6 integrações de SIRH que utilizo para simplificar o trabalho de RH

HRMS integra o seu sistema de gestão de recursos humanos com outras aplicações empresariais para manter consistentes as informações dos colaboradores ao longo do recrutamento, processamento salarial, benefícios, gestão da força de trabalho e outros processos de RH.

A chave está em determinar qual sistema é responsável por cada registo de colaborador, que informações precisam de ser transferidas entre plataformas e quando devem ocorrer as atualizações. Uma integração mal configurada pode criar registos duplicados, perfis de colaboradores desatualizados e discrepâncias no processamento salarial.

Este guia aborda seis integrações comuns de HRMS, os dados dos colaboradores que estas trocam e como avaliar ligações que apoiem os seus fluxos de trabalho de RH.

Porquê integrar o HRMS?

O seu HRMS serve frequentemente como fonte central de informação dos colaboradores, mas os sistemas de processamento salarial, recrutamento, benefícios e gestão da força de trabalho também precisam de aceder a esses dados. A integração destas plataformas ajuda a garantir que os registos dos colaboradores se mantêm consistentes ao longo de todo o ciclo de vida do colaborador.

Os principais benefícios da integração do HRMS incluem:

• Registos consistentes dos colaboradores: Sincronize perfis de colaboradores, cargos, departamentos e estados profissionais entre os sistemas ligados.
• Menos atualizações manuais: Reduza a introdução repetitiva de dados quando os colaboradores entram na organização, mudam de função, atualizam os seus dados pessoais ou saem da organização.
• Dados de processamento salarial e benefícios mais rigorosos: Transfira as informações relevantes sobre remuneração, elegibilidade e situação profissional para os sistemas responsáveis pelo processamento de pagamentos e pela gestão de benefícios.
• Melhor gestão do ciclo de vida dos colaboradores: Ligue os fluxos de trabalho de recrutamento, integração, gestão de desempenho e saída da organização utilizando informações partilhadas dos colaboradores.
• Melhor governação de dados: Defina qual plataforma é responsável por cada campo de dados, controle o acesso às informações e mantenha registos das alterações entre sistemas.

O valor resulta da configuração destas ligações em torno dos seus processos de RH existentes, e não simplesmente da ligação do maior número possível de aplicações.

Integrações mais comuns para HRMS

Explorar as opções de integração ajuda-o a ligar o seu HRMS às ferramentas que a sua equipa já utiliza. Comece por estas combinações comuns para identificar onde os dados partilhados dos colaboradores podem apoiar os seus fluxos de trabalho.

Software de processamento salarial

Ligar o seu HRMS ao software de processamento salarial é a integração que eu priorizaria acima de todas as outras. Quando estes dois sistemas partilham dados, as alterações aos registos dos colaboradores—novas contratações, cessações, ajustes salariais, alterações de horas—passam diretamente para o processamento salarial sem que alguém tenha de as introduzir novamente manualmente.

Não é uma questão menor. Os erros no processamento salarial são alguns dos erros mais prejudiciais que uma equipa de RH pode cometer, e a maioria começa com o tratamento manual de dados.

Ferramentas como a ADP e a Gusto disponibilizam integrações com várias plataformas de HRMS, permitindo sincronizar entre sistemas as informações suportadas sobre remuneração, impostos e benefícios.

Dependendo da integração, os dados de novos colaboradores e as alterações ao estado profissional podem ser transferidos automaticamente para o processamento salarial, reduzindo a introdução manual e mantendo, ainda assim, a necessidade de uma verificação adequada.

Sem esta integração, alguém da sua equipa copia dados entre sistemas antes de cada processamento salarial. Isso é fastidioso e é também onde os valores são transpostos, os campos são ignorados e os problemas de conformidade se acumulam silenciosamente. Se a sua equipa reconcilia manualmente o processamento salarial a cada duas semanas, isso é um sinal de que esta ligação já devia estar implementada.

