Utilizar o Intuit Enterprise Suite para a automatização entre empresas
Intuit Enterprise Suite é a plataforma da Intuit para empresas que operam várias entidades, e o trabalho entre empresas é, provavelmente, a principal razão pela qual as equipas financeiras com várias entidades a adotam. Quando uma das suas empresas fatura, financia ou partilha custos com outra, cada transação tem dois lados que têm de estar de acordo — e, na consolidação, esses fluxos internos têm de ser eliminados para que as demonstrações do grupo não contabilizem o seu próprio dinheiro duas vezes. O Intuit Enterprise Suite gere transações entre empresas com eliminações automáticas a partir de um único local, transformando o fluxo de trabalho que tradicionalmente consome a maior parte do fecho de uma estrutura com várias entidades em algo que a plataforma executa de forma estrutural.
O que normalmente envolve o trabalho entre empresas
Cada operação entre empresas implica uma dupla contabilização: a entidade A fatura a entidade B, pelo que A regista uma conta a receber e B tem de registar a conta a pagar correspondente, pelo mesmo montante e no mesmo período. Quando este processo é realizado manualmente em ficheiros contabilísticos separados, implica introdução duplicada de dados, reconciliações no final do mês quando os dois lados não coincidem e uma folha de cálculo com lançamentos de eliminação reconstruída para cada consolidação. Os problemas são previsíveis — um dos lados foi registado tarde, um montante foi transposto, uma eliminação não incluiu um fluxo — e cada um deles atrasa o fecho ou distorce silenciosamente os valores consolidados. O volume também aumenta de forma problemática: salários partilhados, honorários de gestão e financiamento interno multiplicam-se a cada entidade adicionada.
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Pré-requisitos e requisitos de configuração
- Uma subscrição do Intuit Enterprise Suite com todas as entidades participantes ligadas
- A estrutura fundamental concluída — a automatização entre empresas depende da configuração do plano de contas partilhado, das regras de mapeamento e das definições de eliminação
- Permissões de função financeira para tarefas entre empresas e relatórios consolidados
- Um inventário dos seus fluxos recorrentes entre empresas: honorários de gestão, salários partilhados, rendas, distribuições e financiamento interno
- Condições de transferência documentadas entre entidades — o software automatiza a mecânica, não a política
Como o Intuit Enterprise Suite suporta a automatização entre empresas
A abordagem da plataforma tem três níveis.
Nível da transação: as transações entre empresas são criadas a partir de um único ecrã para qualquer uma das suas empresas — quando uma entidade fatura outra, a conta a receber e a conta a pagar correspondentes existem por construção, em vez de resultarem da introdução de dados por uma segunda pessoa, e os lançamentos contabilísticos entre empresas abrangem fluxos que não envolvem faturas.
Nível da distribuição: os custos partilhados são distribuídos pelas entidades sem lançamentos contabilísticos manuais — as despesas de fornecedores (incluindo reembolsos) são distribuídas pelas empresas, as distribuições funcionam com contas de ativo, passivo, despesas e receitas, e os filtros por cliente, fornecedor, funcionário, classe, localização ou dimensão definem a divisão. Os saldos de contas completos podem ser distribuídos numa única etapa durante o fecho, mantendo os números de referência, as datas e os filtros para o registo de auditoria.
Nível da consolidação: as eliminações são executadas automaticamente com base nas definições configuradas; são gerados balanços consolidados, demonstrações de resultados, demonstrações de fluxos de caixa e relatórios de contas a pagar e a receber com maior detalhe; e as entidades são comparadas lado a lado, com visibilidade clara sobre as eliminações e a atividade entre empresas. A Intuit também descreve assistência de IA na categorização de transações entre empresas e hierarquias de entidades com vários níveis — algo que vale a pena confirmar com base na sua configuração específica.
Como automatizar fluxos de trabalho entre empresas no Intuit Enterprise Suite
- Comece por concluir a base. Verifique se o plano de contas partilhado, as regras de mapeamento e as definições de eliminação estão totalmente configurados em todas as entidades participantes. As funcionalidades entre empresas dependem desta configuração — um atalho nesta etapa desativa a automatização que procurava.
- Catalogue os seus fluxos recorrentes. Enumere todas as relações regulares entre empresas — quem cobra a quem, por que motivo e com que base — e decida como cada uma será mapeada para contas e dimensões.
- Registe as transações entre empresas a partir de um único local. Introduza as faturas e os lançamentos contabilísticos entre entidades através do fluxo de trabalho entre empresas, para que ambos os lados sejam registados em conjunto e correspondam por construção, em vez de introduzir cada lado em cada entidade.
- Configure distribuições para custos partilhados. Configure a forma como as despesas partilhadas — o escritório utilizado por ambas as entidades, os salários que servem o grupo — são distribuídas pelas empresas, utilizando filtros (classe, localização, dimensão) para definir a divisão. Utilize distribuições ao nível da conta no fecho para saldos que não necessitem de detalhe ao nível da transação.
