A reunião da liderança começa e a discussão rapidamente passa a centrar-se na comparação de relatórios, em vez de na tomada de decisões.
As diferentes equipas acompanham métricas diferentes, as definições de KPI nem sempre são consistentes e ninguém tem a certeza absoluta de que está a consultar a mesma versão da empresa.
É precisamente isso que um quadro de KPIs bem estruturado foi concebido para resolver.
Ao reunir as suas métricas mais importantes numa única vista normalizada e em tempo real, o Intuit Enterprise Suite ajuda a liderança a acompanhar o desempenho da empresa utilizando cálculos consistentes e dados financeiros em tempo real.
Neste guia, mostramos-lhe como criar um quadro de KPIs que mantém todos alinhados relativamente aos números mais importantes.
Como o Intuit Enterprise Suite suporta quadros de KPIs
Intuit Enterprise Suite ajuda-o a criar um quadro de KPIs com base nos mesmos dados financeiros em tempo real utilizados em toda a sua empresa, proporcionando à liderança uma visão consistente do desempenho, em vez de depender de vários relatórios ou folhas de cálculo.
Pode escolher entre uma biblioteca de KPIs predefinidos com cálculos normalizados ou criar métricas personalizadas que reflitam a sua empresa.
Para além de acompanhar KPIs, a plataforma também ajuda a analisá-los e partilhá-los.
Os painéis, as análises detalhadas por dimensão e os relatórios de gestão ajudam-no a compreender melhor os seus KPIs e a partilhá-los com a liderança, utilizando o mesmo conjunto fiável de métricas.
Como criar um quadro de KPIs no Intuit Enterprise Suite
Depois de identificar os KPIs que pretende acompanhar, pode criar o seu quadro de KPIs no Intuit Enterprise Suite.
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Pré-requisitos e requisitos de configuração
Antes de criar o seu quadro de KPIs, certifique-se de que dispõe do seguinte:
- Uma subscrição do Intuit Enterprise Suite com as suas entidades ligadas e os dados financeiros atualizados.
- Registos financeiros reconciliados, para garantir que os valores dos seus KPIs refletem com precisão o desempenho da empresa.
- Uma lista restrita dos KPIs que a liderança pretende acompanhar, incluindo quaisquer métricas específicas da empresa que tenha de criar como KPIs personalizados.
- Uma compreensão sobre se irá acompanhar o desempenho ao nível da entidade ou utilizar os KPIs consolidados disponíveis para relatórios do grupo.
Com tudo preparado, está pronto para criar o seu quadro de KPIs seguindo os passos abaixo.
Passos
Passo 1. Elabore a sua lista restrita de KPIs antes de abrir a ferramenta
Escolha aproximadamente duas métricas de cada categoria: crescimento, rentabilidade, fluxo de caixa, liquidez e eficiência. Escolha as que melhor se alinham com as prioridades deste ano. Dez KPIs bem escolhidos são preferíveis a trinta KPIs meramente decorativos.
Passo 2. Abra o separador KPIs
Aceda a Relatórios > KPIs e, em seguida, selecione Gerir KPIs para abrir a Biblioteca de KPIs.
Se gerir várias entidades, escolha se está a criar o quadro de KPIs para uma entidade individual ou a utilizar a vista consolidada disponível antes de adicionar os seus KPIs.
Passo 3. Adicione as suas métricas a partir da Biblioteca de KPIs
Navegue por categoria ou pesquise e, em seguida, selecione Adicionar ao quadro de KPIs para cada métrica da sua lista restrita. Leia a definição de cada KPI à medida que o adiciona.
O cálculo normalizado passa agora a ser o cálculo oficial da sua empresa.
Passo 4. Crie KPIs personalizados para métricas específicas da empresa
Se a sua empresa depender de uma métrica que não esteja incluída no catálogo, como receita por técnico, utilização por equipa ou outra métrica operacional, crie-a como um KPI personalizado.
Defina o cálculo e a forma como é medido, para que fique lado a lado com os KPIs normalizados no seu quadro de KPIs.
Passo 5. Analise as variações e tendências dos KPIs
Reveja a comparação de cada KPI com períodos históricos, para que cada número inclua a sua tendência.
Expanda um KPI quando precisar de rever a respetiva tendência subjacente ou visualização. Uma métrica sem comparação é um facto; uma métrica com variação é um sinal.
Passo 6. Crie o seu painel de controlo para a liderança
Comece pelo painel de controlo de Rentabilidade ou Fluxo de caixa pré-criado, ou crie o seu próprio painel com widgets para os KPIs escolhidos.
Organize numa só vista as métricas mais importantes para a liderança e, em seguida, permita que os resumos de IA forneçam uma leitura em linguagem simples para as partes interessadas que não pertencem à área financeira.