Eis os casos de utilização mais comuns que vale a pena ligar do software de processamento salarial ao seu HRMS:

• Configuração do processamento salarial de novos colaboradores: Quando suportado pela integração, os dados dos colaboradores, como a remuneração e as informações fiscais, podem ser transferidos do HRMS para o processamento salarial. As informações sensíveis, incluindo os dados de depósito direto, podem exigir uma recolha ou verificação separada.
• Sincronização de alterações salariais e de estado: As alterações à remuneração, as promoções ou o estado profissional podem ser sincronizados com o processamento salarial quando tal é suportado e corretamente configurado. As equipas devem verificar as datas de entrada em vigor e os calendários de sincronização para garantir que as atualizações aparecem no ciclo de processamento salarial pretendido.
• Transferência de dados de tempo e assiduidade: As integrações suportadas podem transferir para o processamento salarial as horas aprovadas, as horas extraordinárias e as informações sobre ausências. As equipas de RH e de processamento salarial devem ainda verificar os cálculos, as regras de pagamento e as exceções antes de processarem os pagamentos.
• Processamento de cessações: Quando um colaborador conclui o processo de saída no seu HRMS, o processamento salarial é notificado para emitir o pagamento final e interromper os pagamentos recorrentes. Já vi esta etapa em falta causar problemas de conformidade às equipas mais do que uma vez.
• Atualizações das deduções de benefícios: As alterações às opções de planos de saúde, contribuições para a reforma ou outras deduções são atualizadas no processamento salarial ao mesmo tempo que são registadas no HRMS, mantendo correta a remuneração líquida dos colaboradores em cada período.
• Apoio à entrega de declarações fiscais: O software de processamento salarial obtém dados de classificação e rendimentos do seu HRMS para gerar documentos fiscais rigorosos, reduzindo as trocas de informação necessárias quando os registos são compilados manualmente no momento da entrega.

Software de gestão de benefícios

Ligar um HRMS a um software de administração de benefícios ajuda a manter consistentes o processo de inscrição, a elegibilidade e as informações dos colaboradores em ambas as plataformas. Isto é particularmente útil quando os colaboradores entram na organização, alteram o seu estado profissional, selecionam benefícios ou deixam a organização.

Plataformas como a Employee Navigator e a Benefitfocus suportam fluxos de trabalho de administração de benefícios, embora as ligações disponíveis ao HRMS e as capacidades de sincronização variem consoante o fornecedor.

Eis os fluxos de trabalho de integração entre HRMS e administração de benefícios mais comuns:

• Atualizações da elegibilidade dos colaboradores: Partilhar o estado profissional, as datas de contratação e outras informações relevantes dos colaboradores utilizadas para determinar a elegibilidade para benefícios.
• Inscrição de novos colaboradores: Acionar fluxos de trabalho de inscrição em benefícios quando colaboradores elegíveis entram na organização.
• Alterações decorrentes de eventos de vida: Atualizar as informações relevantes dos colaboradores após eventos qualificáveis, como um casamento ou alterações na cobertura de dependentes.
• Coordenação das deduções de benefícios: Transferir as informações aprovadas sobre deduções para os sistemas de processamento salarial, de modo a assegurar o processamento correto dos pagamentos.
• Sincronização dos registos dos colaboradores: Manter consistentes os dados de contacto, as classificações profissionais e as informações aplicáveis sobre benefícios.
• Saída da organização e alterações da cobertura: Comunicar a cessação ou as alterações do estado profissional para apoiar a administração atempada dos benefícios e os processos aplicáveis de continuação da cobertura.

Sistemas de Gestão da Aprendizagem

Ligar o seu HRMS a um sistema de gestão da aprendizagem integra diretamente o desenvolvimento dos colaboradores no restante dos seus dados relativos às pessoas.

Quando estes sistemas partilham informações, as conclusões de cursos, as certificações e os requisitos de formação são atualizados automaticamente no registo de cada colaborador. Não tem de andar atrás de relatórios de conclusão nem de registar manualmente quem concluiu cada formação.

Ferramentas como a Docebo e a Cornerstone OnDemand integram-se com muitas plataformas HRMS para sincronizar dados de funções, etapas de integração e requisitos de formação em matéria de conformidade.

Quando um novo colaborador é criado no seu HRMS, o respetivo percurso de aprendizagem atribuído pode ser acionado automaticamente com base no cargo e no departamento. Quando alguém muda de função, os respetivos requisitos de formação são atualizados em conformidade.

Sem esta integração, os dados de aprendizagem tendem a ficar numa folha de cálculo ou num painel de administração separado que alguém dos RH atualiza manualmente. Isso funciona até que uma auditoria de conformidade lhe peça para provar que todos os colaboradores numa função regulamentada concluíram a formação obrigatória atempadamente — e os seus registos estejam desatualizados há três meses.

