Nos meus mais de 10 anos como generalista de RH, conduzi muitas investigações no local de trabalho e aprendi algumas lições valiosas sobre como realizá-las corretamente.
Neste artigo, discutiremos por que razão pode ser necessária uma investigação, os principais componentes de uma investigação bem-sucedida e, em seguida, um guia passo a passo para realizar uma investigação de RH.
Quando poderá ser necessário realizar uma investigação de RH?
Existem várias razões pelas quais pode ser necessário realizar uma investigação interna numa organização. Vejamos algumas razões comuns que os profissionais de RH costumam encontrar.
- Queixas de trabalhadores, tais como assédio, discriminação, bullying ou infrações menores. Neste caso, é normalmente iniciada uma investigação de RH com base na queixa, para recolher factos, avaliar a situação e determinar o curso de ação adequado.
- Suspeita de que um trabalhador violou as políticas da empresa, por exemplo, ao adotar comportamentos pouco éticos, violar a confidencialidade ou infringir os protocolos de segurança. Deve ser iniciada uma investigação de RH para ajudar a apurar os factos e tomar as medidas disciplinares adequadas.
- Alegações de infrações graves, incluindo fraude, apropriação indevida, furto ou quaisquer outras atividades ilegais dentro da organização. Isto garante um processo justo e imparcial para determinar a verdade e resolver quaisquer violações legais ou éticas.
- Nos casos em que surgem conflitos entre trabalhadores ou departamentos, uma investigação de RH pode ajudar a revelar os problemas subjacentes, recolher informações relevantes e facilitar uma resolução que possa melhorar as relações entre os trabalhadores.
- Para garantir o cumprimento das obrigações legais e regulamentares. Por exemplo, pode ser necessária uma investigação de RH para abordar potenciais violações da legislação laboral, dos regulamentos de segurança no local de trabalho ou de normas específicas do setor.
- Em situações em que o desempenho de um trabalhador fica consistentemente aquém das expectativas, pode ser realizada uma investigação de RH para identificar quaisquer problemas subjacentes, prestar apoio ou formação, se necessário, e determinar a medida adequada, como planos de melhoria do desempenho.
O que é necessário para que uma investigação de RH seja bem-sucedida?
Se consultar durante tempo suficiente uma discussão de RH no Reddit, encontrará muitas histórias sobre como estas investigações correm mal, mas não tantas sobre como realizá-las corretamente. Ao longo dos anos, aprendi que qualquer investigação deve ser:
Oportuna
Responda rapidamente a todas as queixas, mas dedique o tempo necessário para exercer a devida diligência e realizar uma investigação completa e confidencial (falaremos mais sobre isso adiante).
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Justa e objetiva
Trate todas as partes com respeito e dignidade. Não tire conclusões antecipadas sobre o resultado de uma investigação antes de entrevistar todas as partes e analisar todos os documentos relevantes.
Isto garantirá que o resultado e quaisquer medidas tomadas com base na investigação sejam justos e objetivos.
Imparcial
Evite expressar opiniões ao realizar entrevistas e concentre-se em apurar os factos. Mantenha as entrevistas da investigação sérias e profissionais, permanecendo calmo e no controlo durante toda a entrevista. É provável que tenha opiniões sobre o assunto, mas é importante manter-se imparcial.
Organizada
Prepare-se para a investigação criando um plano de trabalho e um conjunto de perguntas que precisam de ser respondidas pelas várias partes.
No entanto, certifique-se de que deixa alguma flexibilidade no seu plano de trabalho à medida que obtém uma compreensão mais aprofundada dos factos durante a investigação.
Utilizar software de gestão de casos é uma forma simples de se manter organizado durante e após as investigações. Se não tiver essa ferramenta disponível, organizar os casos em pastas individuais numa unidade de rede com acesso restrito também funciona bem.
Bem documentada
Documente o conteúdo das entrevistas e registe especificamente o que a pessoa entrevistada diz, utilizando citações diretas sempre que possível.
É preferível que os depoimentos das testemunhas sejam escritos ou narrados pelas próprias partes, utilizando as suas próprias palavras, além das suas notas da entrevista.
Documente também quaisquer provas adicionais que lhe sejam apresentadas pelas partes que entrevistar e registe quem as apresentou e quando.
Mais uma vez, este não é o momento para declarar as suas interpretações, crenças ou suposições pessoais; atenha-se aos factos!
Passo a passo para realizar uma investigação de RH
Antes de iniciar o processo de investigação de RH, deve ser determinado quem a irá conduzir.
Embora trate da maioria das investigações no meu local de trabalho, o Diretor de RH trata das investigações que envolvem qualquer pessoa com o nível de vice-presidente ou superior. E, se o assunto envolver algum membro da equipa de RH, o nosso diretor jurídico conduzirá a investigação.
Lembre-se de que o processo de condução de uma investigação pode variar consoante as circunstâncias específicas e as políticas da sua organização, e poderá ser necessário procurar orientação jurídica durante o processo de investigação.
Vamos explorar uma estrutura que pode utilizar para conduzir investigações no seu local de trabalho.
Primeiro passo - Reunir-se com a pessoa que apresenta a preocupação
Reúna-se com a pessoa que apresenta as preocupações para discutir o assunto; essa pessoa pode ou não ser diretamente afetada pela questão em causa. Terá de obter informações sobre quem, o quê, onde, quando, porquê e como relativamente ao assunto.
