A maioria das empresas tem fugas de valor escondidas à vista de todos. E provavelmente está familiarizado com os sintomas — objetivos não alcançados, custos de mão de obra a disparar e despesas tecnológicas que parecem nunca diminuir.
Mas as causas principais? Essas são difíceis de diagnosticar. Isto é, a menos que recolha e analise dados sobre a força de trabalho.
Se sente que está a trabalhar mais do que nunca para obter ganhos menores, está na altura de começar a utilizar a análise da força de trabalho. Vamos analisar o que realmente acontece na maioria das organizações e como empresas como a sua utilizam o ActivTrak para resolver problemas comuns.
Sem visibilidade sobre a força de trabalho, os líderes estão a agir às cegas
Todos os executivos querem atribuir os recursos de forma inteligente. Mas com que frequência toma decisões com base na intuição ou em evidências anedóticas?
Estamos afogados.
Precisamos de mais pessoas.
Precisamos de mais ferramentas.
Estas são justificações comuns para decisões grandes e importantes. Mas, sem dados concretos, está a adivinhar — e as adivinhas saem caras. Resultam em contratações excessivas, despesas excessivas e ineficiências não detetadas que custam milhões.
Calcula mal as necessidades de pessoal?
O dimensionamento de pessoal está entre os maiores investimentos dos líderes, mas a maioria das organizações gere a mão de obra com informação insuficiente: os gestores afirmam que as equipas estão sobrecarregadas, os líderes aprovam mais contratações e as organizações crescem sem confirmar se a carga de trabalho as justifica.
Eis o problema: quase 60% dos gestores admitem não ter os dados necessários para avaliar com precisão se as equipas têm falta ou excesso de pessoal. Não dispõem de números concretos sobre a distribuição da carga de trabalho e não conseguem ver como os colaboradores passam os seus dias.
Veja como uma empresa com 2.500 colaboradores alcançou mais de 1 milhão de dólares em poupanças de mão de obra com o ActivTrak.
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As ineficiências operacionais prejudicam o desempenho?
A ineficiência operacional é outra grande fuga de valor, mas a maioria dos líderes não a consegue identificar até o desempenho cair ou os orçamentos ficarem mais apertados. E os números contam uma história preocupante. O Laboratório de Produtividade do ActivTrak concluiu que as organizações perdem, em média, 11,2 milhões de dólares em produtividade por cada 1.000 colaboradores todos os anos.
Isso equivale a 130 colaboradores a serem pagos por trabalho a tempo inteiro que na realidade não fazem. Não é que as equipas não trabalhem arduamente — trabalham. Mas, sem clareza, as pessoas passam demasiado tempo nas tarefas erradas. Se não forem corrigidas, essas ineficiências transformam-se numa despesa significativa.
Veja como um cliente do ActivTrak recuperou 12.000 horas produtivas por mês.
A sua organização gasta demasiado em tecnologia?
O desperdício de software é outra fonte de redução da rentabilidade. Acontece quando os líderes renovam subscrições e investem em novas ferramentas sem saber quem obtém valor com elas — e de que forma.
Isto não é apenas uma teoria — a investigação mostra que quase um terço das despesas com SaaS é desperdiçado.
E a explosão da IA agrava este problema, uma vez que as organizações aumentam os orçamentos de IA sem terem forma de medir o impacto destas novas ferramentas.
Veja como o ActivTrak ajudou uma empresa a descobrir 400 mil dólares em poupanças nas licenças de software.
Consegue medir as políticas do local de trabalho?
Independentemente do modelo de trabalho que adote — regresso ao escritório, híbrido ou remoto — o desafio é o mesmo. Como sabe se as pessoas cumprem as suas políticas? De que forma a localização afeta a produtividade e o desempenho? Se os colaboradores se estão a concentrar nas tarefas certas, no momento certo? Muitos líderes não sabem.
Por exemplo, considere as conclusões mais recentes sobre o RTO. Mais de 70% dos líderes empresariais acreditam que o trabalho presencial reforça o envolvimento e a cultura, apesar de um em cada cinco colaboradores ignorar as regras de regresso ao escritório — e muitos afirmarem ser mais produtivos quando trabalham a partir de casa. Sem dados concretos, não há forma de confirmar quem tem razão.
Veja como o ActivTrak ajuda os líderes empresariais a medir a produtividade por localização.
Paga demasiado aos contratantes sem o saber?
As relações com contratantes dependem da confiança, mas a confiança, por si só, não protege o seu orçamento. Embora a maioria das organizações aceite as faturas dos contratantes pelo seu valor nominal, a investigação do ActivTrak indica que entre 15% e 30% das faturas são cobradas em excesso.
Isso não é um erro de arredondamento. É uma rubrica significativa. Se gasta 1 milhão de dólares por ano em mão de obra contratada e paga mais 15%, são 150.000 dólares a sair-lhe do bolso todos os anos — dinheiro que poderia recuperar com a visibilidade adequada. Mas a maioria dos líderes nunca verifica, porque não tem visibilidade para o fazer.
Veja como uma organização de cuidados de saúde descobriu 500 mil dólares em potenciais cobranças excessivas.
5 formas como as empresas bem-sucedidas utilizam o ActivTrak para recuperar valor perdido
Quando percebe como o trabalho acontece realmente, é fácil tomar decisões mais inteligentes e rápidas que, em conjunto, resultam em poupanças reais. Por outras palavras…
A visibilidade muda tudo.
Vejamos cinco formas como a ActivTrak ajuda empresas como a sua a recuperar tempo e dinheiro valiosos.
1. Evitar o excesso de pessoal
O problema: É difícil determinar quando as equipas estão realmente no limite da sua capacidade. Isto conduz a contratações desnecessárias, custos salariais inflacionados e ciclos pouco saudáveis de contratação e despedimento.