Eis os casos de utilização mais comuns que vale a pena ligar entre um sistema de gestão da aprendizagem e o seu HRMS:

• Percursos de aprendizagem automatizados para a integração: Quando um novo colaborador é criado no seu HRMS, os cursos atribuídos são acionados automaticamente com base no cargo e no departamento. Ninguém tem de o inscrever manualmente nem de acompanhar se iniciou a formação.
• Atualizações da formação após mudanças de função: Quando a posição de um colaborador muda no seu HRMS, os respetivos requisitos de formação são atualizados em conformidade. É fácil não detetar isto em processos manuais, e a lacuna tende a surgir durante as auditorias.
• Acompanhamento da formação em matéria de conformidade: Os dados de conclusão do seu LMS são sincronizados novamente com o registo de cada colaborador no HRMS, para que tenha sempre uma visão atualizada de quem cumpriu a formação obrigatória e de quem não a cumpriu.
• Gestão de certificações e credenciais: As certificações obtidas no seu LMS são preenchidas diretamente no seu HRMS, mantendo os dados sobre competências atualizados sem que alguém tenha de atualizar manualmente os perfis dos colaboradores após cada conclusão.
• Apoio à avaliação de desempenho: O histórico de aprendizagem do seu LMS é integrado nos dados de desempenho do seu HRMS, dando aos gestores uma visão mais completa da atividade de desenvolvimento quando se preparam para os ciclos de avaliação.
• Relatórios e preparação para auditorias: Quando as conclusões da formação estão num painel separado, os relatórios de conformidade exigem uma compilação manual. Com o LMS e o HRMS ligados, pode obter registos de formação precisos e com marca temporal sempre que necessário.

Sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS)

Ligar o seu HRMS a um sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) ajuda a transferir as informações dos candidatos para os registos dos colaboradores assim que alguém é contratado. Em vez de recriarem manualmente os perfis, as equipas de RH podem transferir os dados de contratação aprovados para os fluxos de trabalho de integração, mantendo informações consistentes em ambos os sistemas.

Plataformas como a Greenhouse e a Lever disponibilizam opções de integração com plataformas HRMS, embora os campos e fluxos de trabalho suportados dependam da ligação específica.

Eis os fluxos de trabalho de integração entre ATS e HRMS mais úteis:

• Conversão de candidato em funcionário: Transferir as informações suportadas do candidato e da contratação para o sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) depois de finalizada a decisão de contratação, reduzindo a introdução manual de dados ao criar registos de funcionários.
• Integração automatizada: Acionar tarefas de integração, recolha de documentos e criação do perfil do funcionário depois de uma oferta aceite.
• Exatidão dos dados dos funcionários: Reduzir registos duplicados e inconsistências entre as bases de dados de recrutamento e de recursos humanos.
• Sincronização do estado da contratação: Partilhar os marcos relevantes da contratação para que as equipas de recursos humanos saibam quando devem preparar os registos dos funcionários e as atividades de integração.
• Relatórios de recrutamento: Ligar as informações de contratação aos dados da força de trabalho para analisar os resultados do recrutamento e as tendências de contratação.
• Transferência segura de dados: Limitar as informações transferidas dos candidatos aos campos necessários para a administração da relação laboral e a integração.

Software de gestão de identidades e acessos

Ligar o seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) a software de gestão de identidades e acessos (IAM) ajuda a manter o acesso dos funcionários alinhado com as respetivas funções e situação profissional. Quando devidamente configuradas, estas integrações podem utilizar alterações nos perfis dos funcionários para acionar o aprovisionamento de contas, atualizações de permissões e remoção de acessos.

Ferramentas como a Okta e o Microsoft Entra ID suportam fluxos de trabalho de identidade que ligam os sistemas de recursos humanos a outros sistemas empresariais.

Isto reduz a administração manual de contas, reforça a segurança dos dados e ajuda os funcionários a aceder às ferramentas de que necessitam. No entanto, os tempos de sincronização e as ações suportadas dependem da integração.

Sem esta integração, o departamento de TI gere normalmente os acessos através de uma combinação de pedidos manuais e listas de verificação de saída. Esse processo depende de os recursos humanos notificarem o departamento de TI no momento certo, de o departamento de TI agir rapidamente e de ninguém deixar o pedido passar despercebido numa semana ocupada. Na minha experiência, as três coisas falham regularmente.

Eis os casos de utilização mais comuns que justificam ligar o software de gestão de identidades e acessos ao seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS):

• Aprovisionamento de contas para novos funcionários: Quando é criado um novo registo de funcionário no seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS), as respetivas contas e acessos aos sistemas são aprovisionados automaticamente com base na função e no departamento. Os funcionários têm o que precisam antes do primeiro dia, e não depois de uma semana de pedidos ao departamento de TI.
• Atualização das permissões após alteração de função: Quando o cargo ou o departamento de um funcionário muda no seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS), as respetivas permissões de acesso são atualizadas em conformidade. Sem esta ligação, os funcionários mantêm frequentemente o acesso a sistemas de que já não precisam — ou ficam sem acesso a sistemas de que precisam.
• Revogação do acesso após cessação: Quando o contrato de um funcionário termina no seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS), a integração pode acionar a desativação da conta em todos os sistemas ligados suportados. O momento depende da configuração da integração, do calendário de sincronização e das capacidades de aprovisionamento.
• Gestão de perfis de início de sessão único (SSO): Os dados de identidade dos funcionários no seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) mantêm os perfis de SSO exatos em todas as aplicações ligadas. Alterações de nome, atualizações de e-mail e transferências de departamento são propagadas automaticamente, em vez de criarem registos de utilizador incompatíveis.
• Aplicação do acesso com privilégios mínimos: Os dados do sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) sobre a função, a antiguidade e a estrutura da equipa alimentam as políticas de acesso da sua ferramenta IAM, para que os funcionários recebam apenas as permissões adequadas à sua posição atual — nada mais abrangente, nada que tenha sobrado de uma função anterior.
• Relatórios de auditoria e conformidade: Quando as alterações de acesso são acionadas diretamente por atualizações dos registos no sistema de gestão de recursos humanos (HRMS), ambos os sistemas mantêm um registo consistente, com marca temporal, de quem teve acesso a quê e quando. É muito mais fácil defender esse registo durante uma auditoria do que um histórico de pedidos manuais ao departamento de TI.

Software de gestão da força de trabalho

Ligar o seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) a software de gestão da força de trabalho é uma das integrações que mais rapidamente compensa nas operações do dia a dia. Quando estes sistemas partilham dados, o planeamento, a atribuição de turnos e o registo do tempo funcionam todos com base nos mesmos registos de funcionários.

Ferramentas como a UKG e a Deputy obtêm diretamente do seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) os dados relativos à função, ao departamento e à disponibilidade, para que os horários reflitam a sua força de trabalho real sem que ninguém tenha de cruzar manualmente dois sistemas.

Isto é especialmente importante para equipas que gerem trabalhadores por hora, rotações de turnos ou horários variáveis. Quando a situação profissional ou a função de um funcionário muda no seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS), a elegibilidade para horários e a imputação dos custos laborais são atualizadas automaticamente na ferramenta de gestão da força de trabalho.

Isso mantém baixa a sua exposição a riscos de conformidade e precisas as suas previsões de custos laborais.

Sem esta integração, a solução alternativa costuma ser uma exportação manual do seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) para a ferramenta de planeamento antes de cada ciclo de planeamento.

Já vi esse processo introduzir erros assim que o número de funcionários muda a meio do período — a data de entrada de alguém não é considerada, uma cessação não chega atempadamente ao horário e, de repente, está a pagar custos laborais que não refletem a sua organização real. É uma lacuna que se agrava rapidamente à medida que a sua equipa cresce.

Eis os casos de utilização mais comuns que justificam ligar o software de gestão da força de trabalho ao seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS):

