Quando as equipas estão a ter dificuldades, a solução parece óbvia: contratar mais pessoas. Mas esse instinto pode ser dispendioso — e estar errado.
Recentemente, um líder sénior achou que sabia exatamente do que a sua equipa precisava: mais pessoas. «A nossa equipa está a afogar-se», disse à sua equipa executiva. «Toda a gente está a trabalhar até tarde. Acabámos de aprovar cinco novas contratações e continuo preocupado que não sejam suficientes.»
No papel, a decisão fazia sentido. O trabalho estava a acumular-se, os prazos estavam a ser ultrapassados e as pessoas pareciam exaustas. Contratar parecia ser a decisão responsável.
Depois, a liderança analisou os dados. Algumas equipas estavam sobrecarregadas, sim. Mas outras tinham mais capacidade do que alguém imaginava. Grandes blocos de tempo eram perdidos em reuniões, e-mails e retrabalho. Afinal, o problema não era a falta de pessoal — era a distribuição desigual da carga de trabalho.
A empresa não precisava de mais pessoas. Precisava de melhores dados.
A falta de visibilidade é mais comum do que a maioria dos líderes imagina. E é por isso que tantas decisões aparentemente inteligentes continuam a falhar o alvo. Com o trabalho a decorrer atualmente em várias ferramentas, localizações, equipas e fusos horários, é difícil perceber para onde vão o tempo e o esforço.
É aqui que entra a ActivTrak.
3 problemas comuns da força de trabalho que os líderes diagnosticam incorretamente (e como a ActivTrak os corrige)
Para perceber para onde vão realmente o tempo e o esforço das equipas, precisa de análise da força de trabalho. E é para isso que existe a ActivTrak. Este software monitoriza a atividade diária dos colaboradores e revela padrões que respondem a questões fundamentais. Atualmente, executivos de mais de 9 500 organizações utilizam-no para compreender:
- Com que intensidade trabalham as pessoas quando estão à distância?
- As equipas estão concentradas nas atividades certas?
- Precisamos de aumentar o número de efetivos ou de utilizar melhor o talento existente?
- Está toda a gente a seguir as nossas políticas?
Para mostrar como isto funciona na prática, vamos analisar três problemas da força de trabalho fáceis de diagnosticar incorretamente e o que a ActivTrak revela sobre cada um deles.
Desafio n.º 1: Sobrecarga constante e equipas sobrecarregadas
O diagnóstico incorreto: Precisamos de mais pessoas.
A causa real: Ineficiência e cargas de trabalho desequilibradas.
Os dados: A ActivTrak mostra onde são gastos o tempo, o esforço e os custos, dando-lhe uma visão completa antes de aumentar o número de efetivos.
- Distribuição da carga de trabalho. Há equipas sobrecarregadas enquanto outras têm tempo disponível? Há pessoas que suportam consistentemente mais do que a sua parte justa da carga? A ActivTrak mostra como o trabalho é distribuído entre as equipas, permitindo-lhe reequilibrar as tarefas antes de a produtividade e o desempenho começarem a ser afetados.
- Tendências de utilização. A ActivTrak calcula o custo da capacidade não aproveitada em valores monetários reais. 29% dos trabalhadores não atingiram os seus objetivos de produtividade? Numa organização com 1 400 colaboradores, isso equivale a pagar 561 000 $ em salários mensais por trabalho que não é realizado.
A solução: A ActivTrak fornece os conhecimentos de que precisa para reequilibrar as cargas de trabalho, ajustar os fluxos de trabalho e ajudar os gestores a orientar os colaboradores com base em dados objetivos, em vez de relatos anedóticos.
Por exemplo: Quando um cliente da ActivTrak descobriu desequilíbrios significativos na carga de trabalho entre 2 500 colaboradores, a liderança mudou de estratégia. Em vez de contratar mais pessoas, redistribuiu tarefas. Isto permitiu-lhe não só melhorar o serviço, mas também evitar quase 5,25 milhões de dólares em custos anualizados de contratação.
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Desafio n.º 2: Objetivos não alcançados
O diagnóstico incorreto: As equipas não estão a trabalhar com intensidade suficiente.
A causa real: Tempo de concentração insuficiente para trabalho de elevado valor.
Os dados: A ActivTrak mostra como as equipas passam o tempo todos os dias, revelando se o esforço é direcionado para atividades que realmente geram resultados.
