Conseguir implementar o HRMS corretamente à primeira tentativa evita que a sua equipa tenha de lidar com retrabalho dispendioso, baixas taxas de adoção e problemas com dados que comprometem tantas implementações. Os riscos são reais: um lançamento apressado ou mal planeado pode atrasar as operações de RH durante meses.
A abordagem em 10 fases apresentada neste artigo divide o processo em etapas fáceis de gerir, para que nada de crítico fique por tratar. Cada fase aborda diretamente os pontos em que as implementações tendem a correr mal — desde requisitos pouco claros e uma gestão inadequada da mudança até testes insuficientes e lançamentos apressados.
Roteiro de implementação de um HRMS num relance
A implementação de um HRMS é o processo de configurar e implementar um sistema de gestão de recursos humanos em toda a sua organização. Envolve configurar fluxos de trabalho, migrar dados dos colaboradores, integrar ferramentas existentes, testar o sistema e preparar os colaboradores para o utilizarem.
A implementação pode demorar entre várias semanas e vários meses, dependendo da dimensão da sua organização, da qualidade dos dados, dos requisitos de integração e dos recursos disponíveis.
Eis como as 10 fases de implementação se enquadram num lançamento típico:
| Etapa | Fases | Principais responsáveis |
| Planeamento | 1–2: Planeamento do projeto e requisitos | Direção de RH, TI e responsável pelo projeto |
| Configuração | 3–6: Preparação de dados, configuração, integrações e migração | Operações de RH, TI e fornecedor |
| Validação | 7–8: Testes pelos utilizadores, formação e gestão da mudança | Equipa de RH, processamento salarial e responsáveis de departamento |
| Lançamento & Suporte | 9–10: Entrada em produção, resolução de problemas e otimização | Responsável pelo sistema de RH, TI e suporte do fornecedor |
Defina marcos realistas com o seu fornecedor e as equipas internas, e reserve tempo adicional para corrigir dados, resolver problemas de integração e realizar testes antes do lançamento.
As 10 fases de implementação de um HRMS que sigo
Utilizo estas 10 fases de implementação de um HRMS para planear o lançamento, preparar os colaboradores e passar da seleção do sistema ao lançamento:
1. Planeamento do projeto e alinhamento das partes interessadas
Disponibilize à sua equipa de implementação um plano claro de gestão do projeto antes da reunião inicial com o fornecedor. Defina o âmbito, os marcos, as responsabilidades e as métricas de sucesso e, em seguida, separe os requisitos essenciais para o lançamento das melhorias posteriores, como as integrações faseadas com o processamento salarial.
Já vi equipas perderem semanas quando as decisões não são documentadas. Mantenha um registo partilhado de decisões para que RH, TI, finanças e o fornecedor possam acompanhar aprovações, alterações e problemas pendentes.
Antes da reunião inicial com o fornecedor, confirme estes detalhes de planeamento para que a sua equipa possa tomar decisões sem atrasar o lançamento:
- Crie um termo de abertura do projeto: Documente o âmbito, os objetivos, os marcos, os direitos de decisão e os critérios de lançamento num único ficheiro partilhado.
- Atribua responsabilidades claras: Utilize uma matriz de Responsável, Aprovador, Consultado e Informado (RACI) para identificar quem aprova, contribui, analisa e recebe atualizações relativamente a cada área de trabalho.
- Separe as necessidades do lançamento: Assinale cada requisito como essencial para o lançamento, adequado para uma fase posterior ou fora do âmbito do projeto.
- Defina resultados mensuráveis: Escolha métricas como a exatidão dos dados, a conclusão da formação, a adoção pelos colaboradores e os resultados do processamento salarial.
- Agende pontos de decisão: Marque reuniões recorrentes para a resolução de problemas, a análise de riscos, as atualizações do fornecedor e o encaminhamento para a direção.
- Mantenha um registo de decisões: Registe cada acordo, responsável, data e ação de acompanhamento para que a equipa tenha uma única referência fiável.