• Sincronização dos dados dos colaboradores para o planeamento: Os dados sobre funções, departamentos e disponibilidade provenientes do seu HRMS entram diretamente na sua ferramenta de planeamento, para que os gestores criem turnos com base em registos precisos, sem terem de cruzar manualmente dois sistemas antes de cada ciclo de planeamento.
• Elegibilidade para o planeamento de novos colaboradores: Quando é criado um novo registo de colaborador no seu HRMS, o respetivo perfil aparece automaticamente na sua ferramenta de gestão da força de trabalho. O colaborador fica pronto para ser incluído no planeamento desde o primeiro dia, sem ter de ser adicionado manualmente após a conclusão da integração.
• Sincronização de alterações de estado e função: Quando a função ou o estado profissional de um colaborador muda no seu HRMS, a respetiva elegibilidade para o planeamento e atribuição dos custos de mão de obra são atualizadas em conformidade. Isto evita que o seu planeamento reflita uma estrutura da força de trabalho que já não existe.
• Desvinculação de colaboradores despedidos dos horários: Quando o estado de um colaborador muda para despedido no seu HRMS, as integrações compatíveis podem atualizar os respetivos perfis e removê-los dos horários ativos. O momento desta alteração depende das definições de sincronização, pelo que as equipas de RH devem confirmar se as alterações aos horários foram aplicadas.
• Monitorização das horas extraordinárias e da conformidade laboral: Os dados do HRMS sobre a classificação dos colaboradores, as horas contratadas e as regras laborais regionais alimentam a lógica de planeamento da sua ferramenta de gestão da força de trabalho, para que as atribuições de turnos se mantenham dentro dos limites de conformidade sem que os gestores tenham de verificar manualmente a elegibilidade em cada período.
• Precisão das previsões de mão de obra: Quando as alterações ao número de colaboradores são sincronizadas do seu HRMS com o software de gestão da força de trabalho, as previsões de mão de obra podem refletir informações mais atuais sobre o pessoal. A precisão depende da frequência de sincronização, da qualidade dos dados e da configuração das previsões.

Métodos comuns de integração

A maioria das integrações de HRMS funciona através de uma de três abordagens: conectores nativos integrados diretamente na plataforma, ligações baseadas em API configuradas com o apoio de programadores ou ferramentas de middleware, como o Zapier ou o Workato, que fazem a ligação entre sistemas sem código personalizado.

Na minha experiência, os conectores nativos são os mais fáceis de configurar e os menos suscetíveis a falhas, mas só funcionam se o seu HRMS e o sistema de destino forem compatíveis com os mesmos — o middleware colmata essa lacuna quando não são.

Conte com um esforço inicial de configuração, independentemente do método, e planeie a manutenção contínua sempre que um dos sistemas atualizar o respetivo esquema de dados ou os requisitos de autenticação.

Utilize esta tabela para comparar as vantagens e desvantagens dos três métodos de integração de HRMS mais comuns:

Como escolher as integrações certas para o seu HRMS

A escolha das integrações de HRMS começa pela compreensão das suas necessidades de planeamento da força de trabalho, dos sistemas empresariais existentes e dos fluxos de trabalho de gestão dos colaboradores.

Utilize esta tabela para avaliar a compatibilidade, a precisão dos dados, a segurança e os requisitos de manutenção antes de estabelecer uma ligação:

Melhores práticas para implementar integrações de HRMS

Siga estes passos para configurar integrações fiáveis com o HRMS e evitar erros nos dados dos colaboradores:

1. Dê prioridade aos fluxos de trabalho críticos de RH: Comece pelas integrações que suportam a exatidão do processamento salarial, a integração de novos colaboradores e a saída de colaboradores. Concentre-se nos processos em que os dados desligados criam o maior risco operacional ou de conformidade.
2. Mapeie os campos dos dados dos colaboradores: Documente qual sistema é responsável por cada campo, para onde a informação precisa de ser enviada e o que desencadeia uma atualização. Estabeleça regras para resolver registos em falta, duplicados ou contraditórios.
3. Configure ligações seguras: Utilize conectores nativos suportados ou APIs sempre que for prático. Aplique autenticação, encriptação e permissões baseadas em funções adequadas para proteger as informações sensíveis dos colaboradores.
4. Teste cenários do ciclo de vida dos colaboradores: Valide novas contratações, alterações salariais, transferências de departamento, atualizações de benefícios e cessações antes do lançamento. Verifique se os dados chegam aos sistemas corretos e se as transferências falhadas geram alertas.
5. Monitorize e mantenha as integrações: Designe um responsável pelas integrações, reveja os erros de sincronização e estabeleça procedimentos para resolver falhas. Volte a testar os fluxos de trabalho críticos sempre que os sistemas ligados alterarem as respetivas APIs, campos ou requisitos de autenticação.

Está pronto para tirar partido do seu HRMS?

Depois de mapear as suas integrações, o passo seguinte é uma implementação organizada — e isso requer mais planeamento do que a maioria das equipas espera.

O nosso guia de implementação de software de RH acompanha-o em todas as fases, desde a migração de dados e a definição das funções da equipa até aos testes e ao lançamento, para que esteja preparado para uma adoção que realmente se mantenha.