O mês terminou, mas até que ponto tem confiança de que a sua contabilidade está correta? É fácil avançar para o mês seguinte sem rever a contabilidade, apenas para descobrir mais tarde transações em falta ou erros nos relatórios.
O fecho mensal é uma rotina simples que ajuda a identificar estes problemas numa fase inicial. Em vez de analisar meses de contabilidade no final do ano, reveja o mês enquanto ainda está presente, para que possa fechá-lo com confiança.
O QuickBooks Online facilita o fecho mensal. Neste guia, mostramos-lhe como criar uma rotina simples de fecho mensal utilizando-o.
Como o QuickBooks Online facilita o fecho mensal
Intuit QuickBooks Online ajuda a reduzir o trabalho envolvido no fecho da contabilidade todos os meses, automatizando tarefas rotineiras e destacando problemas que requerem a sua atenção.
Ajuda no fecho mensal ao:
- Manter a contabilidade organizada ao longo do mês. O IA de contabilidade categoriza as transações à medida que são recebidas, enquanto as transações correspondentes da folha salarial e do Bill Pay são registadas automaticamente.
- Simplificar a reconciliação das contas. A reconciliação com tecnologia de IA compara a sua contabilidade com os extratos bancários e dos cartões de crédito, destaca discrepâncias e explica como resolvê-las.
- Sinalizar potenciais problemas. A deteção de anomalias analisa a sua Demonstração de resultados e o seu Balanço para identificar transações duplicadas, despesas categorizadas incorretamente, saldos invulgares e outros problemas que possam afetar os seus relatórios.
- Proteger os períodos concluídos. A funcionalidade Fechar os livros permite bloquear o mês com um aviso ou uma palavra-passe, ajudando a evitar alterações acidentais após a revisão.
Em vez de transformar o fecho mensal num grande projeto de limpeza, o QuickBooks Online ajuda a torná-lo numa rotina simples que mantém a sua contabilidade correta ao longo de todo o ano.
Antes de iniciar o fecho mensal
Antes de começar, certifique-se de que a sua conta do QuickBooks Online está preparada para o fecho mensal.
Ligue as suas contas bancárias e de cartões de crédito para manter as transações atualizadas (a reconciliação com tecnologia de IA requer o Plus ou o Advanced, enquanto a reconciliação manual está disponível em todos os planos).
Também precisará dos extratos mensais de cada conta que está a reconciliar e de acesso de administrador se planear definir uma data de fecho e uma palavra-passe após a revisão.
Por fim, reserve tempo durante a primeira semana de cada mês, adicionando um lembrete recorrente no calendário, uma vez que é a consistência que torna eficaz uma rotina de fecho mensal.
Com tudo preparado, veja como efetuar um fecho mensal utilizando o QuickBooks Online.
Como efetuar um fecho mensal no QuickBooks Online
Siga os passos abaixo para concluir o fecho mensal no Intuit QuickBooks Online. Execute cada passo antes de fechar o mês.
Passo 1. Limpar a fila de transações
Reveja tudo o que permanece no feed bancário e registe ou corrija quaisquer transações pendentes.
Comece pelo lote Pronto para registar da IA e, em seguida, reveja as transações que requerem a sua intervenção, para que a atividade do mês esteja completa antes de iniciar o fecho.
[CAPTURA DE ECRÃ: passo 1 — limpar a fila de revisão do feed bancário]
Passo 2. Introduzir transações em falta
Os feeds bancários não captam todas as transações.
Adicione quaisquer faturas, contas, transações em numerário ou outros movimentos de fim do mês pendentes que ainda não tenham sido registados, para que a sua contabilidade reflita tudo o que aconteceu durante o mês.
Passo 3. Reconciliar todas as contas
Compare cada conta bancária e de cartão de crédito com o respetivo extrato para confirmar que a sua contabilidade corresponde aos registos das instituições financeiras. Nos planos Plus e Advanced, utilize a reconciliação com tecnologia de IA para rever e resolver quaisquer discrepâncias antes de avançar.
[CAPTURA DE ECRÃ: passo 3 — o ecrã de reconciliação com uma discrepância explicada pela IA]
Passo 4. Rever os problemas sinalizados pela IA
Reveja os itens sinalizados pela IA de contabilidade na sua Demonstração de resultados e no seu Balanço, como transações duplicadas, despesas categorizadas incorretamente, saldos invulgares ou problemas de antiguidade. Resolva cada ocorrência enquanto o mês ainda está presente, em vez de transportar problemas para o período seguinte.
[CAPTURA DE ECRÃ: passo 4 — resultados da deteção de anomalias na Demonstração de resultados]
Passo 5. Reveja os seus relatórios financeiros
Abra a sua Demonstração de resultados, o seu Balanço e a sua Demonstração de fluxos de caixa.
A reconciliação confirma que os seus registos estão corretos. A revisão destes relatórios confirma que os números fazem sentido.
Procure algo inesperado, em vez de tentar auditar todas as transações.
Passo 6. Investigue resultados inesperados
Se um número não corresponder às suas expectativas, analise as transações subjacentes para perceber porquê.
Muitas surpresas resultam de erros de categorização ou de diferenças de timing, enquanto um problema real ocasional é precisamente aquilo que um fecho mensal foi concebido para detetar.
Passo 7. Bloqueie os livros
Aceda a Definições → Avançadas → Contabilidade e defina a data de fecho como o último dia do mês. Escolha se as alterações aos períodos fechados exigem um aviso ou uma palavra-passe.
Para a maioria das empresas, exigir uma palavra-passe proporciona uma melhor proteção contra alterações acidentais depois de o mês ter sido revisto.
