Os seus relatórios consolidados deveriam estar prontos, mas os números não coincidem.
As transações semelhantes são categorizadas de forma diferente entre entidades, os relatórios exigem ajustes manuais e a comparação do desempenho torna-se mais difícil do que deveria, porque cada empresa segue uma estrutura contabilística ligeiramente diferente.
A normalização do seu plano de contas e das dimensões cria uma base consistente para os relatórios de todas as entidades.
Neste guia, mostramos-lhe como fazê-lo no Intuit Enterprise Suite utilizando estruturas de contas, dimensões e ferramentas de mapeamento partilhadas, para que possa produzir relatórios consolidados mais claros e simplificar a gestão financeira de várias entidades.
Como é que o Intuit Enterprise Suite apoia a normalização do plano de contas e das dimensões entre várias entidades?
Considere o Intuit Enterprise Suite como o local onde todas as entidades começam a seguir a mesma estrutura contabilística.
Em vez de manter planos de contas e dimensões separados para cada empresa, cria uma estrutura partilhada à qual todos fazem o mapeamento. Isto significa que o mesmo tipo de transação é categorizado de forma consistente, independentemente da entidade que a regista.
O resultado é uma base mais fiável para relatórios consolidados, comparações entre entidades e outros fluxos de trabalho de várias entidades, porque todas utilizam a mesma linguagem contabilística.
Pré-requisitos e requisitos de configuração
Antes de começar, certifique-se de que tem os seguintes elementos preparados:
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Uma conta do Intuit Enterprise Suite com entidades ligadas
As suas entidades já devem estar ligadas ao Intuit Enterprise Suite ou em processo de migração a partir de empresas separadas do QuickBooks Online.
Acesso para gerir a sua estrutura contabilística
Precisará das permissões adequadas de administrador ou de finanças para gerir o plano de contas partilhado, os mapeamentos de contas e as dimensões.
Planos de contas existentes de cada entidade
Reúna o plano de contas atual de todas as entidades que irá normalizar. A análise lado a lado facilita a identificação de contas duplicadas, inconsistências na nomenclatura e contas que devem ser mapeadas para uma estrutura partilhada.
Antes de efetuar alterações, chegue a acordo sobre o plano de contas e as dimensões partilhadas que a sua organização irá utilizar. A definição antecipada destas normas ajuda todas as entidades a seguir a mesma estrutura contabilística e minimiza o trabalho repetido posteriormente.
Como normalizar o plano de contas e as dimensões no Intuit Enterprise Suite
Siga estes passos para normalizar o seu plano de contas e as dimensões no Intuit Enterprise Suite, garantindo relatórios consistentes em todas as entidades.
1. Conceba o seu plano de contas partilhado
Elabore o plano de contas unificado antes de configurar qualquer elemento no Intuit Enterprise Suite.
Mantenha-o suficientemente simples para ser fácil de manter, mas suficientemente detalhado para suportar os relatórios que a sua empresa utiliza efetivamente. Cada conta deve ter uma finalidade clara.
2. Escolha cuidadosamente as suas dimensões
Selecione as dimensões que a liderança utiliza verdadeiramente para analisar a empresa, como departamento, localização, linha de produtos ou programa.
As dimensões destinam-se a organizar os relatórios sem aumentar o plano de contas, por isso evite recriar a mesma complexidade na sua lista de dimensões.
3. Mapeie cada entidade para a estrutura partilhada
Analise o plano de contas existente de cada entidade e mapeie cada conta antiga para a estrutura partilhada.
Intuit Enterprise SuiteA configuração assistida por IA do Intuit Enterprise Suite fornece mapeamentos recomendados para acelerar o processo, mas reveja cada sugestão antes de a aprovar.
4. Normalize as listas partilhadas e os valores das dimensões
Reveja os mapeamentos de fornecedores sugeridos pela IA e normalize os valores das dimensões entre entidades, para que variações como "Escritório de Denver", "DEN" e "Colorado" representem todas a mesma localização.
Uma nomenclatura consistente torna os relatórios consolidados mais precisos e fáceis de manter.
5. Restrinja as alterações à estrutura partilhada
Limite quem pode adicionar contas, editar mapeamentos ou alterar valores de dimensões.
Sem permissões claras, até pequenas alterações podem desgastar gradualmente uma estrutura normalizada.
6. Valide a estrutura com relatórios consolidados
Execute um relatório consolidado de lucros e perdas, juntamente com relatórios filtrados por dimensão.