A solução: A ActivTrak proporciona visibilidade sobre a distribuição da carga de trabalho, as horas produtivas e a capacidade das equipas, para que possa redistribuir trabalho, reequilibrar equipas e validar as necessidades de pessoal.
Como a Echo Global Logistics descobriu mais de $1M em poupanças com custos de pessoal: Ao utilizar a ActivTrak, os responsáveis desta empresa da cadeia de abastecimento descobriram mais de 16 000 horas de capacidade não aproveitada por mês. Em vez de contratarem mais colaboradores, encontraram formas de utilizar o pessoal atual de forma mais eficiente. O resultado? Mais de $1 milhão em poupanças anualizadas.
Como funciona: Antes de aumentar o número de colaboradores, precisa de saber se está a tirar o máximo partido do talento existente. A ActivTrak fornece esta visibilidade com base em dados reais dos colaboradores.
2. Aumentar as horas produtivas
O problema: A maioria das empresas paga aos colaboradores a tempo inteiro 40 horas por semana, apesar de grande parte desse tempo ser dedicada a reuniões desnecessárias, distrações, alternância entre tarefas e tarefas administrativas.
A solução: A ActivTrak revela quanto tempo os colaboradores dedicam a atividades de baixo valor, fornecendo um roteiro claro para recuperar horas significativas.
Como a Parts ASAP recuperou 12 000 horas produtivas por mês: Os responsáveis desta empresa de fabrico queriam compreender por que motivo o trabalho continuava atrasado, apesar de os colaboradores estarem ocupados. Ao monitorizar a atividade com a ActivTrak, perceberam onde se perdiam horas. Depois de compreenderem o problema, os responsáveis fizeram pequenas alterações que melhoraram a produtividade por colaborador em 28%.
Como funciona: A produtividade não consiste em extrair mais horas das pessoas. É necessário garantir que dedicam as horas certas ao trabalho certo. A ActivTrak mostra quanto tempo é dedicado às atividades principais, para que saiba exatamente o que deve alterar.
3. Dimensionar corretamente o seu conjunto tecnológico
O problema: A maioria das organizações paga, sem o saber, por aplicações não utilizadas, software duplicado e licenças associadas a colaboradores que já saíram da empresa.
A solução: A ActivTrak mostra que ferramentas as pessoas utilizam e com que frequência, para que possa consolidar sistemas e negociar melhores contratos com fornecedores.
Como uma empresa de serviços financeiros identificou $400K em poupanças com licenças de software: Quando presta apoio a milhares de colaboradores distribuídos, a adoção de novas ferramentas é uma ocorrência regular. Mas esses custos tecnológicos acumulam-se rapidamente. Com a ActivTrak, uma empresa criou rapidamente uma lista abrangente de licenças não utilizadas e subscrições desnecessárias — uma poupança imediata de $400,000.
Como funciona: Investir em tecnologia sem dados de utilização é como ir a um concessionário de automóveis com os olhos vendados. A ActivTrak proporciona clareza sobre uma das suas maiores categorias de despesas, para que não seja levado a pagar por software de que não precisa.
4. Validar o RTO e outras políticas do local de trabalho
O problema: Os responsáveis têm dificuldade em determinar se as políticas de RTO, híbridas, remotas e flexíveis melhoram a produtividade e o ânimo — ou se os deterioram silenciosamente.
A solução: A ActivTrak monitoriza a produtividade por localização, para que possa ver onde e quando as pessoas são mais produtivas.
Como a Preferred Rate Mortgage conseguiu uma transição bem-sucedida para o trabalho remoto: Quando os responsáveis começaram a permitir que os colaboradores trabalhassem a partir de casa — algo invulgar no setor — não tinham forma de medir o impacto. A ActivTrak mostrou que as equipas eram mais produtivas quando trabalhavam remotamente. Isto permitiu à empresa ajustar os planos relativos aos escritórios e reduzir os custos imobiliários.
Como funciona: As políticas do local de trabalho não devem basear-se em suposições. A ActivTrak revela como os resultados das equipas variam entre o trabalho no escritório, remoto e híbrido, para que possa avançar com confiança.
5. Verificar as faturas dos prestadores de serviços
O problema: A maioria das organizações paga o trabalho subcontratado com base num sistema assente na confiança. Os prestadores de serviços enviam faturas, as empresas pagam-nas e ninguém verifica se as horas faturadas correspondem às horas trabalhadas.
A solução: A ActivTrak compara automaticamente as horas faturadas com o trabalho efetivamente realizado, facilitando a deteção de erros de faturação e pagamentos duplicados.
Como uma organização de saúde recuperou $500K em potenciais cobranças excessivas: Com 600 prestadores remotos, era crucial para este cliente da ActivTrak garantir a exatidão das faturas. Os relatórios de reconciliação automatizados ajudaram-no a identificar erros e a recuperar dinheiro que tinha pago em excesso durante meses.
Como funciona: Ninguém quer pagar por trabalho que não está a ser realizado — mas só os dados lhe dão a visibilidade necessária para evitar pagamentos excessivos. A ActivTrak transforma a faturação de prestadores num sistema baseado na confiança num processo verificado por dados.
Obtenha a clareza de que precisa para avançar com confiança
Estas organizações recuperaram milhões em ineficiências ocultas no espaço de semanas ou meses — e você também pode fazê-lo. Tudo começa com visibilidade.
A ActivTrak oferece uma visão clara de como o trabalho é realizado, permitindo-lhe tomar decisões críticas com base em dados de atividade dos colaboradores em tempo real. Mostraremos para onde vai o tempo, onde está a perder dinheiro e como ajudar as pessoas a fazer o seu melhor trabalho.
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