[CAPTURA DE ECRÃ: passo 7 — a definição de bloqueio dos livros com a data de fecho e a palavra-passe]
Passo 8. Registe as perguntas para o seu contabilista
Mantenha uma lista atualizada de perguntas, transações invulgares ou decisões que tenham surgido durante o fecho. Revê-las em conjunto é muito mais fácil do que tentar reconstituí-las durante a limpeza de fim de ano.
Como é um bom fecho mensal com o QuickBooks Online
No final do seu fecho mensal, deverá conseguir assinalar os seguintes pontos:
- Todas as contas bancárias e de cartões de crédito foram reconciliadas com os respetivos extratos mensais.
- As transações pendentes foram categorizadas ou registadas, deixando poucas ou nenhumas transações na fila de transações.
- As conclusões da IA contabilística foram revistas e quaisquer problemas importantes foram resolvidos ou investigados.
- A sua Demonstração de resultados, o seu Balanço e a sua Demonstração de fluxos de caixa refletem com exatidão o desempenho da sua empresa durante o mês.
- O período concluído foi bloqueado com uma data de fecho para ajudar a evitar alterações acidentais.
- Quaisquer perguntas restantes ou transações invulgares foram documentadas para o seu contabilista, em vez de serem deixadas para o fim do ano.
À medida que repete este processo todos os meses, fechar os seus livros no QuickBooks Online torna-se mais rápido, consistente e fácil de gerir.
Em vez de passar dias a limpar meses de contabilidade, irá rever o mês anterior enquanto ainda está fresco na memória e manter os seus registos financeiros atualizados ao longo de todo o ano.
Dicas e erros comuns a evitar
Mesmo com uma rotina mensal consistente, alguns pequenos hábitos podem tornar o seu fecho mais rigoroso e muito mais fácil de gerir ao longo do tempo.
Não bloqueie os seus livros demasiado cedo
Definir uma data de fecho protege os períodos concluídos, mas apenas depois de ter terminado de rever os seus relatórios e resolvido quaisquer problemas pendentes.
Se bloquear o mês demasiado cedo, corrigir erros torna-se mais difícil e poderá ser necessário reabrir um período fechado.
Compare os relatórios deste mês com os do mês passado
Rever a sua Demonstração de resultados e o seu Balanço mês após mês torna muito mais fácil identificar alterações invulgares.
Grandes oscilações nas receitas, despesas ou saldos das contas destacam-se frequentemente quando compara os relatórios, em vez de rever cada mês isoladamente.
Limpe a sua fila de transações todas as semanas
Esperar até ao fim do mês para categorizar todas as transações pode transformar uma revisão breve numa longa sessão de limpeza. Dedicar alguns minutos por semana a manter a sua fila de transações atualizada torna o fecho mensal propriamente dito muito mais rápido.
Utilize transações recorrentes para despesas previsíveis
Se a sua empresa tem despesas regulares, subscrições, pagamentos de empréstimos ou renda, configure-os como transações recorrentes no QuickBooks Online.
Isto reduz a introdução manual de dados e ajuda a garantir que as despesas habituais não são esquecidas durante a sua revisão de fim do mês.
Mantenha os documentos comprovativos num só lugar
Guarde recibos, faturas e extratos bancários num local organizado ao longo do mês, em vez de os procurar durante o fecho.
Ter os documentos comprovativos prontamente disponíveis facilita bastante a verificação das transações e a resposta a perguntas caso algo não pareça correto.
Conclusão
Pode também saber mais sobre Contabilidade com IA para ver como as funcionalidades baseadas em IA ajudam a simplificar a categorização, a reconciliação e as revisões financeiras ao longo do mês.
Se pretende descobrir ainda mais ferramentas e recursos, visite a página inicial do Intuit QuickBooks Online para explorar tudo o que a plataforma tem para oferecer.
Criar uma rotina consistente de fecho de fim do mês é uma das melhores formas de manter a contabilidade correta e a sua empresa no caminho certo. Desejo-lhe as maiores felicidades ao implementar este processo e torná-lo parte do seu fluxo de trabalho mensal.
Perguntas frequentes
Quanto tempo deve demorar o fecho de fim do mês numa pequena empresa?
Com as contas ligadas e as transações atualizadas, a maioria das pequenas empresas consegue concluir o fecho de fim do mês numa a três horas. O processo costuma tornar-se mais rápido à medida que passa a fazer parte da sua rotina.
O que acontece quando se bloqueia a contabilidade?
Bloquear a contabilidade define uma data de fecho para ajudar a impedir alterações a períodos contabilísticos concluídos. Dependendo das suas definições, os utilizadores receberão um aviso ou terão de introduzir uma palavra-passe antes de efetuarem alterações.
Preciso de um contabilista para efetuar um fecho de fim do mês?
Não. A maioria dos proprietários de pequenas empresas consegue concluir o fecho de fim do mês por si própria, enquanto um contabilista pode rever a sua contabilidade e ajudar com decisões contabilísticas mais complexas.
E se encontrar um erro num mês fechado?
Ainda pode corrigir transações num período fechado se tiver as permissões ou a palavra-passe necessárias. Depois de efetuar a correção, reveja os seus relatórios financeiros para garantir que tudo continua correto.
Que planos do QuickBooks Online suportam esta rotina?
A reconciliação manual, os relatórios financeiros e a funcionalidade Fechar a contabilidade estão disponíveis nos planos do QuickBooks Online. A reconciliação baseada em IA e outras funcionalidades de Contabilidade com IA estão disponíveis nos planos Plus e Advanced.