Passo 7. Integre o quadro de indicadores no seu processo de revisão
Apresente o quadro de indicadores no ecrã durante a reunião semanal da liderança e permita que a ordenação por maior variação do feed empresarial defina a agenda.
Um quadro de indicadores revisto regularmente altera as decisões; um que não é revisto é apenas decoração.
Como é o sucesso
Saberá que o seu quadro de indicadores de KPIs está a funcionar quando a liderança deixar de comparar folhas de cálculo diferentes e começar a confiar numa única visão partilhada do desempenho da empresa—é assim que os líderes prosperam com Intuit Enterprise Suite.
Todos consultam as mesmas métricas com as mesmas definições, as variações são investigadas à medida que ocorrem, em vez de semanas mais tarde, e a preparação dos relatórios para o conselho de administração torna-se muito mais rápida, porque os KPIs já estão organizados num só lugar.
Em vez de perguntar quais são os números corretos, as conversas passam a centrar-se na compreensão do que mudou e do que fazer a seguir.
Erros a evitar ao criar um quadro de indicadores de KPIs no Intuit Enterprise Suite
Esteja atento a estes erros comuns para manter o seu quadro de indicadores de KPIs exato e relevante ao longo do tempo.
Atribua um responsável a cada KPI
Cada KPI deve ter alguém responsável por explicar alterações significativas durante as revisões.
A atribuição de responsabilidades cria responsabilização e ajuda a garantir que as variações invulgares são investigadas, em vez de se tornarem números que todos veem, mas sobre os quais ninguém age.
Reveja o seu quadro de indicadores de KPIs trimestralmente
O seu quadro de indicadores deve evoluir com a sua empresa.
Reveja a sua lista restrita de KPIs todos os trimestres para confirmar que continua a refletir as suas prioridades atuais, especialmente após grandes alterações, como expansão, reestruturação ou mudanças nos objetivos financeiros.
Utilize dimensões para investigar alterações nos KPIs
Quando um KPI se altera inesperadamente, utilize as dimensões do Intuit Enterprise Suite para decompor os resultados por entidade, departamento, localização, linha de produtos ou outras dimensões que tenha configurado.
Isto ajuda a identificar a origem da alteração, em vez de tratar a empresa como um único número agregado.
Investigue as variações antes de agir
Um KPI indica-lhe o que mudou, mas não necessariamente por que motivo mudou.
Reveja as comparações históricas, as tendências e os dados financeiros de suporte antes de tomar decisões, para conseguir distinguir entre flutuações temporárias e alterações significativas no desempenho.
Mantenha os relatórios de gestão consistentes com o seu quadro de indicadores
Utilize os mesmos KPIs do seu quadro de indicadores ao criar relatórios de gestão para executivos e reuniões do conselho de administração.
Elaborar relatórios a partir de um conjunto consistente de métricas reduz o trabalho manual e ajuda a garantir que a liderança está sempre a discutir a mesma versão do desempenho da empresa.
Conclusão
Espero que este guia o ajude a criar um quadro de indicadores de KPIs que proporcione à sua equipa de liderança uma visão mais consistente e em tempo real do desempenho da empresa.
Pode consultar a visão geral do Intuit Enterprise Suite para obter uma perspetiva mais abrangente das capacidades da plataforma.
À medida que o seu processo de elaboração de relatórios continua a amadurecer, desejo-lhe o maior sucesso na criação de um fluxo de trabalho financeiro que permita tomar decisões mais rápidas e seguras.
Perguntas frequentes
Quantos KPIs devem constar no nosso quadro de indicadores?
A maioria das equipas beneficia de acompanhar oito a doze KPIs, ou aproximadamente dois de cada categoria principal. Concentre-se nas métricas que apoiam as decisões empresariais, em vez de apresentar tudo o que está disponível.
Os cálculos dos KPIs são padronizados?
Sim. Os KPIs predefinidos utilizam cálculos padronizados, ajudando as equipas a medir o desempenho de forma consistente. Se necessário, também pode criar KPIs personalizados para métricas específicas da empresa.
O quadro de indicadores é atualizado automaticamente?
Sim. O quadro de indicadores obtém os dados do seu Intuit Enterprise Suite em tempo real, pelo que os valores dos KPIs se mantêm atualizados à medida que a sua contabilidade é atualizada. Manter os seus dados financeiros corretos e reconciliados garante que os resultados continuam fiáveis.
Podemos acompanhar KPIs em várias entidades?
Sim, embora o suporte varie consoante o KPI. O Intuit Enterprise Suite suporta quadros de indicadores ao nível da entidade e determinados KPIs consolidados para painéis e relatórios.
Como partilhamos o quadro de indicadores com a liderança?
Pode incluir os seus KPIs nos Relatórios de gestão, juntamente com demonstrações financeiras, gráficos e resumos gerados por IA, criando um relatório pronto para apresentação à liderança ou em reuniões do conselho de administração.