- Execute a consolidação e reveja as eliminações. Gere as demonstrações consolidadas e compare as eliminações com o seu catálogo do passo 2. Todos os fluxos listados devem aparecer como eliminados; qualquer elemento sem correspondência representa uma lacuna de registo que deve ser corrigida agora.
- Utilize a vista lado a lado das entidades para a conferência. Compare as entidades com a visibilidade entre empresas ativada para confirmar que ambos os lados de cada relação coincidem — a verificação de dez minutos que substitui a tarde de reconciliação de antigamente.
- Atribua permissões e bloqueie o fluxo de trabalho. Atribua as tarefas entre empresas e os relatórios consolidados a funções financeiras específicas, para que o processo que agora funciona não seja discretamente contornado por um lançamento manual bem-intencionado no próximo trimestre.
O que é o sucesso
O fecho demonstra-lhe que: a carga de trabalho entre empresas que consumia dias se reduz a uma revisão, as demonstrações consolidadas são geradas sem um livro de trabalho auxiliar com lançamentos de eliminação e ambos os lados de cada fluxo interno coincidem, porque nunca foram introduzidos duas vezes. O suporte à auditoria também melhora — as imputações mantêm as respetivas referências, as eliminações podem ser rastreadas até às definições, em vez de dependerem da memória, e os valores consolidados permitem consultar os respetivos detalhes entre empresas a pedido.
Erros comuns e dicas profissionais
Erros a evitar:
- Automatizar com uma base incompleta. As definições de eliminação configuradas apenas parcialmente produzem consolidações em que não pode confiar — piores do que o trabalho manual, porque parecem concluídas.
- Manter ativos os lançamentos por canais paralelos. Se um contabilista continuar a registar manualmente fluxos entre empresas dentro de uma única entidade, terá reintroduzido o problema das divergências no sistema automatizado.
- Tratar as imputações como algo que se configura e esquece. As bases de imputação sofrem alterações — o número de colaboradores varia e a utilização do espaço muda. Reveja trimestralmente a repartição com base na realidade.
Dicas profissionais:
- Mantenha o catálogo entre empresas do passo 2 como uma lista de verificação do fecho em permanente atualização; é o seu teste de completude todos os meses.
- Registe a atividade entre empresas segundo uma periodicidade mensal fixa, em vez de forma ad hoc — as divergências de calendarização são a causa mais comum de falhas na conferência.
- Envolva os seus auditores desde cedo nas definições de eliminação; a aprovação do desenho transforma o fecho do ano numa revisão de mecanismos que já aprovaram.
Perguntas frequentes sobre a automatização entre empresas no Intuit Enterprise Suite
Porque é que o trabalho entre empresas é normalmente a parte mais manual de um fecho com várias entidades?
Cada fluxo interno exige lançamentos correspondentes em dois conjuntos de livros, além de um lançamento de eliminação na consolidação — três oportunidades por transação para que o timing e a introdução de dados não coincidam. A automatização elimina a divergência ao gerar ambos os lados em conjunto.
O que acontece exatamente quando uma das nossas entidades fatura outra?
Registada através do fluxo de trabalho entre empresas, a transação inclui ambos os lados — uma conta a receber na entidade emissora e uma conta a pagar na entidade recetora — e o fluxo fica visível para as eliminações na consolidação.
Podemos imputar uma despesa partilhada a várias entidades?
Sim — as despesas e os reembolsos de fornecedores são imputados entre entidades, as imputações suportam contas de ativo, passivo, despesas e receitas, e os filtros por classe, localização, dimensão, entre outros, controlam a repartição. É possível imputar saldos de contas completos num único passo durante o fecho.
As eliminações são mesmo executadas automaticamente?
As eliminações são executadas com base nas definições de eliminação que configura na estrutura partilhada — automáticas na operação, deliberadas no desenho. O passo de revisão consiste em confirmar a completude face aos fluxos entre empresas conhecidos, e não em reconstruir lançamentos.
Como é que isto altera a preparação da auditoria?
As imputações conservam números de referência, datas e filtros, as eliminações podem ser rastreadas até às definições documentadas e os relatórios consolidados permitem consultar os detalhes entre empresas — por isso, o registo de auditoria é um produto secundário do fluxo de trabalho, em vez de uma reconstrução no final do ano.
Saiba mais sobre o Intuit Enterprise Suite
A automatização interempresas é a expressão mais avançada da estrutura conectada de múltiplas entidades do Intuit Enterprise Suite — e combina naturalmente com os relatórios consolidados, as vistas dimensionais e os agentes de IA que assentam na mesma base. Se o seu fecho ainda tem uma folha de cálculo interempresas no centro, veja como o fluxo de trabalho de múltiplas entidades a substitui, falando com a equipa da Intuit Enterprise Suite para começar.