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2. Recolha de requisitos e mapeamento de processos
Fale com as pessoas que utilizam realmente os processos de RH diariamente — coordenadores de processamento salarial, recrutadores e responsáveis de equipa — e não apenas com a direção de RH. Estas pessoas irão identificar os casos específicos e as soluções alternativas que nunca chegam à documentação oficial, mas que irão certamente comprometer a sua implementação se forem ignorados.
Mapeie os seus processos atuais antes de definir o que o novo sistema precisa de fazer. Isto revela as diferenças entre a forma como as coisas deveriam funcionar e a forma como funcionam na realidade.
Eu começaria pelos fluxos de trabalho que envolvem o maior número de colaboradores: integração de novos colaboradores, registo de tempos e gestão de ausências.
O erro mais comum nesta fase é documentar os requisitos a um nível demasiado elevado. “O sistema deve gerir avaliações de desempenho” diz muito pouco ao seu fornecedor. Seja específico quanto à frequência, às cadeias de aprovação, às escalas de avaliação e a quem recebe notificações em cada etapa. Requisitos vagos conduzem posteriormente a pedidos de alteração dispendiosos.
Transforme pedidos abrangentes em requisitos testáveis utilizando estas perguntas:
- Defina o acionador: Indique o que inicia o fluxo de trabalho, como a aceitação da proposta por um novo colaborador ou o pedido de licença de um colaborador.
- Mapeie cada etapa: Identifique a pessoa responsável, as informações necessárias, a ordem de aprovação e o tempo esperado para a conclusão.
- Registe as exceções: Documente os casos específicos, incluindo alterações retroativas, submissões incompletas, vários aprovadores e diferenças entre políticas regionais.
- Defina as regras de acesso: Especifique quais colaboradores, gestores, especialistas de RH e administradores podem consultar ou editar cada registo.
- Redija os critérios de aceitação: Descreva o resultado que comprova que o requisito funciona, como notificações, cálculos, relatórios ou registos de auditoria corretos.
3. Auditoria e limpeza dos dados
O seu novo HRMS só será tão bom quanto os dados que migrar para o sistema. Antes de iniciar qualquer configuração, obtenha os registos existentes dos seus colaboradores e audite-os para identificar duplicados, campos em falta, cargos desatualizados e formatos inconsistentes.
Um ponto de partida prático: execute um relatório sobre todos os registos de colaboradores ativos e assinale os que não têm uma data de contratação, um código de departamento ou um estado profissional completos.
Não faça isto sozinho. Envolva a equipa de processamento salarial e os seus coordenadores de RH — sabem onde se encontram os dados desorganizados. Na minha experiência, o maior consumo de tempo está nos dados históricos que ninguém consulta há anos, mas que o seu fornecedor tentará, ainda assim, migrar.
Seja seletivo. Defina uma data-limite, migre apenas o que o sistema precisa no arranque e arquive o restante. Dados limpos à entrada significam menos correções após a entrada em produção.
Utilize esta lista de verificação da limpeza de dados antes de importar os registos para o novo HRMS:
- Remova os duplicados: Compare os registos pelo ID do colaborador, endereço de e-mail e data de contratação antes de eliminar ou fundir entradas.
- Uniformize os formatos: Utilize formatos de data, nomes de departamentos, estados profissionais, números de telefone e códigos de localização consistentes.
- Valide os campos obrigatórios: Confirme que todos os registos ativos incluem um ID de colaborador, nome legal, data de contratação, estado profissional, gestor e departamento.
- Reveja os dados de acesso: Verifique as atribuições de gestores e as permissões das funções para que os colaboradores não herdem níveis de visibilidade incorretos após a migração.
- Defina uma data-limite de retenção: Migre os registos necessários para as operações ativas e o histórico exigido por lei e, em seguida, arquive os dados mais antigos de forma segura.
- Execute uma importação de teste: Teste um conjunto de dados pequeno e representativo antes de aprovar a migração completa. Compare os totais, os campos, as relações e os relatórios de erros.
4. Configuração e personalização do sistema
É aqui que o seu documento de requisitos ganha forma. Trabalhe com o seu fornecedor para configurar fluxos de trabalho, cadeias de aprovação, permissões de funções e estruturas de campos com base no que documentou na segunda fase — e não com base nas predefinições do sistema.
Dê prioridade à escalabilidade ao configurar o seu HRMS. Verifique se as definições padrão conseguem suportar colaboradores, localizações e níveis de aprovação adicionais à medida que a sua organização cresce.
Evite personalizações desnecessárias, que aumentam o trabalho de manutenção e podem complicar futuras atualizações. Pergunte ao seu fornecedor se uma opção de configuração existente satisfaz as suas necessidades antes de solicitar desenvolvimento personalizado.
Envolva as operações de RH e, pelo menos, um especialista de processamento salarial durante as revisões da configuração. Detetarão incompatibilidades numa fase inicial — como uma regra de aquisição de dias de licença que parece correta no ecrã, mas calcula incorretamente os valores para colaboradores a tempo parcial.
Assinale as lacunas de configuração antes dos testes. Reveja as definições de segurança dos dados, incluindo permissões baseadas em funções, registos de auditoria e acesso a registos confidenciais dos colaboradores. Mantenha um registo de configuração que indique cada alteração, o aprovador e o motivo, para que a sua equipa possa rastrear os problemas após a entrada em produção.
Utilize esta tabela de revisão para verificar cada decisão de configuração antes de a aprovar:
| Área de configuração | O que definir | O que verificar |
|---|---|---|
| Área de configuraçãoFluxos de trabalho | O que definirAcionadores, responsáveis pelas tarefas, datas-limite e vias de escalonamento | O que verificarCada cenário chega à pessoa correta |
| Área de configuraçãoCadeias de aprovação | O que definirOrdem de aprovação, regras de delegação e etapas de rejeição | O que verificarOs pedidos incompletos ou rejeitados regressam corretamente |
| Área de configuraçãoPermissões das funções | O que definirAcesso para consultar, editar, aprovar e administrar | O que verificarOs colaboradores veem apenas os registos permitidos |
| Área de configuraçãoCálculos | O que definirAquisição de dias de licença, regras de elegibilidade e dados de entrada para o processamento salarial | O que verificarOs resultados correspondem à política para todos os tipos de colaboradores |
| Área de configuraçãoCampos personalizados | O que definirCampos obrigatórios, formatos e utilização em relatórios | O que verificarCada campo suporta um requisito documentado |
| Área de configuraçãoRegistos de configuração | O que definirDefinição, aprovador, fundamentação e data da alteração | O que verificarA sua equipa consegue rastrear posteriormente todas as decisões |
5. Integração com sistemas de terceiros
Mapeie todos os sistemas com os quais o seu HRMS precisa comunicar antes de estabelecer uma única ligação—processadores de salários, plataformas de benefícios, ferramentas de controlo de tempos e qualquer sistema de gestão de identidades, como o Active Directory. O responsável de TI e um especialista de processamento salarial devem estar ambos envolvidos. Irão detetar problemas no fluxo de dados que o departamento de RH, por si só, não identificaria.
O erro que a maioria das equipas comete é tratar as integrações como algo secundário. Se estiver a sincronizar dados salariais, confirme o mapeamento dos campos, a frequência de sincronização e o tratamento de erros antes de iniciar os testes.
Uma incompatibilidade entre a forma como o seu HRMS armazena os identificadores dos colaboradores e a forma como o seu fornecedor de processamento salarial espera recebê-los irá surgir no pior momento possível—como no primeiro processamento salarial após a entrada em produção.
Teste cada integração com cenários realistas, utilizando dados sintéticos ou dados de colaboradores devidamente protegidos. Verifique o que acontece quando falta um registo, um campo está formatado incorretamente ou uma sincronização falha a meio do processo.
Antes de aprovar uma integração, execute estes testes pela ordem indicada para verificar a movimentação dos dados, o tratamento de erros e a recuperação:
Confirme o mapeamento dos campos: Faça corresponder cada campo do HRMS ao campo obrigatório, formato e identificador do sistema recetor.
Teste os registos normais: Envie registos representativos de colaboradores e compare valores, relações, marcas temporais e resultados do processamento.
Teste as exceções: Envie campos em falta, formatos inválidos, registos duplicados, colaboradores cujo contrato terminou e outras condições que possam interromper uma sincronização.
Verifique os alertas de falha: Confirme que as pessoas certas recebem notificações claras quando uma transferência falha, é concluída parcialmente ou cria dados em conflito.
Verifique os passos de recuperação: Corrija o registo de origem, execute novamente a transferência e confirme que a integração não cria duplicados nem substitui alterações aprovadas.
6. Migração e validação de dados
Comece com uma migração de teste, não com o conjunto de dados completo. Extraia uma amostra representativa—abrangendo tipos de colaboradores, departamentos e estados—e importe-a primeiro. Compare cada campo no novo sistema com os seus registos de origem antes de aprovar o carregamento completo.
Quando a migração completa for executada, não dependa apenas de verificações pontuais. Peça ao coordenador de processamento salarial e, pelo menos, a um generalista de RH que verifiquem sistematicamente os registos das respetivas áreas.
Irão detetar coisas que um revisor técnico não detetaria, como um saldo de ausência que foi migrado corretamente, mas que reflete o período de acumulação errado.
Execute os seus relatórios padrão no novo sistema e compare os resultados com os produzidos pelo sistema antigo. As discrepâncias no número de colaboradores, nas taxas salariais ou nas atribuições de gestores têm de ser resolvidas antes da entrada em produção, não depois. Aprove a migração apenas quando a sua equipa interna confirmar que os dados estão corretos—não apenas quando o fornecedor disser que a transferência foi concluída.
Utilize esta tabela de aprovação para confirmar os dados migrados antes de aprovar o carregamento completo:
| Área de validação | O que verificar | Elementos de prova para aprovação |
|---|---|---|
| Área de validaçãoRegistos dos colaboradores | O que verificarNomes, identificadores, datas de contratação, estados, departamentos e gestores | Elementos de prova para aprovaçãoRegistos de amostra correspondentes e exceções resolvidas |
| Área de validaçãoDados salariais | O que verificarTaxas salariais, deduções, dados fiscais e identificadores de processamento salarial | Elementos de prova para aprovaçãoComparação e aprovação do coordenador de processamento salarial |
| Área de validaçãoSaldos de ausências | O que verificarPeríodos de acumulação, saldos disponíveis e ajustes históricos | Elementos de prova para aprovaçãoSaldos reconciliados entre os diferentes tipos de colaboradores |
| Área de validaçãoRelatórios | O que verificarNúmero de colaboradores, taxas salariais, atribuições de gestores e totais por estado | Elementos de prova para aprovaçãoRelatórios correspondentes de ambos os sistemas |
| Área de validaçãoPermissões de acesso | O que verificarVisibilidade para colaboradores, gestores, RH e administradores | Elementos de prova para aprovaçãoRevisão concluída do acesso baseado em funções |
7. Testes de aceitação do utilizador
Não deixe os testes de aceitação do utilizador (UAT) apenas a cargo da equipa de TI. Inclua coordenadores de processamento salarial, recrutadores e gestores de linha que utilizem diariamente os fluxos de trabalho, mantendo a equipa de TI disponível para resolver problemas técnicos. Peça-lhes que testem a integração de novos colaboradores, os pedidos de ausência e os relatórios salariais. Registe as falhas e volte a testar antes da aprovação.
Forneça aos testadores um guião estruturado, mas deixe espaço para explorarem o sistema. O seu coordenador de processamento salarial poderá descobrir que o cálculo da acumulação de um colaborador a tempo parcial está incorreto numa condição específica—algo que nenhum teste pré-definido detetaria.
Registe cada problema com detalhes suficientes para o reproduzir, atribua um nível de gravidade e acompanhe a resolução antes de aprovar. Os UAT estão concluídos quando os seus utilizadores confirmam que o sistema funciona, não quando o fornecedor diz que os testes terminaram.
Forneça aos participantes nos UAT um guião consistente, preservando simultaneamente espaço para descobertas realistas:
Atribua testadores representativos: Inclua coordenadores de processamento salarial, recrutadores, responsáveis de linha, especialistas de RH e funcionários com diferentes regimes de trabalho.
Execute cenários realistas: Teste novas contratações, pedidos de ausência, aprovações por responsáveis, relatórios de processamento salarial, alterações de acesso, correções e submissões rejeitadas.
Teste as exceções: Inclua formulários incompletos, dados incorretos, vários aprovadores, funcionários cujo contrato terminou e cálculos de acumulação para trabalhadores a tempo parcial.
- Valide o processamento salarial em paralelo: Se o processamento salarial fizer parte da implementação, execute um processamento salarial de teste em paralelo com o sistema existente antes da entrada em produção. Compare os cálculos salariais, as deduções, os impostos e as exceções. Resolva as discrepâncias e obtenha a aprovação do responsável pelo processamento salarial antes de mudar de sistema.
Registe problemas reproduzíveis: Registe o cenário, os passos, o resultado esperado, o resultado efetivo, as capturas de ecrã, a gravidade, o responsável e o estado da resolução.
Confirme a aprovação da empresa: Exija que cada grupo de utilizadores aprove os seus cenários depois de os defeitos terem recebido uma resolução documentada ou uma solução alternativa aceite.
8. Formação e Gestão da Mudança
As estratégias eficazes de gestão da mudança começam antes da entrada em produção. Explique por que motivo o HRMS está a mudar, quais os fluxos de trabalho que serão diferentes e de que forma os funcionários irão beneficiar. Envolva os responsáveis desde cedo, recolha o feedback dos funcionários e responda às preocupações antes do lançamento para reduzir a resistência e melhorar a adoção.
Dê formação por função, não por funcionalidade. O seu coordenador de processamento salarial precisa de orientações diferentes das de um responsável de linha que aprova pedidos de ausência. Mantenha as sessões focadas e práticas, utilizando cenários reais dos seus próprios fluxos de trabalho.
Grave-as para quem não possa participar numa sessão ao vivo. Depois da entrada em produção, espere uma vaga de perguntas básicas — designe um pequeno grupo de utilizadores internos de referência que possa responder-lhes rapidamente. Estas são pessoas que testaram o sistema durante os testes de aceitação pelo utilizador (UAT) e que já o conhecem bem.
O objetivo não é um lançamento perfeito. É ter uma equipa que se sinta suficientemente apoiada para ultrapassar a curva de aprendizagem sem perder a confiança no sistema.
Adapte o conteúdo da formação às responsabilidades de cada público e, em seguida, reforce-o com prática e apoio de acompanhamento acessível:
| Público | Foco da formação | Cenário prático | Apoio de acompanhamento |
|---|---|---|---|
| PúblicoFuncionários | Foco da formaçãoAtualização do perfil, pedidos de ausência e acesso aos recibos de vencimento | Cenário práticoSubmeter um pedido de ausência e corrigir informações pessoais | Apoio de acompanhamentoGuias rápidos, sessão gravada, canal de apoio |
| PúblicoResponsáveis de linha | Foco da formaçãoAprovações, registos da equipa e elaboração de relatórios | Cenário práticoAprovar uma ausência e rever uma alteração na equipa | Apoio de acompanhamentoGuia de referência para responsáveis, utilizador interno de referência |
| PúblicoCoordenadores de processamento salarial | Foco da formaçãoDados para o processamento salarial, correções e relatórios de auditoria | Cenário práticoProcessar uma exceção e verificar um relatório de processamento salarial | Apoio de acompanhamentoAmbiente de prática, registo de problemas, sessão de atualização |
| PúblicoRecrutadores | Foco da formaçãoPedidos de recrutamento, registos de candidatos e transições para novas contratações | Cenário práticoFazer avançar um candidato no processo de recrutamento e integração | Apoio de acompanhamentoLista de verificação específica da função, demonstração gravada |
| PúblicoEspecialistas de RH | Foco da formaçãoDados dos funcionários, fluxos de trabalho, permissões e elaboração de relatórios | Cenário práticoCorrigir um registo e rever as definições de acesso | Apoio de acompanhamentoSessões de esclarecimento, base de conhecimento, via de escalamento |
9. Entrada em Produção e Mudança de Sistema
Escolha uma data de entrada em produção que evite os períodos de maior atividade de processamento salarial ou recrutamento. Mudar de sistema a meio de um ciclo cria uma pressão desnecessária quando a sua equipa ainda está a adaptar-se.
No próprio dia, faça uma verificação final dos dados, confirme que as integrações estão ativas e bloqueie o sistema antigo para que ninguém introduza registos simultaneamente nos dois sistemas. Designe um ponto de contacto dedicado para a primeira semana — alguém que conheça bem o sistema e consiga fazer uma triagem dos problemas antes de estes se agravarem.
Espere perguntas sobre tarefas básicas, como submeter um pedido de ausência ou aceder aos recibos de vencimento. Os seus utilizadores internos de referência dos testes de aceitação pelo utilizador (UAT) são as pessoas certas para tratar rapidamente dessas questões. Não declare o sucesso com base apenas num dia de lançamento sem problemas.
Acompanhe atentamente o primeiro ciclo completo de processamento salarial, confronte os resultados com o sistema anterior e documente tudo o que não coincidir para resolução imediata.
Utilize esta sequência de mudança de sistema para manter claras as responsabilidades desde o dia do lançamento até ao primeiro ciclo de processamento salarial:
Escolha a data: Agende a entrada em produção para um período afastado das principais datas-limite da folha de salários, dos benefícios e das contratações.
Conclua as verificações finais: Reconcilie os dados dos colaboradores, confirme as integrações e verifique as permissões das funções antes de abrir o novo sistema.
- Aprove a decisão de entrada em produção: Certifique-se de que os responsáveis pelos RH, pelas TI e pela folha de salários confirmam que os testes críticos estão concluídos, que os problemas críticos foram resolvidos e que quaisquer riscos remanescentes estão documentados e aceites. Estabeleça um plano de contingência para falhas graves, incluindo a forma como a folha de salários e as operações essenciais de RH continuarão se o novo sistema não estiver pronto.
Bloqueie o sistema antigo: Evite atualizações duplicadas tornando o HRMS anterior apenas de leitura após o carregamento final dos dados.
Atribua responsabilidades de apoio: Dê aos utilizadores internos de referência responsabilidades claras de encaminhamento e encaminhe os problemas não resolvidos para um único responsável designado pelo sistema.
Reconcilie a folha de salários: Compare o primeiro ciclo completo da folha de salários com os registos anteriores, documente as discrepâncias e resolva-as prontamente.
10. Apoio e otimização pós-implementação
O lançamento não é a meta final. As semanas após a entrada em produção revelam o desempenho real do sistema sob cargas de trabalho reais, e é nessa altura que a sua atenção é mais importante.
Designe uma pessoa para gerir o registo de problemas e fazer a triagem das perguntas recebidas. A maioria dos problemas iniciais são falhas de processos, não falhas do sistema — colaboradores a submeter pedidos de ausência incorretamente ou gestores a ignorar etapas de aprovação.
Os seus utilizadores internos de referência podem resolver rapidamente a maioria destes problemas. Para qualquer situação que revele uma lacuna de configuração, envolva o contacto de apoio do seu fornecedor, fornecendo os passos documentados para reproduzir o problema.
Após o primeiro ciclo completo da folha de salários, agende uma breve revisão com o coordenador da folha de salários e o responsável de RH. Compare os resultados, registe o que não funcionou como esperado e dê prioridade às correções.
Estabeleça um ponto de controlo aos 90 dias para avaliar se os fluxos de trabalho precisam de ajustes e se algum grupo de utilizadores necessita de uma sessão de reciclagem antes que pequenas lacunas se tornem hábitos.
