontecimento traumático na vida, por isso evite fazê-lo por e-mail, mensagem de texto ou telefone e faça-o presencialmente.
Se trabalha num local de trabalho híbrido, tente realizar a reunião presencialmente num dia em que saiba que a pessoa está no escritório. Se trabalha num local de trabalho totalmente remoto, faça-o virtualmente (a pessoa achará estranho ser chamada ao escritório para uma “reunião especial”).
Tenha uma testemunha presente
É importante ter outra pessoa na sala para minimizar quaisquer discussões jurídicas sobre o que foi, ou não foi, dito.
Geralmente, deverá ser alguém dos recursos humanos, mas, se trabalhar numa empresa mais pequena, poderá ter de ser um assistente administrativo ou outro membro da equipa em quem confie.
Obrigação n.º 8: Pratique, pratique, pratique
Despedir alguém pode ser uma experiência angustiante, especialmente se for a sua primeira vez.
O resultado da reunião de despedimento será fortemente influenciado pela forma como você e o seu responsável de recursos humanos se comportarem, por isso prepare um guião, simule a situação e pratique. Dito isto, é importante estar preparado para tudo, incluindo a possibilidade de o seu guião descarrilar.
Pode esperar todo o tipo de emoções por parte do funcionário despedido. Já presenciei surpresa e choque, mesmo em casos em que tinha comunicado claramente o fraco desempenho anteriormente e avisado o funcionário de que o seu emprego estava em risco.
Já vi pessoas zangarem-se, chorarem, tentarem negociar ou simplesmente ficarem sentadas, impassíveis e sem falar. No entanto, se você e o seu representante de RH praticarem os vossos papéis e mantiverem a reunião em andamento, tudo correrá bem.
Obrigação n.º 9: Dê a má notícia de forma rápida e respeitosa
Chegou o momento de pôr os seus planos, preparação e prática em ação. Segue-se uma série de passos que utilizei no passado em reuniões de despedimento. Tenha, no entanto, em mente que cada organização e situação são únicas, por isso faça as alterações que considerar adequadas.
Passo 1: Acompanhe o funcionário até à sala de reuniões
Este pode ser frequentemente um passo difícil e desconfortável por algumas razões.
Em primeiro lugar, a reunião não foi agendada no calendário do funcionário, por isso espera que ele esteja por perto e não tenha saído para tomar café ou fazer outra coisa. Por vezes, terá simplesmente de esperar pelo seu regresso.
Quando o encontrar, dirá algo semelhante ao seguinte:
“[Nome do funcionário], preciso que me acompanhe a uma reunião rápida na sala de reuniões.”
Nesta altura, a pessoa poderá suspeitar de que está prestes a ser despedida e começar a fazer-lhe perguntas. Limite-se a repetir: “Falamos quando estivermos na sala de reuniões.”
Passo 2: Vá direto ao assunto e evite conversa fiada
Assim que o funcionário vir o seu responsável de recursos humanos na sala, com uma expressão séria, suspeitará de que se passa alguma coisa.
Sente-se o mais rapidamente possível, evite conversa fiada ou conversa de circunstância e vá direto ao assunto, com gentileza mas firmeza. Eis um exemplo de guião para despedir alguém sem justa causa:
“[Nome do funcionário], estou aqui para o informar de que vamos terminar o seu contrato de trabalho, sem justa causa, com efeitos a partir de hoje. [Nome do responsável de RH] está aqui para o acompanhar nos próximos passos, explicar-lhe questões como a indemnização e os benefícios e fornecer-lhe alguns recursos para o ajudar na transição para o seu próximo emprego. [Nome do funcionário], desejo-lhe muito sucesso no futuro. Cuide-se e boa sorte.”
Nesta altura, idealmente, poderá levantar-se e sair da sala. No entanto, o seu antigo funcionário poderá começar a fazer perguntas, tentar negociar ou ficar zangado e acusá-lo. Limite-se a repetir o seguinte:
‘[Nome do funcionário], forneci-lhe toda a informação que podia. Nesta altura, recomendo que deixe [Nome do responsável de RH] explicar-lhe tudo, para que se possa concentrar em olhar para o futuro e no que se segue para si. Cuide-se e boa sorte.”
Passo 3: Encerre a reunião
Se tiver um representante de RH, será frequentemente essa pessoa a tratar desta parte. Caso contrário, poderá caber-lhe a si. Há alguns aspetos a tratar depois de dar a má notícia:
- Documentação: entregue-lhes a carta de cessação, a carta de exoneração (se aplicável) e a declaração de emprego, e explique-lhes os detalhes e o que significam.
- Indemnização por cessação: se tiverem sido despedidos sem justa causa e tiverem direito a um período de aviso prévio, explique como funciona, o que acontece ao seguro de saúde e aos benefícios, etc.
- Segurança e propriedade: recolha quaisquer cartões de acesso, porta-chaves eletrónicos, telemóveis, computadores portáteis, etc., que lhes permitam aceder às instalações ou à rede.
Passo 4: Acompanhe o trabalhador até à saída
O seu representante de RH pode acompanhar o trabalhador até à sua secretária para recolher quaisquer objetos pessoais, chaves do carro, etc.
Se, no entanto, tiver acumulado 20 anos de objetos, recomendo agendar um horário fora do período de trabalho para lhe permitir recolhê-los. Poderá tentar conversar com os colegas, mas é melhor limitar essas conversas dizendo:
“[Nome do trabalhador], precisamos que recolha as suas coisas e saia, mas, por favor, sinta-se à vontade para contactar as pessoas depois de chegar a casa.”
Por fim, acompanhe o trabalhador até à saída do escritório ou do edifício, mas certifique-se de que se encontra num estado que lhe permita chegar a casa em segurança. Se estiver perturbado, por exemplo, ofereça-se para chamar um táxi para o levar a casa.
Obrigação n.º 10: Execute os seus planos pós-cessação
Lembra-se de todo o trabalho que fez para preparar a comunicação à equipa, elaborar os seus planos de transição e deixar o departamento de TI preparado para bloquear o acesso do trabalhador à rede?
Pois bem, imediatamente depois de o trabalhador sair do edifício, é altura de executar esses planos.
Como provavelmente reparou, embora a reunião de cessação seja importante, grande parte do trabalho consiste no planeamento e na preparação. Ao realizar antecipadamente o trabalho necessário, maximiza as suas probabilidades de garantir uma transição tranquila do trabalhador para fora da organização.
Demitir alguém é uma parte infeliz da experiência do trabalhador
Ao longo de todo o processo de despedimento de alguém, lembre-se de que os trabalhadores que ficam observarão atentamente a forma como lidou com a situação.
Foi empático e respeitador ou depreciativo e irrefletido?
Foi uma grande surpresa para todos, incluindo o trabalhador despedido, ou todos viram que fez todos os possíveis para evitar tomar uma medida tão drástica?
A forma como se comporta durante estas situações stressantes pode fortalecer ou destruir a sua relação com a equipa e afetar a experiência geral do trabalhador.
O software de experiência do trabalhador ajuda em tarefas como a comunicação, o apoio, a gestão do desempenho e a definição de objetivos.
Ajuda a evitar situações infelizes, como a cessação do vínculo laboral de alguém, e a melhorar o envolvimento, a retenção e o desempenho.
Principais conclusões
- Considere primeiro as alternativas e o impacto: antes de decidir despedir um trabalhador, explore todas as medidas corretivas possíveis, como planos de melhoria do desempenho.
- Preparação jurídica e ética: assegure o cumprimento das normas jurídicas e éticas documentando minuciosamente o processo, consultando profissionais de RH ou advogados e redigindo uma carta de cessação respeitosa e factual.
- Comunicação e conduta eficazes: conduza o processo de cessação com empatia e respeito, escolhendo uma linguagem e um momento adequados e preparando-se para várias reações. Após a cessação, comunique eficazmente com a equipa e faça uma gestão tranquila da transição para manter um ambiente de trabalho positivo.
Junte-se à comunidade People Managing People
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