Categorias que aparecem com valores invulgarmente elevados, vazias ou duplicadas indicam frequentemente problemas de mapeamento que devem ser corrigidos antes de avançar.
7. Documente as suas normas
Crie um guia simples que abranja quando adicionar uma nova conta, como devem ser atribuídas as dimensões e quem aprova as alterações estruturais.
Isto ajuda as entidades futuras a seguir as mesmas normas, em vez de introduzirem inconsistências.
Como é o sucesso
Da próxima vez que a liderança solicitar um relatório consolidado, já não passará horas a reconciliar nomes de contas ou a tentar perceber por que motivo a mesma despesa aparece em três categorias diferentes.
Os relatórios são agregados corretamente entre entidades, a mesma transação é categorizada de forma consistente, independentemente da empresa que a registou, e comparar o desempenho torna-se tão simples como alterar um filtro, em vez de reconstruir uma folha de cálculo.
Esse é o valor de um plano de contas e de dimensões normalizados: menos tempo a corrigir dados e mais tempo a utilizá-los.
Erros comuns e dicas profissionais
Mesmo após a implementação, alguns hábitos simples podem ajudar a manter o seu plano de contas e as suas dimensões consistentes à medida que a sua organização cresce.
Não crie a estrutura com base numa única entidade
Evite utilizar o plano de contas da sua maior entidade como norma predefinida. Em vez disso, crie uma estrutura partilhada que funcione em toda a organização e, em seguida, mapeie cada entidade para essa estrutura.
Utilize dimensões em vez de mais contas
Se der por si a criar contas como "Renda – Denver" e "Renda – Austin", é provável que essa informação deva pertencer a uma dimensão. Mantenha o seu plano de contas simples e deixe que as dimensões tratem dos relatórios.
Normalize as novas entidades desde o início
Aplique o seu plano de contas e as suas dimensões partilhados antes de uma nova entidade começar a registar transações. É muito mais fácil do que corrigir meses de dados inconsistentes mais tarde.
Mantenha um registo das alterações aos mapeamentos
Documente as alterações aos mapeamentos após a implementação, para poder determinar rapidamente se as diferenças nos relatórios resultaram do desempenho da empresa ou de atualizações estruturais.
Reveja periodicamente a estrutura
À medida que a sua empresa cresce, reveja o seu plano de contas e as suas dimensões para identificar contas desatualizadas, valores de dimensões não utilizados e novas necessidades de elaboração de relatórios. Pequenas atualizações ajudam a manter a estrutura organizada ao longo do tempo.
Saiba mais sobre o Intuit Enterprise Suite
Boa sorte na criação de uma estrutura contabilística mais consistente em toda a sua organização.
Depois de normalizar o seu plano de contas e as suas dimensões, pode continuar a explorar de que forma a contabilidade multi-entidade apoia os relatórios consolidados, os fluxos de trabalho partilhados e a visibilidade entre entidades.
Se procura uma visão geral mais abrangente do que está disponível, os recursos de contabilidade empresarial abrangem ferramentas e funcionalidades adicionais concebidas para equipas financeiras em crescimento.
Perguntas frequentes
Porque é que planos de contas inconsistentes dificultam os relatórios multi-entidade?
Quando as entidades categorizam transações semelhantes de forma diferente, os relatórios consolidados tornam-se inconsistentes e exigem frequentemente ajustes manuais. Um plano de contas partilhado mantém os relatórios alinhados em todas as entidades.
Em que ajudam as dimensões partilhadas?
As dimensões partilhadas permitem analisar o desempenho por departamento, localização, linha de produtos ou outras categorias, utilizando a mesma estrutura de relatórios em todas as entidades.
Temos de reestruturar os dados históricos de todas as entidades?
Não necessariamente. O Intuit Enterprise Suite fornece recomendações de mapeamento assistidas por IA para alinhar os planos de contas existentes com a sua estrutura partilhada, mas os mapeamentos devem ser revistos antes de serem aplicados.
Qual deve ser o nível de detalhe do plano de contas partilhado?
Mantenha-o suficientemente detalhado para suportar os seus relatórios, mas simples o suficiente para ser mantido. Utilize dimensões para obter detalhes adicionais nos relatórios, em vez de criar mais contas.
Quem deve gerir as alterações à estrutura partilhada após a implementação?
Limite as alterações estruturais a um pequeno grupo de utilizadores autorizados. As permissões baseadas em funções ajudam a manter a consistência do plano de contas e das dimensões ao longo do tempo.