Obtenha o máximo de detalhes possível durante a sua entrevista. Faça perguntas abertas para incentivar a pessoa entrevistada a responder; tente evitar perguntas simples de sim/não.
Por exemplo:
- “Do seu ponto de vista, diga-me o que viu quando voltou do almoço nesse dia” em vez de “Viu este incidente acontecer?”.
- “Pode dizer-me o que ouviu nessa reunião?” em vez de “Ouviu-os discutir durante a reunião?”
Pergunte se existem testemunhas ou pessoas com conhecimento do incidente em discussão e qual a extensão dos seus conhecimentos (mais informações sobre isto no passo seguinte).
Da mesma forma, pergunte se existe alguma prova que possa esclarecer as alegações apresentadas, como e-mails, notas, gravações áudio/vídeo, mensagens de texto, etc.
Segundo passo - Reunir-se com as potenciais testemunhas
Reúna-se com as potenciais testemunhas identificadas no primeiro passo. Poderá também descobrir que surgem mais testemunhas à medida que conduz a sua investigação.
Ao preparar as perguntas para as testemunhas, pense em formas de as formular que minimizem ou eliminem a necessidade de revelar a fonte dos factos subjacentes às suas perguntas. Tenha em mente que, dependendo da natureza do assunto, tal poderá não ser possível.
Antes de entrevistar cada testemunha, explique a necessidade de respostas completas e honestas e recorde-lhe a política da sua empresa contra retaliações. Se for adequado, informe-a de que a investigação está em curso e solicite confidencialidade durante toda a investigação.
Recolha junto das testemunhas quaisquer provas que corroborem as suas declarações ou que estejam relacionadas com o assunto e aconselhe a pessoa entrevistada a contactá-lo se se lembrar ou tomar conhecimento de algo novo, ou se tiver novas preocupações, incluindo retaliação.
Terceiro passo - Reunir-se com o trabalhador acusado
Reúna-se com o trabalhador acusado. Tal como acontece com as perguntas que preparou para as testemunhas, deve minimizar a necessidade de revelar a fonte dos factos.
Com base nas suas entrevistas com o queixoso e as testemunhas, terá uma lista de perguntas às quais o acusado terá de responder. É importante manter-se objetivo e não expressar opiniões durante esta entrevista.
Recolha quaisquer provas que o acusado possa ter e que estejam relacionadas com o assunto. Poderá tratar-se da mesma documentação que recebeu de outras pessoas; no entanto, esta deverá ser igualmente recolhida.
Mais uma vez, explique a necessidade de uma cooperação total e recorde-lhe a política da sua empresa contra retaliações antes de iniciar a entrevista.
Quarto passo - Rever e analisar
Reveja e analise todas as informações recolhidas durante a investigação. Procure inconsistências, padrões ou provas adicionais que possam ajudar a chegar a uma conclusão justa e imparcial.
Elabore um relatório de investigação detalhado que documente as conclusões. Inclua um resumo da queixa ou do incidente, as entrevistas realizadas, as declarações escritas, todas as provas recolhidas e quaisquer conclusões alcançadas.
Com base nas conclusões da investigação, determine o procedimento adequado. Este poderá envolver ações corretivas ou medidas disciplinares, mediação, resolução de conflitos ou outras ações, dependendo da gravidade e da natureza da questão.
Quinto passo - Partilhar os resultados e as ações propostas
Partilhe primeiro os resultados e as medidas propostas com a liderança, conforme adequado. Forneça informações sobre as ações a realizar e quaisquer medidas de acompanhamento.
Em seguida, comunique a decisão final ao acusado e tome as medidas que determinou no passo 5 para corrigir a situação, conforme adequado.
Por fim, comunique os resultados da investigação ao queixoso, mas não partilhe quaisquer informações confidenciais, que poderão incluir o resultado e as medidas tomadas contra o acusado. Esta pode ser uma conversa difícil e deve ser conduzida de forma adequada.
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Sexto passo - Rever a eficácia
Reveja regularmente a eficácia de quaisquer medidas tomadas e acompanhe a situação para garantir que a questão foi devidamente resolvida.
Faça o acompanhamento junto das partes envolvidas, se necessário. Este é um passo crucial que é frequentemente ignorado e pode levar ao agravamento da questão ou até à criação de um incidente de retaliação.
Uma nota sobre retaliação
A retaliação é o fundamento alegado com maior frequência em casos de discriminação, de acordo com a EEOC.
Relembrar os participantes na investigação da política da sua empresa contra a retaliação é mencionado em várias das etapas acima. Todas as partes precisam de compreender que existe tolerância zero relativamente à retaliação no local de trabalho.
Uma investigação de RH atempada, imparcial e justa
É importante notar que as investigações de RH devem ser conduzidas com justiça, confidencialidade e cumprimento dos requisitos legais e das políticas da empresa. O principal objetivo é garantir um ambiente de trabalho seguro, inclusivo e conforme com a legislação, abordando simultaneamente quaisquer problemas que possam surgir.
Ao utilizar as etapas acima, a sua próxima investigação deverá ser atempada, imparcial e justa.
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Alguns recursos adicionais para o ajudar em questões relacionadas com as relações laborais:
