Integração de sistemas de RH: um guia completo

A integração de sistemas de RH liga o seu software de RH a ferramentas como plataformas de processamento salarial, sistemas de acompanhamento de candidatos e software de TI, permitindo que as informações dos colaboradores circulem entre elas sem introdução manual de dados.

Por exemplo, quando um candidato é marcado como contratado num sistema de acompanhamento de candidatos, os seus dados podem ser transferidos para a sua plataforma de RH e desencadear tarefas de integração.

Escolher as ligações certas nem sempre é simples. Este guia explica como funcionam as integrações de sistemas de RH, que ferramentas vale a pena ligar e como escolher uma abordagem que mantenha os dados dos colaboradores consistentes sem acrescentar complexidade desnecessária.

Porquê integrar o software de RH?

Integrar o seu software de RH com outras ferramentas significa que os dados circulam automaticamente entre sistemas. Assim, quando um novo colaborador é adicionado à sua plataforma de RH, as suas ferramentas de processamento salarial e aprovisionamento informático são atualizadas automaticamente. Eis os motivos mais comuns pelos quais as equipas de RH ligam as suas ferramentas:

• Eliminar a introdução duplicada de dados: Voltar a introduzir manualmente os dados dos colaboradores em várias plataformas desperdiça tempo e introduz erros que são frustrantes de detetar e corrigir.
• Manter os registos dos colaboradores consistentes: Quando os sistemas partilham dados em tempo real, não tem de lidar com cargos, valores salariais ou datas de início divergentes entre plataformas.
• Automatizar os fluxos de trabalho de integração: Ligar o seu software de RH às ferramentas de aprovisionamento informático, processamento salarial e benefícios significa que os novos colaboradores são configurados em todos os sistemas através de um único acionador.
• Melhorar a precisão do processamento salarial: Sincronizar as plataformas de RH e de processamento salarial garante que as horas trabalhadas, as ausências e as alterações à remuneração são refletidas corretamente em cada processamento salarial.
• Permitir melhores relatórios: Recolher dados de sistemas ligados proporciona uma visão mais completa das tendências da força de trabalho, sem ser necessário compilar manualmente relatórios a partir de ferramentas separadas.
• Reduzir o risco de incumprimento: Os sistemas integrados facilitam a manutenção de registos precisos e prontos para auditoria em RH, processamento salarial e benefícios, sem depender de atualizações manuais.
• Promover uma melhor experiência para os colaboradores: Quando as suas ferramentas comunicam entre si, passa menos tempo à espera que os RH corrijam erros de dados e mais tempo a realizar trabalho efetivo.

Integrações mais comuns para software de RH

Explorar as opções de integração adequadas para o seu software de RH ajuda-o a criar uma configuração que apoia todas as fases do percurso do colaborador. Eis as integrações mais comuns que, na minha opinião, deverá considerar:

Software de processamento salarial

O software de processamento salarial gere a remuneração dos colaboradores e pode calcular salários, reter impostos e processar pagamentos de acordo com um calendário definido. Ferramentas como a ADP e a Gusto são opções comuns e funcionam melhor quando estão ligadas à sua plataforma de RH.

Sem essa ligação, a equipa responsável pelo processamento salarial acaba por voltar a introduzir manualmente as alterações à remuneração, os dados dos novos colaboradores e os saldos de ausências em cada período de pagamento, o que pode introduzir erros. A solução habitual consiste em exportar uma folha de cálculo de um sistema e carregá-la para outro. Funciona, mas é lento e deixa margem para erros.

Eis como a integração do software de processamento salarial com a sua plataforma de RH traz benefícios na prática:

• Sincronizar dados de novas contratações: Quando adiciona um funcionário ao seu sistema de RH, os respetivos dados passam diretamente para o processamento salarial. Não é necessário introduzir os dados novamente.
• Automatizar atualizações da remuneração: As alterações salariais aprovadas na sua plataforma de RH refletem-se no próximo processamento salarial sem necessidade de intervenção manual.
• Ligar o tempo de trabalho e a assiduidade: As horas trabalhadas e as ausências aprovadas são sincronizadas automaticamente, para que os cálculos salariais se mantenham precisos.
• Gerir cessações: Quando um funcionário deixa de trabalhar na sua organização e o processo é registado no sistema de RH, o respetivo acesso ao processamento salarial e os cálculos do pagamento final são atualizados em conformidade.
• Apoiar a conformidade fiscal: Os sistemas integrados mantêm atualizada a informação fiscal dos funcionários em ambas as plataformas, reduzindo o risco de erros nas declarações.

Sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS)

Um ATS gere o processo de recrutamento, desde a publicação de ofertas de emprego e o acompanhamento de candidatos até à progressão dos candidatos pelas várias fases da contratação. Plataformas como a Greenhouse e a Lever são amplamente utilizadas, e ligá-las ao seu software de RH elimina a lacuna entre o recrutamento e a integração.

Deixa de ter de voltar a introduzir manualmente as informações num sistema completamente separado quando um candidato é contratado.

Quando um ATS e um software de RH não estão integrados, a solução habitual consiste em copiar os dados dos candidatos de uma plataforma para outra depois de confirmada a contratação. É um processo moroso e há mais detalhes que ficam por registar do que seria de esperar.

Eis como a integração de um ATS com a sua plataforma de RH pode fazer uma verdadeira diferença:

• Converter candidatos em funcionários: Quando um candidato é marcado como contratado no seu ATS, o respetivo perfil é transferido diretamente para o seu sistema de RH.
• Iniciar automaticamente a integração: Uma contratação concluída no seu ATS pode desencadear fluxos de trabalho de integração na sua plataforma de RH, para que os novos funcionários recebam sem demora os documentos e os pedidos de acesso necessários.
• Manter os dados das funções consistentes: Os títulos das funções, os departamentos e os detalhes da remuneração acordados durante o recrutamento são transferidos com precisão para os seus registos de RH.
• Acompanhar o tempo de contratação: Os sistemas ligados permitem reunir dados de recrutamento e da força de trabalho para obter relatórios mais precisos sobre o desempenho das contratações.
• Apoiar o planeamento do número de funcionários: Os dados sincronizados entre o seu ATS e a plataforma de RH ajudam-no a acompanhar, em tempo real, as funções em aberto em comparação com o número atual de funcionários.

Sistemas de gestão da aprendizagem (LMS)

Um LMS disponibiliza e acompanha a formação dos funcionários, como cursos de integração, certificações de conformidade ou desenvolvimento profissional contínuo. Plataformas como a Cornerstone OnDemand e a Docebo são opções populares, e integrá-las permite associar a atividade de aprendizagem aos registos dos funcionários.

Sem essa ligação, está a gerir dois conjuntos de dados separados: um que indica quem são os seus funcionários e outro que indica o que concluíram. Mantê-los alinhados é uma tarefa manual.

A solução habitual consiste em atribuir manualmente formação aos funcionários no LMS e atualizar separadamente os registos de conclusão na sua plataforma de RH. É um esforço duplicado para o qual a maioria das equipas de RH não tem tempo.

Eis como a integração de um LMS com a sua plataforma de RH acrescenta valor real:

• Inscrever automaticamente os novos funcionários na formação: Quando um funcionário é adicionado ao seu sistema de RH, são-lhe atribuídos automaticamente os cursos de integração adequados no seu LMS, com base na sua função ou departamento.
• Acompanhar certificações de conformidade: Os dados relativos à formação concluída e às certificações são sincronizados com os registos dos funcionários, para que tenha sempre uma visão atualizada do estado de conformidade.
• Desencadear aprendizagem baseada na função: Uma promoção ou alteração de função registada na sua plataforma de RH pode atribuir automaticamente formação relevante no seu LMS.
• Apoiar as avaliações de desempenho: Ao prepararem conversas sobre desenvolvimento, os gestores podem consultar diretamente o progresso da aprendizagem nos fluxos de trabalho de RH.
• Elaborar relatórios sobre a conclusão da formação: Os sistemas ligados permitem criar relatórios sobre a força de trabalho que combinam, num só local, os dados dos funcionários com os resultados da aprendizagem.

Software de contabilidade e ERP

O software de contabilidade e ERP gere as operações financeiras da sua organização e permite acompanhar custos, gerir orçamentos e consolidar dados empresariais entre departamentos. Ferramentas como a NetSuite e a SAP são comuns, e ligá-las ao seu software de RH proporciona às equipas financeiras e de RH uma visão partilhada dos custos da força de trabalho.

Sem essa ligação, os dados relativos ao número de funcionários encontram-se no sistema de RH e os dados financeiros encontram-se no ERP, pelo que nenhuma das equipas tem uma visão completa sem um processo manual de reconciliação.

A solução habitual consiste em exportar relatórios de processamento salarial e do número de funcionários e importá-los manualmente para o sistema financeiro. Isto introduz atrasos e problemas de controlo de versões que frustram ambas as equipas.

Eis como a integração do software de contabilidade e ERP com a sua plataforma de RH faz uma diferença prática:

• Sincronizar os custos salariais com o razão geral: Os dados de remuneração da sua plataforma de RH são lançados automaticamente nos centros de custo corretos do seu sistema contabilístico após cada processamento salarial.
• Acompanhar os custos com o número de colaboradores por departamento: Os sistemas ligados proporcionam às equipas financeiras visibilidade em tempo real sobre os custos laborais, sem terem de esperar que os RH preparem um relatório.
• Apoiar o planeamento orçamental: Os RH e as finanças podem trabalhar com os mesmos dados sobre o número de colaboradores e a remuneração ao elaborarem os orçamentos da força de trabalho.
• Gerir alterações aos centros de custo: Quando um colaborador muda para um novo departamento no seu sistema de RH, a sua afetação de custos é atualizada automaticamente no seu ERP.
• Simplificar as auditorias: Os dados integrados garantem a consistência dos registos financeiros e da força de trabalho, tornando a preparação para auditorias significativamente menos penosa para ambas as equipas.

Software de Gestão de Serviços de TI (ITSM)

O software de ITSM gere pedidos tecnológicos e fluxos de trabalho de suporte para tarefas como o aprovisionamento de dispositivos, o acesso a software e a gestão de pedidos ao serviço de assistência. Ferramentas como o ServiceNow e o Jira Service Management são amplamente utilizadas, e integrá-las significa que as TI são notificadas automaticamente quando os colaboradores são contratados, transferidos ou saem da empresa.

Sem essa ligação, os RH e as TI operam segundo cronogramas separados, e os novos colaboradores aparecem frequentemente no primeiro dia sem o acesso de que necessitam.

A solução habitual consiste em os RH enviarem manualmente um e-mail ou submeterem pedidos às TI sempre que o estado de um colaborador é alterado. Funciona até alguém se esquecer, e as consequências de um pedido de saída não processado criam riscos de segurança reais.

Eis como a integração do software de ITSM com a sua plataforma de RH proporciona valor prático:

• Acionar o aprovisionamento de TI para novos colaboradores: Quando um novo colaborador é adicionado ao seu sistema de RH, é criado automaticamente um pedido de ITSM para aprovisionar os seus dispositivos, contas e acesso a software.
• Gerir alterações de acesso com base na função: Uma atualização do cargo ou do departamento na sua plataforma de RH pode acionar automaticamente uma revisão do acesso ou uma atualização das permissões na sua ferramenta de ITSM.
• Automatizar os fluxos de trabalho de saída: Quando um colaborador é despedido no seu sistema de RH, as TI recebem um alerta imediato para revogar o acesso aos sistemas e recuperar o equipamento.
• Reduzir o volume de pedidos às TI: Os acionadores automáticos baseados em eventos de RH substituem os pedidos manuais que as equipas de TI normalmente recebem, permitindo-lhes dedicar-se a tarefas de maior prioridade.
• Manter um registo de auditoria claro: Os sistemas integrados mantêm um registo consistente de quem teve acesso a quê e quando. Isto é útil tanto para as revisões de segurança como para os relatórios de conformidade.

Software de Registo de Tempos e Presenças

O software de registo de tempos e presenças regista entradas, horas de turno, horas extraordinárias e pedidos de ausência. Ferramentas como o Clockify e o Deputy são habitualmente utilizadas em vários setores, e integrá-las com a sua plataforma de RH significa que os dados de tempo passam diretamente para o processamento salarial e os relatórios da força de trabalho, sem intervenção manual.

Quando estes sistemas não estão ligados, cada período salarial se transforma num exercício de reconciliação em que alguém tem de comparar as horas trabalhadas com os registos dos colaboradores.

A solução habitual consiste em exportar os mapas de horas da sua ferramenta de registo e cruzá-los manualmente antes do processamento salarial. É um trabalho repetitivo que também torna mais difícil detetar discrepâncias antes de estas se transformarem em erros salariais.

Eis o aspeto que um fluxo de trabalho integrado de registo de tempos e processamento salarial pode ter:

1. Registar as horas dos colaboradores: Um colaborador regista a entrada e a saída utilizando uma ferramenta de registo de tempos, como o Deputy, que regista as suas horas e horas extraordinárias.
2. Aprovar os mapas de horas: Um gestor analisa as horas trabalhadas, os registos de entrada ou saída em falta e os pedidos de ausência antes de aprovar o mapa de horas.
3. Transferir os dados salariais: A integração associa as horas aprovadas aos registos dos colaboradores no sistema de RH e envia os dados relevantes para o processamento salarial referente ao período correto.
4. Rever as exceções: O processamento salarial assinala os registos em falta ou as informações divergentes para análise antes de processar os pagamentos.

Com as integrações e regras de aprovação adequadas, as equipas de RH e de processamento salarial podem evitar a introdução duplicada de dados e detetar erros antes do dia de pagamento. Os dados exatos transferidos e a frequência de sincronização dependem do software e da configuração da integração.

Software de Comunicação e Colaboração Empresarial

O software de comunicação e colaboração empresarial inclui mensagens, videochamadas, partilha de ficheiros e coordenação de equipas. Ferramentas como o Slack e o Microsoft Teams são amplamente adotadas, e ligá-las significa que os dados dos colaboradores se mantêm atualizados em todas as ferramentas utilizadas diariamente pela sua força de trabalho.

Antes de ligar ferramentas como o Slack ou o Microsoft Teams à sua plataforma de RH, decida quais são realmente os fluxos de trabalho que precisa de suportar.

O envio de notificações de integração, a atualização de diretórios de colaboradores e a gestão do acesso ao espaço de trabalho são funções diferentes, e nem todas as integrações suportam as três. Verifique as capacidades disponíveis antes da configuração para evitar lacunas nos seus processos de comunicação com os colaboradores e de gestão de acessos.

Eis como a integração de software de comunicação e colaboração empresarial com a sua plataforma de RH acrescenta valor real:

• Aprovisionar contas para novas contratações: Quando um novo colaborador é adicionado ao seu sistema de RH, as respetivas contas de mensagens e colaboração são criadas automaticamente, para que esteja pronto a comunicar com a sua equipa desde o primeiro dia.
• Manter os diretórios de colaboradores atualizados: As alterações ao cargo, departamento e responsável no seu sistema de RH são sincronizadas com o diretório da sua ferramenta de colaboração, sem quaisquer atualizações manuais.
• Automatizar a atribuição a canais e grupos: As novas contratações são adicionadas aos canais ou grupos de equipa certos, com base nos dados relativos à função e ao departamento obtidos do seu sistema de RH.
• Enviar notificações de RH através das ferramentas existentes: As aprovações de ausências, as atualizações de políticas e os lembretes de integração podem ser enviados diretamente através do Slack ou do Microsoft Teams, em vez de através de um portal de RH separado.
• Revogar o acesso no processo de saída: Quando um colaborador sai da empresa e essa saída é registada no seu sistema de RH, as respetivas contas de colaboração são sinalizadas ou desativadas automaticamente, reduzindo o risco de acessos que permaneçam ativos.
• Garantir a exatidão do organograma: Os sistemas ligados mantêm o diretório de pessoas da sua plataforma de colaboração alinhado com os registos de RH, para que os colaboradores possam encontrar os colegas certos sem se depararem com informações desatualizadas.

Métodos comuns de integração

Os sistemas de software de RH podem estabelecer ligação através de APIs, ferramentas intermediárias como o Zapier ou o Workato, integrações nativas, plug-ins ou transferências de ficheiros agendadas.

Por exemplo, pode ligar duas plataformas de RH através de uma API, utilizar uma aplicação do Slack para automatizar as notificações de integração ou transferir dados de processamento salarial através de ficheiros CSV por SFTP. A melhor abordagem depende da compatibilidade dos sistemas, dos recursos técnicos e da frequência com que os dados precisam de ser sincronizados.

Utilize esta tabela para comparar as vantagens e desvantagens dos métodos comuns de integração:

Como escolher as integrações certas para o software de RH

Utilize esta visão geral para compreender os aspetos mais importantes de decisão e implementação ao escolher integrações para software de RH:

Boas práticas para implementar integrações de software de RH

Siga estes passos para configurar integrações de software de RH que se mantêm eficazes ao longo do tempo:

1. Comece pelos maiores problemas: Não integre tudo de uma só vez. Identifique onde a introdução manual de dados ou os sistemas desligados causam mais dificuldades (por exemplo, processamento salarial, integração de novos colaboradores, conformidade) e comece por aí.
2. Mapeie os fluxos de dados antes de começar: Saiba exatamente que dados precisam de ser transferidos entre sistemas, em que direção e com que frequência. Ignorar este passo provoca registos duplicados e conflitos de sincronização difíceis de resolver mais tarde.
3. Limpe primeiro os seus dados de RH: As integrações herdam a qualidade dos dados existente no seu sistema principal. Audite os registos dos colaboradores para detetar inconsistências antes de ligar quaisquer ferramentas externas.
4. Envolva a equipa de informática e a área financeira desde cedo: As decisões relativas às integrações afetam a segurança do sistema e o orçamento. Envolver as partes interessadas certas antes da configuração evita surpresas durante a implementação ou no momento da renovação.
5. Teste com um conjunto de dados pequeno: Antes de entrar em funcionamento, execute a integração com um grupo limitado de registos de colaboradores para confirmar que os dados estão a ser mapeados corretamente e que os fluxos de trabalho são acionados conforme esperado.
6. Documente a configuração da integração: Registe a forma como cada integração está configurada, quem é responsável por ela e o que controla. Isto torna-se essencial quando os fornecedores lançam atualizações ou os membros da equipa mudam de funções.
7. Configure a monitorização de erros: As integrações podem falhar e a sincronização de dados pode ser interrompida. Configure alertas para que a sua equipa saiba imediatamente quando uma ligação é interrompida, em vez de descobrir o problema semanas mais tarde.
8. Reveja regularmente as integrações: As atualizações dos fornecedores, as mudanças na força de trabalho e os novos requisitos de conformidade podem afetar o desempenho das suas integrações. Agende uma revisão trimestral para detetar problemas antes que se tornem maiores.

Fazer bem as integrações começa por fazer bem a implementação

Se está preparado para ligar o seu software de RH às ferramentas de que a sua empresa depende, é importante ter uma base sólida. Siga um processo estruturado de implementação de software de RH  antes de adicionar integrações, para evitar problemas de dados e dificuldades de adoção no futuro.