- Informações específicas por atividade. Os seus colaboradores trabalham arduamente, mas estão concentrados no trabalho certo? A ActivTrak calcula o tempo despendido em atividades essenciais e não essenciais, tornando claro quando tarefas de baixo valor consomem o tempo destinado ao trabalho que impulsiona o desempenho e a rentabilidade.
- Tempo de concentração vs. tempo de colaboração. A ActivTrak mede o tempo dedicado a trabalho profundo, reuniões, colaboração e distrações. Ao comparar estas diferentes atividades lado a lado, pode intervir e disponibilizar orientação conforme necessário.
A solução: Os dados da ActivTrak permitem-lhe orientar as equipas para as atividades que geram resultados, quer isso implique tomar medidas para proteger o trabalho profundo, quer implique ter conversas de orientação mais produtivas.
Por exemplo: Quando os funcionários de uma empresa de fabrico começaram a ficar aquém dos objetivos, os executivos recorreram à ActivTrak para compreender como os colaboradores ocupavam o seu tempo. Descobriram que alguns funcionários aparentemente produtivos tinham um segundo emprego durante o horário de trabalho da empresa, enquanto outros tinham desenvolvido maus hábitos. Depois de resolverem estas questões diretamente, o tempo não produtivo diminuiu 28%.
Desafio n.º 3: Políticas de trabalho ineficazes
O diagnóstico errado: Falta de responsabilização.
A causa real: As políticas são aplicadas uniformemente, sem dados que as sustentem.
Os dados: A ActivTrak proporciona visibilidade sobre onde, quando e como o trabalho é realizado, fundamentando as decisões relativas a políticas de trabalho remoto, híbrido ou de regresso ao escritório em padrões reais de produtividade.
- Produtividade por localização. Sabe onde as suas pessoas são mais produtivas? As suas estratégias de trabalho apoiam-nas? A ActivTrak mostra como os funcionários trabalham em ambientes remotos, híbridos e presenciais. Esta informação permite aos líderes criar políticas mais inteligentes, reduzir os custos imobiliários e ajudar os funcionários a realizar o seu melhor trabalho.
- Cumprimento do horário. As equipas estão a trabalhar conforme esperado ou as lacunas de cobertura prejudicam a satisfação dos clientes? A ActivTrak mostra até que ponto os membros das equipas cumprem os horários atribuídos. Os líderes podem optar por receber alertas em tempo real quando as pessoas começam tarde, saem mais cedo ou fazem pausas prolongadas.
A solução: Com visibilidade diária sobre a forma como o trabalho é realmente realizado, pode definir políticas alinhadas com a realidade — e ajustar os horários antes que pequenos problemas se transformem em problemas maiores.
Por exemplo: Uma empresa de crédito hipotecário queria compreender de que forma a sua nova política de trabalho remoto afetava o desempenho. A ActivTrak confirmou que os funcionários mantinham níveis elevados de produtividade e responsabilização enquanto trabalhavam a partir de casa. Isto ajudou os líderes a reduzir os custos dos escritórios e a expandir o recrutamento para além dos mercados locais. Como resultado, a empresa contratou agentes de crédito responsáveis pela produção de empréstimos a um ritmo 32% superior ao dos concorrentes, mantendo estável o número total de funcionários.
A análise da força de trabalho como vantagem competitiva
Cada um dos cenários acima começa da mesma forma — uma conclusão razoável tomada sob pressão. Contratar mais pessoas. Exigir mais. Tornar as políticas mais rigorosas. Absorver o custo.
Sem dados, essas decisões continuarão a não produzir os resultados pretendidos.
A análise da força de trabalho substitui as suposições por provas e conhecimento. Se quer tomar decisões sobre pessoas mais baseadas em dados, mas não sabe por onde começar, os dados sobre a atividade dos funcionários são o caminho a seguir. Oferecem uma visão clara de como o trabalho se desenvolve no dia a dia, revelando padrões que a maioria dos líderes nunca consegue observar. O resultado? Os líderes deixam de tentar resolver os problemas depois de estes surgirem — e evitam-nos por completo.
Pronto para diagnosticar o que está realmente a acontecer dentro da sua organização? Veja como a ActivTrak proporciona aos líderes esta visibilidade para agir com confiança.