Utilize este plano de apoio de 90 dias para atribuir responsabilidades, resolver problemas e aperfeiçoar os fluxos de trabalho após o lançamento:
Assuma a gestão do registo de problemas: Designe uma pessoa para registar perguntas, defeitos, utilizadores afetados, gravidade, responsável, estado e resolução.
Faça a triagem por causa: Separe as perguntas de formação, as lacunas de processos, os problemas de configuração, as falhas de integração e os erros de dados antes de atribuir os próximos passos.
Apoie os utilizadores internos de referência: Forneça-lhes orientações sobre o encaminhamento, materiais de referência atualizados e acesso ao contacto de apoio do fornecedor.
Reveja os resultados da folha de salários: Compare a primeira folha de salários completa com os registos anteriores, documente as discrepâncias e confirme as correções aprovadas.
Meça o sucesso da implementação: Na revisão dos 90 dias, compare a adoção do autosserviço pelos colaboradores, a conclusão da formação dos utilizadores, a exatidão da folha de salários e o tempo administrativo de RH com os objetivos definidos durante o planeamento do projeto. Reveja os problemas não resolvidos com os responsáveis de RH e da folha de salários e, em seguida, dê prioridade às melhorias com base nos resultados.
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Boas práticas para uma implementação de HRMS bem-sucedida
As implementações de HRMS bem-sucedidas dependem de dados testados, responsabilidades claras, formação específica para cada função e um planeamento cuidadoso da transição. Utilize esta tabela para evitar contratempos comuns e escolher medidas de proteção práticas:
| Não faça | Em vez disso, faça: |
|---|---|
| Não façaNão trate a migração de dados como um simples carregamento de ficheiros | Em vez disso, faça:Valide os registos dos colaboradores, os dados salariais, os saldos de férias, os relatórios e as exceções antes de aprovar o carregamento completo |
| Não façaNão deixe que as TI realizem os testes de aceitação do utilizador sozinhas | Em vez disso, faça:Inclua coordenadores de processamento salarial, recrutadores, gestores, especialistas de RH e colaboradores em testes de cenários realistas |
| Não façaNão teste apenas os fluxos de trabalho padrão | Em vez disso, faça:Teste submissões rejeitadas, formulários incompletos, colaboradores despedidos, vários aprovadores, correções e acréscimos de férias de colaboradores a tempo parcial |
| Não façaNão adie a formação até ao momento de entrada em produção | Em vez disso, faça:Forme cada função com cenários práticos, sessões gravadas, guias rápidos e embaixadores internos |
| Não façaNão agende a transição durante prazos de processamento salarial ou de recrutamento | Em vez disso, faça:Escolha uma data afastada dos principais períodos de processamento e conclua uma revisão documentada da preparação |
| Não façaNão permita atualizações em ambos os sistemas após a migração | Em vez disso, faça:Coloque o antigo HRMS em modo só de leitura após o carregamento final para evitar registos duplicados ou conflituantes |
| Não façaNão ignore as definições de acesso baseadas em funções | Em vez disso, faça:Reveja as permissões dos colaboradores, gestores, profissionais de RH e administradores antes de abrir o sistema |
| Não façaNão assuma que as integrações funcionarão sem testes | Em vez disso, faça:Confirme as integrações com o processamento salarial, recrutamento, benefícios, identidade e relatórios utilizando dados representativos |
| Não façaNão entre em produção sem um processo de atribuição de responsabilidade pelos problemas | Em vez disso, faça:Atribua a um único responsável pelo sistema o registo de defeitos, a coordenação do escalonamento e o acompanhamento do estado da resolução |
| Não façaNão avalie o sucesso com base num dia de lançamento sem problemas | Em vez disso, faça:Faça a reconciliação do primeiro ciclo salarial completo e reveja os problemas não resolvidos durante uma verificação aos 90 dias |
O seu plano de implementação do HRMS começa aqui
Assim que o seu HRMS estiver em produção, monitorize as integrações que testou antes do lançamento. Reveja as capacidades de integração do seu sistema no processamento salarial, na administração de benefícios e no recrutamento, e consulte as integrações do HRMS para manter os dados dos colaboradores a circular corretamente entre as ferramentas.
